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振込手数料はどちらが負担する?請求書の書き方のマナーもあわせて解説!

請求業務

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振込手数料は請求書の発行者が支払うのか、もしくは請求書を受け取った方が支払うのか迷うこともあるのではないでしょうか。そこでこの記事では、振込手数料をどちらが負担するか、請求書の概要、請求書の作成時のマナーや注意点など、請求書をベースに振込手数料についてわかりやすく解説します。

※目次
1.請求書の振込手数料はどちらが負担する?
2.請求書とは
3.請求書を書く際のマナー
4.請求書を作成する際の注意点
5.効率的な請求書の作成には「請求管理ロボ」がおすすめです!
6.まとめ

請求書の振込手数料はどちらが負担する?

振込手数料の負担者をどちらとするかは企業によって異なります。原則として、債務者である発注側が支払いますが、双方で事前に取り決めた契約を優先するのがルールです。トラブルを防ぐためにも、取引を開始する前に振込手数料を含む金銭の負担を取り決めておき、契約書に明確に記載しておきましょう。

ここでは、振込手数料の概要や負担について詳しく解説します。

振込手数料とは?

振込手数料とは、銀行や信用金庫などの金融機関でお金を振り込む際に発生する手数料です。手数料は金融機関や金額で異なるため、事前に確認するようにしましょう。負担の表記については、以下の2パターンがあります。

・先方負担
代金を受け取る側(請求書の発行者)が振込手数料を負担します。振込の際は手数料分を差し引いて送金します。例えば、10万円の請求内容の場合は、「10万円-振込手数料」が実際に振り込む金額です。

・当方負担
代金を支払う側(請求書の受領者)が振込手数料を負担します。

法律上の負担取り決め

民法第484条、第485条の「持参債務の原則」によって、振込手数料は債務者である請求書を受領した側、すなわち代金を振り込む側が負担することが原則とされています。

「持参債務の原則」とは、契約上の取り決めがある場合や特別物を引き渡す場合を除き、債務者は債権者の住所で弁済をしなければならない、という法律です。これは、発注者側は受注者側の住所(ここでは振込口座)で代金の支払いをするべきことを意味しています。

債権者が急な住所の移転(振込口座の変更)などによって弁済の費用が増加する場合を除き、原則として「弁済の費用は債務者の負担」となります。これは「持参債務の原則」に基づき、振込手数料は代金を持参するため(代金の支払の義務を完了するため)の交通費としてみなされるからです。

一方、納品のコストのひとつである送料は、民法第484条によって、一般的に多数流通している製品であれば発注側の住所に届けることを義務付けられているため、受注側の負担となります。法律上は、送料は受注側の負担、振込手数料は発注側の負担ということから均衡がとれているものの、現状では送料も振込手数料も発注側が負担するケースの方が多い傾向です。しかし、どちらが負担するかは民法の原則を特約で修正可能なため、両方発注側の負担としても問題ありません。

一般的なビジネスの通例

「持参債務の原則」は、一般的なビジネスにおいても共通の原則です。この原則に基づいて、振込手数料は請求書を受け取った側に負担してもらいましょう。

通信販売でよく起こり得るトラブルとして、銀行振込の決済で手数料は注文者負担にもかかわらず、振込手数料を差し引いて支払われている、というケースがあります。その際、原則に基づいて再度請求した結果、注文者とトラブルになるケースもあります。

これを企業間でのビジネスに置き換えた場合、取引先とトラブルになるのは避けたいところです。したがって、取引を開始する前に振込手数料の負担者をしっかり取り決め、契約書に明記しておかなければなりません。受注側が了承すれば振込手数料を負担することも可能ですが、1度の金額が少額とはいえ、年単位で考えると莫大な金額になりますので利益とのバランスを考えて設定するようにしましょう。

このように、認識の齟齬を生まないためにも契約書に明記する、請求書で取引のたびに明記する、振込手数料が支払われていなければその時点で取引先に申し出る、などの対策をとることが重要です。

振込手数料の負担については明記する

契約上の取り決めがなければ、振込手数料は振り込みをする側が負担しますが、その旨を請求書でしっかり明記する必要があります。取引先に負担を依頼する際は、「恐れ入りますが振込手数料はお客様の負担でお願いいたします」というように丁寧な一言を請求書に添えましょう。

また、商品やサービスを販売する際に振込手数料を負担しているのであれば、税理士などの専門家に相談して、年間いくら損をしていることになるか計算してもらいましょう。金額によっては、取引先に振込手数料を負担してもらうよう交渉することをおすすめします。

