経理業務の効率化を図ろう!その必要性や方法を紹介

経理

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経理業務は定型業務が多いことから、効率化を目的としてアクションを起こすと効果が出やすい傾向があります。しかし、仕事が属人化しやすく、外部から問題が見えにくいために、業務を改善したいけれどもどこから改善したら良いかわからないということも少なくありません。そこでここでは、経理業務の効率化の必要性や、具体的な方法などについて紹介します。

経理のブラックボックス化の理由

経理の業務は他の業務と比べても特にブラックボックス化しやすく、業務改善しにくいと言われることが多いです。そこでこの段落では、経理業務がブラックボックス化しやすくなってしまう原因について解説します。

<少人数かつ業務の忙しさ>
経理業務は少人数で行われるのが一般的です。会社によっては1人しか経理担当者がいないこともあります。そのため、経理担当者が仕事をやりやすいように、その人独自の仕事のやり方が確立されており、他の人が業務内容を理解できないというケースも多く、それ故に業務の属人化が進んでしまっています。それだけでなく、会社を運営していると常に処理しなければいけない費用が発生するので、経理担当部署の業務が忙しすぎて業務改善どころではなく、打診ができないということも業務改善が進まない原因として挙げられます。

<専門性の高い会計入力システム作業>
経理の仕事は簿記など専門的な知識が求められる仕事です。したがって、経理部門以外の従業員が見ても問題点に気づけないということもあります。特に経理の業務の中でも会計システムの入力は帳簿・入出金管理など専門性の高い知識に加えて、大量のデータをチェックする集中力も求められることから、作業は一人の方がわかりやすいうえにスムーズでしょう。このように、専門性の高い仕事であるという点も属人化が進んでしまう理由の1つと言えます。

経理効率化する必要性

経理に限らず、どの業務においても現代では効率化が重視されています。特に経理の業務は会社のお金に関わる部分なので、業務スピードを上げるだけでなく、ミスが発生する確率を下げることためにも迅速に効率化を行うべきでしょう。そこでこの段落では、経理業務の効率化の重要性について解説します。

<人材不足への対応>
クレジットカード決済やスマートフォン決済など新しい決済方法が増えてきているという理由から、経理担当が行わなければいけない業務は増える一方です。しかし、経理の仕事は安定して高い人気を誇っているものの、少子高齢化が進んだことにより、経理に関係なくどの仕事も人材不足が深刻となっています。したがって、経理担当者1人あたりの負担がさらに大きくなる可能性が高いです。それに先ほど解説したように経理の仕事は属人化しやすい傾向もあります。そこで業務の効率化を行うことによって、1人の担当者に依存しない業務方法を確立し、1人にかかってしまう仕事の負担を減らす必要があるでしょう。

<スピード感あふれる経営判断>
経理の仕事は正確さだけでなくスピ―ドも求められます。しかし、この2つを両立させることはとても難しく、正確さを重視するとスピードが落ちますし、逆にスピードを意識するとミスが発生してしまうでしょう。それに、特に月末や月初めなど請求処理が集中する期間は仕事量が多く、残業が続いて疲労が蓄積するためにミスが発生しやすいです。しかし、経理担当者によって作成される試算表は会社の経営判断を行うにあたって重要な情報であり、決して提出が遅れることは許されません。そこで業務の効率化を行えば、正確かつスピーディーに試算表など経営判断に必要な書類を作成でき、それによって素早い経営判断を下せるようにもなるでしょう。

<経理の役割変化>
現代ではかつてと違って経営にスピード感が求められるようになりましたが、経営陣は経理のエキスパートというわけではありません。そこで経理担当者は経営陣に対して経理の状況ビジネスと関連付けて説明できるスキルも求められるようになりました。経理の従来の仕事は伝票や請求書、領収書などの処理や決算処理、そして決算の際に必要となる開示書類の作成などがメインです。しかし、このように現代においては経理も従来とは異なり、会社の経営改善に貢献できるようなスキルも必要になってきています。そこで、従来の業務を効率化して他の業務に割ける時間を確保することが必要と言えるでしょう。

経理効率化の方法6選

経理の業務はルーティンワークも多いです。そこでルーティンワークはある程度工夫をすることで大幅な効率化に繋がるでしょう。そこでこの段落では経理業務を効率化する方法を紹介します。

