請求業務代行とは？代行できる業務や活用するメリット、選び方など徹底解説
経理担当者のみならず、企業にとって活動の要と言っても過言ではない一連の請求業務。効率良く行われていますか？取引先や取引金額が大きくなることは会社にとってもありがたい話ですが、その増加に比例して請求業務にかかる負担も重くなっていくものです。
ひと口に「請求業務」と言っても、その煩雑さは並大抵ではありません。その煩わしい工程を一気に解決できる方法として注目されているのが、請求代行です。効果があるのは大企業のみというイメージがあるかもしれませんが、近年多くの中小企業でも活用されています。
ここでは、請求代行サービスとは何か、請求業務代行サービスを利用するメリット、代行会社選びのポイントをお伝えしていきます。ぜひ、参考にしてください。
請求業務はどんな仕事？
ここでは、請求業務の基礎知識と誰が担当すべき仕事かについて解説します。
請求業務の内容
請求業務とは、取引先に提供した商品やサービスの代金支払いを求めるために行うものです。企業間の取引・決済においては、先に注文を受けてサービスや商品を提供し、代金は後払いというのが一般的です。後払いの場合、決められた一定期間で発生した取引についてまとめて請求を行います。前回の請求で入金されていないものや繰越金があればそちらも併せて請求します。
そのため、請求書作成の際には決められた期間に発生した取引、繰越金をすべて抽出し、間違いや請求漏れ、過請求などがないように請求書を作成しなければいけません。取引先と取引量が多ければ多いほど難航するのが請求業務です。
具体的には請求額の算定や請求書作成・発行から郵送、その後の入金確認、果ては与信・与信管理などがあります。さらに請求書は紙を印刷して封筒に入れ郵送するのか、PDFファイルをメール送信するのか、など細かく言えばキリがありません。業務の効率化が進んでいない企業では、エクセルファイルで1件1件、請求金額や取引先の会社情報を手入力していることもあるでしょう。取引相手が多ければ多いほど、毎月の請求業務の負担は大きいと言えるでしょう。
請求業務の課題
請求業務の課題はいくつか挙げられます。
1つ目は、人的ミスが多発しやすいことです。書類を目視で確認したり、データを手作業で入力したりしていると人的ミスが発生しやすくなります。
2つ目は、チェックに時間やコストを要することです。ミスを防ぐためにチェックを厳重にし、他のスタッフや上長によるダブルチェックを実行することがありますが、これには時間も人件費も要します。
3つ目は、セキュリティの問題を抱えていることです。請求書を郵便やメールで送る際、宛先を間違えて送ってしまい情報が漏洩するリスクが考えられます。他にも適切な管理や保管が難しいこと、リモートワークに対応していないことなども挙げられます。
請求業務代行ではどこまでの請求業務を代行するのか
請求代行サービスと一口に言っても、サービスを展開している企業によってサービス内容には大きな差があります。請求書の作成と発送ではないかと単純に想像しがちですが、実際はどのようなフローを代行してくれるのでしょうか。具体的に請求代行会社のサービス内容を見ていきましょう。
請求書作成・発行業務
取引先ごとに毎回請求金額を確定して請求書を作成し、発行や送付といった骨の折れる作業を、請求代行会社はすべて代行してくれます。各取引企業に合わせたフォーマットで請求書を作ってくれるケースもあります。送付方法も、郵送やPDFのメール送信などにも柔軟に対応してくれます。
代金回収作業・回収に伴う確認・消込・支払い業務
請求した金額を実際に取引先から回収して入金確認までを行ってくれます。その後、指定期日に回収代金を振り込んでくれるうえ、取引先の請求状況データを管理する作業まで代行します。また、入金確認後には、売掛金としてのデータを取り消す、消込作業が手間ですが、多くの場合この業務も代行可能です。
未払いリスクへの保証・与信審査と管理業務
利益を上げるために避けて通れないのが、与信の増大です。そして、それに伴うリスク管理も当然重要になってきます。ただ、取引先との信用問題が深く関わるため、なかなか一筋縄でいかないのが与信審査です。
請求代行サービスは、このやっかいとも言える与信業務もすべて担ってくれます。いわゆるツケ払いが可能な取引先かどうか分析して見きわめるほか、限度額を設定するなどの与信管理業務も合わせて行います。
