請求書の日付の注意点とは？記載の仕方やタイミングを紹介
請求書に書く日付には、入金日のほか発行日など複数あります。これらの日付を何気なく書いていたり、空欄など曖昧にしていると先方できちんと処理されず、予定していた日より入金が遅れてしまうことにもつながります。正しく代金を徴収するために、請求する側で気をつけたい請求書の日付について解説します。
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請求書と日付について
請求書と日付には切っても切れない関係があります。両者の関係について以下に解説します。
請求書に日付を記載する理由
請求書は事業を営んでいくうえでは会計処理のために重要な書類であり、請求書に発行日などの日付を記載するのはビジネス上では大事な記載事項の一つです。請求書に発行日を記載すれば取引先（請求書を受け取った側）は債務が確定した日を知ることができ、どの取引における請求なのかが明確になります。いつを発行日にするかは何通りかありますが、多いのは商品やサービスを取引先に納入した後の請求の締め日を記載することです。
発行日と同様に重要なのが支払期日を記載することです。支払期日は取引の都度設定する場合もあれば掛け取引で一定期間の取引をまとめて翌月末に設定する場合もあります。掛け取引の場合では支払期日をいつにするかでキャッシュフローが変わってくるため自社の資金繰りに支障をきたさない日付を記載することが必要です。
日付のない請求書ってアリなの？
請求書の日付は、債券を確定する日として記載が必要です。商品など物を販売している業務であれば、納品後の請求日を記載するべきですし、サービス業の場合は役務提供の後に請求すべきで、日付がブランクですといつの仕事かわかりません。また、請求内容が「作業一式」のような曖昧な内容ですと、どのような内容の仕事でいつ終わったのかもわかりません。
公的機関の予算の関係などで、請求書の日付を相手に委ねるケースがあった場合に、ブランクの請求書が存在することがあります。その場合は契約書が厳密にできていたり、業務の存在が確認できる別書面があるのが通常です。単に日付のない請求書ですと、カラの取引かと疑われる原因ともなるため、税務調査の場合などに注意が必要です。
請求書の発行日はいつにするべき？
請求書は、商品納入やサービス提供完了など、お金を請求できるだけの仕事が終わった段階に発行できるようになります。日付はおのずと、この終了日からになりますが、請求書を提出する先の〆日に合わせることが一般的です。
会社によって、末締め翌月末払いなど支払サイトが決まっているため、仕事をする時には確認しておきましょう。2か月サイトの会社の場合は、請求書の日付の翌々月末での入金となります。たとえば、2か月サイトの会社へ12月末日付で請求書を出すと、2月末入金となります。20日〆の会社の場合は、末締めの請求書を提出すると次月に回ってしまいますから入金が予定より１か月遅れることになります。
請求書の日付が注目されるのは、決算の境目には今期なのか来期なのかで利益に影響を与えるからです。仮に、業務の実態が今期になのに翌期に日付が回っている時は「期ズレ」といって修正の対象となります。
請求書を再発行する場合の日付
基本的には、請求の内容に変わりがないのであれば、再発行する請求書は訂正前のものと発行日を変える必要はありません。
支払期日に関しても一般的には請求書を再発行した時でも変更しません。
再発行のする場合の日付について、詳しくは以下の記事をご覧ください。
「請求書の再発行を依頼された時の対応方法とは？再発行のポイントや依頼する場合の注意点もご紹介！」
請求書を発行するタイミング
請求書を発行するタイミングは都度方式と掛け売り方式の2種類があり、また請求書の必着日についても配慮する必要があります。以下にそれぞれについて解説します。
都度方式
都度方式は取引が成立して商品やサービスを納入するたび（売上があがるたび）に毎回請求書を発行する方式です。具体的な発行タイミングとしては取引が成立した直後になります。取引があるたびに取引先に請求をして支払いをしてもらうため自社の資金繰りがしやすくキャッシュフローが滞らないのがメリットです。都度方式では売上があがると同時に請求金額が確定することから後述する掛け売り方式のように締め日まで待つことなく請求することが可能です。
新規に取引をする相手や単発の取引を前提とする取引先や入金が確認された後に納品するパターンを取る取引先が主な場合は都度方式が向いているでしょう。ただし取引の回数が多くなるとそれに比例して請求書を発行する回数が増えて手間がかかるのがデメリットです。
掛売方式
掛け売り方式は取引の都度請求書を作成・発行するのではなく一定期間内の取引をまとめて請求書を作成・発行する方式です。一ヶ月の間に何度も取引をする相手や毎月継続的に取引をする相手が主で信頼できる取引先であれば掛け売り方式が向いているでしょう。請求書にまつわる事務処理を一度にまとめて済ませることができることため自社と取引先の双方の事務負担を軽減できます。
