請求書では消費税をどう記載するべき?インボイス制度についても紹介 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

請求書では消費税をどう記載するべき?インボイス制度についても紹介

請求書

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請求書とは、商品やサービスの提供に対し、その対価を支払ってもらうために発行する書類です。請求書の書式には法律上のルールは存在しませんが、一般的には国税庁が定めるルールを参考にすることが多く、その中でも「消費税」をどのように記載するかについては複雑なルールが定められています。
この記事では、請求書における消費税の取り扱いについて詳しく解説していきます。

請求書の発行と消費税法

企業にとって請求業務は必要不可欠ですが、請求書の発行には消費税法が大きく関係しています。請求書の記載事項には消費税法に関連する項目が含まれるので、計算ミスや記入漏れを防ぐためにも、その関係性を理解しておく必要があります。

請求書の発行は消費税法で定められている

消費税を経費として計上する際には、請求書が必ず必要であると消費税法で定められています。また、請求書に記載すべき項目も決まっており、取引を円滑に進めるためにも、きちんと消費税法について理解しておく必要があります。2019年10月1日から消費増税・軽減税率制度が実施されるようになり、日々の業務や経理処理に大きく影響してくるようになりました。特に、具体的な金額の記載方法など混乱しやすい箇所も多いので注意するようにしましょう。

そもそも消費税法とは

消費税法とは、その名の通り消費税について定められた日本の法律です。消費税とは、商品を購入する際や、サービスを受ける際の消費時に課される間接税のことであり、国内で行われるほぼ全ての物品の販売やサービスの提供等を課税の対象としています。そのうえで、消費税法には課税の対象や納税義務者、税額の計算方法や申告など、納税義務の適正な履行を確保するために必要な事項が定められているのです。

消費税法で定められている請求書の必須項目

請求書の発行には、消費税法においてあらかじめ必要項目が定められています。これらが一つでも抜け落ちていると請求書自体が無効となってしまうので、どれも大変重要です。項目ごとに詳しく解説していきます。

請求書の宛名

まず、請求書には「誰に」請求するのかを明確にするため、宛名を記入する必要があります。国税庁によると、請求書の宛名とは「書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称」のことであり、一般的には「株式会社◯◯ 御中」などと記載されます。しかし、法人相手の場合、請求書は請求先企業の購買担当か経理担当者に確実に届くようにしなければなりません。
また、大企業の場合、会社名を記載するだけでは担当者の特定に時間がかかり、請求先に迷惑をかける場合もあります。これらを防ぐためにも請求先の宛名には「部署名」と「担当者名」を記載すると分かりやすいでしょう。

発行日

次に、請求書には発行日を記入する必要があります。請求書の発行日は、「請求書を作成した日」だと思われがちですが、実は作成日と発行日は全く意味が異なります。請求書における「発行」とは、請求書を取引先に提出する前にPDFとして出力したり、印刷したりすることを意味します。
一方、「作成」とは、請求書の内容を作ることを意味します。つまり、請求書を作成したからといって、それが「発行」を意味するとは限りません。請求書の発行日は基本的に、請求先の支払い期日に合わせましょう。

発行者の情報

請求書には「誰から」の請求であるか、という発行者の情報も分かりやすく記載する必要があります。一般的には、題目の右下あたりに記載することが多いです。具体的には「会社名」、「住所」、「所在地」、「連絡先」を記載したうえで、社判を捺印します。
また、社判ではなく、担当者やその上長の名前を記載する場合には、各人の印判を捺印しましょう。ごくたまに、連絡先や担当者名を記載していない請求書もありますが、問い合わせ時にスムーズなので記載しておくほうが良いでしょう。

取引内容

次に、具体的な取引内容について記載します。どの商品・サービスをいくつ取引したのか明確に分かるように記入する必要があります。具体的には、「品目(商品・サービス名)」、「単価」、「数量」「合計」の4項目を記載しておくと取引内容が分かりやすくなります。

物品であれば商品名を記載すれば良いですが、「広告費」や「コンサルティング費」などサービス内容が抽象的すぎる場合や、定期的に同じような項目の取引が続いている場合には、取引内容の詳細を記入すると良いでしょう。例えば、「リスティング広告運用」や「採用サポート」など同じ欄に追記することで、後から見ても把握しやすくなります。