パソコンのデュアルモニター化

デュアルモニターとは、パソコンのモニターを2台の状態にしたことを言います。経理の業務は複数のファイルを同時に使って作業することが多いでしょう。そこで何度も画面を切り替えて作業を行うのは効率が悪いです。そんな時にモニターを2台にすれば、この手間を省くことができるうえに、作業中ファイル以外のファイルのチェックもスムーズになるのでミスも減らせるでしょう。基本的には2画面で問題ありませんが、複雑な作業を任されるケースが多いなら、3台以上のモニターを設置してマルチディスプレイ化するのもおすすめです。

キャッシュレス化

現代ではクレジットカードが普及したことにより、会社の支払いにもクレジットカードが使われるようになりました。取引先とは基本的に現金でやり取りを行いますが、それ以外の文房具の購入費などの雑費は細かい金額のやり取りをたくさんするので、経費処理も大変です。そこで法人クレジットカードを使って小口現金を減らすことで、両替・現金の補充や現金出納帳の記入、金庫の管理などといった業務を減らすことができます。

ペーパーレス化

紙ベースでのお金のやり取りをするのはデータ入力などの手間もかかりますし、管理も大変で紛失のリスクがあるでしょう。そこで、ITツールを使ってオンラインでデータを共有したり、仕事の連絡もインターネット上で済ませられたりするようになると、情報の共有がスムーズになり、業務の大幅な改善が期待できます。それに、会計ソフトの中には銀行口座・クレジットカードなどの情報を登録することで、引き落としなどお金のやり取りが発生した際に自動的に記帳するソフトも存在しており、このようなソフトを活用すればより効率化が進むでしょう。

経理のアウトソーシング

そもそも経理の人材の質が悪い故に経理業務が上手くいかなかったり、特定の社員に仕事が任せっきりになってしまって経理担当者が退職する度に経理担当者を採用したりしなければいけなかったりする状況に陥っている企業は少なくありません。そんな時は、経理担当者をアウトソーシングするという方法も一つの手段です。この場合高いスキルとノウハウをすでに身に着けている人が来てくれるので、教育の手間を省くことができますし、採用コストも減るでしょう。現代では働き方改革が進んだことにより、副業に取り組んでいる人も増えてきていることから、派遣会社だけでなくフリーランスの経理担当者を雇うという選択肢もあります。

クラウドサービスの活用

従来の経理業務に必要な会計ソフトなどは、パッケージを購入してパソコンにインストールして利用する必要があり、使用できるパソコンが限られてしまうなどといった難点がありました。しかし、現代ではクラウドサービスが広がり、経理関係のクラウドサービスも増えてきています。そこでクラウドサービスを用いて経理業務を行えば、インターネットにアクセスできる環境さえあればどんな人・場所でもデータを管理することができるので、スキルの属人化を防ぐことに繋がるでしょう。しかもクラウドサービスは月額料金制であることが一般的で、毎月必要に応じて料金を支払うだけでソフトウェアのインストールなどは一切必要ないことから、パソコンに詳しい人が部署にいなくても安心です。

ネットバンキングの活用

今までは記帳や振り込みなどを行う際、銀行へ行って取引を行う必要がありましたが、銀行までの移動時間がもったいないでしょう。そこで現代では大手の銀行だとどこもインターネットバンキングを導入しているので、これを活用して、移動時間を0にすることができます。明細に関してはパソコンやスマートフォンから確認することが可能であることから、入金の確認もわざわざ銀行へ行って記帳する必要がありません。それに加え、納税に関してもペイジーに対応していて、納税業務も会社から出ずにできて便利です。このようにインターネットバンキングを利用していれば、銀行までの移動時間や銀行でのATMの待ち時間を0にし、その時間を他の業務に充てることが可能となります。

経理は会社運営に直結する部門!効率化は急務

ここでは経理業務の効率化の必要性とその具体的な方法について解説しました。経理業務が効率化できれば、従来経理部門で行っていた業務以外のことに取り組める時間が増えたり、残業時間が減ったりするだけでなく、会社経営のパフォーマンス向上も期待できるでしょう。経理は忙しいことが多いのでいきなり大幅に業務を改善することは難しくはありますが、今できることから徐々に取り組み、業務改善を図ってみてください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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