フリーランスや個人事業主の方で、取引先からの仕事依頼を受けた際、電車賃や高速代を立て替えることがあると思います。
こういった場合、請求書に交通費を含めて請求していいか、どんな書き方で請求すべきか、迷われた経験はありませんか？

そこでこの記事では、交通費請求の範囲や、請求書への交通費・消費税の書き方について解説していきます。

【無料EBOOK】 請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説

請求書に交通費を含めても問題ない？

請求書に交通費を記載しても問題ありません。
ただし、請求できる範囲や注意点があるため、下記で詳しく解説します。

交通費請求ができる範囲

仕事の発注元企業と受注者（フリーランスや個人事業主の方）の間で合意があれば、交通費を請求書に含めて請求しても問題ありません。

請求書に記載できる交通費には、取引先との業務で移動にかかった電車賃・バス代・タクシー代・高速代・駐車場代などが該当します。具体的には、委託された業務を遂行するために出張した際の新幹線代や、長距離移動で生じた飛行機代などを請求する、といった形です。

なお、大掛かりな移動を伴わない打ち合わせなどで発生した日常的な交通費は、請求しないことが一般的とされています。

交通費を請求する際の注意点

交通費を請求書に記載する際の注意点は、「記載内容の不備」「領収書の添付忘れ」「交通系ICカードを利用した場合の移動証明」です。

請求書で交通費を請求しようとしても、実際に移動したことを証明できなければ、取引先で請求書を受理してもらえません。
大雑把に「交通費」と書くのではなく、後述する「交通費の請求書への書き方①：品目・金額」の内容に沿って、不備のないように請求書への交通費記載を行いましょう。

また、請求書にただ交通費の発生について記載しただけでは、移動の証明には不十分です。
窓口や券売機で乗車券を購入した場合はその場で領収書を受領し、ネット購入の場合は領収書データをダウンロードして保存しておきましょう。請求書を発行する際に、その領収書を添付して提出してください。

なお、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用する場合は、入金時の領収書は移動の証拠にはなりません。交通系ICカードで買い物等もできるため、交通費に利用したとは限らないからです。
そのため、移動にかかった交通費の証明には、券売機で利用明細を発行するか、専用のアプリなどから利用情報を控えておく必要があります。ただし、一定の件数・期間を超えると履歴が消えてしまうため、利用明細の発券・控えはこまめに行うことが大切です。

交通系ICカードを利用した場合と乗車券を現金購入した場合では、かかる金額も異なってくるので、交通系ICカードを利用した場合は1円単位まで正確に記載しましょう。

交通費を含む請求書の書き方は？

交通費の請求書の書き方は、品目や消費税に注意して記載する必要があります。
以下で詳しくみていきましょう。

なお、交通費の請求書は手書きでも構いません。ただし、当社が提供する「請求管理ロボ」の請求書無料EXCELテンプレートをご利用のうえでパソコンで作成いただくと、手間がかからず簡単です。

交通費の請求書への書き方①：品目・金額

交通費を請求書に書く際、まず取引内容の品目部分には「交通費」と記入します。
このとき、交通費が発生した理由・日時・交通手段・移動区間などの内訳を兵器しましょう。その横に数量や単価を記載します。
なお、原則、期間内の交通費を合算して記入するのではなく、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載しましょう。

交通費の請求書への書き方②：消費税

電車賃やバス代、高速代などの料金には、すでに10%の消費税が含まれています。このため、請求書にも消費税込みの金額をそのまま記載します。他の品目と同じように交通費に消費税を計上しないよう、注意しましょう。

また、交通費を含む請求書では、「消費税〇％対象」「消費税対象外」に分けた内訳を添えます。

交通費の請求書への書き方③：交通費＋宿泊費

宿泊を伴う仕事を行った際は、請求書の品目に交通費・宿泊費の順で記載すると見やすくなります。この場合も交通費は内税となりますが、宿泊費は「税抜き金額」を記載します。

交通費の経理処理方法は？

交通費は取引先との取り決めにおいて、報酬に「含まれるか・含まれないか」により経理の処理方法が異なります。

交通費を「立替金」として計上する場合

移動時の交通費を立て替えた場合は、取引先に実費精算を依頼しますが、実費精算は報酬には含まれないため「借方を立替金・貸方を現金」として経費に計上します。入金の確認後は「借方を現金・貸方を立替金」として経費に計上し、立て替えた金額の消込作業を行います。

交通費を「売上」に含めて計上する場合

交通費を「立替金」として経費に計上する場合は非課税となりますが、報酬として請求する場合は課税の対象となるため、源泉徴収されます。この場合、収支の帳尻が合わなくなるため、経理上では「旅費交通費」として計上し、差額分の相殺を行うこととなります。

交通費を含む請求書の発行も「請求管理ロボ」にお任せ！

交通費を含む請求書を作成する際には、二重請求とならないように「交通費は内税・その他の項目は外税」と仕分ける必要があり、経理担当者の業務を複雑化させる要因となっています。
このような知識が必要な交通費を含む請求書作成も、勘定科目を設定して自動で請求書発行が行える株式会社ROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」なら、解決可能です。