税抜き金額と消費税額、税込みの取引金額

次に、請求書において最も重要な部分である具体的な金額の記載方法についてです。取引金額は、税込みの金額を記載するよう定められています。ただし、表示方法については指定がないので、「税抜き金額」と「消費税額」を記入した上で「税込みの取引金額」を記入するなどして、内訳が分かるようにしましょう。
また、2019年度から消費税が10%となり、それに合わせて軽減税率も導入されたことから新たに「区分記載請求書等保存方式」が取り入れられました。この方式については、「請求書の書き方」の項目で詳しく解説していきます。

売上の規模と消費税の関係

消費税の適応方法は、売り上げの規模によって変わってきます。法人と個人事業によって適応ルールは異なるので、それぞれ具体的に解説していきます。

免税事業者の判定基準

基準期間の課税売上高及び特定期間の課税売上高等が1,000万円以下の事業者は納税の義務が免除され、「免税事業者」となります。なお、免税事業者でも課税事業者となることを選択することができます。免税事業者の判定基準は法人の場合、事業年度である課税期間によって判定されます。具体的には、基準期間(前々年)における課税売上高が1,000万円を超える事業者は消費税の納税義務が発生します。
また、基準期間における課税売上高が1,000万円以下であって場合においても、特定期間における課税売上高が1,000万円を超えた場合は、その課税期間においてはのみ課税義務が発生します。特定期間は、その事業年度の前事業年度開始の日以後6か月の期間のことをいいます。

消費税の仕入税額控除

仕入税額控除とは、消費税の課税売上にかかる消費税から「課税仕入」にかかる消費税を控除することを意味します。例えば、仕入れ事業で他の者から資産の購入や借り受けを行ったり、役務の提供を受けたりする際には課税仕入の対象となります。ただし、非課税となる取引や給与等の支払いは含みません。
課税仕入れとなる取引には次のようなものが挙げられます。
1.商品などの棚卸資産の購入
2.原材料等の購入
3.機械や建物等のほか、車両や器具備品等の事業用資産の購入又は賃借
4.広告宣伝費、厚生費、接待交際費、通信費、水道光熱費などの支払
5.事務用品、消耗品、新聞図書などの購入
6.修繕費
7.外注費

課税仕入れ対象とならない取引については仕入税額控除が適用されませんので、仕入税額控除の対象となるものを事前に把握しておくようにしましょう。

免税事業者の個人事業主も消費税を請求できる

ここからは、免税事業者でも消費税の請求ができるのか否かについて解説していきます。
実は、免税事業者でも消費税の請求は可能です。すでに述べたように、仕入税額控除の対象は法律で定められていますが、仕入税額控除の要件には課税仕入れにおける相手方が課税事業者であることは定められていません。つまり、免税事業者からの仕入れや請求であった場合においても、仕入税額控除を使うことができるのです。

消費税について言及しなくても違法ではない

例えば、個人事業主が免税事業者で「消費税は請求しない」と決めた場合、請求書で消費税について言及しなかった場合においても、違法ではありません。個人事業主が取引先に発行する請求書は、総額表示義務の対象ではないからです。
しかし、この請求書を受け取った相手は、通常そこに記載されている額を課税取引として扱うことになり、すでに消費税が含まれているとみなす可能性があります。例えば、個人事業主から届いた請求書に55,000円としか書かれていなくても、消費税を10%として計算した場合、本体金額50,000円、消費税額は5000円、そして消費税込金額としての55,000円として扱うでしょう。このように処理することで、取引先はその消費税5,000円を仕入税額控除に組み入れることができます。

なぜ請求書に消費税額を明記した方が良いか

消費税を記載しなくても法的には問題ありませんが、一般的には本体金額(税別価格)、消費税額、消費税込金額をそれぞれ記載するのが望ましいと言えます。消費税を記載しない場合、取引先の経理担当者のミスをして個人事業主に振り込まれる金額に間違いが生じることもあります。また、それについての問い合せが発生し、請求書を再発行するといったことにもなりかねません。取引先とのトラブルも避け、円滑にやりとりするためにも消費税を記載はしっかりと行うようにしましょう。

