売掛金の決済に関する基礎知識を徹底解説！回収が遅れた場合の対処とは
企業間取引においては、取引がある都度に決済するよりも、一定期間の取引をまとめて後で決済する掛け売りが主流です。いくつかの取引を決まった期間でまとめて後で決済することにより、都度決済の煩わしさを回避できるメリットがあります。
商品やサービスを販売した側は、購入した側に対して対価として金銭を受け取る権利が発生し、そのような金銭を売掛金と呼びます。
本記事では、売掛金の決済方法、掛け取引の概要、掛け取引のメリット・デメリットなどについて網羅的に解説します。
売掛金の決済方法とは
売掛金の決済方法でよく使われているのは、銀行振込やクレジットカード払いなどです。銀行振込は、現金を金融機関に持って行って相手側の口座に振り込む方法や、会社保有の銀行口座から相手側の口座に振り込む方法などがあります。これは企業間取引では最も一般的な決済方法です。
クレジットカードでの支払いでは、個人事業主や企業の経理部門向けに発行される法人カード（コーポレートカード）を使って決済します。クレジットカードは利用上限額があるため大きな金額の取引には向きませんが、支払う側も支払いを受ける側にとっても決済作業が効率化できるメリットがあります。
掛け取引とは
ここでは掛け取引とはどのようなものかを理解するために、掛け取引の概要と流れについて解説します。
概要
先にも少し触れましたが、掛け取引とは、一定期間内の取引をまとめて商品やサービスの代金を後で精算する取引のことです。身近な例で言うと個人でもクレジットカードによる買い物は掛け取引と言えます。クレジットカードで買い物をする場合、消費者は買い物をするごとに支払いはせず、1ヶ月分の買い物の代金がまとめて翌月に引き落とされます。掛け取引も同様に商品やサービスを購入するごとに支払いはしません。
どちらにも共通しているのは、現金の持ち合わせがなくても物品の購入が可能なこと、取引をまとめて後日精算することです。企業間取引では取引件数が多い場合が通常で、その都度精算するのはあまりに煩雑で現実的ではないでしょう。
掛け取引の流れ
売り手側から見た掛け取引の流れは以下の通りです。
まず、契約書を作成してお互いに署名・捺印して契約を締結します。契約では取引の期間、支払い方法、支払期日などを定めるのが一般的です。会社によっては見積書を契約書の代わりにすることもあり、契約書の作成は任意です。
次に、契約時に取り交わして合意した取引の期間にしたがって、商品やサービスを提供します。この期間内に発生した取引金額が請求金額になることから、取引の推移を正確に把握することが大切です。そして、取引金額が確定したら請求書を発行して、取引相手に期日までに所定の代金を支払うよう求めます。
代金が支払われたら取引先に領収書を発行して取引が終了します。
掛け取引のメリット・デメリット
ここでは、掛け取引のメリットとデメリットについてそれぞれ解説します。
メリット
ここでは掛け取引のメリットとして2つ挙げます。
1つ目は、業務を効率化できることです。都度取引の場合では、取引のたびに現金で支払うか銀行に振り込んで精算しなければなりません。これでは多額の現金が常時必要になり、銀行振込では手数料が膨れ上がってしまいます。
しかし、掛け取引であれば、一定期間内の取引をまとめて1回で精算することが可能です。また、取引の都度、請求書と領収書を発行していては極めて非効率ですが、掛け取引であれば1回で済ませることが可能です。
2つ目は、手元に資金がなくても取引ができることです。都度取引では現金の持ち合わせがなければ商品やサービスの提供を受けられません。掛け取引であれば、支払期日までに代金を準備できる目処が立ってさえいれば、取引を進ませて商品やサービスを早く提供してもらうことが可能です。
デメリット
ここではデメリットとして3つ挙げます。
1つ目は、与信管理の手間が掛かることです。掛け取引を始めるにあたっては、取引先が貸し倒れや支払い遅延などを起こさない、信用できる相手であるかを見極める与信管理が必要です。代金を回収できなくなるようなリスクをコントロールしながら、円滑な取引を進めていくにはある程度の工数が発生します。
2つ目は、信用取引のリスクが存在することです。掛け取引は取引先との信頼関係に基づいて行われることから、信用取引とも呼ばれます。取引先が業績悪化に陥ったなどが不測の事態が起こった場合、この信頼関係が崩れ、代金が未回収に陥るリスクが発生します。
