請求代行サービスとは?導入メリットや代行会社選びのコツは? | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

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請求代行サービスとは?導入メリットや代行会社選びのコツは?

請求業務

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経理担当者のみならず、企業にとって活動の要と言っても過言ではない一連の請求業務。効率良く行われていますか?取引先や取引金額が大きくなることは会社にとってもありがたい話ですが、その増加に比例して請求業務にかかる負担も重くなっていくものです。

ひと口に「請求業務」と言っても、その煩雑さは並大抵ではありません。その煩わしい工程を一気に解決できる方法として注目されているのが、請求代行です。効果があるのは大企業のみというイメージがあるかもしれませんが、近年多くの中小企業でも活用されています。

ここでは、請求代行サービスとは何か、請求業務代行サービスを利用するメリット、代行会社選びのポイントをお伝えしていきます。ぜひ、参考にしてください。

そもそも「請求業務」とは何か?

請求業務とは、取引先に提供した商品やサービスの代金支払いを求めるために行うものです。企業間の取引・決済においては、先に注文を受けてサービスや商品を提供し、代金は後払いというのが一般的です。後払いの場合、決められた一定期間で発生した取引についてまとめて請求を行います。前回の請求で入金されていないものや繰越金があればそちらも併せて請求します。
そのため、請求書作成の際には決められた期間に発生した取引、繰越金をすべて抽出し、間違いや請求漏れ、過請求などがないように請求書を作成しなければいけません。取引先と取引量が多ければ多いほど難航するのが請求業務です。

具体的には請求額の算定や請求書作成・発行から郵送、その後の入金確認、果ては与信・与信管理などがあり、さらに請求書は紙を印刷して封筒に入れ郵送するのか、PDFファイルをメール送信するのか、など細かく言えばキリがありません。業務の効率化が進んでいない企業では、エクセルファイルで1件1件、請求金額や取引先の会社情報を手入力していることもあるでしょう。取引相手が多ければ多いほど、毎月の請求業務の負担は大きいと言えるでしょう。

請求業務って誰の仕事?

このように面倒な請求業務、社内では誰が行っている仕事なのでしょうか。一般的には経理担当の業務ですが、中小企業では誰の仕事といったことがなく、経理担当以外の社員が請求業務の一端を担っていることがあります。

<営業担当のはずが請求業務までしている>
小さな会社でよくみられるのが、営業担当の社員が請求業務の一部を負担しているというケースです。この場合、自分でとってきた案件、担当の案件は受注した営業担当が請求業務を行っています。毎日外回りで会社に貢献している営業担当が、月末になると事務所にこもって何やらパソコンに向かっている。毎日営業の後、夜遅くまでその日受注した内容をパソコンに打ち込みデータ整理をしている。これでは本来営業が行うべき業務がおろそかになってしまいます。

<経理担当が請求業務をしている>
経理担当が請求業務をするのは至極当たり前のことと感じるかもしれませんが、経理担当は入金管理や決済データの処理などその他の業務にも追われています。これらは主に月末に作業が集中することから、月末になると夜遅くまで作業している経理担当者も少なくないでしょう。とくに中小企業では、経理に人員を割くことができず、大きな負担を強いていることがあります。経理業務は軽視されがちな業務ですが、企業において重要な役割を担っていることを忘れてはいけません。経理担当者のみに請求業務を任せていると、作業量が社員のキャパシティをオーバーし経理担当者が育たないうちに離職してしまうというリスクも孕んでいます。

 


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読めば納得!請求代行サービスとは?

請求代行サービスと一口に言っても、サービスを展開している企業によってサービス内容には大きな差があります。請求書の作成と発送ではないかと単純に想像しがちですが、実像はいかに?具体的に請求代行会社のサービス内容を見ていきましょう。

①請求書作成・発行業務

取引先ごとに毎回請求金額を確定して請求書を作成し、発行や送付といった骨の折れる作業を、請求代行会社はすべて代行してくれます。しかも、各取引企業に合わせたフォーマットで請求書を作ってくれることも。送付方法も、郵送やPDFのメール送信などにも柔軟に対応してくれます。

➁代金回収作業・回収に伴う確認・消込・支払い業務

請求した金額を実際に取引先から回収して入金確認までを行ってくれます。その後、指定期日に回収代金を振込してくれるうえ、取引先の請求状況データを管理する作業まで代行します。また、入金確認後には、売掛金としてのデータを取り消す、消込作業が手間ですが、多くの場合この業務も代行可能です。

③未払いリスクへの保証・与信審査と管理業務

利益を上げるために避けて通れないのが、与信の増大です。そして、それに伴うリスク管理も当然重要になってきます。ただ、取引先との信用問題が深く関わるため、なかなか一筋縄でいかないのが、与信審査です。
請求代行サービスは、このやっかいとも言える与信業務もすべて担ってくれます。いわゆるツケ払いが可能な取引先かどうか分析して見きわめるほか、限度額を設定するなどの与信管理業務も合わせて行います。

請求代行サービスを導入するメリット?

