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会社を立ち上げると同時に必要となる業務の1つが経理です。最近では情報の一元管理化や作業の自動化ができる会計ソフトを用いることが増えていますが、マイクロソフト社の表計算ソフトとして広く知られるエクセルを使用している会社も多いことでしょう。

そこで今回はエクセルの機能やメリット・デメリットをご紹介しながら、経理業務はエクセルだけで完結できるものなのかを考えていきます。

経理業務でエクセルを活用するケース

エクセルは社内のあらゆる部署で日々の業務に活用され、今やビジネスに欠かせない存在です。そして、エクセルは、企業のお金の流れを数値化して管理していく必要がある経理業務ととりわけ親和性が高いツールでもあります。以下、エクセルを活用する3つの主なケースについて解説していきます。

資料の作成

会議の質向上に寄与するシンプルかつ明快なプレゼン資料や、商談時に商品・サービスの利点を効果的にアピールするための営業資料など、売上や利益といった数値データを基にした各種資料の作成には、エクセルの活用が適していると言えるでしょう。
また、処理スピードが速くカスタマイズが容易である点もエクセルの大きなメリットです。

会計業務

経理では、営業活動での接待費や交通費などをはじめとして、様々な部署の社員らが一時的に立て替えた経費の精算作業を毎月確実に処理していかなければなりません。社員から提出された領収書と申請書・クレジットカード明細書などとの照合作業には、少なくない手間がかかります。

しかし、無料テンプレートが豊富なエクセルを活用すれば、スピーディーかつ正確な精算書類の作成が可能になります。

情報分析

企業規模に関わらず、種々のデータの活用により自社の課題を解決して、利益の最大化を目指すことが当たり前の時代を迎えています。そして、社内に蓄積されている情報の集約や限られた市場でライバルとなる同業他社との比較など、数値や図表を用いて精密かつ体系的な分析を行っていく場面でも、エクセルの活用が広く浸透しています。

エクセルは、初期設定が容易で簡便なUIを備えているため、様々な情報の整理や組み合わせ作業のスピードアップや効率性の向上が実現します。

覚えておきたいエクセルの機能

ここでは、エクセルの数ある機能の中から、特に使われることの多い機能を3つピックアップしてご紹介していきます。
　

フィルター機能

エクセル上のデータから条件に合う文字列や数値などを絞り込み、抽出することができる機能です。

単独条件はもちろん、AND・OR条件により複数設定することができ、また「数値フィルター」による指定範囲のデータ抽出や昇順・降順設定による並び替えも可能です。膨大なデータが整理されて見やすさが向上するため、必要な情報への素早いアクセスが実現します。また、設定を変えることによりデータの絞り込みができるため、様々な角度からデータを取りまとめられます。

ピボットテーブル

ピボットテーブルとは、集計用の場所を設定して大量のデータの統合や集計を行うことで、目的に応じた分析が簡単に行えるようになる機能です。

例えば、売上金額について月ごと、営業担当ごと、あるいは顧客ごとなど、項目や属性を入れ替えて集計することで、分かりやすい整理された集計表の作成と推移や構成比などの分析が容易になります。

マクロ

エクセルで実行した複数の操作を記録し、必要に応じて登録した操作を自動で呼び出す機能です。プログラミング言語の1つではありますが、エクセルに用意されている機能であるため、プログラミングのスキルがなくても簡単に自動化が行えます。

文字の入力やデータの並べ替え、シートの印刷などエクセル上のほぼすべての操作が記録され、以後はマクロを呼び出すだけで同じ操作を自動かつ高速に再実行できるようになります。

経理業務で活用できる関数

エクセルの関数を使えば、様々な計算やデータ抽出などの作業を手動に比べて格段に速く、かつ正確に処理できるようになります。ここでは、特に経理業務で活用できる関数4つについて説明していきます。

VLOOKUP

エクセルの表を縦方向に検索し、指定した範囲から検索条件に合致したデータを取り出すことができる関数です。例えば、商品番号を検索条件として入力して、商品一覧データから商品名や単価などを取り出して一覧表示するなどの使い方ができます。

VLOOKUP関数を使えば、エクセル上で別々のシートやファイルに格納されているデータ同士を、参照元を転記することなく1つのシートやセル上に自動で表示させることが可能です。経理業務の手作業で起こりがちであったタイプミスや抽出ミスからの解放と、データ照合作業の迅速化が期待できます。

