請求書でミスをしてしまった場合、どのように対応すべきか悩まれる方もいらっしゃるのではないでしょうか？　なかには、相手先から間違いを指摘されて、対応に苦慮した経験のある方もいらっしゃることと思います。

そこで、この記事では、請求書のミスを指摘された際の対応、起こり得るミス、ミスを防ぐポイント、適格請求書（インボイス）にミスがあった場合の対処などをご紹介します。

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請求書の間違いを指摘された場合

請求書の間違いを指摘された場合、取引先に対して、請求書の記載内容に誤りがあったことをお詫びしましょう。そのうえで、請求書の誤りを訂正して再発行します。

再発行時の具体的な書き方や手順については、以下の記事で詳しく解説しています。
請求書の再発行・日付訂正の書き方は？未入金や紛失時の依頼メール文面も解説

どうしても再発行できない場合

請求書の訂正は再発行が原則であり、二重線と訂正印での修正は請求書の信頼性を損なうおそれがあるため推奨されません。ただし、会社の方針などの理由でやむを得ず再発行が困難な場合に限り、お詫びをしたうえで、発行時に押したものと同一の印鑑を使って二重線と訂正印で修正する方法も考えられます。

ただし、適格請求書（インボイス）の場合は特別な対応が必要です。詳しくは次の章で説明します。
なお、請求書は再発行が原則のため、可能な限りは再発行しましょう。

インボイス（適格請求書）に間違いがあった場合

2023年10月からインボイス制度が開始され、適格請求書に間違いがあった場合の対応には特別な注意が必要になりました。

適格請求書では、売手が単独で訂正印による修正を行うことはできません。以下の3つの対処法が国税庁から示されていますので、いずれかを選びましょう。

対処法1. 修正した適格請求書を改めて発行する

この対処法の場合、誤りがあった事項を修正し、改めてすべての内容を記載した請求書を発行します。

対処法2. 当初の適格請求書との関連性を明示した修正書類を発行する

この対処法の場合、「○年○月○日付○月分請求書について、下記の通り、誤りがありましたので修正いたします」として修正箇所のみを記載した書類を発行します。

対処法3. 買手による修正と売手確認の組み合わせ

この対処法の場合、以下の手順で間違いを修正しつつ、売手（請求書の発行側）にも確認をとることで、請求書を改めて発行せずに済ませることが可能です。

1. 買手（請求書の受領側）が適格請求書の誤りを発見
2. 買手が修正箇所を補完（例：「※は軽減税率対象」等を追記）
3. 売手（請求書の発行側）に修正内容の確認を依頼
4. 売手が確認後、買手が「訂正事項につき○月○日先方確認済み」等を記載
5. 修正された書類を適格請求書として保存

請求書で起こり得る間違い

ここでは、請求書で起こり得る間違いとして、「金額」「消費税」「日付」について解説します。

桁数や単価、数量などの金額間違い

金額に関するミスとしては、桁数や単価、数量などの入力ミス、別の取引先の金額に関する取引内容を記載してしまう、などが挙げられます。請求書の金額は、多くの場合、発注書や受注書のデータをもとに記載するため、比較的ミスが起こりにくい部分です。 しかし、転記ミスや参照元データの誤りがそのまま反映されるケースもあるため、油断はできません。

しかし、取引金額が少額あるいは作業工程が少ない案件の場合は、口頭のみで契約を結んでしまうケースもあるでしょう。契約内容にもよるものの、売買契約や請負契約は「諾成契約（だくせいけいやく）」という双方の合意があれば口頭でも成立する契約です。

このように、発注書や受注書などを介さずに成立した契約は、双方の認識違いが起こりやすい傾向があります。口頭で契約を結んだ場合も、後日書面を作成して双方で確認することによって、認識違いによるミスや誤解を防ぐように努めましょう。

消費税に関する間違い

消費税の記載間違いは、特にインボイス制度開始後に注意が必要な項目です。以下のような間違いが起こりやすくなっています。

・税込・税抜の混在や誤記載
・適用される消費税率の間違い（10%と8%の軽減税率）
・軽減税率対象品目である旨の記載漏れ
・適格請求書発行事業者登録番号の記載間違い
・消費税額の端数処理ミス（明細行ごとに端数処理して合算する誤った処理など）

特に軽減税率に関する間違いは、食品や新聞などが対象となるため、これらを扱う事業者は「軽減税率対象品目である旨」の記載が必要です。
この記載が漏れた場合は、前述の「インボイス（適格請求書）に間違いがあった場合」の対処法に沿って訂正する必要があります。

また、消費税額の端数処理については、「1つの適格請求書につき、税率ごとに1回」行う必要があります。明細行ごとに端数処理した金額を合算する方法は認められていないため注意が必要です。

