電子請求書のメリットと電子化の要件を解説 請求書電子化サービス

請求書の電子化で柔軟な働き方を実現

請求書の電子化によって、場所を選ばずメール送付(※オプションで郵送可)できます。
また封書で請求書を送ることによって起きる、紛失や破損などのトラブルを防げます。

電子請求書(請求書電子化)によるペーパレス化

請求管理ロボは、クラウド上に電子化された請求書データが保存でき、インターネットへの接続環境があれば時間や場所を問わず、請求書の作成・送付を行うことができる請求書クラウドです。また、一般的な帳票作成ツールとは異なり、請求書発行後から顧客の入金まで一気通貫で電子管理できる点を強みとしています。

請求書の発行はクラウド上で

販売管理システム(SFA/CRM)やCSVファイルから請求情報を「請求管理ロボ」に取り込み、発行日時を予約するだけでOKです。 取引先企業ごとに独自の請求書テンプレートを作成することも可能。請求管理ロボにはPDFの請求書データを一括でメール送信する機能も標準搭載しており、送付業務も短時間で済みます。

電子請求書なら送付後もデジタルで簡単管理

請求管理ロボでは、発行済みの請求書について、請求書を送付した日付、取引先の開封状況、入金ステータスなどを一覧で確認することができます。 送付後の管理業務も効率化されるため、経理担当に優しい請求管理クラウドです。 その他、請求書の複製など企業間取引の細かなニーズに応えた機能を搭載しております。

受け取り側の負担も軽減

請求書の受け取り側はメールから簡単にPDF形式の帳票をダウンロードすることができます。テレワークの状況でも確実に受け取ることが可能です。

そもそも電子請求書(請求書電子化)とは

これまで紙を印刷して郵送していた請求書を電子化させることを指します。 携帯キャリアなどがいち早くWeb上で請求書を閲覧できる方法を取り入れたことで、一般にも広まり始めました。 以前は請求書を印刷したものを封入し、それを郵送して取引先に届けていましたが、請求書を電子化した場合には、WEB上に公開した請求書をダウンロードできたり、メール添付などで届けることができます。

帳票/文書のPDFデータの保存方法

取引先との電子請求書のやり取りでは、簡単に書き換えができないよう、PDF形式の請求書を送付するのが一般的です。 e-文書法により請求書を含めた帳票の電子保存が可能になりましたが、電子化された請求書の保存には厳格な要件があるため、印刷して紙で保存したり、取引先によっては郵送での請求書送付を希望されるケースもあります。 電子/郵送の両方に対応できるよう仕組みを構築しておきましょう。

  

電子請求書(請求書電子化)のメリット

紙、インク、郵送コストが「0」に

切手、封筒代は積みあがると意外と大きなコストになります。 請求書を電子化すればその分のコストを丸々カットすることができます。 保存スペースの確保や検索性にも優れています。

請求書を即時配信

取引先が求めるタイミングで請求書の即時配信が実現。 システムからの自動送信によって抜け漏れがないことも大きなメリットです。

会計ソフトへの転記作業を短縮

導入した請求書電子化システムと対応した会計ソフトを利用すれば、会計ソフトとのデータの連携が可能となり、二重管理や転記の手間がなくなります。

取引先毎に専用の請求書が作成可能

電子化サービスのシステムを利用すれば、自分でエクセルやワードで請求書を手作りすることなく、取引先別で個別の請求書フォーマットを作成することができます。

電子請求書(請求書電子化)のデメリット

請求書電子化のデメリットは、請求先の理解に時間を要する、請求先の環境に依存する、情報漏洩の可能性が高まるなどが挙げられます。請求元が請求書を電子発行する場合、請求元にはメリットがありますが請求先にはなく、請求先の了承を得ることに時間がかかることがあります。また請求先が紙文化の企業である場合、経理の業務フローを変える必要があり、請求先にフロー変更のお願いをしなければなりません。請求先の環境に依存することになりますので、取引先と相談の上じっくり進めましょう。そして請求先のITリテラシーが低いと、セキュリティが万全ではなく情報漏洩に繋がる可能性があります。しかし情報漏洩に関してはセキュアなファイル送信システムの利用やファイル自体にパスワードを掛けるといった対策が請求元で出来るので事前に準備することをおすすめします。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、本来紙での保存を義務とされた国税関係の帳簿書類(「帳簿」、「決算関係書類」、「その他の証憑類」)について、要件を満たすことで電子データによる保存を認めた法律になります。 1988年に制定され、正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」と言います。


