請求書でミスしてしまった場合訂正はできる?再発行のポイントやケースごとに対処法をご紹介

請求書

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請求書でミスをしてしまった場合は訂正ではなく再発行するのが原則です。また、再発行する際はいくつかポイントをおさえる必要があります。請求書を通して円滑な取引を行うためにも、この記事では、請求書の基本的な知識や再発行が必要な理由、起こり得るミス、再発行のポイント、ケースごとの対処法など請求書の再発行に役立つ情報をご紹介します。

※目次※
1.請求書の基本
2.訂正ではなく再発行が必要
3.請求書で起こり得るミス
4.請求書を再発行するポイント
5.ケースごとの対処方法
6.請求書の有効期限
7.請求書を効率的に再発行するなら「請求管理ロボ」にお任せください
8.まとめ

請求書の基本


ここでは、請求書について知っておきたい知識を解説します。

そもそも請求書とは

提供した商品やサービスの代金を請求するために発行する書類が「請求書」です。請求書は、サービスを提供した証明となる書類であるとともに、顧客の支払い忘れを防止する役割を持ちます。発行することを法律で義務付けられているわけではないため、受注側と発注側双方が合意していれば発行しなくても問題ありません。

しかしながら、代金が回収できない、支払金額と請求金額に相違が見つかるといったトラブルを防ぐためには、双方で確認できる書類を取引の証拠として残すことが重要です。したがって、請求書と併せて取引の証拠書類となる「納品書」「受領書」「検収書」なども双方間で作成しておくと安心して取引を行うことができます。

納品書は受注側が発注側に商品を納めたことを証明するもので、受領書は発注側が受注側に対して商品やサービスを受け取ったことを証明する書類です。また、検収書は発注側が納品された商品に数や品質などに問題ないことを確認した際に発行する書類です。

このように、取引があったことを証明する書類が複数あることで、各段階におけるやりとりの認識を明確にし、認識の齟齬を防ぐことができます。

記載する項目

請求書に明確な記載形式はありませんが、おさえておくべき項目がいくつかあります。詳細は以下の通りです。

・タイトル
請求書と一目で分かるように大きめの文字で明記します。

・請求者の情報
請求者の会社名や住所を記載し、請求者の情報にやや重なるように社印を捺印します。

・宛名
会社名は必須ですが、住所などのその他の情報を記載するかは企業によって異なります。

・発行日
取引先の都合に合わせて事前に決定した発行年月日を記載します。

・管理番号
効率的に管理するために管理番号を記載しておきます。取引先から問い合わせがあった際や訂正が必要な場合に役立つ情報です。

・商品やサービスの詳細
取引をした商品やサービスの名称や単価、数量などを記載します。

・取引金額の詳細
取引金額や小計、消費税、合計額などを記載します。消費税が内税の場合は「内税」と明記しましょう。

・請求金額
取引金額を全て合わせた小計に消費税を足した合計金額を請求金額として大きく明記します。なお、非法人の弁護士や司法書士、税理士などの支払いは源泉徴収の対象になることもあるので注意しましょう。

・指定の振込先
銀行名や支店名、預金種別、口座番号、口座名義などを記載します。取引先が振り込みやすいように銀行コードと支店コードも併せて記載しておきましょう。

・代金の支払期日
取引先と契約時に決定した支払期日を記載します。取引先に対するリマインドになることに加え、自社の入金確認のタイミングを再認識できます。

・備考
振込手数料をどちらが負担するかなど取引に伴う条件を明記しておきます。

発行するタイミング

発行するタイミングは、BtoB取引で「掛売り方式」と「都度方式」のどちらの請求方法を採用しているかによって異なります。

・掛売り方式
継続して取引がある取引先や信用のある取引先に対し、ひと月に1回程度のペースで代金を受け取る方式です。契約時に締め日と発行日を取り決めますが、月末締めの場合は支払いが翌月に繰り越されてしまう可能性もあるため、その月のうちに支払えるか確認しておきましょう。

・都度方式
新規の取引先やスポット取引先から取引が発生するごとに代金を受け取る方式です。納品物を渡す前のタイミングであれば「前払い」として発注を受けた直後に発行します。しかしながら、相手が確認しやすく支払忘れが起こりにくいことから、納品物と同時に提出するのが一般的です。