請求書の書き方

それでは、実際に請求書を書く方法について解説していきます。2019年に軽減税率が導入されてから、請求書には「区分記載請求書等保存方式」で記載する必要があります。また、2023年10月1日(令和5年)からは「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」への切り替えも控えているため、今後の変化にもスムーズに対応するためにも事前に準備を進めていきましょう。

2023年から請求書の書式が変わる

2023年(令和5年)10月1日からは、新たに「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」が導入されます。特徴として、仕入税額控除をするには取引先からの適格請求書が必要となる点が挙げられます。適格請求書とは、適格請求書発行事業者の登録をした個人事業主や法人が発行できる請求書のことです。このインボイス制度に対応するためには、「適格請求書発行事業者」として税務署に登録をする必要があり、登録が完了すると事業者登録番号が発行され適格請求書が発行されます。ただし、免税事業者は課税事業者にならないと登録できないので注意しましょう。

区分記載請求書等保存方式の書き方

まずは、2019年から導入された「区分記載請求書等保存方式」の書き方について解説していきます。区分記載請求書等保存方式が導入されてからは、それまでの請求書に「軽減税率対象品目である旨」と「税率ごとの合計額」の記載が追加で必要となりました。これまで記載が必要とされてきた項目は以下のとおりです。
1.発行者氏名
2.取引年月日
3.取引内容
4.取引金額
5.交付を受ける者の氏名または名称

区分記載請求書等保存方式が導入されてからはこれらに加え、

6.軽減税率の対象品目である旨
7.税率ごとに合計した対価の額

という項目が加わることになります。「軽減税率の対象品目である旨」の記載については、売り手と買い手が軽減税率適用対象の商品が何か分かる形式であれば、適用税率ごとに請求書を分けそれぞれの請求書に税率を明記する方法でも可能です。

税額の計算方法については、軽減税率対象商品を扱っていない場合は、請求書上には10%のみの記載となるため、以前と大きく変わる箇所はありません。しかし、費用の記帳についてはほとんどの事業者で「区分経理」が必要となるでしょう。課税事業者は、仕入税額控除を受けるためには区分経理に対応した「請求書の保存」が条件となるので、注意しましょう。

適格請求書等保存方式の書き方

2023年から適応される「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」では、上記での挙げた1〜7の項目に加え、

1.適格請求書発行事業者の登録番号
2.税率ごとの消費税額及び適用税率

の記載が必要となります。適格請求書等保存方式で作成する請求書は「適格請求書」といいますが、適格請求書を発行できるのは、税務署長に申請して登録した課税事業者に限られます。つまり、この登録番号は、登録したときに課税事業者に付与されるものとなります。また、適用税率については10%対象品と、5%対象品について適応される品目の合計金額を記載しましょう。

請求書作成時に注意したいポイント

ここまで請求書の書き方について紹介してきましたが、請求書作成時に注意するべきポイントについて解説していきます。

振込手数料をどちらが負担するか明確にする

請求書を作成時に、振込手数料についてはどちらが負担すべきなのかは、ケースによって異なります。一般的には、特に意思表示がなされていない場合、債務者である発注側が支払うことが多いです。ただし、受注側が支払うと事前に定めた場合には、もちろんその取扱いが優先されます。トラブルを避けるためにも、事前に話し合って決めておくことをおすすめします。

取引確定日の確認をする

前述したとおり、税率が変わったタイミングの前後で取引内容の税率が8%か10%の対象か、を確認する必要があります。例えば、取引確定日が2019年9月30日以前であれば消費税8%の請求書を作成し、10月1日以降であれば消費税10%の請求書を作成します。ただし、取引確定日は取引内容によって変わるので注意が必要です。法人であれ個人事業主であれ、取引先と「いつをもって」取引確定日としているのか必ず確認するようにしましょう。

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まとめ

請求書における「消費税」の取り扱いについて解説しました。日本の消費税は増税の方向にあり、今後も年度ごとに細かい変更点が加わる可能性があります。そういった変化にもスムーズに対応するためは、常に新情報を取り入れながら業務の効率化を図りましょう。

また、ミスが発生しやすい請求書まわりの業務を効率化したいご担当者はぜひ、「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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