万が一、振込手数料負担に関する方針を変更する場合は、取引先の了承を得なければなりません。そのためには取引先ごとに交渉する必要がありますが、拒否された場合は速やかに引き下がることが重要です。無理にお願いして取引先を失ってしまうことだけは避けましょう。

 

請求書とは

請求書とは、商品やサービスを販売したあと、取引先に特定の支払期日までに代金の支払いを求める書類のことです。なお、請求書の発行は法律で義務付けられているわけではないため、正式な作成方法はありません。ここでは、請求書の概要や類似した書類との違いを解説します。

請求書の2つの方式

請求書には「都度方式」と「掛売方式」の2つの方式があります。

都度方式は、取引が発生して納品するたびに請求書を発行する方式のことです。都度方式の場合、請求権が発生次第すぐに請求書を発行する必要があります。間が空いてしまうと取引先に失礼にあたるため、注意しましょう。都度方式は迅速に代金回収できるというメリットがあるものの、納品のたびに請求書を作成しなければならないというデメリットもあります。この方式は、新規の取引先やスポット取引先、入金確認後に顧客に商品やサービスを納品する場合に用いられます。

一方、「掛売方式」は、取引先と取り決めた締め日に商品やサービスの代金を月に1度請求する方式のことです。まとめて請求することから効率的なため、企業間の取引では一般的に掛売方式が採用されています。特に掛売方式は、毎月取引がある取引先や支払において信用のある取引先、1回の取引額が少額かつ複数回取引がある取引先、本社に一括請求する場合に適しています。

請求書と見積書の違い

請求書と見積書の違いは、発行するタイミングと役割です。請求書は商品やサービスの納品後に発行するのに対し、見積書は契約前に発行します。

また、請求書は商品やサービスの対価を請求する役割があるのに対し、見積書は商品やサービスの内訳や諸条件が取引先の認識と相違ないか確認するのが役割です。取引先に見積書の内容に了承してもらえれば契約という流れになりますが、内容に納得してもらえなければ取引内容の変更や交渉を行わなければなりません。

見積書を提示することで、双方の認識の違いから起こるトラブルの防止や、他社との比較検討時に優位性を示して契約成立に繋げることが期待できます。そのため、見積書を発行する際は、情報のわかりやすさ、迅速な発行、有効期限の明記が重要です。万が一、見積書に記載した金額と実際の請求額が異なる可能性がある場合は、見積書の「備考欄」にその旨明記しておきましょう。取引先の認識の誤りを防ぐために、税抜と税込両方の金額を記載しておくのもポイントです。

請求書と納品書の違い

請求書と納品書の違いは、見積書と同様に発行するタイミングと役割にあります。納品書は取引先に商品やサービスを納入するタイミングに合わせて発行します。商品やサービスの納品日、納品内容、単価や数量を記載した納品書を納品物に同梱しておくことで、納品物が取引先に正しく送られているか確認・証明する役割を果たします。

納品書は納品した内容を示すためのものであって、請求書のように代金を請求する役割はありません。納品書の発行は義務付けられていませんが、納品物やその数量の間違いによるトラブルを防止するために発行しておくと良いでしょう。

請求書に記載する項目

請求書に記載する項目は以下のとおりです。

・タイトル
・請求先の宛先
・請求書の発行日
・請求書の管理番号
・請求者の情報
・商品やサービスの数量、単価、小計、消費税
・請求金額
・振込先
・振込手数料
・支払期日

請求書を書く際のマナー

ここでは、請求書を書く際に覚えておきたいマナーを3点解説します。

請求書の用紙のサイズと用紙の折り方

請求書の用紙はA4サイズを用い、3つ折りにして縦型(長形3号)の封筒に入れて送付するのが一般的です。請求書は横書きで記載し、3つ折りにする際に「御請求書」のタイトルが1番上に来るように折ります。

請求書を送付する際は、挨拶や書類の内容を相手に伝える送付状も同封する必要があり、請求書は送付状の下に重ねて封入します。また、封筒に入れる際は便箋の上端が右になるように入れるのがポイントです。

御中・様の使い方

請求書に限らず、間違った御中と様の使い方をするとマナー違反にあたるため、注意が必要です。会社や部署などの組織宛に請求書を送付する場合は「御中」を使います。「〇〇株式会社 御中」または「〇〇株式会社 経理部 御中」というように記載しましょう。

