【5分で読める】煩雑な業務をなんとかしたい!事務作業を効率化する方法

経理

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会社の業務は、一度仕組みができあがると人が入れ替わっても、見直しされることは少ないものです。前任者のやり方を踏襲する風習があり、なかなかメスを入れることができません。その一方で、コスト削減、時間短縮、モチベーションのアップにつながる業務効率化を課題としつつも、なかなかどこから着手すればよいか分からない人は多いのではないでしょうか?
 
ここでは事務作業をはじめとした業務を効率化を助ける方法と実践的アイデアをまとめ、解説します。

ルーチンワーク業務の目的を把握する

ルーチンワーク業務を効率化するために、まず業務の目的をつかむことが大事です。ルーチンワーク業務で多いのが、前任者から引き継ぎをして、事務作業の仕事の意味や効率化など考えずに、その仕事のやり方を続けているケースです。「どうしてこの仕事をするのか」という目的を明確にされないまま、前任者から仕事の流れだけを教わります。
こういった目的が曖昧な事務作業ほど、「ずっと続けてきたから」という曖昧な理由で効率化の対象外になりがちだといえます。

ルーチンワーク業務のリストアップと見直し

ルーチンワーク業務をリストアップした際に、同じような作業がないか、ダブリを見つけてみてください。別々の部署でやっていたために、二度手間になっていたケースもあるかもしれません。またムダだと思う業務については、思い切って一度やめてみましょう。やめてみて、業務に支障がなければその作業はムダであることに気がつくはずです。

他にも長年の暗黙の了解で手順が決まっている、前任者がやっていた作業をただ引き継いでいるといった場合、ムダが潜んでいる可能性があります。順番を替えるだけで不要なステップがみつかったり、最後にやっていた作業が実は最初にやったほうが手間を簡略化できるといったこともあるかもしれません。またミスが生じるのは、担当者ごとに事務作業の方法が違う、必要なチェック機能がない、例外的処理が頻繁にある、などの要因があります。

事務作業を見直し、作業のやり方を一度見なおしてみてください。

会議の見直し

事務作業にかかわらず社内での時間の無駄の代表として、会議が挙げられます。会議の目的は大きく分けて、「情報や目的をメンバーで共有する」ことと「新しい方法を生み出す」になります。業務効率を考えるならば、情報共有を目的とした報告会は無駄な会議です。その場合、メールやコミュニケーションツールで報告書として知らせるだけでよいからです。

結果が出る会議を目指すためには、事前の準備が重要です。事前準備によって50%は成功するといわれています。事前に目的、共有する情報、会議までに考えてきてほしいアイデアなどを出席するメンバーに伝え、会議で解決したい問題点を明確にしておくことで、解決案のアイデアなどがうまれることでしょう。
他にも、アジェンダと同じく討議する項目と時間、過去の決定事項などをまとめた議事進行の作成など、長丁場化しやすい会議も短時間で終わらせる工夫をしましょう。

社内文書を標準化・テンプレートの活用

テンプレートを活用することによって、作業の時間短縮に繋がり、また自動でデータが入ることで人的なミスも少なくなります。また文書が標準化されることで、業務がルール化されるなど、ノウハウがたまっていくことにも繋がります。

インターネット上では、さまざまな書類のテンプレートが配布されています。求める書式に近いものをダウンロードし、適宜必要な項目や入力欄を追加してカスタマイズし、統一の書式を作成します。出張・交通費精算や残業計算のためのタイムカードなどもシステムを活用してネット上でデータ処理できるようにすることで、負担がかなり軽減されます。

ITの活用

自動化は業務品質を上げるという部分において優れているポイントです。マイクロソフトオフィスで作れるデータについては、ネット上でもオフィスソフト内でもすぐに使えるテンプレートが検索できます。ITからアイデアを活用して業務効率を図りましょう。

他にも事前案内、事後報告、会議資料はすべて電子資料で共有しましょう。印刷用紙の節約になるだけでなく、全員が集まる前に各自が事前・事後の共有もしやすく、周知徹底しやすいメリットがあります。操作する媒体に左右されることがないようパソコンやタブレット、スマホでも対応可能な保存方法を選択しておくと外出先から必要なときに内容を確認できて有効です。

クラウドソーシングの活用

業務効率化で活用したいクラウドソーシングとは、「オンライン上で不特定多数の人に業務を発注すること」、“crowd”(群衆)と“sourcing”(委託)をいいます。アウトソーシングでは、仕事を請けたい人が専門の業者にあらかじめ登録して仕事を割り当てらえる方式でしたが、クラウドソーシングでは、ネットを介して不特定多数の働きたい人に募集をかけることができ、基本的に発注者から直接作業を指示できます。これは中間業者がいない方式です。

具体的な活用事例として、ホームページやECサイト制作、スマートフォンアプリだけでなく、商品パッケージのデザインやアイデア、チラシ・ポスター・名刺などのデザイン、さらにライティングやデータ入力などの事務業務まで活用は広がっています。業務の発注から完成までの時間短縮、コスト削減につながれば業務効率化に寄与します。

まとめ

業務効率化は思い切って進めないと現状維持となりがちです。業務効率化は内部でできる重要な経営戦略ともいえます。業務効率化のためのアイデアを駆使して、質の高い仕事を心がけましょう。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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