経理業務はBPOにお任せ!BPOを導入した場合の効果や注意点など解説!

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経理業務は業務の大半がノンコア業務でありながら専門性を必要とするうえに、人材の採用・教育にコストを要し、繁閑の差が大きいなどの課題を抱えがちな部署なりがちです。そうした経理業務を効率化する手法として、経理業務BPOの導入があります。
この記事ではBPOとは何かという基本から、メリット・デメリット、導入する際に注意すべきポイントまで、経理業務へのBPOの導入について解説します。

※目次※
1.そもそもBPOとは何か?
2.経理業務のBPOはどのような業務に対応しているのか?
3.経理業務をBPOに任せることでどのような効果が得られるの?
4.BPOの導入には懸念すべき点もある
5.自社の経理業務にBPOを導入する際のポイント
6.自社の経理業務を請求まるなげロボに任せよう!
7.まとめ

そもそもBPOとは何か?


まずはBPOとは何かという基本的な点から解説します。

BPOの概要

BPOとはBusiness Process Outsourcingの略です。アウトソーシングとは自社のノンコア事業を外部委託して、自社の経営資源を競争優位を獲得するコア業務に集中する経営手法のことです。

アウトソーシングは事業を外部委託するという意味で広い範囲を委託する手法です。しかし、BPOという場合は、企業の業務を一括して外部に委託するという点で範囲が異なります。例えば人事部の業務を一括してBPO化すれば、社内に人事部を設ける必要はありません。さらにBPOの場合、企業の課題解決のための業務プロセスの再構築や設計も受託する場合があります。
こうしたアウトソーシングやBPOにより、企業の経営資源をコア業務に集中させられるようになるのです。

BPOは1990年代にアメリカ企業を復活させた、コアコンピタンス経営という経営手法とも密接な関係にあります。コアコンピタンス経営では、「選択と集中」によって他社に模倣されにくいコアコンピタンス(ビジネス上の強み)に経営資源を集中させますが、BPOの活用によって競争力を高める活動に専念しやすくなります。

BPOサービスの種類

BPOサービスにどのような種類があるかを考えるとき、IT系のサービスと非IT系のサービスに大きく分けて考えることができます。

IT系のサービスでは、たとえばデータセンター運営事業者にシステムの運用を委託するというのがその代表例でしょう。

非IT系のサービスが受託する業務は広く、人事業務、経理業務、福利厚生代行、採用代行、営業事務、営業代行やコールセンター業務などバックオフィス業務全般にわたっています。

経理業務のBPOはどのような業務に対応しているのか?


一言で経理業務と言ってもその業務内容は多岐にわたります。経理業務BPOを導入することでどのような業務をBPO化できるのでしょうか。

伝票入力

伝票入力は経理業務の基本ですが、外部委託する際の候補となりやすい単純業務の1つです。
しかし、手書き伝票を手入力するという作業をなくす方向でのシステム活用が進む傾向にあり、単なる単純入力作業の外部委託は減少する傾向にあると言えるでしょう。

支払代行

取引先に支払う情報の作成業務です。最終的に作成したデータをインターネットバンキングに取り込んで送金を行いますが、送金する段階までBPO事業者が行ってしまうとBPO事業者に対する統制が失われてしまうので、データの作成までしか委託しないのが一般的です。

請求書発行

販売データ・納品データをもとに請求書を作成・発送する業務です。
請求書の作成・発行は、請求書をたとえばPDFのような電子データとして作成し、メールやWEBを介してやり取りする請求書の電子化が進んでいます。また、法的・制度的にも電子帳簿保存法の改正などで、請求書等の各種帳票類の電子化が後押しされていることから、発送に関する部分は将来的には減少していくでしょう。

入金消込

取引先からの入金をもとに売掛金と消込を行う債権管理業務です。月末月初など入金が集中して業務量が膨張する時期にBPO事業者に依頼し、業務量の平準化を図るという活用の仕方もあります。

決算業務

決算も特定の時期に集中しやすい業務ですが、上場企業では決算関連のスケジュールがタイトなことも珍しくありません。とくに連結決算が必要な企業の場合、十分な経理要員のいない子会社の決算を間に合わせるために決算業務をBPO化する場合があります。

経理業務をBPOに任せることでどのような効果が得られるの?


