請求書送付の自動化なら 請求管理ロボ へ

メール/郵送両対応の請求書送付機能

請求書の送付も自動化する代行サービスです。管理画面の項目に沿って一度、情報登録をしていただくだけで、メール/郵送などの送付手段、送付時期も取引先の必要に合わせた最適な請求が可能になります。

請求書の送り方

請求書の送付手段として一般的なのが、郵送、FAX、メール送信の三つになります。 郵送の場合、請求書は信書となりますので、宅急便ではなく郵送しましょう。 また、送付状などを同封することもあります。 FAXは性質上、請求書を紛失してしまう危険性を孕んでいるため、相手側からの要望が無い限りは郵送かメール送付を選ぶようにしましょう。 昨今では電子化の流れを受けて請求書のメール送信を取り入れる企業も増えましたが、送付後に簡単に書き換えたりすることが無いよう、請求書はPDFファイル形式にしておくことが一般的です。

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件名:
 

ご担当者様

いつもお世話になっております。
請求書を送らせていただきます。
下記のリンクより内容をご確認ください。
よろしくお願いいたします。

請求書は下記リンクから<メール送信日>より60日間ダウンロードできます。
ダウンロード期限を過ぎている場合は<請求元名>へ直接ご連絡下さい。
<請求書ダウンロードURL>

  • ※本メールは送信専用のアドレスから送信しているため、ご返信いただいてもお答えできません。予めご了承ください。

請求書送付時のメール例文(テンプレート)

案内状、送付状を同封する郵送の場合とは異なり、メールにてPDFデータの請求書を送付する場合は、メール文面の書き方に迷う方も少なくありません。 請求の案内文にも特に決まった形式はありませんので、左のような文書テンプレートを自社なりにカスタマイズして転用することで、請求書の内容にミスや漏れが発生することを防ぐという役割を果たしてくれます。

請求管理ロボで請求書送付を自動化する3つのStep

STEP01管理画面の項目に沿って請求先情報と送付スケジュールを指定

作成する請求書に記載される項目や送付スケジュールを請求管理ロボに記憶させていく作業です。 相手方の部署部門名などの宛名、住所を指す請求先情報を登録します。 一度登録が完了したら次回以降に引き継いで利用することはもちろん、修正も可能です。 また、「請求書発行日」「請求書送付日」「決済期限」など請求書の作成や送信のタイミングも指定することで自動化することが可能です。

STEP02請求方法を選択(自動/手動、メール/郵送)

請求書の送付方法について、設定した期日と周期に合わせて自動送付するか、請求管理ロボを操作して手動送付するかを選択することができます。 また、請求書ダウンロードリンクを記載したメールをオンラインで送付するか、紙の請求書を郵送にて送付するかという選択と4通りの組み合わせから最適な請求プランを選択することができます。 こちらは請求書単位で個別設定ができるため、取引先毎に最適化された請求オペレーションを手間なく構築することができます。

STEP03送付後のログが確認できます

請求管理ロボでは送付後に請求の進捗状況を結果確認することができます。 請求書送付日でいつ請求書メールを送付したかが確認可能なため、社内での作業履歴も一目瞭然です。 空欄の場合は未送付となりますので作業漏れも防ぐことができます。 請求書確認日でいつ請求書がダウンロードされたかが確認できます。 請求書クラウドの入金管理機能などを組み合わせれば顧客単位で受注後のお金の流れを時系列で追跡することができます。

請求管理ロボの請求書送付機能

請求書送付ご案内メール/郵送代行機能

メールにて電子請求書を送信する、もしくは郵送かお選びいただけます。
相手先によって送付手段を切り替えることも可能です。

電子メール/郵送の両方で柔軟な対応が可能

電子請求書(PDF)のダウンロードリンクを記載した送付案内メールを送信する機能です。 送信メール文面の編集や、請求先部署にCCで送信先メールアドレスを登録することが可能名他、請求書の一覧から送付結果の確認、既読ステータスが確認ができます。 郵送の場合であっても代行もしくは電子請求書を印刷して自社から送付するなど柔軟な対応が可能です。

請求書発行スケジュールを管理

定期的に請求を行う定期定額、定期従量の他、初期費用などの一度きりの請求を行う単発タイプにも対応。
請求書の送付漏れなど顧客との信頼につながるミスを予防します。

請求書の自動送付スケジュールを設定

送付先毎に請求書の自動送信もしくは手動での送信をお選びいただけます。 自動送信の場合は顧客ごとに3つの請求タイプ(単発、定期定額、定期重量)を選択することで、請求書送付日をキーにお好みの周期に合わせて請求書が自動送付されます。 請求対象期間を設定すれば必要回数分だけ送付を繰り返すこともできます。工数の削減のみならず、繰り返し送付する請求書の発行漏れを予防することができます。

請求管理ロボの主な機能

項目 内容
請求書の作成
  • 請求書の自動送付( メール or 郵送 )
  • 請求書のカスタム
  • 送付済み請求書の読了通知
継続的な請求
  • 定期定額
  • 定期変動
  • 不定期定額、不定期変動
決済管理
  • 同一画面による複数決済の統合管理
  • 決済失敗時オペレーション( 次回振替、決済切り替え )
消込
  • 自動消込
  • 手動消込
催促
  • 自動催促
  • 担当者へのタスク通知
売上・売掛金額管理
  • 売上と未収のダッシュボード表示
  • 帳票作成
資金繰り改善
  • 売上と未収のダッシュボード表示
  • ファイナンスオプション
連携
  • API連携(SFA,会計システム)
  • 一部連携機能
その他
  • 3パターンのデータ入力方法(API,CSV,手入力 )
  • 権限管理
  • 承認機能

料金プラン

  • 初期費用
  • +
  • 月額費用

本サービスは月額制のサービスです。請求件数などの条件によって変動しますので個別お見積となります。詳細をご希望の方はお見積フォームよりお問い合わせください。

請求管理効率化

国際基準のセキュリティ&万全の運用サポート

  • 国際基準のセキュリティ

    PCIDSS3.1:クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠したシステム、管理体制によって業務を運用しております。
    プライバシーマーク:プライバシーマークを取得し、個人情報の保護に努めております。

  • 万全の運用サポート

    お電話口、またはメールにてサポート担当スタッフが導入、運用までをサポート。ご不明な点などはお気軽にご質問ください。