請求書送付状の書き方・メール文例

請求書の電子化&メール送付に対応

請求管理ロボでは、事前の設定(メール/郵送などの送付手段、送付スケジュール)に沿って、毎月の取引先への請求書発行・送付を自動で対応します。

請求書のメール送付は問題ない?

請求書のメール送付について法律上の問題はありません。 請求書は、法律で発行が義務付けられているわけではありません。請求書の役割は「取引の証明」になります。そのため、送付方法が書面かメールではなく、取引の証明として請求書を発行・送付した事実が重要になるということです。

ただし、実際に請求書をメールで送付できるかどうかは取引先によります。請求書の原本を必須としている企業を相手に取引を行う場合は、請求書の原本送付が必要になるでしょう。その一方で、社会的なペーパーレス化(請求書電子化)の流れもあり、受取の負担が少ないという点で、メール送付を希望する企業も増えています。取引開始時に、事前に請求書の送付方法について、確認しておましょう。

毎月の請求書のメール送付がラクラク
紙の郵送にも対応できる「請求管理ロボ」

請求書をメールで送付する場合、印鑑は必要?

書面・メールに関わらず、押印なしの請求書は有効です。請求書は法的な発行義務がある書類ではないので、押印も必須ではないというわけです。

ただし取引の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まります。また、実際にはメールで送付する請求書にも押印を求められるケースがあります。その場合 「請求書を一度印刷して、印鑑を押してからスキャンするという方法」があります。しかし、この方法は「紙を扱わない」というメール送付の利点を生かすことができません。
そこでおすすめなのは「電子印鑑」の利用です。電子印鑑を用意しておけば、PDFのファイル上に印鑑を押すことが可能になります。ただし、電子印鑑は一般的な印影を電子化したもので「法的な効力」はないので注意しましょう。

取引先が押印された請求書しか受理していない、メールで送付が可能でも「印鑑がなければ受け付けない」などこちらも取引先次第ですので、印鑑についても確認を忘れずに行いましょう。

請求書の送り方

請求書の送付手段として一般的なのが、郵送、メール、 FAXの3つになります。 郵送の場合、請求書は信書となりますので、宅急便ではなく郵便で送りましょう。また、送付状などを同封するようにしましょう。メールの場合、送付後に簡単に書き換えたりすることが無いよう、請求書はPDFファイル形式にしておくことが一般的です。昨今でペーパーレス化の流れを受けて請求書のメール送信を取り入れる企業も増えており、メール送付が主流になりつつあります。最後にFAXですが、性質上、請求書を紛失してしまう危険性を孕んでいるため、相手側からの要望が無い限りは郵送かメールを選択するようにしましょう。

請求書の送付状について

請求書送付の際、「送付状」を添えるのが一般的です。請求書の送付状は、請求書に同封する請求の概要や挨拶を記載した書類です。送付状を先方が確認することで、請求書の枚数が少ないといった誤りを発見することができます。また「請求書送付の挨拶」という側面もあり、相手方に丁寧な印象を与えることから、ビジネスマナーとして慣例的に送付されます。

請求書の送付状は、特に決められた様式などはありません。またメールで請求書を送付する場合も、基本的に郵送時と同様の内容になります。署名欄による送付元情報の省略をはじめ、「〇月分の請求書送付について【サービス名】」といった把握しやすい件名、また請求書を添付ファイルとして送っている旨など、必要に応じて記載を行います。

From:
 
件名:
請求書送付について(サービス名 5月利用分)

○○○○株式会社 第一営業部
マネージャー 高橋 様

お世話になっております。△△△△株式会社の山本です。

【サービス名 5月利用分の請求書】を添付ファイルにて送付しておりますので
ご査収くださいませ。
添付ファイル: サービス名 5月利用分 請求書 1枚.pdf
請求金額  :55,000円
お振込期日 :6月30日までに指定口座までお振込ください

※ファイル開封に必要なパスワードは別途メールにてご案内いたします。

ご不明点等がございましたらご返信ください。 何卒よろしくお願い申し上げます。

  • ―――――――――――――――――――――――――
    ・署名記載部分
    ―――――――――――――――――――――――――

送付書の項目とメール文例

①宛先・送付先
宛先、送付先の会社名を省略せずに記載します。会社・部署宛に送付する場合は「様」ではなく「御中」を、また担当者に送付する場合は続けて役職名・個人名を記載します。