取引先との信頼関係や取引の大きさ、継続期間などを考慮して発行するタイミングを決定しましょう。

訂正ではなく再発行が必要

請求書は取引があったことを証明する証憑書類(しょうひょうしょるい)のため、ミスが発覚した際は原則として再発行の手順を踏む必要があります。修正テープや修正液はもちろん、二重線と訂正印で訂正するのはマナー違反に当たるため避けましょう。また、見積書や納品書にミスがあった場合も請求書と同様に再発行しなければなりません。

このように、金銭のやりとりが発生する重要な書類は慎重に取り扱わなければなりません。

請求書で起こり得るミス

ここでは、請求書で起こり得るミスの「金額」と「日付」について解説します。

桁数や単価、数量などの金額

金額に関するミスとしては、桁数や単価、数量などの入力ミス、別の取引先の金額に関する取引内容を記載してしまう、などが挙げられます。請求書の金額は、多くの場合、発注書や受注書のデータをそのまま記載するため、ミスは起こりません。

しかし、取引金額が少額あるいは作業工程が少ない案件の場合は、口頭やメールで契約を結んでしまうケースもあるでしょう。契約内容にもよるものの、売買契約や請負契約は「諾成契約(だくせいけいやく)」という双方の合意があれば口頭でも成立する契約です。

このように、発注書や受注書などを介さずに成立した契約は、双方の認識違いが起こりやすい傾向があります。受発注に伴う契約締結を口頭で成立した場合も、後日書面を作成して双方で確認することによって、認識違いによるミスや誤解を防ぐように努めましょう。

請求日の日付

請求書を送付してから入金されるまでの期間は取引先や契約内容によって異なります。例えば、入金後に商品を発送する方法や、商品到着後1週間以内に入金する方法、当月に取引した内容を翌月末に支払う方法が挙げられるでしょう。

1ヶ月分の取引内容を翌月に支払う場合に重要になるのは「請求日」です。月末締めで翌月末払いの処理をしている取引先に「2月15日」「2月28日」「3月1日」それぞれの請求日で請求書を送付したとします。この場合「2月15日」「2月28日」は3月分として処理されるため、入金は3月31日に行われます。

一方、「3月1日」の場合は翌月4月30日に振り込まれるため、3月が決算月などの理由でどうしても月内に入金してほしい場合は、2月を請求日に設定しなければなりません。このように請求日に関する認識不足で日付のミスをすると入金されるタイミングが遅くなるため注意しましょう。

その他起こり得るミス

その他にも、以下のようなミスが起こり得ます。

・税金関連の失敗(消費税変更時、海外の経費など)
・誤送(社内用のものとの混同、宛先間違いなど)
・条件の記載忘れ(振込手数料を負担してほしい旨、再見積もりの可能性がある旨などの記載漏れによる差額の発生)
・印鑑関連(押印のし忘れ、他の担当者が印鑑を持っていて作成・提出に遅れが生じる、など)
・システム関連(エクセルの誤作動によるミス)

請求書を再発行するポイント

ここでは、請求書の再発行時におさえておきたい点を解説します。

再発行の請求書とわかるようにする

再発行の請求書と一目で分かるように「請求書(〇月〇分付請求分の再発行)」などのタイトルを付けましょう。中にはスタンプを活用している企業もあります。

取引先が混同してしまったり、二重請求の要因になってしまったりするため、訂正前後の区別は明確にしておきます。また、請求書のミスによって取引先に迷惑が生じた場合は速やかにお詫びの連絡を入れ、再発行したものを送付することを伝えましょう。

前回発行した請求書と管理番号を連番にする

前回発行した請求書と管理番号を連番にし、再発行のものであることを明記します。これは訂正前後の請求書を適切に管理することによって、新たな売上でないことが判断でき、経理作業に混乱が生じるのを防げるからです。

また、市販の請求書を利用する場合は複写式のものを採用し、あらかじめ連番を振っておくと効率的に管理できます。

いずれの場合でも、自社に合った方法で訂正前後の請求書を判別できるようにしておきましょう。

発行日は変えない

再発行する請求書は訂正前のものと発行日を変える必要はありません。請求書の作成自体法律で定められているわけではないため、明確な記載ルールはありませんが、請求書は企業間で取引があったことを証明する重要な書類のため、訂正前の発行日をそのまま記載して透明性を保つことが重要です。

