請求書電子化の実現はクラウドで。電子請求書のメリット・注意点について解説

電子請求書(請求書電子化)による
ペーパレス化のメリット

請求管理ロボは、クラウド上に電子化された請求書データが保存でき、インターネットへの接続環境があれば時間や場所を問わず、請求書の作成・送付を行うことができる請求書クラウドです。また、一般的な帳票作成ツールとは異なり、請求書発行後から顧客の入金まで一気通貫で電子管理できる点を強みとしています。

そもそも電子請求書(請求書電子化)とは

これまで紙を印刷して郵送していた請求書を電子化させることを指します。 携帯キャリアなどがいち早くWeb上で請求書を閲覧できる方法を取り入れたことで、一般にも広まり始めました。 以前は請求書を印刷したものを封入し、それを郵送して取引先に届けていましたが、請求書を電子化した場合には、WEB上に公開した請求書をダウンロードできたり、メール添付などで届けることができます。
2023年にはインボイス制度(課税事業者として登録を受けた事業者しか控除を受けられなくなる)が始まるため最近では国内の請求書電子化を目指す動きが活発になっています。

帳票/文書のPDFデータの保存方法

取引先との電子請求書のやり取りでは、簡単に書き換えができないよう、PDF形式の請求書を送付するのが一般的です。 e-文書法により請求書を含めた帳票の電子保存が可能になりましたが、電子化された請求書の保存には厳格な要件があるため、印刷して紙で保存したり、取引先によっては郵送での請求書送付を希望されるケースもあります。 電子/郵送の両方に対応できるよう仕組みを構築しておきましょう。

請求書の発行はクラウド上で

販売管理システム(SFA/CRM)やCSVファイルから請求情報を請求書クラウド「請求管理ロボ」に取り込み、発行日時を予約するだけでOKです。 取引先企業ごとに独自の請求書テンプレートを作成することも可能。請求管理ロボにはPDFの請求書データを一括でメール送信する機能も標準搭載しており、送付業務も短時間で済みます。

  

「請求書電子化」で月末月初の作業を削減
企業独自の請求書デザインで作成・発行・送付も楽々!

電子請求書なら送付後もデジタルで簡単管理

請求管理ロボでは、発行済みの請求書について、請求書を送付した日付、取引先の開封状況、入金ステータスなどを一覧で確認することができます。 送付後の管理業務も効率化されるため、経理担当に優しい請求管理クラウドです。 その他、請求書の複製など企業間取引の細かなニーズに応えた機能を搭載しております。

受け取り側の負担も軽減

請求書の受け取り側はメールから簡単にPDF形式の帳票をダウンロードすることができます。テレワークの状況でも確実に受け取ることが可能です。

電子請求書(請求書電子化)のメリット

紙、インク、郵送コストが「0」に

切手、封筒代は積みあがると意外と大きなコストになります。 請求書を電子化すればその分のコストを丸々カットすることができ、環境への配慮にもなります。 保存スペースの確保や検索性にも優れています。

請求書を即時配信

取引先が求めるタイミングで請求書の即時配信が実現。 システムからの自動送信によって抜け漏れがないことも大きなメリットです。

会計ソフトへの転記作業を短縮

導入した請求書電子化システムと対応した会計ソフトを利用すれば、会計ソフトとのデータの連携が可能となり、二重管理や転記の手間がなくなります。

取引先毎に専用の請求書が作成可能

電子化サービスのシステムを利用すれば、自分でエクセルやワードで請求書を手作りすることなく、取引先別で個別の請求書フォーマットを作成することができます。

請求業務の効率化

請求書電子化・発行といった単純作業を効率化でき、再発行、即時発行にも対応が可能です。

請求書データの保存管理

過去の請求書データをクラウド上でいつでも確認でき、保存管理がしやすくなります。

ペーパーレス化の促進

社内のペーパーレス化が促進でき、発行・押印・承認のための出社が必要なくなります。

電子請求書(請求書電子化)のデメリット

請求書電子化のデメリットは、請求先の理解に時間を要する、請求先の環境に依存する、情報漏洩の可能性が高まるなどが挙げられます。請求元が請求書を電子発行する場合、請求元にはメリットがありますが請求先にはなく、請求先の了承を得ることに時間がかかることがあります。また請求先が紙文化の企業である場合、経理の業務フローを変える必要があり、請求先にフロー変更のお願いをしなければなりません。請求先の環境に依存することになりますので、取引先と相談の上じっくり進めましょう。そして請求先のITリテラシーが低いと、セキュリティが万全ではなく情報漏洩に繋がる可能性があります。しかし情報漏洩に関してはセキュアなファイル送信システムの利用やファイル自体にパスワードを掛けるといった対策が請求元で出来るので事前に準備することをおすすめします。また、導入コストと運用コストも一定数かかるため、既存のシステム(業務フロー)との相性を確認することが重要です。

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電子帳簿保存法とは

請求書電子化においては、請求書の保存義務期間は5年から7年と定められている中で 「税務署長の承認」をはじめ、「真実性」および「可視性」を確保を行うことで、紙の保存に代えてスキャナ保存することができるようになっています。 1988年に制定され、正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」と言います。