請求業務代行を活用するメリット
請求代行サービスの内容がわかったところで、なぜ請求代行サービスを導入する企業が増えているのでしょうか。それはこのサービスが本当に企業の「困った」を解決してくれる画期的なソリューションだからにほかなりません。請求代行サービスを導入することで得られるメリットについて見ていきましょう。
業務効率化
請求に関する不安をすべて解消するこの請求代行サービスにより、請求業務という煩雑な業務から解放されます。そのことで今まで営業担当が請求業務を行っていた場合は、本来の業務である営業活動やプレゼン資料作成といった、頭や時間を使いたい項目に集中できるようになります。
請求にまつわる管理や与信業務をプロに任せることで、浮いた時間を他の業務に当て、全社を挙げて業績アップに集中することができます。
販売市場の拡大
シビアな与信基準を定める企業は、個人事業主や中小零細企業と取引できないケースが珍しくありません。そのため、販売先を新規開拓したいと思っていても、高い与信基準が設定されていて思うように取引を進められないこともあります。
しかし、請求代行サービスによっては与信調査の代行も実施しています。そして、請求代行サービスの審査をクリアした企業の債権回収を100％保証していることもあるため、安心して販路を広げられます。
未回収リスクの回避
企業間決済においては、支払い漏れや債権回収漏れの発生はたびたび起こります。実際に債権回収に骨を折っているという企業も多いことでしょう。代金の催促や回収といった、重要ながら気も遣い時間や手間のかかる作業の対応をしてくれるサービスであれば、心理的にも楽になるでしょう。督促業務という精神的負担が大きい業務も、請求代行会社に任せておけば安心です。万一の未払いの際にも保証があるため、未回収により生じるリスクに対する不安から解放され、労もなく利益の安定化を図ることができます。
与信審査・管理への対応
与信審査・与信管理という難関業務をプロに任せることから、取引先とのさまざまなやりとりが格段にスムーズになることです。自社の判断が正しかったのかどうか、常に不安にさいなまれることもなく、新規の取引先とも段取り良くビジネスを進めることができます。
請求業務代行にもデメリットはある
ここまで請求代行サービスを導入することによって得られるメリットを解説してきましたが、同時にデメリットもあることを忘れてはいけません。代表的なデメリットを以下に2点挙げて解説します。
コストが継続的に発生する
請求代行サービスを利用しようとすれば、初期導入費用、取引ごとの手数料、毎月の固定費などのコストが継続的に発生します。例えば、初期導入費用と月額固定費を要する代わりに手数料を低く抑えているもの、初期導入費用と月額固定費を無料にする代わりに手数料が一定の割合で掛かるものなどがあります。長期的なコストを重視するなら前者を、初期費用を抑えたいなら後者を選ぶことになります。
いずれを選ぶのにしても、全ての請求業務を自社で遂行する時には発生しないコストが発生します。導入するかどうかの判断のためには、請求代行サービスを導入することによって得られる手間や運用コストの削減効果を見極めるといいでしょう。
ノウハウが社内に蓄積しない
請求業務を代行してもらうことで業務の負担から解放されるのはメリットですが、これは自分の手と頭を使って請求業務にあたる機会がなくなり、ノウハウが社内に蓄積されなくなることを意味します。請求業務に要する工数が削減できることで人員を削減すれば、自社内でノウハウを伝承できる人材がいなくなってしまうこともあるでしょう。
ノウハウを社内で蓄積できるようにするには、代行を依頼する範囲を調整するか、常時2名以上で請求業務にあたらせて欠員が出てもノウハウが維持できるように備えるなどの対策が考えられます。
請求業務代行の選び方
業務を効率化する請求代行サービス、どこの会社に依頼するべきか迷ったときには次のポイントに重点を置いて選んでみましょう。
あらゆる業界に対応しているか
請求代行サービスの中には、特定の業界や事業には対応しきれていないものも多くあります。例えば近年成長のめざましいサブスクリプションやリカーリングのビジネスなど、継続課金ビジネスに対応していないサービスには注意が必要です。特にこれから事業拡大を狙っている企業やスタートアップ・ベンチャーなどがシステムを導入するときには、新ビジネスにも対応できるサービスを選ばなければいけません。
