請求管理ロボの請求書電子化

A. 請求書はPDFや電子データでも法的に有効であり、紙の請求書と同等の効力を持ちます。ただし、電子帳簿保存法の要件（真実性の確保・可視性の確保など）を満たした形で保存する必要がある点には注意が必要です。適切なシステムを利用すれば、デジタル化により、より確実な送達確認や管理が可能になります。なお、一方的にPDFで送付するとトラブルになる可能性があるため、取引先との認識を合わせて行うことをおすすめします。
請求管理ロボでは、請求書をPDFデータで作成・保存し、電子帳簿保存法（電子取引データ保存等）の要件に沿った請求書の管理が可能です。メールの送信・開封履歴も確認でき、送達状況の把握もできます。

A. 紙・電子データに関わらず、押印なしの請求書は有効です。請求書は法的な発行義務がある書類ではないので、押印も必須ではありません。ただし取引の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まるため、相手方の社内ルールによっては押印がないと正式な請求書として受理されないこともあり得ます。こうしたことから、実務ではPDF化する際に請求書の原本に電子印鑑を押印したり、印影の画像を貼り付けたりする手法が採られることが多くなっています。
原本については、取引先から紙の請求書原本の提出を求められるケースもあるため、PDF等の電子データとは別に原本が必要かどうかをあらかじめ取引先に確認しましょう。なお、PDFの改ざんを防ぐには、パスワードを設定して編集を制限したり、電子署名を付与したりする方法が有効です。
請求管理ロボでは、請求情報をもとに印影付きの請求書PDFを出力できるため、ペーパーレスのまま押印の慣習にも対応できます。

A. 電子取引（メール・クラウドサービス等）で授受した請求書を電子データで保存するには、以下の要件を満たす必要があります。
● 改ざん防止措置を施す（タイムスタンプの付与、改ざんを防ぐ事務処理規程を定めるなど）
● 日付、金額、取引先で検索できるようにする（規則的なファイル名の設定など）
● プリンタやディスプレイなどすぐに出力できる装置を備え付ける
なお、原則要件への対応が間に合わない場合でも、相当の理由がある場合は「猶予措置」が設けられています。
請求管理ロボでは、発行済みの請求書を「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索でき（可視性の確保）、更新履歴・操作ログにより訂正・削除の事実と内容を確認できます（真実性の確保）。訂正・削除の履歴が残るため、タイムスタンプを付与しなくても要件に対応できます。