交通費の請求方法は?請求書の正しい書き方を解説!

請求業務

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交通費を請求する際、どこまでを交通費として請求できるのか、またどのような書式を用いて請求すべきか迷われた経験はありませんか。
この記事では、経費として請求できる交通費の範囲や請求書の書き方、注意点について解説していきます。

※目次※
1.請求書に交通費を含めても問題ない?
2.交通費を含む請求書の書き方は?
3.交通費の経理処理方法は?
4.複雑な交通費請求には「請求管理ロボ」がおすすめ!
5.まとめ

請求書に交通費を含めても問題ない?


交通費は、請求書に記載しても問題ありません。ただし、請求できる範囲や注意点があるため、下記で詳しく解説します。

交通費として請求できる範囲

交通費を大まかに分けると、従業員が業務を行ううえで発生するものと、取引先と自社間に発生するものの2通りがあります。ここでは、そのうちの「経費として記載できる交通費」の内容や対象となる範囲についてご紹介します。

従業員の交通費としては、打ち合わせや商談などの移動で発生する電車賃・バス代・タクシー代・有料道路の料金・駐車場代などが該当します。一般的には、従業員が支払った交通費を企業側が後日清算することとなるため、従業員は企業側に交通費申請書を提出します。なお、通勤の際に発生する交通費に関しては、通勤手当として給与に加算して支給されるため、扱いが異なります。

取引先と自社間に発生する交通費としては、委託を受けた業務を遂行するために出張する必要がある場合や、長距離の移動で生じた交通費が請求書に含められる記載範囲となります。基本的には、取引先と自社双方の合意があれば交通費として請求して問題ありません。なお、新幹線や飛行機など、大掛かりな移動を伴わない打ち合わせなどで発生した交通費は、一般的には請求しないこととされています。

交通費を請求する際の注意点

交通費を請求書に記載する際には、いくつかの注意点があります。

まず、請求書に「交通費」とだけ大まかに記載すると、証拠が不十分と指摘されて受理されない可能性があるということです。これだけでは移動の事実を証明できないため、日時・交通手段・移動区間などの内訳を請求書に添付しておきましょう。また、交通費が実際に発生したことを証明する書類として、移動した際の領収書は必ず添付します。

なお、交通系ICカードSuicaやPASMOなどを利用する場合は、券売機で利用明細を発行する必要があります。ただし、一定の件数・期間を超えてしまうと履歴が消えてしまうため、利用明細の発券はこまめに行うことをおすすめします。

交通費を含む請求書の書き方は?


請求書に記載すべき項目には、法的に定められた厳格なルールは存在しません。また、業種によって記載する内容に違いがある場合もあります。ここでは、基本的な請求書の書き方についてご紹介します。

請求する際の記載事項

請求書を作成するにあたっては、以下の項目を必ず記載します。

・受取側の会社名
・請求者の情報
・請求書の発行日
・請求内容と金額
・振込先
・支払期日

請求書の受取側の会社名には、個人名や屋号などを記載することもあります。受取側の誰が処理すべきものか判別しやすいように、部署名・担当者名も記載しておくとよいでしょう。

請求者の情報としては、自社の社名・住所・電話番号やメールアドレス記載します。発行日については、請求書を作成した日ではなく、受取側の経理処理の都合に配慮して「受取側の締日」に合わせて記載します。なお、請求締日は企業により異なるため、事前に確認することをおすすめします。

交通費を含む請求書内容の書き方としては、品目部分にサービス名や商品名、その横に数量や単価を記載します。金額については小計・消費税・合計金額の順に記入しますが、交通費には消費税込みの金額を書くことが一般的なため、消費税〇%対象・消費税対象外に分けた内訳を添えます。

振込先には「金融機関名・支店名・講座種別・口座名義・口座番号」などの基本情報を漏れなく記載します。支払期日は、先方のキャッシュフローにも影響を与えるため、自社のみで決めず、取引先とあらかじめ協議して取り決めておきましょう。

交通費+宿泊費を請求する場合

宿泊を伴う仕事を行った際は、請求書の品目に交通費・宿泊費の順で記載すると見やすくなります。この場合も交通費は内税となりますが、宿泊費は「税抜き金額」を記載します。

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交通費の経理処理方法は?


交通費は取引先との取り決めにおいて、報酬に「含まれるか・含まれないか」により経理の処理方法が異なります。

「立替金」として計上する場合

移動時の交通費を立て替えた場合は、取引先に実費精算を依頼しますが、実費精算は報酬には含まれないため「借方を立替金・貸方を現金」として経費に計上します。入金の確認後は「借方を現金・貸方を立替金」として経費に計上し、立て替えた金額の消込作業を行います。

「売上」に含めて計上する場合

「立替金」として経費に計上する場合は課税の対象外となりますが、報酬として請求する場合は、交通費でも課税の対象となるため源泉徴収されます。この場合、収支の帳尻が合わなくなるため、経理上では「旅費交通費」として計上し、差額分の相殺を行うこととなります。

複雑な交通費請求には「請求管理ロボ」がおすすめ!

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交通費を含めた請求書を作成する際には、二重請求とならないように「交通費は内税・その他の項目は外税」と仕分ける必要があり、経理担当者の業務を複雑化させる要因となっています。また、期日を守って請求書の送付をしているにもかかわらず、取引先からの入金が滞っていて管理に手間が掛かるという悩みを抱えている企業もおられるでしょう。

入金の遅れが発生した場合は取引先に催促をする必要がありますが、督促は初動の早さが肝心な業務です。これらのお悩みは、クラウド請求管理システムの「請求管理ロボ」で解決可能です。

「請求管理ロボ」は、株式会社ROBOT PAYMENTが提供するクラウド型の請求管理システムです。交通費の請求書作成はもちろんのこと、売掛金などの請求も一元管理でき、大幅な業務の削減を可能にします。請求書の作成から送付、入金消込、督促までを自動で行い、業務時間の80%を削減いたします。

必要なのは各取引先や請求に係わる情報の初回の登録のみで、以降は設定した周期に合わせて自動的に請求・入金管理を実施いたします。また、請求管理ロボでは、コンビニ決済やクレジット決済、口座振替、銀行振込などの複数の決済手段に対応しているため、企業間の取引のみならず、BtoC取引にもご活用いただけます。

さらに、請求管理ロボは「弥生会計」「勘定奉行」などの会計ソフトとの連携が可能なため、入力の手間をなくし、経理業務全体を効率化することも可能です。Salesforceと連携すれば、営業担当者と経理担当者で売り上げと請求状況を確認できます。これにより、部門間で確認のためのコミュニケーションが必要となくなるため、スムーズに連携することができます。

請求業務の負担軽減や業務改善を行いたいとお考えの企業は、「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

まとめ

この記事では、交通費の経理処理方法や請求に関する注意点について解説しました。請求書は取引で金銭的なやりとりが発生するたびに発行する重要な書類です。そのため、取引件数が増える程に業務は煩雑化してしまいます。
現在の請求業務の管理体制に課題を感じている企業は、「請求管理ロボ」にお任せください。請求管理業務の効率化をしっかりとサポートさせていただきます。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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