3つ目は、取引先が多くなり過ぎると計上漏れを起こしてしまうなど、請求業務が逼迫しかねないことです。取引社数が増加しても滞りなく処理できる業務フローを確立させておく必要があります。
売掛金の回収が遅れた場合
ここでは、売掛金の回収が遅れた場合に取るべき処置について解説します。
契約内容の確認
支払いが遅れている場合は、売買契約書、発注書・発注請書、売買基本契約書、見積書、請求書、納品書などの契約書のうち、どれがあるのかを確認することから始めます。これらの書類のうち、売買契約書や発注書・発注請書は買い主が契約内容や売買代金について了承していることを立証できるものであるため、売掛金回収のために法的な手続きをする場合に役立ちます。
見積書、請求書、納品書などの署名・捺印のない書類しかない場合は、売買代金について買い主が了承していたことを示す証拠の準備を検討することが必要です。また、商品の所有権について確認が必要になります。
事実関係の確認
代金支払いが遅延している場合は、まず請求書の内容に問題はなかったか、請求はきちんと行われていたのかといった、自社側の不手際がなかったかを確認しましょう。自社と契約書の内容にも問題がなく、買い主が売買金額に了承していることが確認できたら、買い主に連絡を取って事実関係を確認します。この段階ではまだ督促まで進まず、あくまでも状況の確認が主たる目的です。
連絡が取れたら支払いが遅延している理由を聞き出します。単に支払い期限を忘れていたか、入金時のミスだったのであれば電話一本で解決可能でしょう。提供した商品やサービスに問題や欠陥があって入金を渋っているのであれば、妥協点を見出すべく話し合いをします。
売掛金の時効の確認
取引先の中には、資金繰りに行き詰まっているなどの理由で支払いを先延ばしにして欲しいと申し出てくるケースがあるかもしれません。自社の財政状況がそれを受け入れるのに問題がなければ了承しても構わないかもしれませんが、売掛金の時効は一律で5年間に統一されていることに注意が必要です。
つまり5年経過すると売掛金債権（売掛金を支払うように請求する権利）は消滅してしまうのです。2020年4月1日以前は債務の種類によって、1年、2年、3年、5年と異なる時効が設定されていましたが、現在は一本化されています。
例外的なケースとして、何らかの事情があって売掛債権を行使できることを知らなかった場合は、権利を行使できるようになってから10年が時効になります。
商品・サービスの出荷を停止する
支払いが遅延している取引先が継続的に取引を続けている相手なら、商品やサービス提供の中断手続きが必要です。できれば穏便に済ませたいと考える心情も出るかもしれませんが、損害の拡大を防ぐためには一刻も早い停止が必要です。
場合によっては、すでに納入した商品の回収を検討することも必要になります。これは、資金繰りに行き詰まっている会社なら、納入した商品を転売して現金化してしまう恐れがあるためです。未回収の売掛金の支払いがなされるか、あるいは支払いの目処が確実に立つまでは、商品の出荷を停止し、すでに納入した商品の回収も検討している旨を取引先に明示する毅然とした対応が必要です。
掛け取引の管理とは
ここでは掛け取引の管理に関して、管理する重要性、管理方法、管理する際の注意点の3つについて解説します。
管理する重要性
どの取引先とどのくらいの期間掛け取引をしているのか、どのくらいの金額（売掛金）を受け取ることになっているのかを正確に把握するために緻密な債権管理が必要となります。債権管理は、自社が資金繰りで行き詰まることのないようにするために重要な業務です。
債権を管理して漏れや遅延なく売掛金を回収することは、会社の経営を維持・運営していくためにも欠かせないものです。
管理方法
会社の経営活動を帳簿に記録する際、掛け取引を行っている場合は基本的に代金の支払いを受けていなくても、商品やサービスを納入した時に売上を計上します。買い手側も代金の支払いを行っていなくても、商品やサービスを仕入れた時に仕入れを計上します。
しかし、売上や仕入れを計上しただけでは、どの取引先にいくらの売掛金や買掛金があるかは把握できません。そこで、得意先元帳や仕入れ先元帳と呼ばれる会計帳簿を作成し、取引の明細が把握できるように管理するのが一般的です。これらの帳簿に売上や仕入れを計上していく一方で、取引先ごとの代金の回収状況や支払い状況をより容易に把握するために、会計帳簿とは別に管理表を作成する場合もあります。
管理する際の注意点
