経理業務のアウトソーシングで得られるメリットとは？依頼先の選び方も解説！

経理 2024.02.25

近年、さまざまな業態・職種で業務の全て、もしくは一部をアウトソーシング化する企業が増加しています。高度な専門性と経験が求められる経理業務においても、アウトソーシング化によって業務効率化と生産性の向上といったメリットが得られます。しかし、経理をアウトソーシングすることによって起こるデメリットも少なからず存在するため、しっかり理解して導入することが大切です。

この記事では、経理アウトソーシングのメリット・デメリットについて解説し、アウトソーシング先の選び方まで詳しくご紹介します。

経理アウトソーシングとは

経理アウトソーシングは、経理業務の請求から集金までの全てまたはその一部の業務を代行してくれるサービスです。アウトソーシングできる代表的な業務は以下のとおりです。

・記帳業務
・給与計算業務
・年末調整
・決算申告・決算書の作成業務
・売掛金・買掛金の管理業務

上記以外にも経理業務のコンサルティングを請け負ってくれるケースもあります。昨今は、インターネットを介したリモート型やクラウド型で業務代行が完結するタイプが主流となっています。

経理アウトソーシングの導入が進む理由

ここからは、経理アウトソーシングの導入が進む理由を詳しくご紹介します。

業務内容の多様化

経済のグローバル化によって新興国マーケットが飛躍的な成長を遂げている一方で、日本国内の需要は成長が見込めず頭打ちの状態が続き、閉塞感が漂っています。そこで、見通しの悪い経済の中で多くの企業は、ブランドや技術といった無形資産を有効活用して事業を多様化させて売上の維持または増大に努めています。

しかし、事業を多様化させるには、経営資源の最適な分配と活用のための新たな経営戦略が必要です。そこで、業務の効率化を図りつつ、品質を維持できる方法の1つとして経理アウトソーシングが選ばれているのです。ノンコア業務をアウトソーシングし、コア業務に社員を集中させるという最適な人員配置が実現すれば、顧客に質の高い商品やサービスを提供できるようになります。

経理スキルを持った人材の不足

高性能な会計ソフトを駆使しても、請求書の発行や給与計算、経費精算、明細入力、入金消込、試算表の作成などの専門性を要求される業務には、豊富な知識と経験を持った人材が必要です。

しかし、高齢化社会の進行によって若年層の労働生産人口は減る一方で、経理スキルを持った人材の不足も深刻な問題となっています。経理業務の本来の目的は「健全な経営の管理によって経営判断をサポートして企業の付加価値を向上させること」です。会計ソフトへの入力や毎月発生するノンコア業務に経理担当者が追われているようでは、この目的を達成できているとは言えません。

そこで、経理業務のうちルーティンワークになりがちなノンコア業務から高い専門性が必要とされる業務までをアウトソーシングできれば、採用や教育にかかるコストを抑えて人材不足を解消できます。経理担当者は、より健全なキャッシュフローを構築したうえで、企業の付加価値を向上させる活動に専念できるでしょう。

経理業務のアウトソーシングを行うメリット

ここからは、経理業務をアウトソーシングすることによって得られるメリットについてご紹介します。

業務効率の改善が図れる

社員が経理業務と主業務を兼任している場合は、経理業務が主業務を圧迫してしまうケースがあります。たとえば、ベンチャー企業や起業して間もない企業では、経営者が主業務の傍らで経理業務を行うことは決して珍しいことではありません。

しかし、経理業務は記帳から請求書や領収書の作成まで非常に煩雑でノウハウと知識を要する業務です。未熟な知識のままで主業務と同時進行で経理業務を担当することは、ストレスになるだけでなく、ミスによってトラブルを抱えてしまう要因となります。

一方、経理に精通したプロフェッショナルにアウトソーシングすることは、業務の質やスピードの改善に繋がります。また、サポート体制によっては、アウトソーシング先から自社の経理業務の改善にまつわる提案を受けられるケースもあります。