SUMIF

エクセルの表の中から、検索条件に合致する数値を合計してくれる関数です。例えば、支出の一覧表から費用用途の項目別に合計値を出す場合など、条件に合致した合計値を瞬時に算出することができます。
また、SUM関数で該当項目の行列を1つひとつ指定していく場合にかかる手間やミスを犯すリスクを大幅に削減可能です。

COUNTIF

指定した範囲内の条件を満たすデータの個数を求める時に使う関数です。検索条件に文字列を使うことができ、例えば売上実績表にある個別の商品名を検索条件に設定して、データ量が膨大なエクセルの表から商品ごとの売上個数を出すなどの処理を瞬時に行えます。

また、指定した文字列に一致するデータの個数を出すだけでなく、来店回数がn回以上の顧客数、〇〇以外の店舗数、△で始まる店舗名の数など、比較や部分一致を条件に設定してデータを数え上げるといった使い方も可能です。

SUBTOTAL

引数で集計方法を指定して、合計値はもちろん平均や最大値・最小値など様々な数値を出すことができる関数です。SUM関数とは異なり、エクセルのオートフィルター機能により絞り込まれたデータのみを対象に計算を行うことができるため、設定条件に適ったデータの数値だけを出力したい場合に重宝する関数と言えます。

また、商品別の小計欄がある売上実績表の合計金額を出したい場合、SUBTOTAL関数を使えば小計金額を除いて総計を出したり、小計のみを合算して総計を出したりといった計算が簡単にできるようになります。

経理業務でエクセルを活用するメリット

エクセルは使い勝手がよく、機能が豊富で、かつ関数を用いることにより様々な業務の効率化が期待できるツールです。ここでは、経理業務でエクセルを活用することでどのようなメリットが得られるのかについて、3つの視点からみていきましょう。

初期コストやランニングコストが安い

多くの会計ソフトでは、導入時に支払うライセンス料や導入後の年間保守費用などの少なくないコストを負担する必要があります。一方のエクセルは法人向けPCへのプリインストールが珍しくなく、さらにインターネット上で入手できる無料のテンプレートの種類も豊富です。

エクセルは複雑な初期設定や初期コストが不要で、ビジネスに浸透しているツールのため扱える人材が多く、さらにはランニングコストの低さも見込めます。そのため、導入ハードルの低さでは群を抜いた存在と言えます。

担当者に合わせたカスタマイズができる

エクセルには、関数と数式を組み合わせたり、マクロを使い分けたりすることで複雑な処理にも対応できる特長があります。また、エクセルのシートはレイアウトや項目の変更が簡単にできるため、無料テンプレートを基に使用頻度が高い機能に特化したカスタマイズを行うことも可能です。

取引や支払いの方法を、業界や自社独自のルールに基づいて運用している企業は少なくありません。業務内容や事業規模にふさわしいオリジナルのエクセルにブラッシュアップすることで、担当者が作業をしやすく、かつビジネス環境に最適化した経理業務が果たせるようになります。

様々なパソコン環境で利用しやすい

広く普及しているエクセルは、PC環境により仕様が変わるといったことがほとんどなく、経理部内はもちろん他部署との情報共有が簡単にできます。また、各帳簿のテンプレートを統一することで、税金や保険料の仕訳といったスキルを要し属人化しがちな業務の平準化も期待できます。

加えて、配置転換やPC入れ替え時の再インストールは多くの場合不要で、データをコピーして別のPCに引き継ぐ、あるいは共有フォルダに保管して異なるPCから編集を加えるといった作業が簡単にできるメリットもあります。

経理業務でエクセルを活用するデメリット

活用により多くのメリットが期待できるエクセルですが、汎用性が高い反面、様々な問題を抱えやすい側面があることは否定できません。以下、経理業務でエクセルを活用する時に生じるデメリットについてみていきます。

フォーマットの作成に手間がかかる

経理業務では、主要簿である総勘定元帳・仕訳帳から補助元帳・現金出納帳・売掛帳などの補助簿まで、実に様々な会計書類を扱います。エクセルはたしかに導入することはたやすいものの、導入してすぐに帳簿付けを始められるわけではありません。まずこれらの会計書類のフォーマット作成から手を付ける必要があり、エクセルを扱い慣れていない担当者にとっては多くの時間と労力がかかる作業となることがあります。