施行当初は、作成段階から電子データで書類のみを保存対象としており、受け取った紙を自社でスキャンして作成したデータは認められないなど、ルールがかなり細かく電子保存を進める企業は多くありませんでした。 しかし2005年のe-文書法の施行に伴い、請求書などをはじめとする証憑類は、スキャナで取り込んだデータも保存可能となり、2017年にはスマートフォンでの撮影による電子保存も認められるなど、時代の流れや社会の変化に応じて規制緩和が続いています。

スキャナ保存の要件とは

請求書電子化においては、「税務署長の承認」をはじめ、「真実性」および「可視性」を確保を行うことで、紙の保存に代えてスキャナ保存することができるようになっています。


<税務署長の承認>
請求書の電子保存には、必ず管轄の税務署長の承認が必要です。税法で保存が義務付けられている書類のため、企業による自主的な電子データ保存は認められず、 電子保存をスタートする3ヶ月前までに、税務署長に必要書類を提出する必要があります。


<真実性の確保>は改ざん防止などを目的に、主に下記要件を満たす必要があります。
①入力期間の制限
②タイムスタンプの付与
③一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
➃ヴァージョン管理や入力者情報の管理


<可視性の確保>は主に下記要件を満たす必要があります。
①見読可能装置(カラーディスプレイ、カラープリンタ等)の備付け
②検索機能の確保
③帳簿との相互関連性の確保
④システムの開発関係書類の備付け

請求書を電子化する際の注意点や、導入にあたってのコツ・ポイントなど

請求書電子化における、請求する側のメリットは何といっても、紙の請求書を作成・郵送・保管するコストを削減できることになります。 しかし大事なのは請求される側の視点です。 請求書をはじめとした国税関係書類について、一定の要件下でスキャナ使用による電子データへの変換は認められていますが、こうした電子保存に対応している企業に一部に限られている現状もあります。 多くの企業は、請求書を電子データで受領した場合でも、結局のところ紙で出力するといった作業を行うなど、自社で印刷コスト等を負担している可能性があります。 こうした事情があるため、請求書電子化を行う際は、必ず顧客からその同意をもらうようにしましょう。 また例えば請求書の原本がない場合は支払えないといった顧客側の業務ルールなども想定し、請求書電子化に切り替える場合でも、一部従来通りの紙での対応が必要となる可能性も認識しておくべきでしょう。

基本プラン

  • 運用・定着支援費用
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本サービスは月額制のサービスです。請求件数などの条件によって変動しますので個別お見積となります。詳細をご希望の方はお見積フォームよりお問い合わせください。

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請求書の電子化に関してよくある質問

Q. PDFで電子化された請求書は有効なのか?

A. 先に答えから言いますと電子化されたPDFの請求書は「有効」です。法律上なにも問題はありません。しかし、一方的にPDFで請求書を送りつけるとトラブルになる可能性があるので、両社、認識のもと行うようにしましょう。

Q. PDFで請求書を送る場合の印鑑や原本などの扱いはどうなるのか

A. 求書に印鑑を押すことがあたりまえだと思う方は多いでしょう。しかし、実際は請求書に印鑑を押す必要はありません。印鑑を押すことは偽造のリスクを下げる効果があります。また、原本に関しては取引先から求められるケースが多いかと思います。もし、原本を求められた場合には、すみやかに郵送できるような体制を気づいておいた方が安心です。

Q. 請求書はどのような要件を満たせば電子データでの保存が可能か

A. 電子データでの保存するためには、「税務署長の承認」「真実性の確保」「可視性の確保」の3つが必要です。 まず「税務署長の承認」は、紙から電子データでの保存に変更する3ヵ月前に申請書の提出が必要です。そして「真実性の確保」は改ざん防止と一定水準の解像度が求められます。改ざん防止策として電子署名やタイムスタンプが証明として利用されています。また、200dpi以上の解像度で、カラー画像でなければいけません。最後に「可視性の確保」ですが、検索機能・カラープリンターの用意・国税関係の帳簿との関連付け・システム関連書類の用意が義務付けられています。この3つをしっかり行い、電子データの保存を行いましょう。

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