請求書の相殺とは?相殺の処理方法や書き方について詳しく解説!

請求書

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企業間で継続的に取引を行う場合、基本的には掛取引を採用します。掛取引では決まった期日までに代金を支払う必要がありますが、両者間に売掛金・買掛金が発生している場合は、双方の合意があれば同じ額だけ消し合ったり、減額させたりすることができます。このような処理方法を相殺処理といい、煩雑になりやすい現金管理を簡素化できるメリットがあります。

この記事では相殺の処理方法や請求書の書き方、相殺領収書などについて解説し、併せてスムーズな請求書発行に役立つツールをご紹介します。

※目次※
1.相殺とは
2.請求書での相殺は可能か
3.相殺領収書とは
4.スムーズな請求書発行は「請求管理ロボ」におまかせ!
5.まとめ

相殺とは


ここでは、掛取引の基礎知識、相殺処理の方法、相殺処理のメリットとデメリットについて解説します。

掛取引の基礎知識

掛取引とは、簡単に言えば後払いのことで、会社間の取引において都度現金で支払わずに、後でまとめて支払うことを指します。取引の回数が多くなったり、取引金額が大きくなったりした場合に、掛取引を行うことで処理ややり取りに掛かる手間を減らせます。

また、自社から相手先に商品やサービスを提供し、将来的に相手先から自社に支払われる代金を売掛金(債権)と呼び、自社は取引先に対して代金を請求する権利を持ちます。一方、商品やサービスを購入した取引先が、将来的に自社へ支払う代金を買掛金(債務)と呼び、取引先は自社に対して代金を支払う義務を負います。

相殺処理の方法

たとえば、A社がB社から20万円の商品を購入し、B社がA社から20万円のサービス提供を受けたとしましょう。このとき、双方ともに20万円の債権(債務)があるため、相殺処理をすれば双方の債権(債務)がなくなり、現金のやり取りをすることなく取引が完結します。

また、A社がB社から20万円の商品を購入し、B社がA社から15万円のサービス提供を受けた場合では、同額分の15万円分のみが打ち消され、B社の買掛金はなくなります。そして、A社は残りの5万円をB社に支払う必要があります。

経理の手間を減らせる便利な方法ですが、取引が不透明になりやすい側面もあります。そのため、プロセスが客観的に分かるようにしておかなければなりません。

相殺取引のメリット

相殺取引のメリットとして挙げられるのは、支払額が減ることでキャッシュフローの安定に繋げられる点です。また、手元の資金を動かさなくて済むことから、金銭の移動を管理する手間が軽減されます。

売掛金の回収が困難になった場合にも相殺は有効な手段です。掛取引には、代金の貸し倒れが発生したり、支払いが遅延したりといったリスクが常に内在します。代金が回収できない事態が積み重なるとキャッシュフローが悪化して経営の健全性が損なわれますが、相殺取引を行うことで代金回収の手間と現金の持ち出しを低減することができるのです。

相殺取引のデメリット

相殺取引のデメリットとして挙げられるのは、売り手と買い手の双方で領収書や請求書を発行し合うので双方の事務負担が増えること、債権もしくは債務のある取引先を毎月確認しなければいけないのでその手間が増えることなどがあります。

また、支払いに関しては、たとえば取引先の支払い日が15日で自社の支払い日が月末という場合では、取引先からの入金がなくなる、もしくは減ってしまうので一時的に資金繰りが苦しくなる可能性もあります。さらに、社内で買掛金の担当者と売掛金の担当者が別になっている場合では、連携を取る手間も生じます。

他にも2つの相対する債権が存在することで取引内容が曖昧になり、取引先と認識を統一しておかないとトラブルに発展する可能性もあるため、慎重に処理を進める必要があります。

請求書での相殺は可能か


ここでは、請求書で相殺できるかどうか、そして請求書の書き方について解説します。

請求書でも相殺はできる

請求書で相殺処理をする場合は、取引が複数回行われていて、請求書が複数枚あったとしても、相殺する金額分を1つにまとめた請求書を発行します。ただし、相殺処理は双方の合意の下で行う必要があるため、事前に取引先に対して相殺処理をすることを伝えて許可を得る必要があります。そして、請求書に相殺内容について第三者が見ても分かるように記載したうえで会計処理を行います。

また、相殺取引をすると内容が不透明になりがちなので、相殺処理をしたことを明示するために必要に応じて領収書を発行します。しかしながら、実際にお金が動いているわけではなく、またお金を受領しているわけでもないので、領収書は簡易的なものでも問題ありません。