それでは、経理業務BPOの導入により具体的にどのような効果が得られるのでしょうか。

労働時間を削減できる

経理業務は専門性を必要とされる業務です。しかし、その一方で単純作業の大量の反復が伴っており、反復的な作業の消化のために労働時間がかかっている側面が否定できません。
また、決算や入金などのように、月末月初や期末期初のような特定の時期に業務が集中し、残業時間も増えがちです。そこで、BPO化によって繁忙期の負荷を分散することで、業務量の平準化やコストの削減が期待できます。

人件費などのコスト削減ができる

経理業務BPO事業者の要員は、多くの現場で経理処理に従事してきた経理業務の専門家であり、効率良く業務をすすめてくれることが期待できます。
また、自社の経理要員には給与・福利厚生だけでなく、採用・教育・研修などのコストがかかりますが、BPO事業者の要員には採用・教育・育成のコストは不要です。

理業務は繁閑の差の非常に大きい業務であり、繁忙期には長時間残業が発生することも珍しくありません。しかし、経理業務BPOの導入によって、必要な時に必要な分だけマンパワーを増強できます。

コア業務に集中できる

ノンコア業務である経理業務がBPO化されると要員・予算・時間など自社のリソースを割く必要がなくなります。これにより長期的には、売上や事業戦略に関わるコア業務に自社要員、時間、労力、予算を振り向けることができるようになります。

経理業務プロセスの可視化ができる

経理業務BPOの導入により、自社の経理業務に社内と社外からチェックの目が入るため、不正に対する牽制となったり、場合によっては摘発の機会になったりします。また、経理業務BPOの導入を機に属人化していた経理業務が可視化され、業務手順書として整理されます。経理業務のブラックボックス化が解消されることで、経理担当者の不時の休職、退職などによる業務の引き継ぎや停滞を心配する必要がなくなるのもメリットです。

経理業務BPOの導入時にも引き継ぎは必要ですが、BPO事業者が業務手順を整備し自社と共有してからは事業者内部での引き継ぎで済みます。

出張経費精算の手間が解消される

出張の多い企業では特に出張経費精算の煩雑さに悩まされており、課題化している場合があります。
そこで出張経費精算に限ってBPOを利用したいという需要に対応して、出張経費精算に特化したサービスを提供するBPO事業者も存在します。
出張経費の精算プロセスでは一般に、出張先で立て替えた経費の入力、承認者の確認作業、経理部門の確認・承認、支払処理といった煩雑な処理が必要です。プロセスの統制の観点から支払処理のみ自社に残して、他をアウトソーシングするというやり方もあります。

経理の専門家に一任できる

経理業務BPO事業者のスタッフは、多くの現場で経理処理に従事してきた専門家揃いです。自社で一人だけの担当者に依存していると、業務に支障が出る場合もあります。しかし、経理業務のBPO事業者であれば欠員の補充に悩む必要もなくなり、業務が安定して処理されるだけでなく、品質の向上も期待できます。

BPOの導入には懸念すべき点もある


経理業務BPOの導入は多くのメリットをもたらしますが、一方でBPOによって生じる課題もあります。

これまでの経理ノウハウの喪失

長期にわたって経理業務BPOに経理業務を委託し続けると、自社の経理担当者を常駐させておく必要がなくなるため、自社の人材育成は行われなくなり、ノウハウが失われます。何らかの事情で委託を止めた場合に対応ができなくなったり、対応しても品質が大幅に落ちたりするというリスクが生じます。

この課題に対処するには業務を丸投げにせず、定期的に作業内容を監査したり、BPO事業者が整備した手順書を確認するなど、経理業務がブラックボックス化しない配慮が必要です。
また、BPO事業者の中には経理要員の育成サービスを提供する事業者もあるので、自社対応の能力を残したいのであれば検討してみるのもおすすめです。

情報漏洩のリスク

経理業務を外注するということは社内情報を外部に出す、ということでもあります。オンライン上での情報共有やデータの持ち出しなどで、情報漏洩のリスクが高くなるのは避けられません。守秘義務契約を結ぶだけでなく、プライバシーマーク取得のような第三者認証取得の有無などもチェックすべき点となります。

