ITが経理コストを大幅削減？その可能性は想像以上のインパクト！

請求業務 2024.02.26

社を挙げてコストの削減に取り組もう！とスローガンを掲げてはみたものの、フタを開けてみたら、ほとんど何もできていなかった…。
そんな企業も多いのではないでしょうか？
コスト削減は、具体的な方策を立てて速やかに実行しない限り、漠然と提案しているうちはまず進まないものです。

そこで、今回は、経理の範囲でできるコスト削減をクローズアップしてみましょう。
実は今の時代だからこそできる経理費削減の離れワザがあるのです。
キーワードはITと自動化。
経理業務のどこでコストを削減できるの？と疑問に感じた方も、お読みいただいた後は、きっと深く頷いていただけることでしょう。

1．主に経理にかかるコストとは？

経理には切手代や印刷に関わる諸費用、書類関係の用具代など、さまざまなコストがかかります。
では、経理でいちばんかかっているコストは、何でしょうか？紙やインク代でしょうか。それとも、切手代？
もちろん、それらも大きな必要経費です。
しかし、経理業務でもっともコストがかかるのは、ズバリ労務費、つまり人件費です。

経理という仕事は、地道に淡々と辛い作業を重ねていく、尊敬に値する業務ではあります。
しかし、とりわけ月末などに集中する請求書作成・発送あたりから、
入金確認・消し込みといった途方もない作業にかかる膨大な時間は、そっくりそのまま過剰な労務費とも言えるのです。
ここにメスを入れない限り、経理まわりで大きくコストを削減するところはほとんど見当たらないはずです。
「請求書を郵送するための切手が1円安かった」
と喜んでいるだけでは、建設的な議論にはならないのです。

経理という台所あっての企業ですので、経理にかかる労務費がムダという言い方には語弊がありますが、
それにしても、単純作業が多い中で、もっと業務を効率化し、生産性のある時間の使い方ができれば、きっと業績自体に好影響が出るのではないでしょうか。

2．人的負担の重い経理業務！IT化でできることが実はこんなに沢山！

企業の財産は人材です。
大切なのは、ただ単純に人数を削減するという人件費の節約ではなく、あくまで生産的な業務に人を充てるべきだということ。
そこで、対人コミュニケーションがキーポイントではない経理という仕事だからこそ、ITを駆使した自動化で労務費をカットできるのです。
それでは、実際にどんな業務がITによる自動化で賄えるのか、具体的に見ていきましょう。

2－1．請求書作成

エクセルなどを使ったオフラインでの請求書作成を行っている企業も、まだまだ多いようですが、
紙に手で記載していくよりは効率が良くても、入力ミスや記載漏れといった人的ミスのリスクは変わりません。
このようなミスが起こるたびに、確認と修正作業に追われることとなり、もともとの作業にかかる時間と合わせると、結局膨大な時間に…。
その点、ITを利用して請求書作成を自動化すれば、請求データを読み込むだけで、自動的に請求書が発行できます。
取引先がオンライン請求書を望まなければ、紙への出力にも対応できて便利です。

2－2．入金催促・入金確認・消し込み

請求作業からの流れですが、入金の催促や入金確認に加え、煩雑極まりない売掛金消し込み作業もすべてITによる自動化が可能です。
また、未回収代金の催促までをカバーするサービスもあり、単なる事務のミス予防に留まらない、売上の安定化までが見込めます。

2－3．経費計算（精算）業務

経費の計算・精算も手間のかかる作業です。
自社のフォーマットやエクセルへの手入力はいちいちミスが多く、何より手間がかかり過ぎます。
自動化によって、仕訳や会計ソフトへの入力の手間が大幅に削減されるとともに、オンライン上で管理できるので、申請してチェックされるまでの時間も短縮することが可能です。
担当者からのチェック後、仕訳するためだけに再び手入力するというムダはまったくなくなります。

また、製造業分野では複雑な原価計算からの流れで、棚卸し計算などもカバーしてくれるので、かなり時間と労務費の節約になるでしょう。

2－4．会計仕訳

近頃のクラウドサービスは、経理業務と会計業務を連動させ、さらに仕事を効率化させてくれるところまで発展しています。
クレジットカードでの取引やネットバンキングでの預金取引に関しては、自動でデータを保存できるため、入力の2度手間がありません。

3．まとめ

経費削減と言ってももちろん、単純に人手を減らすというのはいささか乱暴ですよね。
労務費は、生産性高い業務で多く割きたい重要な経費です。
非生産的な単純作業やITに任せられる作業については、自動化させて業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
もちろん、自動化にも経費はかかります。
しかし、労務費や紙・インク・郵送費などのコストカットという前提があるうえ、すべての人員を有意義に配置できるポテンシャルの高さは、きわめて魅力的と言えるでしょう。