請求書の発行以外にも業務の対応が可能か
請求代行サービスの中には、本当に請求書の発行のみしかできないものもあります。こういったサービスは料金も安いかもしれませんが、「使えるサービス」とは言えません。顧客が一定数ある中小企業なら、請求書の発行以降に発生する、入金管理、入金消込、督促まで代行してくれるサービスの方が扱いやすいでしょう。これなら、顧客から受けた注文情報によって、代行会社が請求書を自動で作成・送付し、入金確認の後に売掛金の消込、入金のない顧客に対しては請求書を再発行してくれます。
ここまでトータルに任せることができるサービスを利用することで、社内改革に踏み出せる企業もあるでしょう。これまでバックオフィスを5人で回していたのが3人で対応可能になり、2人を商品企画担当や営業担当に配置するといったように、社内リソースを適切に再分配することができるようになります。
自社の既存システムとの連携が可能か
請求代行サービスでは、顧客情報管理のための基幹システム、SFA（営業支援）システム、会計ソフトなどの自社の既存システムと連携することによって多くの作業が自動化できます。したがって、受注から会計処理まで一気通貫で自動化したいなら、既存システムとの連携方法は必ず確認しましょう。
連携方法としては、自社の既存システムから請求データをCSVファイルで取り出して、請求代行サービス会社側のシステムにインポートするのが基本的な方法です。高度な連携方法としては、API（ソフトウェア間の機能をつなぐインターフェース）で直接連携する方法もあります。
請求書を発行する頻度があまり高くない場合は、CSVファイル経由での連携でも十分ですが、請求書を毎月頻繁に発行する場合はAPI連携ができるほうが適しています。
利用コストはどのくらいかかるか
請求代行サービスの利用開始に際しては、初期導入費用、月額固定費用、取引手数料などの利用コストが発生するため、各社の料金体系を理解することが大切です。初期導入費用と月額固定費用が高めでも取引手数料が低く抑えられているもの、初期導入費用を月額固定費用が無料で高めの取引手数料を設定しているものなど、代行会社によって特徴が違います。取引件数が多ければ前者を、取引件数が少なければ後者を選ぶといいでしょう。
取引手数料に関しては、取引1回ごとの固定料金にしてあるものと、取引額の〇%と従量課金制にしてあるものがあります。こちらは取引件数に加えて取引額も考慮して比べるといいでしょう。
与信審査にかかわる項目も確認する
利用する請求代行サービスによって、与信審査のタイミングや与信額の上限は異なります。与信審査のタイミングに関しては、新規の取引を開始する前に審査するものと、取引が発生するごとに審査するものの2種類に大別されます。取引を継続的に行うことが見込まれるのであれば前者、継続的ではなく単発的な取引が主となるのであれば後者のほうが向いているでしょう。
与信額の上限については、新興企業や個人事業者などが取引先の場合では信用度が低くて与信額の上限が低く設定される場合もあります。取引先の購買意欲が高いにもかかわらず与信額が低ければ期間損失となるため、自社の取引規模に見合った与信額が設定できるかを確認するといいでしょう。
煩雑な請求業務は請求まるなげロボに代行してもらおう
企業間取引で一般的なスタイルである掛け取引では、取引が発生すると経理担当者は支払期日や支払い方法の設定、請求書の作成と発送、そして後に続く一連の作業を行わなければなりません。請求業務は多くの工数を要する業務ですが、昨今の人材不足の状況下では経理部門に十分なリソースが割り当てられずに、日々の業務に四苦八苦していることも珍しくありません。
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まとめ
自社の商品やサービスを取引先に納入した後は、請求書を発行して代金を支払ってもらわなければなりません。しかしながら、請求業務は要する工数の多さや未回収リスクの心配など課題が多く、経理部門の担当者にとっては負担の大きいものです。このような負担を排除して請求業務の効率化を図るなら、本記事で解説してきたように請求代行サービスを利用するのが得策です。
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