家賃管理を徹底解説！回収方法から入金消込作業を効率化する方法も！

入金消込 2024.02.09

不動産賃貸は、利益を確保するために適切な賃貸管理を行う必要があります。賃貸管理には出入居に関わるすべての業務が含まれますが、なかでも重要なのが家賃管理です。家賃は不動産の所有者にとって大切な収入源になるため、ミスがないように厳重に管理することが求められます。

しかしながら、不動産賃貸業務の経験がない人にとって、家賃管理の業務内容や注意したい課題はわかりにくいものでしょう。そこで今回は、家賃管理の基本知識や課題の解決法について解説します。

不動産賃貸業務における家賃管理とは

不動産賃貸業務における家賃管理とは、家賃の入金確認や未入金者への督促などを含む、家賃に関わる業務全般のことを指します。一口に家賃に関わる業務と言われても、具体的な業務内容につてイメージしにくい人も多いかもしれません。まずは、家賃管理業務の基礎知識について理解していきましょう。

不動産賃貸業の料金回収の仕組み

不動産賃貸業は、一般的に「大家」「管理会社」「仲介会社」の3者の関係によって成り立っています。不動産賃貸業の料金回収をスムーズに進めるためにも、それぞれの関係性や役割について知っておくことが大切です。

・大家：物件の持ち主
大家とは、物件の所有者のことを指します。個人が大家の場合もありますし、会社が大家になることもあります。物件の維持管理や入居者の管理、家賃の回収業務などは本来大家の役割です。しかし、専門的な知識のない個人やほかの業務を抱える企業が対応することは難しいため、管理会社や仲介会社などの不動産会社に委託して運営を行うケースが多いです。

・管理会社：入居後の支払いやメンテナンスを担当
管理会社は、大家から委託された物件を管理維持する会社のことを指します。家賃の集金代行はもちろんのこと、建物の清掃や修繕、入居者の管理などを大家に代わって実行することが主な業務です。転貸借契約を結び、不動産会社が貸主となって賃貸借契約を結ぶケースもあります。

・仲介会社：部屋探しと契約までをサポート
仲介会社は、物件を借りたいと思っている人と物件を貸したいと思っている大家の間に入り、大家の代わりに物件を紹介して契約する会社のことです。自社で管理物件を所有している会社もありますが、仲介業務だけを営んでいる会社も少なくはありません。

物件の紹介のほか、契約手続きや引き渡し、更新契約や退去時の精算などを行うこともあります。一般に、私たちが物件を探すときに足を運ぶ不動産屋が仲介会社に分類されます。

入居者の賃料は、管理会社に振り込むように指定されているケースが多いです。そこから管理委託料や広告料などの手数料を差し引いた金額が、大家の手元に入るお金になります。

家賃管理の主な業務

家賃管理の具体的な業務は、おもに「家賃回収」「入金状況の確認」「滞納者への督促」の3つです。それぞれの業務について詳しく見ていきましょう。

・家賃回収
家賃管理のメインとなる業務は、家賃の回収業務です。最近は集金で家賃を回収することは減っており、口座振替もしくはクレジットカード決済などで家賃を回収する業者が増えてきています。管理会社を通している場合、借主から振り込まれた家賃から手数料を差し引いた額が大家の口座に振り込まれます。

・入金状況の確認
複数の入居者から入金がある場合は、入金状況の確認作業も大切な業務です。振り込み名義を見ながら請求額を一件一件照らし合わせて、入金額が正しいかどうかを確認していきます。金額の間違いや過払いなどがある場合は、対象者に連絡をしたり払い戻しをしたりすることもあります。

・滞納者への督促
家賃の滞納がある入居者には、連絡を取り督促を行います。電話で連絡を取ることが難しい場合は、督促状などを作成して送付することもあります。期日までに支払いに応じてもらえない場合は、連帯保証人に連絡を取ったり実際に借主を訪問して確認したりすることも、家賃管理の重要な業務です。滞納額が多く悪質だと判断される場合は、訴訟に発展するケースもあります。

料金回収の手段

賃貸管理で料金回収をするときは、以下の3つのうちいずれかの手段で家賃を回収していくことになります。

・集金回収
実際に借主のもとに出向いて料金を回収する集金は、借主とのコミュニケーションが取れるという大きなメリットがあります。コミュニケーションによって信頼関係が築ければ、家賃の未納も防げるかもしれません。メリットの一方で、訪問の手間や移動時の家賃紛失リスクが高まってしまうことがデメリットとして考えられます。そのため、近年はほかの回収方法が主流になっています。

・口座振替
口座振替は、家賃の回収方法としてはもっともオーソドックスな手段です。指定された日付に自動的に家賃が引き落とされるため、毎月必ず支払う家賃と非常に相性がいい料金回収方法と言えるでしょう。銀行振込で毎月支払ってもらう方法もありますが、振り込みだと支払い忘れのリスクがあるため、口座振替のほうが確実性は高いです。

・クレジットカード決済
一部の管理会社では、クレジットカードで家賃が決済できることもあります。口座振替と同様、自動的に家賃が引き落とされるため、払い忘れによる未納リスクを減らすことができます。クレジットカードを保有しているか否かは与信にも関わるポイントなため、審査基準としてクレジットカード払いを条件に設定してもいいでしょう。

家賃には時効がある

家賃管理をしていると、家賃の滞納をする借主に出会うことは決して珍しくはありません。滞納があったときは基本的に督促をして入金を促しますが、それでも入金されない場合は注意する必要があります。なぜなら家賃には時効があり、一定期間が経つと請求できなくなってしまうためです。

民法における、家賃や地代の消滅時効は下記のとおりです。
・債権者が権利行使できると知ってから5年間行使しないとき
・権利を行使できるときから10年間行使しないとき

