請求書発行はアウトソーシングが最適!効果や注意点など徹底解説!

請求業務

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企業が商取引を行って商品やサービスを納入したら、請求書の発行が必要です。発行するタイミングが悪かったり、記載事項に誤記や漏れがあったりすれば取引先に迷惑をかけるだけでなく、代金の未回収を招く恐れもあります。

請求書発行に要する個々の作業は難易度の高いものではありませんが、取引先数が多くなると全ての請求書を間違いなく、かつ所定の期日までに発行するのは大変な労力と言えるしょう。そこで検討すべきなのは請求書の発行をアウトソーシングすることです。本記事では、請求書をアウトソーシングする方法、期待できる効果、デメリットなどについて解説します。

請求書発行の手順をおさらいしよう


ここでは請求書の発行はどのような手順を踏むのかについて改めておさらいします。代表的な手順は以下の通りです。

(1)請求の種類と金額の確定:掛け取引で代金を1ヶ月分まとめて請求する締め請求か、代金を取引があるごとに請求する都度請求かを決め、請求金額を集計し、金額を確定。
(2)請求書の作成:請求者名称、請求内容、請求金額、取引年月日などの必要事項を請求書フォーマットに入力して作成。
(3)承認:作成した請求書を所属長に見せて承認を依頼。
(4)印刷:PDFファイル形式メールを使用して送るのでなければ、紙に印刷して押印。
(5)封入:印刷した請求書と必要に応じて挨拶文や納品書も一緒に封筒に封入し、宛名ラベルを貼り付け。
(6)発送:請求書を入れた封筒を郵便局に持っていくか集配サービスを利用して発送。

請求書発行はアウトソーシングで効率化!


請求書発行は一つひとつの作業の難易度は高くありませんが、取引件数が多くなると担当者の負担が大きくなります。ここでは、請求書発行業務の抱える課題とアウトソーシングについて解説します。

請求書発行業務の課題

請求書発行業務の課題としては以下のようなものが挙げられます。

(1)請求金額や支払いサイトに誤記がないように正確に作業せねばならず、精神的に負担が多い。
(2)印刷した請求書に1枚1枚角印を押すのに手間がかかる。
(3)人為的なミスで請求書を他の取引先に送ってしまうことがある。
(4)印刷した請求書の控えをファイリングして管理するのに手間がかかる。
(5)請求書を発送する際、封筒に宛名ラベルや切手を貼っていく手作業が煩わしい。
(6)請求書を発行・発送したのか、未了なのかなどの進捗状況が担当者しか分からない。
(7)上記の一連の作業は取引件数の増加に伴って担当者の負担が大きくなる。

請求書発行のアウトソーシングとは?

請求書の発行業務は締め日の月末に集中して発生し、作業も定型的なものであるため、アウトソーシングしやすい業務と言えるでしょう。請求書発行のアウトソーシングとは、企業経営上必ず発生する請求書発行業務を代行業者に委託し、請求書の作成、印刷、封入、発送までの作業を依頼するものです。

請求書発行業務の外部委託は、取引件数が少ない場合はコストメリットが見えづらく、繁忙期を乗り切れば社内で何とかなるため、初期費用がかかるなどの理由で利用をためらうケースもあります。しかし、最近ではクラウドサービスが充実し、初期費用も安価または無料で、1件だけからでも依頼できるアウトソーシングサービスも選べることから一考してみる価値はあると言えるでしょう。

請求書発行をアウトソーシングするとどのような効果が期待できる?


ここでは、請求書発行業務をアウトソーシングすることによって期待できる効果について解説します。

請求書発行の業務の効率化できる

請求書発行で発生する一連の業務をアウトソーシングすれば、請求データをCSVファイル形式で送信するか、用意されたフォーマットに入力するだけで簡潔に請求書作成を済ませられます。その後は印刷、封入、発送の作業が終わるのを待つだけでよく、請求書発行業務の大幅な効率化が可能です。

