請求書の日付はいつになる？記載の仕方や注意点も解説
請求書には、債券を確定するとして請求書の発行日を記載します。請求書の日付を何気なく書いていたり、空欄など曖昧にしていると先方できちんと処理されず、予定していた日より入金が遅れてしまうことにもつながります。正しく代金を徴収するために、請求する側で気をつけたい請求書の日付について解説します。
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請求書の日付の役割と必要性
請求書に日付の記載が必要な理由はあるのでしょうか？日付の役割と必要性について解説します。
請求書に日付を記載する理由
請求書は事業を営んでいくうえでは会計処理のために重要な書類であり、請求書に発行日などの日付を記載するのはビジネス上では大事な記載事項の一つです。請求書に発行日を記載すれば取引先（請求書を受け取った側）は債務が確定した日を知ることができ、どの取引における請求なのかが明確になります。いつを発行日にするかは何通りかありますが、多いのは商品やサービスを取引先に納入した後の請求の締め日を記載することです。
発行日と同様に重要なのが支払期日を記載することです。支払期日は取引の都度設定する場合もあれば掛け取引で一定期間の取引をまとめて翌月末に設定する場合もあります。掛け取引の場合では支払期日をいつにするかでキャッシュフローが変わってくるため自社の資金繰りに支障をきたさない日付を記載することが必要です。
日付のない請求書ってアリなの？
請求書の日付は、債券を確定する日として記載が必要です。また、日付がないければいつの仕事かわかりません。どの取引に対する請求書であるかを明確にするためにも、商品など物を販売している業務であれば納品後の請求日を、サービス業の場合は役務提供の後に請求日をすべきです。
公的機関の予算の関係などで、請求書の日付を相手に委ねるケースがあった場合に、日付なしの請求書が存在することがあります。その場合は契約書が厳密にできていたり、業務の存在が確認できる別書面があるのが通常です。単に日付のない請求書ですと、空（カラ）の取引かと疑われる原因ともなるため、税務調査の場合などに注意が必要です。
請求書の日付はいつにするべき？
請求書に記載する日付は請求書を発行した日付になりますが、発行タイミングは一般的に都度方式と掛け売り方式かで異なります。また再発行の場合の日付にも注意が必要です。
都度方式で発行する場合の日付
都度方式は、商品を納品したりサービスを提供したりするたびに請求書を発行して決済する方法です。都度方式の場合は、一般的に請求書の日付に取引が成立した日、つまり商品納入やサービス提供が完了した日を記載します。都度方式では売上があがると同時に請求金額が確定することから後述する掛け売り方式のように締め日まで待つことなく請求することが可能です。
掛売方式で発行する場合の日付
掛け売り方式は、締め日を設定して一定期間内の納品・提供の売上を後日まとめて請求・決済する方法です。掛売方式の場合は、取引先の締め日に合わせます。掛け売り方式では月末を締め日としている企業も多いですが、この場合月末を請求書の日付として発行し、翌月初めに取引先へと送付します。
請求書を再発行する場合の日付
基本的には、請求の内容に変わりがないのであれば、再発行する請求書は訂正前のものと発行日を変える必要はありません。
支払期日に関しても一般的には請求書を再発行した時でも変更しません。
再発行のする場合の日付について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
「請求書の再発行を依頼された時の対応方法とは？再発行のポイントや依頼する場合の注意点もご紹介！」
必着日や支払期日の注意点
請求書を発行日に合わせて、必着日や支払期日なども考慮する必要があります。これらの日付に関する注意点を解説します。
請求書の必着日
請求書の必着日とは請求書が取引先に届いていなければならない期日のことです。必着日は企業によって異なりますが、取引先が設定した必着日を過ぎてしまうと入金サイクルが次に持ち越されて入金が遅れてしまうこともあるため遅れないように注意が必要です。
例えば、請求書が月末締めで必着日が翌月5日とされている場合は、1ヶ月間の取引内容を記載した請求書を翌月の5日までに必ず取引先に到着するように発送しなければなりません。締め日は月末にしている会社が多いようですが、従業員への支払日と重なって事務処理負担が集中しないように10日締めや15日締めにしているケースもあります。
必着日が必要な理由
多くの企業は月次決算を行っていることから毎月末に月次の決算の数字を確定させる必要があります。事前に取り決めた必着日までに請求書が到着しなければその取引先は取引内容を精査することができなく月次の決算の数字が確定できません。必着日までに請求書が到着しなければ取引先に迷惑をかけるのにとどまらず、その月の支払い対象に含まれずに入金が翌月以降になってしまって自社の資金繰りが滞る可能性もあります。
仮に請求書の締め日が月末で必着日が翌月の10日としているなら遅くとも翌月の第一週前半には発送を済ませたほうがいいでしょう。郵送ではどうしても間に合わないのならメールやファックスで送信するなどして何かしらの形で取引先が請求書の内容を確認できるように方策を取るといいでしょう。
請求書の支払期限
契約を口頭のみで受注していたり、書面であっても支払期日を決めていなかったりすれば、支払い遅延・買い叩きをはじめとするさまざまなトラブルを誘発するリスクが高くなります。そういったリスクを避けるためにも、必ず支払期日を設定して請求書に明記しておきましょう。請求書の支払期限は、一般的に「月末締めの翌月末支払い」または「月末締の翌々月末支払い」とすることが多くなっています。
請求書の支払い期限の決め方や書き方について、詳しくは以下の記事で解説しています。
▶請求書の支払期限とは？期限の設定方法を解説
https://www.robotpayment.co.jp/blog/billing-business/8676/
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請求書は発行する側にとっては請求の事実を証明するものであり、受け取る側にとっては支払額が支出であることを証明するものです。未払いを回避するためには請求書に記載した支払い期日が近づいてきたらリマインドするのが有効ですが、多くの業務に追われている経理担当者にとっては難しいこともあるでしょう。そのような場合ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボを導入すれば自動的にリマインドすることが可能になるだけでなく、各種の経理業務を自動化して効率を大きく向上させられます。請求書の発行・送付から始まって集金管理、入金確認・消し込み、未入金の督促に至るまでのプロセスの多くを自動化し、請求書にまつわる業務時間を約80%削減することが可能です。経理担当者が行うのは月に1回請求情報をアップロードするだけで、あとは管理画面で必要な情報をチェックするだけです。
まとめ
請求書の日付は、代金回収のために確定した日付の記載が必要です。税務上は、請求書の日付も大事ですが、重要なのは、業務内容がいつ終わっているかで、実際は11月に終わっている業務なのに、請求書の日付だけ12月にしているのでは認められません。実態に合った日付の記載が必要です。
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