相殺処理の請求書の書き方

相殺処理をする場合は、一般の請求書と同様に下記の内容を記載します。

・請求書の発行日
・請求金額
・代金振込先情報

それに加えて、元の請求金額、相殺金額、相殺後の支払金額を記入します。また、請求書を2枚綴りに分けて1枚には相殺前の元の請求金額、もう1枚には相殺金額と相殺後の支払金額を記入することもあります。どちらの方法を採るかは取引先の都合に合わせるようにしましょう。記載方法に明確なルールはなく、相殺金額のマイナス分を示す「-」の代わりに、「△」や「▲」を使用することも可能です。

そして、請求書を発行したら帳票にいつ・何を・どのような取引で相殺処理をしたのか、途中経過も含めて記録を残します。会計帳簿に相殺処理をした請求書の内容を落とし込む際も省略することなく記載し、相殺した内容も含めて仕訳を作ります。

相殺領収書とは


相殺処理を行った事実を証明するために相殺領収書を発行する場合があります。以下に相殺領収書について詳しく解説します。

領収書との違い

通常の取引では、金銭の支払いを受けたものが金銭の授受があったことを証明するために領収書を発行します。それに対して、相殺領収書は受け取る金額と支払う金額を差し引いて相殺を行ったことを証拠として残すために発行されます。そのため、相殺領収書では実際の金銭のやり取りがない点が通常の領収書と異なります。

なお、通常の領収書では取引額に応じて収入印紙を貼り付けることが求められますが、相殺領収書は実際の金銭の動きはないので貼り付けは不要です。

相殺領収書の必要なシーン

相殺領収書は、税法上は発行を求められていないものの、片方の会社が発行する場合は、それと同額の相殺領収書の発行が必要になります。

会社によっては業務効率を考えて相殺領収書を発行しない場合もあり、相殺領収書を交換し合うかどうかは、取引先の経理処理方針や取引先との関係性にもよります。しかし、自社だけが相殺領収書を発行したままにすると自社だけの債務が消滅したことになり、相殺の事実があったことを証明できません。相殺処理を行う場合は、相殺領収書の発行に関しても事前に取引先と確認しておきましょう。

また、実際には支払い明細を発行する際に、備考欄などに相殺である旨を記載して相殺領収書の交換を省き、業務効率向上を図っている企業もあります。特に会社の規模が小さく、少人数の経理担当者で経理業務を仕切っている場合には、取引先から相殺領収書の交換を要求された場合のみ発行しているケースも珍しくありません。

相殺領収書は義務ではない

領収書を発行するそもそもの目的は、支払った相手から発行してもらうことで債務が消滅したことを証明し、税務署などに対して取引があったことを証明する書類として債務を弁済したことの証拠にするためです。また、二重請求された時にすでに支払ったことを反証し、社内的にも支払いがすでに済んでいることを示して二重払いを防止する目的で発行するものでもあります。

相殺領収書がなくても税務調査で大きな問題にはなりませんが、大企業では内部統制のために相殺領収書を必須としているケースもあります。たとえば、相手先から支払いが未だなされていないと言われた場合に、相殺領収書があれば自社が相手先から同額の支払いをなされていない取引があることを示すことができます。支払った・支払われていないといった堂々巡りの紛争に陥るのを避け、また相殺領収書があることで担当者以外もやり取りの動きを把握することができます。

相殺領収書の書き方

自社と取引先の請求額・支払額が同じで相殺処理のみを行う場合は、双方で同じ金額を記入し、相殺処理を行った旨を但し書きとして記入します。この場合は金銭の授受がないため、相殺領収書に収入印紙を貼り付ける必要はありません。

一方、双方の間で債権額・債務額が異なり、一部だけ相殺する場合は、金銭の動きがあるため金額に応じて収入印紙を貼り付ける必要があります。その際、相殺分を記載して内訳が明らかになるように相殺領収書に書きます。たとえば、自社の債務が15万円で取引先の債務が20万円の場合は、領収金額として20万円を記入します。そして取引内容として、振込金額5万円、買掛金との相殺分15万円と記入し、一部相殺した旨の但し書きを付けます。また、後から確認が行いやすいように、相殺領収書には自社と取引先の双方で同じ日付を記入します。

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まとめ

この記事では、相殺処理や相殺請求書について解説しました。相殺処理は、請求金額をお互いに差し引いて請求を消し合うことを意味します。相殺処理では、誰が見ても分かりやすい請求書を作成すること、取引の証拠として相殺領収書を発行しておくことが望ましいとされています。

また、相殺処理は現金の移動が必要最小限に抑えられるものの、書類の発行によって経理担当者に負担が掛かる可能性があります。特に請求管理業務は、取引先企業数や取引回数の増加により管理が煩雑になりやすく、加えて相殺処理が発生すると手作業での管理ではミスが発生する可能性が高くなります。

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