また、代行業者とのやり取りは全てメールやWebサイトを経由したデータで行えるため、時間や場所を問わずに請求書発行業務をこなすことができます。

人的ミスを防止する

請求データを手作業で請求書フォーマットに入力していたり、請求金額の計算に電卓を使っていたりなどしていると、気を付けていても入力ミスや計算ミスを起こしてしまうものです。
また、封筒に請求書を封入する作業をしている最中には間違って別の宛先に請求書を発送してしまったり、同じ請求書を2回送付してしまったりといった確認不足によるミスも起こり得ます。

請求書発行のアウトソーシングを引き受ける代行業者の多くは発行プロセスの多くをシステム化・自動化しており、人的ミスが起こる可能性は非常に低いと言えます。委託元の企業から受け取った請求データを代行業者が加工することはないため、請求データさえ正確であればミスが発生する心配は無用でしょう。

本来の業務に注力できる

請求業務における作業の多くはデータ入力や印刷、確認、封入、発送といったルーティンワークです。取引件数が増えれば請求業務だけでなく入金管理、督促、入金消し込みなどの業務も比例して増えてくるため、経理担当者だけでなく営業担当者までが駆り出されることもあるでしょう。

このような課題を解決する方策としても請求業務のアウトソーシングはおすすめです。煩雑な請求業務から解放されれば、経理担当者は戦略立案、予算管理、決算業務といった本来のコア業務に集中することが可能になり、より多くの付加価値を生むことができるでしょう。営業担当者も顧客対応、取引先訪問、商談、新規案件発掘といったコア業務に集中できます。

アウトソーシングによって全ての部門が本来のコア業務に集中できるようになれば、事業の成長につながります。

アウトソーシングのデメリットも理解しておこう


ここまでアウトソーシングのメリットを紹介してきましたが、デメリットがあることも忘れてはいけません。以下にデメリットの例について解説します。

社内に業務のノウハウが蓄積されない

自社で請求業務を完結させていれば、業務を通して社員が経験値を上げ、知識やノウハウを自然と蓄積していくことも可能です。しかしながら、業務を丸ごと外部の代行業者にアウトソーシングすると一連の業務を経験する機会が失われ、社内で知見を持った人材が育たなくなる恐れがあります。

何らかの事情でアウトソーシングができなくなれば、知識やノウハウの蓄積がなされていないことが大きなリスクとなり得ます。アウトソーシングへの依存度が高ければ、いざ自社で対応しようとしても臨機応変な対応をすることができず、業務の品質を保つのは難しいかもしれません。

他の代行業者に乗り換えてアウトソーシングを継続しようとしても、代行業者間での詳細な引き継ぎは望むべくもなく、安定して請求業務を継続することは難しくなります。

コストが高額になる可能性がある

請求業務をアウトソーシングすることによって経理担当者の残業が減れば人件費の削減が見込めますが、外部委託する業務の量・範囲によってはかえってコストが高額になる可能性もあります。

代行業務の費用は1件当たりで設定されている場合もあれば、月に何回発行するかで設定されている場合もあります。いずれの場合も単価はそれほど高くないものの、件数が増えれば費用もそれなりにかかることでしょう。請求書発行の仕方をカスタマイズしたければ、追加費用が発生することもあります。

請求業務をアウトソーシングする際には、アウトソーシングする目的、アウトソーシングする業務内容、予算の3点を明確にしてから依頼するようにしましょう。
この3点は最も基本的な事項です。委託内容や費用をはっきりさせ、本当にアウトソーシングが必要な業務を見極めることが大切です。

請求書発行に限らず請求業務全体をアウトソーシングするのもおすすめ


請求書発行業務だけでもアウトソーシングの効果は大きいものの、請求業務全体をアウトソーシングするのもおすすめです。以下にアウトソーシングの進展と効果について解説します。

近年は請求業務のアウトソーシングが急速に進んでいる

近年は、顧客ニーズの多様化により経営の多角化が求められていることと、若年層の人口減少により人材不足が起きていることの2点によって、請求業務のアウトソーシングが急速に進んでいます。
経営の多角化については、企業が事業を多角化することによってリスクヘッジを図り、収益が大きく変動しないように経営をしていくことが進んでいる現状があります。多角化を進めるためには経営資源を有効に活用し、効率化を進め、業務の質を維持していかねばいけません。付加価値の低い業務をアウトソーシングすることで新たな事業戦略の展開が可能になることから、請求業務を外部に委託する需要が増えています。

人材不足については、少子高齢化が進んだことで社員の確保に難儀している企業が増える一方で、一人当たりの業務量は増え続けています。アウトソーシングの社員を雇用せずに人材不足を補完できる仕組みが、社員のキャパシティを超えて業務が停滞するのを防ぎたい企業のねらいに合致しているのです。

請求業務のアウトソーシングにはどのような効果がある?