いくら多額の家賃を滞納していても、上記の消滅時効が過ぎてしまえば滞納金を請求することができなくなってしまいます。したがって、日頃から家賃管理をしっかりと行い、消滅時効を迎えることがないように注意する必要があるのです。

家賃管理の課題

振り込み名義や金額の確認など、家賃管理をするときは多くの確認作業が伴います。細かい作業が多い性質上、家賃管理には課題が存在しています。ここからは、家賃管理の課題について2つみていきましょう。

目視・手作業がヒューマンエラーを誘発する

家賃管理を行うときは、通帳や借主の名簿などを見ながら目視・手作業で作業を進めていきます。金額が間違っていないか、借主と振込名義が合っているかなどを一件一件確認していく作業は非常に手間のかかるものですし、人が作業を行う以上ヒューマンエラーが起きてしまう可能性をゼロにすることはできません。

管理戸数が増えれば増えるほどミスのリスクは増えていくため、しっかりとヒューマンエラーの対策を取る必要があります。

滞納された家賃の回収業務に手間がかかる

家賃滞納者に対する回収業務にかかる手間も、家賃管理の大きな課題です。振り込みを忘れているだけであれば重大な問題にはなりませんが、経済的な理由で払えない入居者や悪意を持って滞納をする入居者である場合は対応に手間がかかります。どのような事情があるにせよ、滞納者に対しては毅然とした態度でルールに則った督促を行うようにしましょう。

何度連絡しても支払いがない場合は、督促状の郵送をしたり起訴したりする必要があります。滞納金の回収や督促にかかる業務はほかの業務を圧迫してしまうため、滞納を防いだうえで効率的に督促をする体制を整えることが大切です。

入金消込の課題をクリアにする方法

家賃管理を行うときは、上記のような入金消込の手間や課題が大きな問題となります。入金消込とは、売掛金や買掛金などの債権・債務の勘定科目の残高を、入金があったときに消していく作業のことです。家賃管理においては、請求データと実際の家賃の入金を確認し、債権を削除していく作業のことを指します。

入金消込の課題をクリアにして解決に導くには、3つの対策法が考えられます。

エクセルで家賃管理表を作成する

各物件の状況や入金日、契約名義などを管理して確実に消込する簡単な方法として、エクセルを活用した家賃管理票の作成が挙げられます。シンプルな確認事項だけを記載した表から、関数やマクロ機能などを使用した表までニーズに合わせてご自分でカスタマイズできるため、うまく使えば家賃管理を楽にできるでしょう。

無料でダウンロードできるテンプレートを使えば、エクセルが得意でない人でも気軽に家賃管理票が使用可能です。ただし、エクセルは複数人で同時編集できない点や、ファイルの破損のリスクがある点などがデメリットとして挙げられます。

賃貸管理システムを活用する

エクセル表のデメリットを補える入金消込の方法をお探しの場合は、家賃管理システムの導入がおすすめです。賃貸管理システムは以下のような必要機能を網羅しており、家賃管理業務をより効率化してくれます。

・物件・契約者情報
・契約書作成機能
・契約更新手続き機能
・解約精算手続き機能
・自動消込機能

また、エクセルの場合、過去の対応履歴などの膨大な記録を入力するとファイルが重くなってしまうことがあります。しかし、賃貸管理システムであれば膨大な物件・契約者情報を入力しても動作が重くなることはありません。複数人で同時に作業ができ、各種手続きもシステムが自動的に行ってくれるため、家賃管理の手間を大幅に減らしてくれます。

さらに、賃貸管理システムを導入すれば、入金があったときに自動で消込が行われます。ヒューマンエラーや確認漏れが防げ、確実な入金消込ができるのは大きなメリットでしょう。

バーチャル口座を開設する

バーチャル口座とは、銀行が事業者に貸し出す仮想口座のことを言います。事業者は取引ごとに口座番号を割り当ててもらうことが可能で、バーチャル口座に入金されたお金は、実在する事業者の口座に振り込まれます。

バーチャル口座のメリットは、取引ごとに口座番号が割り当てられる点です。入居者ごとに口座番号を割り当てておけば、入金された口座番号からどの物件・契約者の家賃かをすぐに特定でき、消込業務の削減が可能となります。

「請求管理ロボ」で家賃管理業務を効率化！

より家賃管理業務を効率化したい事業者は、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供している「請求管理ロボ」をご利用ください。ここでは、家賃管理に活用できる請求管理ロボの機能についてご紹介します。

請求管理ロボとは

請求管理ロボは、請求書の発行や送付、集金や消込、催促などの家賃管理にかかる業務の80％を自動化できるクラウド型サービスです。銀行振込はもちろん、口座振替やクレジットカード決済などの複数の決済方法に対応しており、すべての入金管理を一元化できます。さらに、面倒な消込作業はすべて自動化でき、入金額と請求額に差額があったときや滞納があったときも、すぐにわかるように表示いたします。

SFA・CRMや会計システムとの連携も可能で、物件・契約者の管理から会計までを一気通貫できる設計になっているところが大きな特徴です。できるだけ人の手を介さないシステムを構築できるため、家賃管理にありがちなヒューマンエラーを未然に防ぐことが可能です。

現在、請求管理ロボは現在大手企業から中小企業まで、500社以上の企業にご利用いただいています。大手通信キャリアからコンサルティング業者まで、幅広い企業の活用実績がある請求管理システムであるため、安心して導入いただけます。家賃管理にかかる時間的・人的コストを削減し、ミスのない確実な業務を行いたいご担当者様は、ぜひ請求管理ロボの導入をご検討ください。