電子帳簿保存法に対応した請求書を発行するには？必要な準備や注意点を紹介

請求書請求業務 2024.02.26

企業間取引では、商品やサービスを販売した時には売り手側の企業から買い手側の企業に請求書を発行するのが通常の取引形態です。商品やサービスを販売しても、請求書を発行してその代価をしっかり回収しなければビジネスとして成り立ちません。

請求書といえば従来は紙に印刷したものを取引先に郵送するというのが一般的なパターンでしたが、近年はパソコンやインターネットなどのITが普及したことで電子化に移行する企業も増えています。

このような流れの中で、請求書の電子化を法的に整備するものとして、電子帳簿保存法が1998年に施行され、その後の数回にわたる改正で要件が緩和されてきました。この記事では電子帳簿保存法に対応した請求書を発行するための準備や注意点について解説します。

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電子帳簿保存法が発行側にもたらすメリット

電子帳簿保存法は2022年1月の改正によって大幅に要件が緩和されました。この要件緩和により、事業者に多くのメリットが見込まれます。以下に請求書発行側から見た電子帳簿保存法のメリットについて解説します。

請求書発行コストの削減

請求書を紙媒体で発行しようとする場合では、請求書を印刷するための紙やインク、封筒などが必要となります。また、企業によっては請求書の完成後、わざわざ郵便局まで向かわなくてはならない場合もあるでしょう。1つ1つのコストや手間は小さいかもしれませんが、請求書の数が膨大になれば積もり積もって無視できなくなります。

請求書を電子データで送っても法的に問題がないとされれば、用紙代やインク代、それに郵送費はゼロとなり、請求書作成・送付に要する人件費も大きく抑制することが可能です。電子請求書でも作成のための人件費は必要ですが、それ以降の消費コストと作業工数を紙媒体と比べれば差は歴然でしょう。

保管場所の有効活用

紙媒体で請求書を発行している場合では、請求書の控えを保管するための場所が必要となり、請求書の発行を重ねるのに応じて保管場所を拡張していかなければなりません。一方、電子データであればどんなに請求書の発行件数が累積しても物理的に保管場所を拡張する必要がないため、社内の限られたスペースを有効活用することが可能です。

クラウドサービスを利用すれば、電子データを保存するためのサーバーやハードディスクの保管場所も削減できます。

承認フローの簡略化

電子請求書の発行システムを既存の基幹システムとデータ連携させることができれば、手作業では起こりがちな転記ミスを防ぐことができます。承認時に要する請求書の内容や金額のダブルチェックにかかる時間の削減にもつながるでしょう。

また、電子請求書発行システムの多くはクラウド上で動作するものが多いため、出張やテレワークで上司が不在な場合でもインターネットに接続できる環境さえあれば出先で承認を依頼することができる点もメリットです。紙媒体では必要な押印を省けるので、承認フローを簡略化することができます。承認ステータスをクラウド上で管理すれば、進捗具合の可視化も可能です。

電子取引した場合の電子帳簿保存要件

電子取引を実施する際のポイントとして、事務処理の規定を定めることと請求書にタイムスタンプを付けて送信することの2点があります。以下にそれぞれについて解説します。

事務処理規定をまとめて備えつける

電子取引に求められる保存要件として、記録事項を修正・削除した場合はその事実や内容を確認できるシステム、もしくは修正・削除ができないシステムを用いることが挙げられます。そして正当な理由なく修正や削除が行われないようにするために事務処理の手順や規程を定義・制定し、電子データの保存に併せて内容をまとめて整備しなければなりません。

この規程は、電子取引を行ううえで取引情報などの電子データが改ざんされていないという真実性の担保のために従うべき要件とされたものです。どこまで規程を整備するのかは、事業規模などを踏まえて個々に検討する必要があります。

タイムスタンプを付けて送信する

タイムスタンプは第三者機関の時刻認証局（TSA：Time-Stamping Authority）が発行する信頼性の高い認証技術です。電子文書に付与されているハッシュ値とタイムスタンプに格納されているハッシュ値が合致していることを確認することで、送信されたデータと受信されたデータが同一であると判断できる仕組みです。

タイムスタンプを付けて送信することによって、電子化された文書がその日時に確かに改ざんされることなく存在していた書類であることを証明できます。電子文書の信頼性を確かなものにするためにもタイムスタンプは重要な位置づけにあり、電子取引の安全性を図る有効な手段といえるでしょう。

