請求書でミスしてしまった場合訂正はできる？対処方法やミスを防ぐポイントをご紹介

請求書 2024.02.16

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請求書でミスをしてしまった場合は訂正ではなく再発行するのが原則です。請求書を通して円滑な取引を行うためにも、この記事では、請求書の再発行が必要な理由、起こり得るミス、ミスを防ぐポイントなどご紹介します。

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訂正ではなく再発行が必要

請求書は取引があったことを証明する証憑書類（しょうひょうしょるい）のため、ミスが発覚した際は原則として再発行を行います。修正テープや修正液はもちろん、二重線と訂正印で訂正するのはマナー違反に当たるため避けましょう。

このように、金銭のやりとりが発生する重要な書類は慎重に取り扱わなければなりません。

請求書発行後にミスに気付いた場合

まずは、取引先に対して、請求書の記載内容に誤りがあったことを謝罪しましょう。そのうえで、請求書の誤りを訂正して再発行します。発送後に記載内容の誤りで請求書を再発行する場合の対応方法やポイントについて、詳しくは以下の記事をご覧ください。

請求書の再発行を依頼された時の対応方法とは？再発行のポイントや依頼する場合の注意点もご紹介！

どうしても再発行できない場合

記載ミスについて、会社の方針などの理由でやむを得ず再発行できない場合は、二重線と印鑑で訂正しましょう。訂正する際に注意するのは、請求書に押した印鑑と同一のものを使うことです。
しかし、上記でも説明したとおり請求書は再発行が原則のため、可能な限りは再発行しましょう。

請求書で起こり得るミス

ここでは、請求書で起こり得るミスの「金額」と「日付」について解説します。

桁数や単価、数量などの金額

金額に関するミスとしては、桁数や単価、数量などの入力ミス、別の取引先の金額に関する取引内容を記載してしまう、などが挙げられます。請求書の金額は、多くの場合、発注書や受注書のデータをそのまま記載するため、ミスは起こりません。

しかし、取引金額が少額あるいは作業工程が少ない案件の場合は、口頭やメールで契約を結んでしまうケースもあるでしょう。契約内容にもよるものの、売買契約や請負契約は「諾成契約（だくせいけいやく）」という双方の合意があれば口頭でも成立する契約です。

このように、発注書や受注書などを介さずに成立した契約は、双方の認識違いが起こりやすい傾向があります。受発注に伴う契約締結を口頭で成立した場合も、後日書面を作成して双方で確認することによって、認識違いによるミスや誤解を防ぐように努めましょう。

請求日の日付

請求書を送付してから入金されるまでの期間は取引先や契約内容によって異なります。例えば、入金後に商品を発送する方法や、商品到着後1週間以内に入金する方法、当月に取引した内容を翌月末に支払う方法が挙げられるでしょう。

1ヶ月分の取引内容を翌月に支払う場合に重要になるのは「請求日」です。月末締めで翌月末払いの処理をしている取引先に「2月15日」「2月28日」「3月1日」それぞれの請求日で請求書を送付したとします。この場合「2月15日」「2月28日」は3月分として処理されるため、入金は3月31日に行われます。

一方、「3月1日」の場合は翌月4月30日に振り込まれるため、3月が決算月などの理由でどうしても月内に入金してほしい場合は、2月を請求日に設定しなければなりません。このように請求日に関する認識不足で日付のミスをすると入金されるタイミングが遅くなるため注意しましょう。

その他起こり得るミス

その他にも、以下のようなミスが起こり得ます。

・税金関連の失敗（消費税変更時、海外の経費など）
・誤送（社内用のものとの混同、宛先間違いなど）
・条件の記載忘れ（振込手数料を負担してほしい旨、再見積もりの可能性がある旨などの記載漏れによる差額の発生）
・印鑑関連（押印のし忘れ、他の担当者が印鑑を持っていて作成・提出に遅れが生じる、など）
・システム関連（エクセルの誤作動によるミス）

請求書のミスを防ぐポイント

請求書のミスはビジネスにおいて不必要な負担や時間の無駄を引き起こす可能性があります。これを避けるために、請求書のミスを防ぐためのポイントを確認しましょう。

1. チェックの厳重化

チェックの厳重化は、請求書の正確性を確保するための基本です。商品やサービスの記載も怠らず、数量と単価に誤りがないことを確認します。さらに、請求先が正しく記載されているか、支払い期日が明確に指定されているかどうかも重要です。必要であればダブルチェックをするようにしましょう。

2. 業務や書類管理の見直し

業務プロセスと書類管理が煩雑になっていると、請求書のミスが発生する可能性が高まりますので改善が必要です。業務プロセスの見直しは、取引の記録、請求書の作成、および確認プロセスに焦点を当てると良いです。ヒューマンエラーを最小限に抑え、業務の円滑な進行を確保するようにしましょう。

3. 請求書管理システムの導入

請求書管理システムを利用することで、請求書の自動発行・送付が可能となり、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。また、過去のトランザクションへのアクセスが容易になり、支払期限のリマインダーも設定できるため、ビジネスプロセスを効果的に管理する手助けとなります。

これらのポイントに留意し、請求書のミスを最小限に抑え、スムーズな取引を確保しましょう。

請求書のミスへの対応は迅速に

請求書の有効期限は2年間と法律で定められているため、2年間債権を行使しないと債権が消滅してしまいます。訂正に2年以上かかることはあまりないかもしれませんが、可能な限り迅速に再発行することを推奨します。

今後、取引の継続が期待できる企業に対してミスがあった場合は、最初の段階で訂正がある旨を伝えましょう。手数料や送料などが取引先の負担であるにも関わらずこちらの負担になっていた場合や、商品やサービスの金額を実際の価格より低く記載してしまった場合は、長期間続くと大きな損害になってしまううえに、取引先に追加の支払いをお願いすることから、慎重な対応が求められます。