制度の改正やルールの変更に対応しにくい

エクセルを活用して自社で会計書類を作成した場合、制度の改正や会計ルールの変更には、経理担当者自らがフォーマットの更新や修正などの設定変更を行って対応していく必要があります。

エクセルでの会計帳簿の管理には、簿記・会計や税務の知識が必要になります。また、総勘定元帳の作成など、マクロのスキルが要求される業務もあります。部署内にこれらの専門知識を幅広く身に着けた社員がいれば改正やルール変更に対応していくことはできますが、しばしば運用が属人的になりがちで、退職や異動により業務が停滞することも珍しくありません。

情報共有の際に問題が起こりやすい

エクセルには、「ファイル共有」と呼ばれる複数人が1つのファイルを同時に開いて、同時にデータを更新できる機能が備わっています。ファイルを共有にすれば通常の排他ロックがかかることなく共同編集が可能になるため、作業効率の向上が見込めるメリットがあります。

ただし、ファイル共有時には他のユーザーにより同箇所への変更があった場合に「競合の解決」が必要になることや、セルの結合・解除、マクロやピボットテーブルの作成などのエクセルが持つ機能が制限されるといった問題が出てきます。

経理業務を効率化させるならシステムを導入しよう

このようにエクセルの活用時には様々な問題が起こりやすく、できる作業にも限りがあります。そのため、経理業務をより効率化させたいのであれば、会計ソフトを使ってシステムを導入した方が効率的です。以下、エクセルと比べた時の会計ソフト活用のメリットをご紹介します。

・使い勝手の良さ
経理業務での利用に特化している会計ソフトは、初期設定のみで仕訳業務から集計管理、さらには財政分析までを行えるようになります。導入時の各種フォーマットを手作業で行う必要があり、かつ運用時にも高度なスキルが求められるエクセルに比べると、大幅な業務の効率化が実現します。

・制度やルールの改正・変更への対応の早さ
エクセルでは手動での修正作業が必要になるのに対して、会計ソフトは基本的にソフトの提供会社が改正・変更に対応します。特にクラウド型の会計ソフトであれば随時のアップデートが期待できるので、管理に手間がかかりません。また、こまめな保存と復元時の手間がかかりがちであるエクセルとは異なり、バックアップを取らなくてもデータを失う心配がなくなります。

経理業務を効率化するなら請求管理ロボがおすすめ！

毎月発生する請求業務を初めとして、広く債権管理に携わる必要がある経理業務を限られた社内リソースで回していくためには、システムの導入が効率的です。

ROBOT PAYMENTが手掛ける「請求管理ロボ」を導入すれば、請求書の作成・送付から入金後の消込作業、そして未収金の督促に至るまで、請求業務の自動化が実現します。ダッシュボードでの請求ステータスのリアルタイム更新やキャッシュフローの見える化などの機能により、必要最小限のリソースで売掛金の回収率が向上し、結果として毎月の請求業務を最大で80％削減することも可能です。

また、さらなる効率化を目指すのであれば、請求管理ロボのオプション機能である「請求まるなげロボ」の活用もおすすめです。請求まるなげロボは、請求データをアップロードするだけで与信審査から売掛金回収まで自動化できる請求代行サービスで、審査で適格債権と判断され、かつ与信通過した債権は100％入金いたします。

請求管理ロボは、経理担当者のコア業務への集中により生産性が上がり、ひいては企業成長をサポートする強い味方となります。

まとめ

エクセルにはコストがかからず、また関数やマクロを活用することで自社の環境に特化したカスタマイズがしやすいという特長があります。
しかし、企業規模拡大に伴う管理工数の増加や改正やルール変更への対応の難しさといったデメリットを考えると、エクセルでの管理はおすすめできるやり方とは言えません。

他方、今回ご紹介した「請求管理ロボ」を活用すれば、経理担当にとって大きな負担となっている請求業務でのミスやトラブル発生リスクの回避、売掛金の確実な回収を目指すことが可能になります。経理業務効率化の大きな一助となる、請求管理ロボの導入をぜひご検討ください。