掛け取引は効率向上やコスト削減に有効な方法です。しかし、信用に基づく取引であることから、与信管理を含めて注意深い管理が求められます。仕入れ先元帳や得意先元帳を作成すれば、仕入れ先ごと、売上先ごとの支払期間、回収状況、残高が把握できます。これらの情報から、掛け取引の残高は大きくなり過ぎていないか、未回収金に対して催促をする必要があるかを管理することが肝要です。
支払いに関しても同様で、支払期日は過ぎていないか、請求額をきちんと支払ったかといった管理をしっかり行い、信用を失わないように気を付けなければいけません。
掛け取引のデメリットを解決するためにおすすめなサービス
掛け取引は信用に基づいた取引であることから、取引先が信用に値するかを把握しなければならない手間と、場合によっては支払いが遅延・未払いになる可能性もあるというデメリットがあります。ここでは、そのようなデメリットを解決するためにおすすめなサービスを解説します。
与信管理サービス
与信管理サービスを利用すれば、与信判断の支援、与信事後管理、与信管理規定の作成・運用といったサポートを受けることが可能です。与信判断の支援とは、企業情報があまり公開されていない取引先についても、十分な与信審査や反社チェックなどができるよう支援するものです。
与信事後管理に関しては、取引開始後の債権期日の管理、取引先の経営状況や担保価値の把握といった継続的な与信審査を行うもので、これにより未回収リスクの低減が期待できます。
与信管理規程の作成・運用に関しては、与信管理のルールを明文化して運用していくために仕組みづくりをサポートしてもらうもので、社内の認識を統一して取引可否の判断がしやすくなるメリットがあります。
売掛保証サービス
売掛保証サービスとは、売掛債権に保証を掛けておき、売掛金の回収が不可能になってしまった場合に損失金額を支払ってもらえるサービスのことです。
与信審査を十分に行っていても、業績好調だった取引先が業績悪化に陥るリスクをゼロにすることは不可能です。また、近年はネット取引の拡大によって、遠方の会社と取引を行う機会が増加したために、与信管理が難しい側面もあります。代金の回収が滞れば、会社で発生する日々の経費の支払いが間に合わなくなる可能性もあり、事業の円滑な遂行が妨げられることもあるでしょう。
一方、売掛保証サービスを利用することによって、取引先の業績悪化や倒産による未回収金の発生を防ぎ、財務の安定性の向上がもたらされ、安心して事業に専念することが可能となります。
ファクタリングサービス
ファクタリングサービスとは、企業の売掛金（売掛債権）をファクタリング会社に買い取って現金化してもらえるサービスのことです。ファクタリングサービスを利用するには、基本手数料、経費、登記費用などの利用料を支払う必要がありますが、早期に現金化してしまいたいという場合に有効です。
ファクタリングサービスには買い取り型と保証型の2種類があり、資金繰りに有効なのは買い取り型です。買い取り型では、ファクタリング会社が売掛債権を買い取って管理・回収業務を代行します。最短即日で現金化でき、自社の信用情報にも影響しません。
保証型は売掛金に保険を掛けてリスクを軽減するもので、自社の資金繰り状況に余裕があり、万が一の備えとしておきたい場合におすすめです。
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債権管理をきちんと行って売掛金を遅滞なく確実に回収することは、会社の健全な経営のために必要不可欠な業務と言えます。しかしながら、売掛金の回収業務に十分な人員が配置されておらず、入金日が集中する月末月初には他の業務が滞る程の負担が経理スタッフに掛かるケースも散見されます。
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まとめ
掛け取引で必ず発生する売掛金の管理は、健全な取引と安定した経営を維持するためにとても重要なものです。売掛金が回収不能に陥ったり、長期滞留になったりすると会社のキャッシュフローが滞ってしまうため、正確で時宜に即した管理が欠かせません。
手作業での管理では多くの工数が掛かるうえに、人的ミスが発生するリスクもあります。売掛金の効率的で正確な管理を求めるなら、ぜひROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。毎月の売掛金管理業務を誰もがこなせるようにルーティン化し、リアルタイムで精度の高い売掛金管理を可能にします。