請求代行サービスの内容がわかったところで、なぜ請求代行サービスを導入する企業が増えているのか。それはこのサービスが本当に企業の「困った」を解決してくれる画期的なソリューションだからにほかなりません。請求代行サービスを導入することで得られるメリットについて見ていきましょう。

<メリットの1つ目は、業務の効率化>
請求に関する不安をすべて解消するこの請求代行サービスにより、請求業務という煩雑な業務から解放されます。そのことで今まで営業担当が請求業務を行っていた場合は、本来の業務である営業活動やプレゼン資料作成といった、頭や時間を使いたい項目に集中できるようになります。
請求にまつわる管理や与信業務をプロに任せることで、浮いた時間を他の業務に当て、全社を挙げて業績アップに集中することができます。

<メリットの2つ目は、未回収リスクの回避>
企業間決済においては、支払い漏れや債権回収漏れの発生はたびたび起こります。実際に債権回収に骨を折っているという企業も多いことでしょう。代金の催促や回収といった、重要ながら気も遣い時間や手間のかかる作業を対応してくれるサービスであれば、心理的にも楽になるでしょう。督促業務という精神的負担が大きい業務も、請求代行会社に任せておけば安心です。万一の未払いの際にも保証があるので、未回収により生じるリスクに対する不安から解放され、労もなく利益の安定化を図ることができます。

<メリットの3つ目は、与信審査・与信管理の対応>
与信審査・与信管理という難関業務をプロに任せることから、取引先とのさまざまなやりとりが格段にスムーズになることです。自社の判断が正しかったのかどうか、常に不安にさいなまれることもなく、新規の取引先とも段取り良くビジネスを進めることができます。

請求代行サービスの選び方

業務を効率化する請求代行サービス、どこの会社に依頼するべきか迷ったときには次のポイントに重点を置いて選んでみましょう。

<あらゆる業界に対応しているかどうか>
請求代行サービスの中には、特定の業界や事業には対応しきれていないものも多くあります。例えば近年成長のめざましいサブスプリクションやリカーリングのビジネスなど、継続課金ビジネスに対応していないサービスには注意が必要です。特にこれから事業拡大を狙っている企業やスタートアップ・ベンチャーなどがシステムを導入するときには、新ビジネスにも対応できるサービスを選ばなければいけません。

<請求書発行以外の業務も対応できるか>
請求代行サービスの中には、本当に請求書の発行のみしかできないものもあります。こういったサービスは料金も安いかもしれませんが、「使えるサービス」とは言えません。顧客が一定数ある中小企業なら、請求書の発行以降に発生する、入金管理、入金消込、督促まで代行してくれるサービスのほうが扱いやすいでしょう。これなら、顧客から受けた注文情報によって、代行会社が請求書を自動で作成・送付し、入金確認の後に売掛金の消込、入金のない顧客に対しては請求書を再発行してくれます。ここまでトータルに任せることができるサービスを利用することで、社内改革に踏み出せる企業もあるでしょう。これまでバックオフィスを5人で回していたのが3人で対応可能になり、2人をそれぞれ商品企画担当や営業担当に人員を配置するといったように、サービス導入によって社内のリソースを適切に再分配することができるようになります。

<決済サービスと連携できるものだとなおよし!>
これから継続課金ビジネスを始めるのであれば、決済サービスと連携した請求代行サービスを利用しましょう。クレジットカード決済やコンビニ決済を簡単に導入できる決済サービス、それに連動して請求書を作成できる請求代行を組み合わせれば、取引先の負担も軽減することができ、請求に関する悩みはほとんど解決できるはずです。

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請求代行サービスを利用する際の注意点は?

請求代行会社に業務を委託する場合、最も重要なのは、取引先にあらかじめ断りを入れておくことです。代行会社がどのような会社で、これまでの請求方法と何が変わるのか、言葉を尽くして丁寧に説明しておくことが大事です。代行会社によっては、使用するフォーマットが決まっていることもあるため、取引先にはその旨を理解してもらわなければいけません。自社の効率化や利便性だけを追求せず、取引先との信頼関係をまず第一に考える姿勢が必要と言えます。

もう1点、気をつけたいのは、未回収保証があるがゆえの危険性です。直接の代金回収や未回収を避けられると同時に、取引先の支払い状況が不透明になりがちです。支払いが円滑であるという思い込みのうえで取引を続行するのは、後々不安が残ります。請求代行会社は委託により責任をもって債権回収を行いますが、企業として取引を行うのはあくまで自分たちの会社です。請求代行会社とは密にコミュニケーションを取り、取引企業の動向をチェックすることを怠らないようにしましょう。

まとめ

請求代行とは、複雑で煩わしいにもかかわらず、最も肝心な請求・代金回収・与信という業務をすべてプロに任せることができる利用価値のあるサービスです。
請求業務代行を利用することで、基本的には請求書の作成・送付の業務から社員が解放されます。その他、利用する請求代行サービスによっては、入金管理、督促まで行ってくれる会社もあります。請求代行サービスは毎月の利用料が気になる、という企業もあるかもしれませんが、業務を効率化することでこれまで残業代や休日出勤としてかかっていた人件費を大幅にカットすることができます。

メリットや注意点を知ったうえで、自社に最適な代行会社を見つけて、ますますの業績アップにつなげてくださいね。

 

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