請求書を印刷するためのパソコン・プリンター・用紙の費用などは分かりやすいものの、人件費に関しては実態の把握が困難です。だからこそ請求業務をアウトソーシングすることによって人件費という見えにくいコストが浮かび上がり、コスト削減の対象として分かりやすくなる効果があります。

また、社内で手作業によって請求業務をこなしているとどうしてもヒューマンエラーは起こるものです。特に請求書に記載する商品の数量を間違えたり、請求金額の計算間違えをしたりといったことはありがちなミスです。先述した通り、請求業務のアウトソーシングを引き受ける代行会社はシステムを用いて自動的に請求業務をこなしていくため、ヒューマンエラーが入る余地はほとんどないと言っていいでしょう。

アウトソーシングを上手に活用するには

アウトソーシングを上手に活用するポイントとしては、委託する業務範囲の明確化、セキュリティ水準の確認、サポート対応の確認の3点が挙げられます。

業務範囲に関しては、コア業務は社内でこなす前提で、それ以外の業務についてどの範囲まで委託するのかを明確にすることが大切です。請求業務にかかるコストを削減したいのか、少ない人数でも請求業務が回るように効率を向上させたいのかといった狙いが定まれば、アウトソーシングの活用目的を絞り込みやすくなるでしょう。

セキュリティ水準に関しては、業務を外部に委託することで情報漏洩のリスクが高まることは否定できません。代行業者が万全なセキュリティ対策を講じたシステムを持っているか、個人情報の取り扱いについて明確なセキュリティポリシーを設定しているかなどは最初に確認したいポイントです。

サポートに関しては、自社の担当者が交代しても引き続き同質のサポートが得られるか、担当者が困っている時にすぐにサポートしてもらえる体制があるかなどをみるといいでしょう。

請求まるなげロボを導入して請求書発行を含む請求業務をアウトソーシングしよう!


請求業務は取引件数が増えるのに比例して業務負荷が重くなり、お金がかかわる仕事のためにミスが許されないという心理的なストレスが大きい業務です。そんな請求業務の課題を抱えているならば、ROBOT PAYMENTの請求まるなげロボに面倒な仕事を全てお任せください。

請求まるなげロボは請求書発行のみならず、与信審査、請求書発送、集金、入金消し込み、督促に至るまでの全ての請求業務をお任せいただけるアウトソーシングサービスです。経理担当の方がする作業は月に一回請求データをCSVファイルでアップロードするだけです。あとは請求まるなげロボが全てを代行して入金を待つだけで、経理担当の方は非生産的な業務から解放されて未回収リスクを心配する必要もありません。

文字通り全てを丸投げしていただけるサービスですが、請求状況や入金履歴などの取引の状況はクラウド上に用意されたダッシュボードでいつでも一目で確認が可能です。万が一入金遅延や貸し倒れで未回収が発生しても、弊社の審査を通過した債権であれば入金を100%保証します。

まとめ

売掛金の管理がずさんで、未回収のまま放置されているようでは企業の存続はままなりません。しかしながら、請求業務は何かと手間がかかり、非効率的で多くの担当者がストレスを感じる業務でもあります。
請求業務の無駄を省いて未回収リスクを減らし、本来のコア業務に集中できるようにするためにはアウトソーシングがおすすめです。そして、信頼できるアウトソーシング先をお探しならROBOT PAYMENTが提供する「請求まるなげロボ」の導入をぜひご検討ください。請求担当の方が付加価値の低いルーティンワークに煩わされることがなくなり、人件費のみならずさまざまな面でもコスト削減と業務の大幅な効率化が可能になります。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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