請求書を電子化する際の注意点

請求書の電子化により経理業務の効率などが期待できますが、請求書の電子化には注意点もあります。以下にそれぞれについて解説します。

電子印鑑に切り替える

PDFなどに電子データ化された請求書に押印がないと、正式な証憑書類として認められないのではないかと思われる方もいるかもしれません。しかし、そもそも押印には法的効力はなく慣行的なものです。さらに、2020年に政府が「書面への押印は特段の定めがある場合を除き必要とはされない」と明言したことを機会として、現在は押印廃止が主流のトレンドとなっています。

しかしながら、取引先の社内の規定などにより、押印が求められるケースも考えられます。スムーズに取引を進めるためには、描画ツールで作成した電子印鑑や印鑑をスキャンした画像を貼り付けるなどして対応すると良いでしょう。

紙媒体を希望する取引先への対応が求められる

自社が請求書を電子に切り替えても、取引先が電子に対応していない場合には、個別に対応する必要が生じる可能性もあります。また、取引先が電子請求書に対応していたとしても、紙媒体へのこだわりが強く、紙の請求書の発行も併せて求められるケースも一定数あり、請求書を100%電子化するのは現実的には難しいでしょう。

現時点では、取引先のうち7割から8割程度は電子請求書に移行し、残りの2割から3割程度は紙媒体での請求書に落ち着くことが多いようです。しかし、商材や企業規模によっても異なるので、自社の取引先の電子化への対応状況を考慮しながら、請求書の電子化を推進すると良いでしょう。

社内教育が必要になる

滞りのない運用のためには、社内のITリテラシーの底上げが欠かせません。
請求書を電子化して運用するためには、新たなシステムの導入に加え、システムの使い方をマスターしてもらうための社内教育も必要になります。また、業務フローに関しても変更が生じる可能性が高く、慣れるまでには時間がかかるかもしれません。

さらに、電子請求書の取り扱いについて、ファイル名やフォルダ名のルール統一や電子データを保管する場所の整理と共有などを社内で周知する必要もあります。

請求書の電子化に対応したシステムの選び方

以下に請求書の電子化にあたってのシステムの選び方について解説します。

既存システムとの連携

請求書電子化システムを選定するにあたっては、社内の既存システムとの連携が可能かどうかも見落とせない確認項目です。既存システムとの連携がスムーズにできないと、新しいシステムを導入しても効果を十分に発揮することができません。

既存の販売管理システムやCRM（顧客関係管理システム）などと連携できれば請求書へのデータ入力を自動化できたり、銀行口座の入出金データを取り込んで消込作業を自動化できたりします。なお実際のデータ連携については、CSVファイルに書き出して連携させるよりも、APIでシステム同士を直接連携させる方が手間が掛かりません。

システムの対応範囲

請求書に付随する業務には、作成・送付の他にも入金確認、入金消込、督促といった工数がかかる業務が複数あります。請求書の発行・送付以外の業務もカバーできるシステムであれば、請求書関連の業務をトータルで効率を向上させることが可能です。システムを導入する際は自動化できる業務の範囲について確認し、どこまで自動化したいのかを洗い出して選定すれば、自社の課題解決に役立つシステムを選べるでしょう。ただし、多くの機能を求めるとコストアップの要因となるため、これだけはシステム化したいという業務範囲を明確にしておくことも重要です。過不足のない機能を搭載したシステムを、適正コストで選択しましょう。

請求管理ロボを導入して電子帳簿保存法に対応した請求を発行しよう！

請求書の電子化には電子帳簿保存法の保存要件である真実性・可視性の確保が求められており、電子データが改ざんされたものではないこと、及び主要な項目で検索できることが必要となります。
ROBOT PAYMENTが提供する請求業務システムの請求管理ロボならば、2022年1月に改正された最新の電子帳簿保存法に対応しており、電子取引に必要な機能を全て備えています。
電子請求書の更新履歴の照会機能によって対象の電子データが不正に改ざんなどをされていないことを示し、取引年月日と取引先に加えて請求金額での検索が可能です。また、請求管理ロボで発行した電子請求書は電子帳簿保存法の保存要件を満たした形式での保管が可能で、請求書発行以降の代金回収、入金確認、入金消込、督促に至るまでの請求業務を自動化できます。電子帳簿保存法の法的要件を満たしていることを示すJIIMA認証も取得申請中です。

まとめ

国税関係の書類保存は紙で行っている企業もまだ多く存在しますが、経済社会のデジタル化が進む現代においては電子帳簿保存法への対応は遅かれ早かれ避けられないものとなるでしょう。
電子帳簿保存法に則って請求書を電子化することによって、経理コストの削減や業務効率の向上、請求書管理・保存の負担軽減などの効果が期待できます。