②送付元(署名部分)
会社名、部署名、担当者名、また会社所在地や電話番号を記載します。送付状への押印は義務ではありませんが、書類の場合は会社の角印を押印するのがいいでしょう。

③送付日と本文
紙の場合は送付状の発送日を記載します。請求書は毎月届くため、二重支払いなどのミスを防ぐことができます。
また書類のタイトル(「「請求書送付のご案内」など)を記載し、相手方が一目で認識できるようにしましょう。

④送付内容
同封している請求書の内容と枚数を記載します。記載内容と実際の書類に相違があれば、先方がミスに気づきやすくなります。

⑤添付ファイル(メール時のみ)
見落としのないよう添付ファイルと、開封方法についての言及をしましょう。

毎月の請求書のメール送付を自動化。
紙の郵送にも対応できる「請求管理ロボ」

請求管理ロボで、請求書の送付作業は不要に!

請求管理ロボは毎月の請求業務を80%削減するクラウドサービスです。今回は、自動送付機能についてご紹介します。

請求書の発行・送付を自動化

事前に登録した設定スケジュールに沿って請求書が毎月自動で発行・送付!必要な作業は、請求先情報や請求金額などを最初に登録するだけ。
また3つの請求タイプ(単発、定期定額、定期従量)を選択でき、周期に合わせて継続的に対応することが可能です。毎月の継続請求であれば業務を大幅に削減できます。

電子メール/郵送どちらにも対応!作業負担も大幅削減

メール送付では、電子請求書(PDF)のダウンロードリンクを記載した案内メールを送信します。 送信メール文面の編集や、送信先のCC設定、また送付結果の確認、既読ステータスが確認ができます。
郵送の場合も、印刷・封入・投函といった作業を代行するため紙を扱うことがなく、作業工数はかかりません。

請求書のクラウド管理で請求漏れを防止

発行・送付した請求書のデータがクラウド上で保管・記録されるため、請求書の検索も簡単で、紛失の心配もありません。 送付履歴や、メール送信時は取引先の開封履歴なども把握でき、請求漏れの心配もありません。

請求管理ロボで請求書送付を自動化!
簡単3Step

STEP01管理画面の項目に沿って請求先情報と送付スケジュールを設定

請求書の記載に必要な項目、送付スケジュールを請求管理ロボに登録する作業です。相手方の部署名などの宛名や住所といった「請求先情報」、また請求書発行日や請求書送付日、決済期限など「請求情報」を設定します。
初回時に登録することで翌月以降引き継いで利用することはもちろん、都度修正も可能です。

STEP02請求方法を選択(自動/手動、メール/郵送)

請求書の送付方法について、設定した期日と周期に合わせて自動送付するか、請求管理ロボを操作して手動送付するかを選択することができます。(※手動送付では、手動による送付リクエストにより、送付処理を行うことを指します。)また、請求書ダウンロードURLを記載したメールで送付するか、紙の請求書を郵送にて送付するかという選択もでき、取引先に合わせて最適な請求書の送付の運用を実現します。

STEP03送付履歴で送付漏れも防止

指定した期日になると、設定どおりに請求書が請求管理ロボから発行・送付されます。請求管理ロボでは、送付後の進捗状況も確認することができます。いつ請求書メールを送付したか、取引先が請求書をダウンロードしたか、などの確認が可能なため、社内での作業履歴も一目瞭然です。 空欄の場合は未送付の可能性もあるため作業漏れも防ぐことができます。

料金プラン

  • 導入・定着支援費用
  • +
  • 月額 20,000円~

本サービスは月額制のサービスです。請求件数などの条件によって変動しますので個別お見積となります。

料金表ダウンロード

国際基準のセキュリティ&万全の運用サポート

  • 国際基準のセキュリティ

    PCIDSS:クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠したシステム、管理体制によって業務を運用しております。
    プライバシーマーク:プライバシーマークを取得し、個人情報の保護に努めております。

  • 運用サポート

    万全の運用サポート

    お電話口、またはメールにてサポート担当スタッフが導入、運用までをサポート。ご不明な点などはお気軽にご質問ください。

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