入金催促 | 請求管理・請求業務のクラウドシステム「 請求管理ロボ 」

未入金は「初動」で決まります。

期日を過ぎた取引先には、素早く正確な自動入金催促を行い、キャッシュフローを改善します。
顧客ごとの売掛金や入金期日は請求管理ロボで管理。未然に貸し倒れを防ぎます。

未入金と売掛金

売掛金は営業活動から生じる債権であり、売上に対して現預金で回収が見込まれるものを指します。 一方で未入金とは、掛け売り(売掛金)がある場合に一部支払いがされていない残額のことを指すという違いがあります。 また、営業活動以外の、例えば固定資産や有価証券の売却、会社の資金で購入した物件の家賃収入など特別な取引で生じた債権が未収入金です。 売掛金と未収入金は別の勘定科目で処理することになりますので、混同しないようにしましょう。

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ご担当者様

いつもお世話になっております。
先日お送りさせて頂きました請求書(<請求書番号>)の支払期限が過ぎておりますのでご案内させて頂きます。

お手数ではございますが、ご確認の程よろしくお願いいたします。
行き違いでお支払いただいておりましたら 失礼のほどご容赦ください。

請求書は下記リンクから<メール送信日>より60日間ダウンロードできます。
ダウンロード期限を過ぎている場合は<請求元名>へ直接ご連絡下さい。
<請求書ダウンロードURL>

  • ※なお、本メールは<請求元名>様からの依頼に基づき、請求管理ロボからお送りしております。
  • ※本メールは送信専用のアドレスから送信しているため、ご返信いただいてもお答えできません。予めご了承ください。

入金催促のメール例文

未入金が発生するということは法人間の取引で意外とよくあるものです。 こうした場合、取引先がフリーランスや立ち上げたばかりの数人のベンチャー企業の時によくあるのが単純なミス(多忙な為の支払い漏れ、そもそも入金期日を忘れてしまっていた等)であることが大体の理由です。 催促のメールで「早く支払いください」といった直接的な言葉を使うのは今後の関係を続けるためにもこのましくない上、余計なトラブルのもととなりますので、丁寧な言葉遣いで早期に処理することを心がけましょう。 左は請求管理ロボのメール例文です。 こちらを参考に、自分なりにテンプレートを用意しておくと便利です。 また、何らかの理由で発送した請求書が相手方の手元に届いていない可能性もありますので、メールと一緒に請求書のPDFを送ると良いでしょう。

未入金催促とは

顧客からの支払いを円滑にし、売掛金の入金期日切れの発生を予防ための自動通知機能です。
顧客ごとの支払期日をキーに、決済(支払)期限を前もってお知らせする場合と、入金日後の催促メールがあります。
催促メールを送付する方法です。弁護士等に頼る前にまずは自社で継続的に連絡を取ることが肝要です。

メール設定機能

用途に応じた2種類の確認メールを送信

請求管理ロボでは、スムーズな支払いを促進するため、送信時期に応じて2種類の入金確認メールをご用意しております。決済期限通知メール:決済期限前に送信する催促メールで期限内での入金を促します。催促メール:決済期限後に送信する催促メールで決済期限後に未入金の請求先に入金を促します。上記2種類のメールを手動及び自動で送信することができます。

入金催促のシステム化で通知ミス「0」へ

請求管理ロボの自動催促で、入金期限を過ぎた取引先に対して素早く漏れなく通知します。
期限切れ売掛金への迅速なアクションを徹底することで、キャッシュフローの改善だけでなく、会社の信頼性も向上します。

決済期限通知メール編集機能

自動通知メールの詳細設定

メール設定編集画面にて、自動決済期限通知メールと自動催促メールについて、下記のような詳細な設定が可能です。

  1. 自動送信を行うか否か、ON/OFFで選択
  2. 自動送信タイミング:日付を○日前(決済期限通知)、○日後(催促)形式で設定(送信タイミングの9時ごろにメールが送信されます)
  3. メール件名/本文を管理画面上で編集。その他、BCCでメールの送信ログを残すなどご要望にも対応致します。

お客さまの声

KDDIウェブコミュニケーションズ

自動催促通知の機能にはとても感心しています。

別々のツールで行っていた業務を一箇所にまとめることができたので、様々なツールを行き来することで起こる請求漏れや入金確認のミスをする不安をほとんど感じなくなりました。また、自動催促通知の機能にはとても感心しています。入金の未収が発生するとすぐにアラートで知らせてくれるので、いつも迅速に対応ができて助かっています。

詳細をみる

入金催促/回収/督促のプロセス

未入金回収の業務プロセスは大まかに下記のような形で確立されており、法人間の取引を実施する企業の多くが下記のプロセスを当たり前のものとして実行していることでしょう。

  • 回収プロセス
    請求明細発行 → 期限前通知メール → 期限超過通知メール → 督促メール → 督促状→督促電話リスト → 督促電話 → 強制解約 → 未払金催告状 → デフォルト
  • 督促手段
    電話連絡、メール連絡、通常郵便、内容証明郵便、訪問、法的手続

企業によって回収率に差がつくポイントは未入金に対する初動にあります。 どのような督促手段をとるにせよ、基本的に期限を過ぎたら即座に行動することが第一です。 取引先への通知が遅れれば遅れるほど、支払いが難しくなり目に見えて回収率が低下してしまいますので注意が必要です。

未入金削減施策

  1. 1. 未入金対応迅速化

    未入金が発生次第、即時通知を徹底し、かつ、連絡回数を増やすことで、請求先のリアクションは大きく変容します。 未入金が発生した取引先の中でも意図的に支払いを逃れようとするケースは稀で、そもそも請求が発生していることを認識していないケースがほとんどです。 すぐに通知すれば支払ってもらえたものを、対応が遅くなったことで話が複雑になってしまったり、支払い機会を逃してしまうことが貸し倒れの要因になることもあります。 また、速やかに支払わなくてはいけないという意識を持ってもらうためにも、期限超過後は即時対応、催促手段を変えて、複数回に渡って行うことが大切です。

  2. 2. 決済手段(支払い方法)拡充

    未入金を削減するためのアプローチとして、取引先が料金の支払いを負担に感じないような工夫も重要です。
    入金までのアクションを支払者に委ねるか、請求側で行うかで、回収率に大きな差が生じます。
    クレジットカード決済を取り入れることで、一部のエラーを除く95%以上の請求を入金期日通りに回収できたという実積もございます。 回収率だけでなく、クレジットカード払い・口座振替払いに切替えた分だけ、入金消込作業の負担も削減することができました。 決済の利用にはシステム運用や手数料など金銭的なコストが発生します。 しかし銀行振込のために回収不能となる売掛金や督促対応に掛かっていたコスト、利便性の高い決済手段の導入による利用者の増加などのための投資ともとらえることができます。

小泉孝太郎さん出演
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