余分なコストを削減できる

経理アウトソーシングの導入・運用にはコストが発生します。しかし、経理担当者を新しく雇った場合よりもアウトソーシングサービスを利用した方が、長期的にはコストが削減できる可能性が高いのです。

人材を雇うには、人件費といった目に見えるコストだけではなく、採用や教育コストなどがかかります。また、継続的に雇用した場合は昇給も考慮する必要があります。

しかし、経理アウトソーシングは毎月一定の利用料が発生するものの、採用や教育のコストが発生しません。料金改定やプランの変更がない限りは利用料も変動しないため、一定の月額料金で業務の品質を維持できます。

人材不足を解消できる

経理業務は専門性が高く担当者のスキルが属人的になりがちです。経理の人材が不足していたり、後任の育成が充分進んでいなかったりと不安定な体制のまま担当者が異動や退職をしてしまうと、経理業務は滞ってしまいます。

こうした人材不足のリスクを解消する手段として、経理アウトソーシングが効果を発揮します。経理業務をアウトソーシング化することで、知識や経験を持った人材が社内にいなくても経理業務が止まることはありません。

また、社内で経理を行う場合は税制改正などの法改正について情報収集を行い、必要であれば社内体制の再構築を検討しなければなりません。しかし、経理のプロフェッショナルに業務を代行してもらえれば、法改正にも即座に対応できます。

経理に関する不正を防ぎやすくなる

請求業務や入金消込業務など、経理業務は数字のズレが後々大きなトラブルとなってしまいます。ミスによって起こる経理のリスクを最小限に留めるには、アウトソーシング化が最も有効な手段です。

また、専門性が高い経理業務は担当者が固定されているケースが珍しくなく、情報の秘匿や不正が発生するリスクがあります。しかし、経理のアウトソーシングよって業務プロセスが可視化されれば、不正を防止してオープンな経理体制の構築が実現できます。

経理業務のアウトソーシングを行うデメリット

経理アウトソーシングには多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。ここでは、経理業務をアウトソーシング化することで起こる4つのデメリットについてご紹介します。

業務の引継ぎに時間と労力がかかる

経理業務のアウトソーシングを始める際には、会計情報のデータやプロセスの洗い出しなど、事前の準備に時間と労力を要します。そのため、引継ぎ業務に割く人材が不足している、どの業務をアウトソーシングして何を残すことが最適か判断できない、などの状況下では引継ぎ作業が難航してしまいます。

特に、リモート型やクラウド型を利用するにあたっては、既存のシステムとデータを連携させる必要が生じることもあります。この場合、ITに関する知識がなければ引継ぎが困難となります。引継ぎに不安がある場合は、運用支援やサポート体制が整ったサービスを選ぶようにしましょう。

自社の社員育成が進みづらくなる

業務の一部もしくは全てをアウトソーシング化することは、属人化が防げる、人材育成にかかるコストが省けるといったメリットがある一方で、自社の経理担当社員の育成が進みづらくなり、社内ナレッジが蓄積されにくいというデメリットがあります。そのため、経理業務を内製化することが困難となってしまいます。

この課題の解決策としては、アウトソーシング先とのミーティングを月に1度ほど定期的に開催し、経理業務のナレッジを共有する機会を設けるとよいでしょう。社内の担当者が業務の状況を把握しておくことで、突発的に社内で経理処理が必要となった場合もスムーズに対処できます。

業務効率が上がらないことがある

社内で業務を行っている場合は、適宜声を掛け合いながら臨機応変に対応していくことが可能です。しかし、アウトソーシングは他社に業務を委託している状況なので、社内で処理していた時よりもコミュニケーションギャップが生じやすくなります。コミュニケーション不足によってミスやトラブルが発生してしまえば、かえって業務効率が低下してしまう恐れがあります。

アウトソーシングを導入する際は、「社外ではなく社内のようなコミュニケーション品質」の運用体制を構築できるかが重要なポイントです。チャットツールなどを利用して、リアルタイムにやりとりが行える体制を整えておきましょう。