端数処理のミスが発覚した場合も、前述の「インボイス（適格請求書）に間違いがあった場合」の対処法に沿って訂正対応を行ってください。
なお、適格請求書ではない通常の請求書（区分記載請求書等）で消費税の記載に誤りがあった場合も、原則として再発行により訂正します。

請求日の日付間違い

請求書を送付してから入金されるまでの期間は取引先や契約内容によって異なります。例えば、入金後に商品を発送する方法や、商品到着後1週間以内に入金する方法、当月に取引した内容を翌月末に支払う方法が挙げられるでしょう。

1ヶ月分の取引内容を翌月に支払う場合に重要になるのは「請求日」です。月末締めで翌月末払いの処理をしている取引先に「2月15日」「2月28日」「3月1日」それぞれの請求日で請求書を送付したとします。この場合「2月15日」「2月28日」はいずれも2月締め分として処理されるため、入金は翌月末の3月31日に行われます。一方、「3月1日」の請求日では3月締め分となり、入金は4月30日になります。

そのため、3月が決算月などの理由でどうしても月内に入金してほしい場合は、2月中の日付を請求日に設定しなければなりません。このように請求日に関する認識不足で日付のミスをすると入金されるタイミングが遅くなるため注意しましょう。

その他起こり得る間違い

その他にも、以下のような間違いが起こり得ます。

・住所の間違い（請求先・請求元の住所の誤記載、移転・合併による旧住所の使用など）
・誤送（社内用のものとの混同、宛先間違いなど）
・条件の記載忘れ（振込手数料を負担してほしい旨、再見積もりの可能性がある旨などの記載漏れによる差額の発生）
・印鑑・電子署名関連（押印忘れ、電子印鑑や電子署名の付与忘れ・設定ミスなど）
・システム関連（エクセルの誤作動による間違い）

住所の間違いは、取引相手への書類送付や、請求書の発行者特定に支障をきたすおそれがあります。特に適格請求書（インボイス）では、発行事業者の氏名または名称・住所が必要記載事項の一つとなっているため、住所に誤りがあった場合は訂正が必要です。
住所間違いの訂正も再発行が原則となります。適格請求書（インボイス）の場合は、前述の「インボイス（適格請求書）に間違いがあった場合」の3つの対処法に沿って対応してください。

なお、請求書における住所の書き方の詳細は「請求書に住所は必要？書き方や自宅以外への請求について解説」をあわせてご覧ください。

請求書のミスを防ぐポイント

請求書のミスはビジネスにおいて不必要な負担や時間の無駄を引き起こす可能性があります。これを避けるために、請求書のミスを防ぐためのポイントを確認しましょう。

1. チェックの厳重化

チェックの厳重化は、請求書の正確性を確保するための基本です。商品やサービスの記載も怠らず、数量と単価に誤りがないことを確認します。さらに、請求先が正しく記載されているか、支払い期日が明確に指定されているかどうかも重要です。必要であればダブルチェックをするようにしましょう。

2. 業務や書類管理の見直し

業務プロセスと書類管理が煩雑になっていると、請求書のミスが発生する可能性が高まりますので改善が必要です。業務プロセスの見直しは、取引の記録、請求書の作成、および確認プロセスに焦点を当てると良いです。ヒューマンエラーを最小限に抑え、業務の円滑な進行を確保するようにしましょう。

3. 請求管理システムの導入

請求管理システムを導入することで、請求書のミスを減らすことができます。
当社の「請求管理ロボ」であれば、一度設定を完了させてしまえば、次回以降は請求書発行日をキーに請求書が自動生成されるため、手入力による入力ミスや転記ミスを防ぐことができます。

また、「請求管理ロボ」は請求書作成ソフトとして請求書の複製や手動発行、請求書発行前のプレビュー確認や請求書発行後の再編集も可能です。発行前にプレビューで内容を確認できるため、誤った請求書を送付するリスクを軽減できます。

▼請求管理ロボのプレビュー確認で表示される請求書イメージ

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請求情報を一度登録すれば請求書発行予定日のAM1時に請求書が自動で発行されるため、桁数・単価・数量などの入力ミスや転記ミスを発行段階から抑えられます。適格請求書（インボイス）については、自社の登録番号を登録し、登録番号・税率ごとの消費税額及び適用税率を記載した適格請求書に対応します。

さらに、商品ごとに標準税率（10%）と軽減税率（8%）を設定でき、1枚の請求書に併記することが可能で、適格請求書に対応した税率で消費税を自動計算します。これにより、適用税率の間違いや軽減税率対象品目の記載漏れ、消費税額の端数処理ミスといったインボイスで起こりやすい誤りの防止に役立ちます。

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