掛け売り方式では多くの場合月末を締め日として翌月初めに請求書を発行し、同月末を支払期日として設定する場合は多いようです。請求事務処理を一度にまとめられることで効率が向上するのはメリットですが、入金まで日があくのはデメリットです。掛け売り方式を採用する場合は自社の資金繰りやキャッシュフローを考慮する必要があります。
請求書の必着日
請求書の必着日とは請求書が取引先に届いていなければならない期日のことです。例えば請求書が月末締めで必着日が翌月5日とされている場合は1ヶ月間の取引内容を記載した請求書を翌月の5日までに必ず取引先に到着するように発送しなければなりません。締め日は月末にしている会社が多いようですが、従業員への支払日と重なって事務処理負担が集中しないように10日締めや15日締めにしているケースもあります。
このようなケースでは必着日は20日や25日になることもあります。このように必着日は企業によって異なりますが、取引先が設定した必着日を過ぎてしまうと入金サイクルが次に持ち越されて入金が遅れてしまうこともあるため遅れないように注意が必要です。
なぜ必着日が必要なのか
多くの企業は月次決算を行っていることから毎月末に月次の決算の数字を確定させる必要があります。事前に取り決めた必着日までに請求書が到着しなければその取引先は取引内容を精査することができなく月次の決算の数字が確定できません。必着日までに請求書が到着しなければ取引先に迷惑をかけるのにとどまらず、その月の支払い対象に含まれずに入金が翌月以降になってしまって自社の資金繰りが滞る可能性もあります。
仮に請求書の締め日が月末で必着日が翌月の10日としているなら遅くとも翌月の第一週前半には発送を済ませたほうがいいでしょう。郵送ではどうしても間に合わないのならメールやファックスで送信するなどして何かしらの形で取引先が請求書の内容を確認できるように方策を取るといいでしょう。
請求書に記載する請求の日付
ここでは請求書に記載する支払期限の決め方と支払期限を過ぎても支払いがない場合の対処について解説します。
請求書の支払期限の決め方
確実に請求した代金を回収するためにも、取引先が請求金額をいつまでに支払わなければいけないかを明確にするために支払期日の記載が必要です。一般的には請求書は月末締めで支払期日は翌月末から翌々月末に設定することが商習慣上多いようですが、支払期日を末日に設定しなければいけない決まりがあるわけではありません。
ただ支払期日が請求書ごとにまちまちだと支払う方も混乱しますし、自社への入金も日にちがばらばらになって管理が煩雑になります。継続的に取引をする取引先であれば支払期日は一つに統一したほうが双方にとっていいでしょう。なお下請代金支払遅延等防止法では支払期日は役務の提供を受けてから60日以内のできるだけ短い期間内に設定しなければならないとされています。
支払期限を過ぎても支払いがない場合の対処
請求書に発行日を記載して支払期日もしっかり記載していたにもかかわらず取引先から支払いがない場合の対処方法としてはいくつかあります。1つ目は自社側に何らかのミスはなかったのかを確認することです。請求先や請求内容を間違えていないか、請求書そのものを送るのを忘れていないかなどを確かめます。2つ目は取引先に電話やメールで確認することです。単に支払いを忘れていたり支払期日を誤認していたりした場合ではリマインドすれば解決できます。
3つ目は確実に請求書を送ったことを証明できる内容証明郵便を送付することです。請求書は発行から2年経過すると時効を迎えて効力が喪失しますが内容証明郵便を送付することで半年間の時効延長が可能です。4つ目は裁判所に支払督促の申し立てをすることです。裁判を経て最終的には相手方の財産を差し押さえることも可能になります。
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請求書は発行する側にとっては請求の事実を証明するものであり、受け取る側にとっては支払額が支出であることを証明するものです。未払いを回避するためには請求書に記載した支払い期日が近づいてきたらリマインドするのが有効ですが、多くの業務に追われている経理担当者にとっては難しいこともあるでしょう。そのような場合ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボを導入すれば自動的にリマインドすることが可能になるだけでなく、各種の経理業務を自動化して効率を大きく向上させられます。請求書の発行・送付から始まって集金管理、入金確認・消し込み、未入金の督促に至るまでのプロセスの多くを自動化し、請求書にまつわる業務時間を約80%削減することが可能です。経理担当者が行うのは月に1回請求情報をアップロードするだけで、あとは管理画面で必要な情報をチェックするだけです。
まとめ
請求書の日付は、代金回収のために確定した日付の記載が必要です。税務上は、請求書の日付も大事ですが、重要なのは、業務内容がいつ終わっているかで、実際は11月に終わっている業務なのに、請求書の日付だけ12月にしているのでは認められません。実態に合った日付の記載が必要です。
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