電子帳簿保存法とは？請求書を電子化する際の進め方・案内文についても解説
近年、請求書の電子化に取り組む企業が増えています。
本記事では、電子帳簿保存法の概要と改正のポイント、請求書を電子化する際の進め方、取引先へ送る案内文（お願い文）のポイントと文例までを整理して紹介します。
あわせて、電子帳簿保存法に対応した請求管理システムの請求管理ロボについてもご紹介します。
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類を、紙ではなく電子データで保存することを認めた法律です。
正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、1998年に制定されました。
施行当初は、作成段階から電子データで書類のみを保存対象としており、受け取った紙を自社でスキャンして作成したデータは認められないなど、ルールがかなり細かく電子保存を進める企業は多くありませんでした。
しかし2005年のe-文書法の施行に伴い、請求書などをはじめとする証憑書類は、スキャナで取り込んだデータも保存可能となりました。また、2017年にはスマートフォンでの撮影による電子保存も認められるなど、時代の流れや社会の変化に応じて規制緩和が続いています。
国税庁：電子帳簿保存法の概要
国税庁：電子帳簿保存法が改正されました
電子帳簿保存法の改正で変更になったポイント
承認制度の撤廃
以前は国税関係帳簿を電子データで保存するには、３ヶ月前までに税務署へ届け出る必要がありました。
電子帳簿保存法の改正に伴い承認制度が撤廃され、電子帳簿保存法に対応したシステムやスキャナがあれば電子保存ができるようになりました。
適正事務処理要件の撤廃
以前は適正事務処理要件（相互牽制、定期的な検査、再発防止）の順守が必要でしたが、電子帳簿保存法の改正により、同法のスキャナ保存要件を満たして電子データとして保存すれば、紙の原本は保管不要（廃棄可）となりました。
タイムスタンプ要件の緩和
以前は請求書の発行者側と受領者側の両方がタイムスタンプを付与する必要がありました。
電子帳簿保存法の改正に伴いタイムスタンプ要件が緩和され、発行手順も簡略化、電子帳簿保存法に準じた管理であれば、発行側の付与だけで済むようになりました。
検索要件の緩和
以前は「取引年月日」「勘定科目」「取引金額」などの国税関係の書類に応じた項目を検索要件として設定する必要ありました。
電子帳簿保存法の改正に伴い国税の要求に応じて電子データを提出する場合は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみとなり検索要件の緩和と単純化されました。
電子取引データ保存の義務化
2024年1月以降、電子取引（メール・クラウドサービス等）で授受した請求書は電子データのまま保存することが義務となっており、紙に出力して保存するだけでは要件を満たしません。
取引先によっては郵送での請求書送付を希望されるケースもありますが、電子・郵送の両方に対応できるよう仕組みを構築しておきましょう。
請求書の電子化（電子請求書）とは
請求書の電子化とは、これまで紙を印刷して郵送していた請求書を電子化させることを指します。携帯キャリアなどがいち早くWeb上で請求書を閲覧できる方法を取り入れたことで、一般にも広まり始めました。
以前は請求書を印刷したものを封入し、それを郵送して取引先に届けていましたが、請求書を電子化した場合には、Web上に公開した請求書をダウンロードできたり、メール添付などで届けることができます。
2023年にはインボイス制度が始まったため、国内の請求書電子化を目指す動きが近年活発になっています。
請求書を電子化する際の進め方（実務対策）
電子帳簿保存法に対応しながら請求書を電子化するには、次のポイントを押さえて進めましょう。
現状の取引内容を確認する
電子帳簿保存法に対応するには、社内でどのような取引を行っているかの把握が必要です。
取引している帳票はどのような種類があるか、受け取り方法は紙なのか電子データなのか、保存方法はどうしているかなどを整理しましょう。
そのうえで帳票類の紙での取引を減らしていき、対応を進めていきましょう。
電子データの保存方法を決定する
要件として電子データにはタイムスタンプを付与する必要があります。タイムスタンプを取引先か自社で付与するのかによって、運用方法が異なりますので注意しましょう。
もしタイムスタンプが付与できない場合は訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めることによって電子データを保存することが可能です。
電子データの保存場所を決定する
電子データは証憑管理システムに保存するか、自社サーバーへの保存となります。
電子帳簿保存法では「日付」「金額」「取引先」での検索機能が必要になるため、サーバー保存の場合、フォルダ内のファイル名の命名ルールを分かりやすくするなどして検索できるようにする必要があります。