機密情報が流出するリスクがある

アウトソーシングを導入する際には、会計データはもちろんのこと領収書や請求書などのデータを渡す必要があります。これは商取引に関する個人情報や機密情報を渡すことと同じ意味を持ちます。そして、外部と情報を共有しながら業務を遂行する以上は、少なからず情報漏えいのリスクを伴います。

情報漏えい防止対策としては、経理業務の全てをアウトソーシング化するのではなく、委託する業務範囲を限定して情報漏えいのリスクを分散させる方法があります。そして、委託するアウトソーシング先は、外部機関による定期的な監査や脆弱性の診断の有無、データベースのセキュリティ技術の水準、社内ガバナンスの徹底度などを多角的に評価し、高いセキュリティレベルを持つ企業を選択しましょう。

経理アウトソーシングを選ぶ際のポイント

経理アウトソーシングは、自社の事業規模や代行してもらいたい業務内容に応じたアウトソーシング先を選択することが大切です。ここからは、アウトソーシング先を選定する際に重要となる3つのポイントをご紹介します。

委託する業務範囲を決める

経理がカバーする業務範囲は広く、業務のどこからどこまでをアウトソーシング化するか判断する必要があります。また、簡単な入力業務のアウトソーシングであれば比較的アウトソーシング化しやすいものの、債務管理や資産管理などの業務となるとアウトソーシング先には高い専門性と豊富な経験が求められます。こうした高度な経理アウトソーシングを希望する場合は、税理士や公認会計士がいる代行会社に依頼するようにしましょう。

また、売上管理は、業種や業態によっては独自の体制で管理を行っているケースもあります。サービスによっては企業独自の管理体制に対応できないものもあるため、委託したい場合は独自の入出金管理に合わせてソフトをスクラッチしてくれるサービスを探す必要があります。

セキュリティ水準をチェックする

経理業務をアウトソーシングすることは、社内の売上や仕訳内容などの会計データを情報漏えいのリスクに晒すことになります。経理アウトソーシングではセキュリティ水準が極めて重要なポイントであり、アウトソーシング先を決定付けるポイントと言っても過言ではありません。

データのやりとりにおける通信方式や暗号化の対応可否、専用サーバーのセキュリティチェック体制などはもちろんのこと、データセンターの物理的なセキュリティについても確認しておきましょう。

柔軟に対応してもらえるか見極める

起業して間もない企業や上場する企業、そして規模縮小する企業など、それぞれの状況に応じてアウトソーシングする業務内容や量は異なります。企業が置かれている状況に応じてアウトソーシング先を切り替えていくのは、引継ぎの手間を考えるとおすすめできません。長く付き合えるパートナーとして、業務内容や量に柔軟に対応してもらえるアウトソーシング先を選定しましょう。

また、突発的に発生した業務やイレギュラー対応の対応可否についても確認しておくと安心です。別途料金が発生する場合は料金体系、対応受付時間なども確認しておきましょう。

経理業務のアウトソースなら「請求まるなげロボ」がおすすめ！

経理において担当者を悩ませている業務のひとつが「請求業務」です。請求業務は経理担当者が他の業務と並行して行う場合が多く、いかに効率化できるかが多くの企業で課題となっています。膨大な量を正確に処理することが求められるため、担当者の負担は決して軽くはありません。こうしたことから、請求業務は主業務と兼任で遂行するよりも、アウトソーシング化することで業務効率を向上させることが望ましい業務です。

ROBOT PAYMENTが提供する「請求まるなげロボ」は、請求書や売掛金管理などの債権回収業務のみならず、与信管理から確実な支払いまで請求業務の全フローをアウトソーシング化できるサービスです。当社の審査で適格債権と判断され、与信通過した債権については100％保証いたしますので、安定したキャッシュフローを構築できます。

また、請求まるなげロボでは与信管理から入金履歴までのデータを一元管理しますので、担当社は膨大な請求業務から開放されます。請求業務をアウトソーシングすることにより、担当者が主業務に充てられる時間を増やしてより高い付加価値を創出する活動に専念できます。