適格返還請求書とはどういったもの？サンプルを用いて分かりやすく解説

請求書請求業務 2024.02.29

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商取引において返品や値引きは切り離せない事柄です。従来は請求書の訂正や返金証明書の発行で済んでいましたが、インボイス制度が開始されるとこのシステムは大きく変わります。

インボイス制度では、返品や値引きなどが発生した際は、それを記録するために、あまり耳なじみのない「適格返還請求書」を発行しなくてはなりません。そこで今回は適格返還請求書の概要から作成の図例までを解説します。

適格返還請求書を発行できる準備を進めよう

インボイス制度が開始されると、適格返還請求書を発行し商品の返品や値引きを行うことになります。さらに、適格請求書発行事業者は発行だけでなく保存も義務付けられているため、今のうちから詳細を理解しておく必要があるといえます。

適格返還請求書とは

インボイス制度下における各種取引で用いられることがある書類が適格返還請求書です。

厳しい義務付けがされているのがインボイス制度の特徴で、売り手は取引後の返品や値引き、リベートの支払い時などに買い手に対して定められた要件を満たした書類を発行しなければなりません。この書類が適格返還請求書で、返還インボイスとも呼ばれ、インボイス同様に電子記録として取り扱うことも可能です。

商品やサービスの買い手側は、適格請求書を用いて課税仕入額を計算します。ここで、もし適格返還請求書がなければ返品や値引き分の消費税額が反映されません。そのため、正しい仕入税額控除が出せず、不当に少ない額面の税金を納付することになってしまいます。これが適格返還請求書の発行が義務付けられた背景です。

なお、必要な適格返還請求書を発行しなかった場合は「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」が科されることがあります。

適格請求書との違い

2023年10月1日から施行されるインボイス制度では、登録をした適格請求書発行事業者のみがインボイスと呼ばれる、消費税の仕入額控除を受けるために必要な請求書である、適格請求書の発行が認められています。そして適格返還請求書とは、インボイス制度下で売り手が返品や値引き、リベートの支払いをはじめとした売上の返還を行った際に発行される書類です。

非課税事業者への対価の返還にはインボイス制度は適用されませんが、対象者が課税事業者であった場合は発行しなければなりません。

適格返還請求書を発行するケース

売り手側は適格請求書を発行した後に、消費税法により定められている「売上に係る対価の返還など」が生じた際に適格返還請求書の発行が義務付けられています。
主な内容は以下の通りです。

● 商品の返品や値引き
● サービスの値引き
● 売上の割引き
● 販売奨励金
● 事業分量配当金など

なお、買い手側が作成し保存している仕入れ額控除のための支払通知書が、適格返還請求書たりえる要件を満たしていれば、売り手側は改めて適格返還請求書を発行する必要はありません。ここでいう「適格返還請求書たりえる要件」については後述します。

適格返還請求書の交付が免除されるケース

1回の金額が3万円に満たない公共交通機関の運賃は免除（公共交通機関特例）されており、また、自動販売機や自動サービス機などで販売を行った、またはサービスを提供した3万円未満の商品などについては、性質上、発行が現実的ではないため交付義務は伴いません。

また、税込み価格が1万円未満の返品や値引きなどに関しても、適格返還請求書の交付義務は免除されるよう改正されました。この改正はインボイス制度導入の2023年10月1日以降から適用されるもので、課税資産の譲渡をはじめとした、売上に係る対価の返還などに適用されます。

適格返還請求書の保存期間と保存形式

インボイス制度の施行後は適格請求書発行事業者は発行した適格請求書の写しを保存しておかなければなりません。この保存義務は適格返還請求書についても同様で、交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2ヵ月を経過した日から7年間が義務付けられた保存期間です。

ここでいう「写し」は紙媒体の書類に限った話ではありません。記載事項の確認が取れるものであれば、明細書・一覧表・レジのジャーナルなども認めされています。ただし、電子データでやり取りしたものを印刷し保存する場合は、定められた要項を満たしたフォーマットで保存しなければなりません。

また、仕入税額控除を受けるには、買い手側も帳簿および適格請求書、適格返還請求書の保存が必要です。

適格返還請求書の記載要件

まずは基本となる適格請求書から見ていきましょう。
適格請求書の記載要件は以下7項目です。

1. 適格請求書発行事業者の名称または氏名
2. 登録番号
3. 課税資産の譲渡などをした年月日
4. 課税資産の譲渡など取引の内容（軽減税率の対象である場合はその旨も記載）
5. 税率ごとに区分し合計した課税資産の譲渡などにかかった金額
6. 課税資産の譲渡などにかかった金額にかかわる消費税額や適用税率
7. 書類を交付される事業者の名称または氏名