一方、担当者がわかっている場合は、担当者宛に請求書を送付します。このように個人宛に請求書を送付する場合は「様」を記載しましょう。なお、「殿」は目下の人に対して使う敬称のため、「様」を使うのがマナーです。

「御中」と「様」はいずれかを使用するため、両方とも記載することは避けなければなりません。

消費税の計算方法を統一する

請求書の消費税を計算する際に、1円未満の「端数」が生じることは少なくありません。多くの企業は「切り捨て」処理を行っていますが、この端数処理は明確な規定が定められているわけではないため、企業の采配次第です。

しかしながら、商品別あるいは取引ごとに「切り捨て」「切り上げ」と変えるのではなく、「切り捨て」なら「切り捨て」で統一しなければなりません。また、企業間で計算方法が異なる場合もあるため、認識違いから起こるトラブルを防ぐためにも、契約を結ぶ前に取り決めておくことを推奨します。

請求書を作成する際の注意点

ここでは、請求書を作成する際の注意点を3点解説します。

請求書への押印で注意すべき点

原則として、請求書への押印は法律で義務付けられていないため、押印しなくても問題ありません。しかし、改ざんや偽造などのリスクが懸念されることから、なかには押印がなければ請求書として受け付けない企業も存在します。したがって、すべての請求書に押印しておく方が無難でしょう。

押印する際に注意したいのは、捺印欄がない場合、会社の情報の右位置にやや文字にかぶせるようにして押印することです。この押印の仕方であれば、社名と印鑑がセットになることに加え、請求書が改ざんされていないという証明になります。

請求書をメールで送付する時に注意すべき点

請求書はメールで送付することも可能ですが、取引先のなかには請求書の原本を必要とする企業もあります。そのため、メールで請求書を送付したい場合は、事前に取引先に確信しておくことが重要です。また、押印はなくても問題ありませんが、「電子印鑑」を使用してPDFのファイル上に押印しておいた方が信頼性は高まるでしょう。

請求書をメールで送付する際は、まずは取引先にメールで送付して良いか確認する、PDFで送付する、可能であれば「電子印鑑」を使用する、これら3点に注意する必要があります。

源泉所得税が発生する請求書で注意すべき点

源泉所得税とは、企業が社員から年間の所得にかかる税金(所得税)を給与からあらかじめ差し引き、本人に代わって納める税金のことです。

源泉所得税が発生する請求書は専門的な知識や技能を使うクリエイティブな業務、会社の経営サポートなどを要する業種が挙げられます。例えば、カメラマンや税理士などです。

この場合、消費税の下に源泉所得税を差し引く「源泉徴収税額」を記載する必要があります。源泉徴収額は、国税庁の源泉徴収税額表を基に税抜き金額から計算しましょう。

効率的な請求書の作成には「請求管理ロボ」がおすすめです!

振込手数料をどちらが負担するかなど、請求書には記載しなくてはならない項目が数多くあります。また、明確な書き方が定められていない点も、作成時の煩雑さが増す原因といえるでしょう。効率的な請求業務を実現するためには、請求書の作成から集金、消込、催促などの業務を自動化できる「請求管理ロボ」にお任せください。

「請求管理ロボ」でできることは以下のとおりです。

・電子請求書の作成
管理画面の項目に沿って1度情報登録をしていただくだけで、請求書がシステムから毎月自動で出力されます。

・請求書テンプレート作成
「請求管理ロボ」が提供する請求書テンプレートだけでなく、エクセルを利用して企業独自に作成したフォーマットにも対応できます。

・請求書の送付
メール・郵送どちらの送付手段にも対応しています。

・決済サービスと連動
クレジットカード決済、口座振替、コンビニ決済、銀行振込・バーチャル口座などあらゆる決済システムとシームレスに連動し請求管理業務を効率化します。

・入金を消込
入金消込をシステム化することによって、入金状況を確認する手間や回収状況の確認を簡単に行うことができます。

・未入金を催促
期日を過ぎた取引先に対して迅速で正確な自動入金催促を行います。用途に応じて2種類の確認メールを手動および自動で送信することが可能です。

・与信管理をまるなげ
請求まるなげロボ」であれば、与信管理も請求も代金回収もすべて自動化できます。さらに、取引先が未払いだった場合も、代金を100%保証でお支払いいたします。

まとめ

この記事では、振込手数料はどちらが負担するべきか、請求書の書き方やマナーについてご紹介しました。振込手数料は原則として、振り込みをする側が負担します。契約書にもその旨を明記し、請求書にも一言添えましょう。請求業務の効率化を図るなら、まずは「請求管理ロボ」にお問い合わせください。