【プロが教える】Web請求書の解説とおすすめな方法
紙でプリントアウトした請求書の時代はもう終わり？これからはWeb請求書を活用し、業務を効率化しましょう。
今回は、実際にWeb請求書を導入した場合のメリットと注意点を解説していきます。
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Web請求書とは？
Web請求書とは、Web上で発行し送付できる請求書のことを言います。
請求書の作成は、エクセルやワードで作成後、PDF出力を行うのがスタンダードですが、請求書作成サービスを利用してWeb請求書（PDF）を作成する方法もあります。
作成されたPDFファイルは、メールに添付し取引先に送付します。少し前まではプリントアウトし、三つ折りにして封筒に入れ、封をして郵便で送付するという請求方法が一般的でしたが、現在ではこの作業が電子化され効率化することができます。
ここで心配になるのが「紙以外の請求書に効力があるのか」という部分ですが、請求書はPDFでも問題なく効力を発揮します。電子署名は紙でいう押印と同じ効力を発揮しますので、Web請求書も安心して利用できるのです。
Web請求書導入の３つのメリット
従来の紙方式からWeb請求書に転換する企業が多いのはなぜなのでしょうか。そこでWeb請求書導入によって得られる3つのメリットを見ていきましょう。
<コスト削減>
Web請求書のメリットとしてまず挙げられるのがコストの削減です。ペーパーレスによってまず印刷機のトナーやインク代をはじめとした消耗品費の削減、郵送代の削減が図れます。毎月多くの請求書を発行している企業であれば、すぐにでもコスト削減の効果を感じられるでしょう。
<毎月の請求業務の効率化>
封筒や切手の用意、請求書の印刷や封入など、請求書の送付は非常に手間がかかります。この作業がなくなるだけでも大きく効率化します。
すべてがパソコン上の処理で完結するWeb請求書を活用することで、業務上の無駄を省くことができ、毎月慌てず業務にあたれます。
<請求書管理の効率化>
Web請求書には発行した請求書の保管・管理が容易になる、というメリットがあります。データ化された請求書は検索も容易になりますし、もし誤って元データを削除してしまった場合も送信履歴から簡単に復元できます。紙保存の場合はファイリングされた中から探す手間や、紛失してしまうリスクもあるので、請求書のデータ管理は大きな効果があります。
Web請求書を受け取る側のメリットは？
WEB請求書は、請求書の受け取り側にもメリットがあります。
<発行当日に請求書の受け取りが可能>
郵送の場合は、発行から最低でも数日は要してしまいます。Web請求書の場合、請求書の発行後メールで送付が可能なため、催促などがあっても即日対応することができます。
<過去の請求書の確認が簡単>
発行側同様、メールを検索することで過去の請求書をいつでも簡単に確認することができます。
Web請求書を導入する時の注意点
これほどメリットの多いWeb請求書ですが、導入する際にはいくつかの注意点があります。
<インターネット環境の有無>
「インターネット環境があって当たり前」の時代ですが、通信障害などが発生しインターネットが利用できない場合には、web請求書の閲覧が出来なくなります。
<郵送を求められる可能性>
請求書は原本の郵送のみというルールを定めている会社もあります。そういった企業が取引先がある場合には、柔軟に対応すべきでしょう。Web請求書を利用できる取引先と利用できない取引先とを分け、念のためにWeb請求書と紙の請求書両方を活用する運用を考えましょう。
<請求書のひな型について>
これまで、取引先に合わせて請求書を発行していたという企業もあるでしょう。取引先が指定する請求書のひな型があれば、それに準じなければいけません。Web請求書を利用する場合に、カスタマイズ請求書を利用できるシステムを選ぶ必要があります。
まとめ
web請求書の導入にはまず、すべての取引先に「Web請求書の導入」についてお知らせし、企業ごとに柔軟に対応するという手順が必要です。
また簡単便利なWeb請求書、さらなる業務の効率化を目指すのであれば、請求管理を自動化できるクラウド請求管理システムの導入を検討するのもいいでしょう。