続いて適格返還請求書に記載しなければならない事項は、以下7項目です。

1. 適格請求書発行事業者の名称または氏名
2. 登録番号
3. 対価の返還などを行う年月日
4. 対価の返還などの基となった取引を行った年月日
5. 対価の返還などの取引内容（軽減税率の対象である場合はその旨も記載）
6. 税率ごとに区分し合計した対価の返還などの金額
7. 対価の返還などの金額にかかわる消費税額や適用税率

適格請求書発行事業者の氏名または名称

値引きや返品などにより、課税売上の対価を返還した事業者の名称または氏名を記載します。

簡単にいうと、適格返還請求書発行事業者の名称または氏名です。発行した事業者が企業をはじめとする法人の場合は法人の名称を記載し、個人事業主などの場合は事業主の氏名を記載します。

登録番号

適格請求書発行事業者として税務署に登録した際に交付された登録番号も記載しなければなりません。これも法人と個人事業主で違いがあります。事業者が法人の場合は「T ＋あらかじめ交付されている13桁の法人番号」で、個人事業主の場合は「T ＋あらためて税務署から交付された13桁の番号」です。

対価の返還などを行う年月日

対価の返還、つまり実際に値引きや返品を行う年月日です。適格返還請求書を発行した日付といっても良いでしょう。記載する目的は、消費税の計算に含める時期を確定するためです。

対価の返還などの基となった取引を行った年月日

値引きや返品の基となった販売や譲渡など、取引を行った年月日です。この項目は月単位での記載や「〇月～△月分」といった記載も認められています。また、返還処理を合理性に基づいた方法で継続している場合は、「前月末日」「最終販売年月日」といった合理的な形での年月日の記載が可能です。

対価の返還などの取引内容

値引きや返品の基となった、販売・譲渡など取引の内容を記載します。ここには注意点があり、軽減税率対象の商品は、その旨を記載しなければなりません。しかし、「軽減税率対象商品」とその度に書いてしまうと記入欄からはみ出してしまいます。そこで、「商品B ※」と記載し、欄外に「※は軽減税率対象」のように記載しておくと良いでしょう。

税率ごとに区分して合計した対価の返還などの金額

適用される税率別に値引きや返品などの合計金額を記載します。
10％の標準税率と8％の軽減税率それぞれの合計金額を算出し、区分けして記載するのがポイントです。

対価の返還などの金額にかかわる消費税額などまたは適用税率

消費税額の計算に用いる適用税率と具体的な消費税額の記載です。いずれかの一方の記載でも、両方記載しても問題はありません。

適格返還請求書と適格請求書は1つにまとめられる

課税資産の譲渡や対価の返還などを行うには、取引先への適格請求書および適格返還請求書の発行が必要です。ただし、取引先が同一である場合は、要件を満たすことで双方の書類を一枚にまとめることもできます。

まとめて交付するための要件

適格請求書と適格返還請求書を一枚にまとめて発行するには、それぞれの請求書に「支払対価の額」と「対価の返還等の額」を記載するのが原則ですが、「当月の売上代金から前月の値引き代金を控除した金額」および「その控除した金額に基づき計算した消費税額など」を税率ごとに記載することもできます。

また、基本的に適格返還請求書は売り手が請求書などの形で買い手に発行するものです。しかし例外もあります。買い手側が仕入明細書として適格返還請求書の記載事項を満たした書類を作成し、売り手側の承認を受けられれば、売り手側は適格返還請求書を発行する必要はありません。

このケースでも仕入明細書と適格返還請求書における記載が必要な事項を一枚にまとめることができ、取引先ごとに前月分の値引き額と当月の売上額を相殺して記載することが認められています。

1つにまとめる場合の記載要件

適格請求書と適格返還請求書を一枚の書類にまとめて発行するには、それぞれの請求書で記載が必要な要件を満たさなければなりません。当月分の請求書に関しては、以下2点の要件を記載していれば、適格請求書と適格返還請求書を一枚にまとめて発行することができます。

1. 当月の売上に係る適格請求書の記載要件
2. 前月の売上対価の返還などに係る適格返還請求書の記載要件
※各請求書の詳細な記載要件に関しては【適格返還請求書の記載要件】を参照してください。

また、継続した取引である場合は、以下2点の要件を税率ごとに記載すれば同様に適格請求書と適格返還請求書を一枚にまとめて発行することができます。

1. 当月の売上代金から前月の返還等の金額を差し引いた金額
2. その金額に基づいて計算した消費税額

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