請求書の値引きはどう書く？正しい書き方を分かりやすく解説！
大量購入やクレーム対応などで、製品やサービスの代金を値引きして請求書を発行することがあります。単純に商品の金額から値引き金額を減算してしまうと消費税の計算で問題が生じる場合があるため、経理では正しく値引き処理を行った請求書の作成が必要不可欠です。
また、会計ソフトを利用する場合においても正しい設定を登録しておかなければ、結局は手作業で値引きし直す手間が発生し、会計ソフトを使用するメリットが半減してしまいます。この記事では、請求書における値引きの正しい書き方を分かりやすく解説しています。
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請求書に「値引き」が発生するケース
請求書に値引きを表記するケースにはいくつかの場面が想定できます。以下にその一例をご紹介します。
クレームによる値引き
製品やサービスなどの販売した商品を先方が受領した後、商品の返金や返品を伴わないレベルの不具合が生じていた場合に、割引処理で対応を行うことがあります。
しかし、経緯を示さずそのまま減額してしまうと、契約書に記載されている金額と差異が発生してしまいます。契約時の価格と実際の販売価格に差異があることは、経理処理場のミスやトラブルに発展する恐れがあるため、処理には細心の注意を払う必要があります。
大量購入による値引き
取引先が商品をまとめて大量に購入してくれた場合に、通常よりも価格を下げて販売することがあり、これを「売上割戻」と言います。また、売上割戻はそのほかにも「ボリュームディスカウント」「リベート」と呼ばれることがあります。この場合、クレームによる値引きと同じ考え方で、契約時の販売価格を維持し、割戻された金額をマイナスして計算します。
相殺による値引き
取引先への返品などを理由に返金の義務が生じ、さらにその残額が残っている場合には、新たな取引の請求金額の全てまたは一部を相殺し、請求金額から値引きをすることがあります。
例えば、過去の取引で不良品が発生し、返品に伴い500,000円の返金が行われることになったとします。新たな取引で1,000,000円の発注があった際には返金分の500,000円と相殺、請求金額1,000,000円から500,000円を減算して請求することになります。
「値引き」の表記方法
正しい表記方法は取引先との信頼関係や税務処理の健全性につながるため非常に重要なポイントです。ここでは、正しく値引き処理をした請求書の作成方法をご紹介します。
項目の表記方法
値引き項目の表記方法に特別な決まりやルールは存在していません。しかし、「値引き」や「相殺」といった減額の理由を明記して、減額の事実が間違いなく伝達できる表記にしておかなければなりません。
値引きを項目に表記するにはまず、値引き前の製品やサービスの「数量×単価」の金額が示されていることが必須です。次にその下の項目に品目を「値引き」や「相殺」として、金額欄にマイナスの金額を記します。この際、値引き項目を商品項目とは別に設けます。販売価格に対して値引き項目を個別に設定することで、見積書の時点での販売価格を表記したまま割引の対応が可能になる点がポイントです。
また、マイナス金額で値引きの事実のみを示すのではなく、なぜ値引きされたかの理由も併せて明記することが望ましいです。取引上、納期調整などで値引きが実施されることは珍しくありません。そこで備考欄に「どのような理由で値引きを実施したか」を書面に残しておくことで、双方の認識のズレをなくし、後々トラブルが発生するリスクを減らすことができます。
金額の表記方法
値引き金額を示す時、他の金額との違いを明確にするために「▲」や「－（マイナス）」を使用します。この金額がマイナスを示すものであることを明確にする意味と、後から改ざんや訂正が出来ないようにする目的があります。
なお、マイナスの意味で用いられる「▲」や「－」は法律などで定められた書式ではありませんが、慣例上一般的な表記方法として認知されています。そのため、独自ルールでマイナス金額を表記する場合、長く関係が続いている取引先であれば認識してもらえますが、初めての取引をする相手には値引きの意図が正しく伝わらないこともあります。したがって、特に必要性がない場合は「▲」や「－」以外の記号や文字色変更などの独自ルールでの表記は行わず、一般的な商慣習に則った表記に揃えましょう。
また、請求書に請求金額を記載する際に通常行っている表記形式を踏襲して、値引き金額にもカンマを付けて区切ります。「1,000,000」といったようにカンマで区切ることで、改竄防止と可読性を保つ意味があります。
「値引き」を記載する時の留意点
先方との取引において値引きがどのように扱われたか、認識の行き違いを起こさないためにも正確に金額や経緯が明示されている必要があり、処理を行う際にはいくつかの留意点があります。
消費税の計算
商品価格の値引きをする際に先に、消費税を計算してから税込みの値引きをする場合と、税抜きの商品価格の値引きをしてから消費税を計算する場合とでは、請求金額に違いが生じます。
消費税を先に計算してしまうと、経理処理にて税抜価格を算出する際に、端数が出て処理が煩雑になる場合があります。消費税を先に計算するより税抜きの価格での値引き額を計算しておくのが一般的です。
例えば、税抜15,200円、税込16,416円（税率8％）の商品価格の下3桁を切り捨てて値引きするとします。税抜金額から値引きすると、200円を差しいて引くと15,000円、これに8%の税率をかけると税込みで16,200円です。一方税込価格から値引きする場合では、税込金額は16,000円とキリのいい数字になりますが、税抜き価格を計算すると14,814.814…と小数点以下の端数が出てしまいます。
消費税を先に計算するより税抜きの価格での値引き額を計算しておいた方が無難でスムーズなのです。
会計ソフトに「値引き」項目がない場合
会計ソフトによっては値引き項目が備わっていない場合は、手作業でマイナス金額の項目を新たに追加する必要があります。
まずは商品名と単価・数量は通常の処理に従って入力を行います。次に商品名項目に「値引き」などマイナス金額の理由を入力します。そして、金額欄に値引き金額をマイナス表記で入力します。ほとんどの会計ソフトではマイナス金額の頭に「−」を入力することで、減算処理が行われます。
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まとめ
請求管理業務は、経営の健全性を維持する極めて重要な業務のひとつです。どれだけ事業が成功していたとしても、請求書によって正しく売上金を回収できなければたちまちキャッシュフローが悪化し、事業の継続が危ぶまれてしまいます。
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