施行当初は、作成段階から電子データで書類のみを保存対象としており、受け取った紙を自社でスキャンして作成したデータは認められないなど、ルールがかなり細かく電子保存を進める企業は多くありませんでした。 しかし2005年のe-文書法の施行に伴い、請求書などをはじめとする証憑類は、スキャナで取り込んだデータも保存可能となり、2017年にはスマートフォンでの撮影による電子保存も認められるなど、時代の流れや社会の変化に応じて規制緩和が続いています。
>>電子帳簿保存法の概要|国税庁

スキャナ保存の要件とは

請求書電子化においては、「税務署長の承認」をはじめ、「真実性」および「可視性」を確保を行うことで、紙の保存に代えてスキャナ保存することができるようになっています。


<税務署長の承認>
請求書の電子保存には、必ず管轄の税務署長の承認が必要です。税法で保存が義務付けられている書類のため、企業による自主的な電子データ保存は認められず、 電子保存をスタートする3ヶ月前までに、税務署長に必要書類を提出する必要があります。


<真実性の確保>は改ざん防止などを目的に、主に下記要件を満たす必要があります。
①入力期間の制限
②タイムスタンプの付与
③一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り(200dpi以上の解像度/カラー画像RGB256階調以上)
➃ヴァージョン管理や入力者情報の管理


<可視性の確保>は主に下記要件を満たす必要があります。
①見読可能装置(カラーディスプレイ、カラープリンタ等)の備付け
②検索機能の確保
③帳簿との相互関連性の確保
④システムの開発関係書類の備付け


<2020年10月の法改正>
2020年の法改正による変更点は大きく2つあります。
①発行側でタイムスタンプ付与されている場合は、受領側でのタイムスタンプは不要になった。
②受領者によるデータ改変が不可なクラウドサービスなどのシステム利用が認められた。

法改正の詳細は下記をご覧ください。
電子帳簿保存法の改正について

請求書を電子化する際の注意点や、導入にあたっての
コツ・ポイントなど

電子化に対応できる顧客の確認

電子化を受け入れてくれる顧客数がどの程度あるか確認し、一定数以上電子化に対応できる顧客が存在するか事前に調べます。

顧客に電子化の許可を得る

すぐに請求書をデータ送付するのではなく、取引先には事前に通知しておき、電子化の導入による変更点とそれが 可能か確認を行います。

複製・改ざん・漏洩等への
セキュリティ対策

ファイルの管理方法やフォーマット等のセキュリティ対策に注意をはらい、データ改ざんができない方法として法的にも認められているクラウドサービスの請求書発行システムを利用することで対策が可能です。

誤送信・エラーへの対策

請求書は機密性の高い書類になるため、セキュリティ対策は必須です。クラウドサービスであればそのようなリスクを最小限に抑えられます。

請求書電子化システムの選び方

自動化できる機能

機能の内容はサービスによって大きく異なるため、どの作業までを対応しているのか事前に確認をすることをお勧めします。

既存のシステム(業務フロー)との相性

  サービスを導入する前に、既存の業務フローや導入しているクラウドサービスとの相性を確認しましょう。

データ連携について

データ連携方法はCSVファイルのインポートとAPI連携の2種類があり、月に多くの請求書を発行する場合はAPI連携の方が相性が良いでしょう。

他請求業務との連携

請求書発行には他関連業務として入金消込や督促があり、それらを含めた情報共有・サポートが可能なシステムをお勧めします。

料金プラン

  • 導入・定着支援費用
  • +
  • 月額 20,000円~

本サービスは月額制のサービスです。請求件数などの条件によって変動しますので個別お見積となります。

料金表ダウンロード

請求書の電子化に関してよくある質問

Q. PDFで電子化された請求書は有効なのか?

A. 先に答えから言いますと電子化されたPDFの請求書は「有効」です。法律上なにも問題はありません。しかし、一方的にPDFで請求書を送りつけるとトラブルになる可能性があるので、両社、認識のもと行うようにしましょう。

Q. PDFで請求書を送る場合の印鑑や原本などの扱いはどうなるのか

A. 求書に印鑑を押すことがあたりまえだと思う方は多いでしょう。しかし、実際は請求書に印鑑を押す必要はありません。印鑑を押すことは偽造のリスクを下げる効果があります。また、原本に関しては取引先から求められるケースが多いかと思います。もし、原本を求められた場合には、すみやかに郵送できるような体制を気づいておいた方が安心です。

Q. 請求書はどのような要件を満たせば電子データでの保存が可能か

A. 電子データでの保存するためには、「税務署長の承認」「真実性の確保」「可視性の確保」の3つが必要です。 まず「税務署長の承認」は、紙から電子データでの保存に変更する3ヵ月前に申請書の提出が必要です。そして「真実性の確保」は改ざん防止と一定水準の解像度が求められます。改ざん防止策として電子署名やタイムスタンプが証明として利用されています。また、200dpi以上の解像度で、カラー画像でなければいけません。最後に「可視性の確保」ですが、検索機能・カラープリンターの用意・国税関係の帳簿との関連付け・システム関連書類の用意が義務付けられています。この3つをしっかり行い、電子データの保存を行いましょう。

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