紛失やミスによる再発行は発行日を変えないことが一般的ですが、念のため取引先に確認をとっておくと良いでしょう。

ケースごとの対処方法


ここでは、ケースごとの再発行で気を付けるべきことをご紹介します。

どうしても再発行できない場合

取引先から再発行依頼を受けるケースでは、「紛失によるもの」か「経費の水増し形状が目的」かが判断できず、再発行できないことがあります。あるいは会社の方針でやむを得ず再発行できない場合は二重線と印鑑で訂正しましょう。

訂正する際に注意するのは、請求書に押した印鑑と同一のものを使うことです。しかし、請求書や見積書、領収書は再発行が原則のため、可能な限りは再発行しましょう。

取引先が請求書を紛失した場合

まずは紛失した請求書の取引先企業名や氏名、再発行を希望している請求書の内容を確認します。あらかじめ管理番号を振り分けていれば、確認作業が効率的になるでしょう。

再発行は、前回発行したものをそのまま印刷すると二重請求になりまねません。したがって、「再発行」と明記したものを発行します。

また、再発行した請求書を郵送する際は送付状も添えましょう。送付状には請求書の紛失に伴う再発行の旨を記載し、前回の請求書が見つかった場合は差し替えと破棄を依頼する旨を記載します。

このように、紛失の原因が取引先にあったとしても丁寧な対応を心掛けましょう。

請求書のミスに自分で気が付いた場合

郵送後に請求書のミスに気が付いた場合、迅速に取引先に電話にて連絡を入れましょう。誠意を伝えるためにもメールではなく電話で伝えることが重要です。

そして、再発行した請求書に同封する案内状には、請求書の誤りに対する謝罪と修正した請求書を同封している旨、そしてミスのあった請求書の破棄のお願いを記載しましょう。今後も良い関係性を築いていくためには丁寧に謝罪し、再発防止に努める姿勢を表すことが肝要です。

支払期日を過ぎてから再発行する場合

請求書記載の支払期日を超過してから再発行する場合は、原則として前回発行時から支払期日を変更する必要はありません。ただし、契約書に「支払期日までに支払がなければ延滞利息を課す」といった内容を明記してある場合はその旨を記載し、支払期日を新たに設けなければなりません。この場合、同封する送付状にも期日の延長について記載します。延長期限は2週間~1ヶ月程度とするのが一般的です。

このような事態を防ぐためにも、請求書が届いたか取引先に確認の連絡を入れる、支払期日前に電話連絡する、などの対策をとると良いでしょう。

請求書の有効期限

請求書の有効期限は2年間と法律で定められているため、2年間債権を行使しないと債権が消滅してしまいます。訂正に2年以上かかることはあまりないかもしれませんが、可能な限り迅速に再発行することを推奨します。

今後、取引の継続が期待できる企業に対してミスがあった場合は、最初の段階で訂正がある旨を伝えましょう。手数料や送料などが取引先の負担であるにも関わらずこちらの負担になっていた場合や、商品やサービスの金額を実際の価格より低く記載してしまった場合は、長期間続くと大きな損害になってしまううえに、取引先に追加の支払いをお願いすることから、慎重な対応が求められます。

請求書を効率的に再発行するなら「請求管理ロボ」にお任せください

請求書の再発行は手続きが煩雑ですが、「請求管理ロボ」であれば効率的に実行可能です。

「請求管理ロボ」の再発行機能は、主に未収の請求書を決済情報や決済期限を変更して再請求する場合に利用します。再発行の元となる請求書は自動的に「無効」に更新されますが、売上は無効にはなりません。

請求管理ロボでの再発行は以下の手順で行います。

・メニュー→集計→請求結果一覧より再発行を選択
・再発行したい請求書を選択する
・再発行をクリックする
・請求書情報の変更が必要な場合は変更する
・再発行をクリックして完了

たったこれだけのステップで再発行が完了しますので、再発行業務の効率を大幅に向上させられます。

請求管理ロボ」は請求・集金・消込・催促の自動化と一括管理ができるクラウド請求書システムです。請求業務の効率化を図るなら、大手企業から中堅・中小企業まで500社以上の導入実績がある「請求管理ロボ」にお任せください。

まとめ

この記事では、請求書でミスしてしまった場合は「訂正をせずに再発行するのが原則」というルールについて解説しました。再発行する際は、ケースによって付随する対応が異なるため、適切な対応が行えるように心掛けましょう。

再発行を含む請求業務の効率化を図るのであれば、「請求管理ロボ」にぜひご相談ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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