入金催促 | 請求管理・請求業務のクラウドシステム「 請求管理ロボ 」

未入金は「仕組み」で防ぐ

請求管理ロボの未入金対策で、催促のコスト、未回収のリスクを軽減します。

未入金と売掛金

未入金とは、掛け売り(売掛金)がある場合に一部支払いがされていない残額のことを指します。
一方で、売掛金は営業活動から生じる債権であり、売上に対して現預金で回収が見込まれるものを指す勘定科目です。なお、営業活動以外の、例えば固定資産や有価証券の売却など特別な取引で生じた債権の勘定科目を未収入金といいます。

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ご担当者様

いつもお世話になっております。
先日お送りさせて頂きました請求書(<請求書番号>)の支払期限が過ぎておりますのでご案内させて頂きます。

お手数ではございますが、ご確認の程よろしくお願いいたします。
行き違いでお支払いただいておりましたら 失礼のほどご容赦ください。

請求書は下記リンクから<メール送信日>より60日間ダウンロードできます。
ダウンロード期限を過ぎている場合は<請求元名>へ直接ご連絡下さい。
<請求書ダウンロードURL>

  • ※なお、本メールは<請求元名>様からの依頼に基づき、請求管理ロボからお送りしております。
  • ※本メールは送信専用のアドレスから送信しているため、ご返信いただいてもお答えできません。予めご了承ください。

未入金催促

未入金の発生は、法人間の取引で意外とあるものです。 こうした場合、よくある理由が単純なミス(多忙な為の支払い漏れ、入金期日を忘れてしまっていた等)です。

未入金については、入金期日を境に催促を行う必要があります。 催促メールで「早く支払ってください」といった直接的な言葉を使うのは好ましくない上、余計なトラブルを招きかねません。丁寧な言葉遣いで早期に処理することを心がけましょう。


未入金催促のメール例文

左は請求管理ロボのメール例文です。自分なりにテンプレートを用意しておくと便利です。また、何らかの理由で請求書が相手方の手元に届いていない可能性もあります。メールと一緒に請求書のPDFを送ると良いでしょう。

入金催促/回収/督促のプロセス

法人間の取引における、未入金回収の業務プロセスは大まかに下記のような形で確立されています。
未入金対応で回収率に差がつくポイントは未入金に対する初動にあります。 取引先への通知が遅れるほど、目に見えて回収率が低下してしまいますので注意が必要です。

  • 回収プロセス
    請求明細発行 → 期限前通知メール → 期限超過通知メール → 督促メール → 督促状→督促電話リスト → 督促電話 → 強制解約 → 未払金催告状 → デフォルト
  • 督促手段
    電話連絡、メール連絡、通常郵便、内容証明郵便、訪問、法的手続

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請求管理ロボの未入金対策

1.「初動」の重要性を考えた未入金対応
未入金が発生した取引先に対して、即時通知を徹底することが大切です。意図的に支払いを逃れようとするケースは稀で、そもそも請求を認識していないケースがほとんどでだからです。

入金済み

・「自動消込機能」で未入金の特定を効率化

請求管理ロボは、金融機関から入金情報を取得し、自動で請求と入金の照合を行います。 膨大な件数とミスの発生で時間のかかっていた消込作業を改善し、入金状況の把握を簡単に行うことが可能になります。

入金済み

・「自動催促メール機能」で即時通知を徹底

特定した未入金の取引先に対して、自動催促メールで素早く漏れなく通知します。迅速なアクションにより、回収率の向上に貢献します。メール送信を決済期限「前後」で設定できるため、事前の入金漏れ防止にも効果的です。

2. 決済手段(支払い方法)の拡充
未入金を削減するアプローチとして、取引先が負担を感じない決済方法を導入するという手があります。例えば、クレジットカード決済を取り入れることで、一部のエラーを除く95%以上の請求を入金期日通りに回収できたという実積もあります。 決済手段の拡充は手数料などのコストが発生しますが、 銀行振込のために回収不能となる売掛金や督促対応のコストを考慮すると、十分な価値があります。

入金済み

・「自動集金」による確実な代金回収

クレジットカード・口座振替を活用し、請求側で集金(決済)の設定を行うことが可能です。 入金までのアクションを支払者に委ねる銀行振込と比べて回収率に大きな差が生じ、また取引先の利便性向上にもつながります。

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入金催促のシステム化で通知ミス「0」へ

請求管理ロボの自動催促により、入金期限を過ぎた取引先に対して素早く漏れなく通知することが可能です。

決済期限通知メール編集機能

自動催促通知メールの詳細設定

メ自動決済期限通知メールと自動催促メールでは、下記のような詳細な設定も可能です。

  1. 自動送信を行うか否か、ON/OFFで選択
  2. 自動送信タイミング:日付を○日前(決済期限通知)、○日後(催促)形式で設定(送信タイミングの9時ごろにメールが送信されます)
  3. メール件名/本文を管理画面上で編集。その他、BCCでメールの送信ログを残すなどご要望にも対応致します。

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