経理業務の効率化のポイント
経理業務は煩雑なのが当たり前と思っていませんか？
しかし、よくよく作業を見直すと効率化できる点は多々あるものです。実際は業務の8割以上がルーティンワークであったり、効率化を妨げる悪しき習慣であったり…。経理業務を見なおして作業効率化をはかり、新たな時間を生み出しましょう。
経理業務が煩雑な理由
経理業務が煩雑になってしまうのには理由があります。たとえば、経理担当という専任者を置いていないか、事務員さんが電話番や雑用をこなしながら、一人で事務所内の仕事を引き受けている場合に起きやすい問題といえます。得てしてこういう現場では、現状の作業を効率化して、より処理能力をあげようという“見直し作業”が後回しになりがちです。
経理関係の仕事は、作業効率を考えずに行うと、きりがなく仕事が増えていくものです。処理方法にルールもなく、その都度目の前の作業をするのもよくありません。
会社では日々人が動くので、毎日なにかしらの取引やお金の出入りが発生します。経理はお金周りの仕事なので、すべての部門と関わりがある業務でもあります。部内や社内の人たちとのコミュケーションを築くと雑務的なものが増えてしまいます。結果的に、経理業務の効率化を何かにつけて後回しにすると、片づけと一緒で最終的には専門家に頼まないと処理できないような行き詰った状況になりやすいのです。
作業効率化の見直しポイント
経理業務の80％以上は毎月決まった作業の繰り返しだといわれています。
「およそ１年ほど経験すれば、前の年の繰り返しなので仕事も楽になりますよ」というのが、現場でよく言われる話です。また、マニュアルが多少足りなくても、前の担当者のやり方や伝票の記載などをマネていれば、大きな問題も起きないものです。
実は経費精算、支払い、現金出納、帳簿入力、通帳記帳などといったルーティンワークこそ、もっとも作業効率化しやすい部分なのです。社内的な内側の作業が大半であるため、業務上の緊急性もなく、社外への影響が低いので、改善するにはうってつけだといえます。
経費精算は、都度小口現金から清算するのではなく、〆日を決めて、精算書を作成してもらい、給与と一括して振込すれば現金の出し入れがなくなり作業効率が上がります。精算書の作成もWEB上でできるようにシステム化するのも良い方法です。
支払いについても、安全性の面で色々な議論がありますが、ネットバンキングがやはり便利ではないでしょうか。都度、銀行窓口やATMに並ぶのは時間的にもムダだといえます。いかにIDやパスワードを外部に漏れずに管理するか、セキュリティを考えながらネットバンキングを活用したいものです。
現金出納は、経費精算と同じく極力減らしていきましょう。銀行振込やクレジット決済など第三者的な証拠が残るやり方が証憑類の保管においても優れています。
帳簿入力や伝票記載も、月に何度か経理作業を行う日を決めて銀行決済や給与支払い、経費精算をまとめておこなえば、作業効率も上がりチェックもしやすいですし、年がら年中お金周りの作業をしている感じはなくなります。
通帳記帳など預金関係の作業も、銀行口座が多いと管理するものが増えてしまいます。これらは極力減らして、利便性の高い銀行に集約することが作業効率の上でかなり合理化できます。銀行通帳で入出金を通して帳簿代わりにすることも可能です。
まとめ
経理作業が煩雑なのは、手書き帳簿で現金入出金や手形などに手作業が必要だった頃の話です。現代はネット社会になり、銀行振込や支払業務がWEB上でどこにいてもできる時代です。WEBサービスの活用次第によっては、経理やその他の事務作業系の仕事の多くが、作業効率化できるのです。自分の業務を振り返り、効率化できる部分はないか、WEBサービスの導入でムダがなくなる部分はないか、考えてみましょう。