自社の経理業務にBPOを導入する際のポイント


自社に経理業務BPOを導入する際、検討するべきポイントを3つ解説します。

セキュリティ対策

経理業務を委託するということは、自社の経営状態に関する情報を外部に提供するということでもあり、事業者のセキュリティ体制は必ず確認すべきポイントです。プライバシーマークやISMSのような第三者認証の有無は客観的な指標となります。
また、BPO事業者の拠点で処理が行われるのであれば、セキュリティレベルを確保する具体的な施策や設備まで確認できるとよいでしょう。入退室管理や監視カメラの設置有無、執務スペースへの記録メディアやデバイスの持ち込み制限といったものが挙げられます。

代行する業務範囲

経理業務と一口に言ってもその業務は多岐にわたっています。そしてBPO事業者の側でも対応できる業務の範囲はさまざまです。BPO化を検討するとしても、どの範囲の業務をBPO化するのかを明確にしましょう。
たとえば経理のなかでも例外的な処理を委託したいのに、対応力のない事業者に委託して、思ったような効率化は実現しません。BPO化の範囲と狙いを明確化し、それに合致したサービスを提供できるBPO事業者を選択する必要があります。

また、自社や業界の慣行をBPO事業者が理解しているとは限りません。そうした点をよく理解したうえで取り組んでもらえる事業者を選ばないと、処理の結果を自社で再確認しなければならず二度手間になる場合もありえます。

コスト面

基本的に発生した作業量に対する対価を支払うことになりますが、導入時の初期費用や別料金のサービスを導入した場合の料金など、トータルで見た場合に費用対効果が得られるかどうかは慎重に見極めましょう。

また、業務に必要な品質と信頼性を提供できるBPO事業者でなければ委託する意味がありません。事前ヒアリングや過去実績として委託件数や継続率、受託業務の内容などをチェックすることで、事業者の品質と信頼度を確認しましょう。

自社の経理業務を請求まるなげロボに任せよう!


経理業務BPOの導入の選択肢として、人ではなくシステムに任せるという選択肢もあります。経理業務の中でもボリュームが大きく、また定型性・反復性が高く、繁閑の差が特に大きい請求管理業務をBPO化できたらとお考えの方もおられるでしょう。このような課題を持つ方は、ぜひROBOT PAYMENTの請求まるなげロボの導入をご検討ください。

通常の請求業務として請求書作成・請求書送付・代金回収・入金管理・入金消込・催促といった処理を代行するだけではなく、与信審査や債権保証にも対応します。与信管理は取引開始後のリスクを低減させるうえで非常に重要ですが、信用調査や調査データの分析などは高い専門性が必要な業務です。
しかし、請求まるなげロボを導入していただければ、与信審査は弊社が対応いたします。それだけでなく、与信審査を通過しかつ適格債権と判断された債権に関しては、貸し倒れ・入金遅延時に100%の債権を保証します。

また、請求まるなげロボでは、与信適格な債権と与信落ち債権を同一システム内で一括して管理することが可能です。与信審査後の請求情報の入替や転記のような作業は不要です。与信管理から請求管理まで、請求管理に関する業務を文字通りまるなげできる請求まるなげロボを導入して、事業成長を妨げる煩雑な事務作業から解放されましょう。

まとめ

経理業務BPOの導入は単に特定業務の効率化だけでなく、長期的にはコアコンピタンスに集中する経営を実現する手がかりともなるため、事業成長に有効な施策です。
経理業務BPOを導入するとしても、品質まで含めて費用対効果のある解決策となるかどうかをよく検討したうえで推進することが重要です。

また、定型性や反復性の高い業務であればシステム化によるBPO化という選択肢も考えられます。請求まるなげロボであれば、経理業務の中でもボリュームゾーンである請求管理を文字通りまるなげできるだけでなく、与信審査や債権保証も手に入ります。経理業務の効率化やコア業務への経営資源集中を目指している企業は、請求まるなげロボの導入をぜひご検討ください。ROBOT PAYMENTではご相談をお待ちしています。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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