時間が掛かるため請求管理システムを利用することをおすすめします。
業務フローを考える
2024年1月以降、電子取引（メール・クラウドサービス等）で授受した請求書は電子データのまま保存することが義務となっており、紙に出力して保存するだけでは要件を満たしません。
そのため、これまで電子データで受け取った請求書を印刷して紙で保存していた場合は、受け取りの際のフローを見直す必要があります。
また、合わせて請求書を発行する際も紙と比べて発行の手間と時間が削減できるのでフローの見直しをおすすめします。
規程等を作成する
事務処理規程を作成する場合、国税庁が公開している例を参考に、業務フローや既存システムなどに合わせて運用できるものを作成しましょう。
社員や取引先に説明し運用を開始する
要件に合った運用を行うためには社員だけでなく取引先にも周知する必要があります。
社員には事務処理規程をもとに電子取引に関するルールを説明します。
取引先には、紙で請求書などの帳票類を受け取っている場合、紙で送らないようにお願いしましょう。
請求書電子化の案内方法（取引先に伝えるべき3つのポイント）
請求書の電子化にあたり取引先に案内状で伝えるべきポイントを3つご紹介します。
社の決定事項であること
請求書を電子化することは会社の決定事項であると明確にする必要があるということです。
お願いやお伺いの形で案内すると、拒否される可能性があるためです。
社会の流れであること
電子化は社会の流れであり、日本全体がペーパーレス化に向けて進んでいることが分かっています。
この流れに対応しないと、会社が遅れをとってしまう可能性があります。
取引先にもメリットがあること
請求書の電子化は、発行側の業務効率向上やコスト削減はもちろん、受取側にも開封作業が不要で担当部署との迅速な共有ができるなどのメリットを明示し、導入を後押しします。
請求書電子化に伴う案内文の文例
ここでは、案内文の文例を、発行者と受領者に分けて紹介します。
発行者が請求書電子化を告知する場合の文例
では、実際に告知する際にはどのような文面が適切なのでしょうか。
今回は一般的なビジネスメールを例に文例をまとめてみました。
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度弊社ではお客様への請求内容案内迅速化のために、これまで郵送にてお送りしていた請求書をインターネット上で確認できるサービスへ切り替えさせていただくこととなりました。
これまで送付していた請求書と同様に弊社の社印が押印された請求書をインターネット上からダウンロードしていただけます。
お手数をお掛けして大変恐縮ですが、お客様へより早く確実に請求内容をご案内できる仕組みとしてご理解とご協力をいただけますようお願い申し上げます。
従来の郵送での送付と比較した場合、以下のようなメリットがございます。
1．請求書が従来よりも2～3日ほど早く届きます。
2．過去1年分の請求書をいつでも確認・ダウンロードすることができます。
ご不明な点やご質問がある場合は弊社担当者までご連絡をお願いいたします。
敬具
受領者が請求書電子化を開始する場合の文例
続いて、受領者が電子化を開始する際の文例を見てみましょう。
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度弊社ではペーパーレス化の推進や生産性向上のために納品書・請求書をインターネット上で一括管理するシステムへ移行させていただくこととなりました。
つきましては御社へのお支払いもインターネットを介したシステムで行わせていただきたいと考えております。本システムをご利用いただくことにより御社におかれましてもキャッシュフローの最大化、ファイリングの手間の削減、業務コストの削減などのメリットがもたらされます。
お手数をお掛けして大変恐縮ですが、昨今の環境意識の高まりにも応えるものとしてご理解とご協力をいただけますようお願い申し上げます。
〇〇年〇〇月〇〇日より本システムの運用開始を予定しております。お手数ですが別途お送りする手順書にしたがって本システムの登録をお願い致します。
ご不明な点やご質問がある場合は弊社担当者までご連絡をお願い致します。
敬具
請求書を電子化するメリット
紙、インク、郵送コストが「0」に
切手、封筒代の郵送コストに加え、紙コストを丸々カットすることができ、環境への配慮にもなります。
またペーパーレス化により、発行・押印・承認のための出社が必要なくなります。
請求書を即時配信
取引先が求めるタイミングで請求書の即時配信が実現できます。
システムからの自動送信によって抜け漏れがないことも大きなメリットです。
会計ソフトへの転記作業を短縮
導入した請求書電子化システムと対応した会計ソフトを利用すれば、会計ソフトとのデータの連携が可能となり、二重管理や転記の手間がなくなります。
取引先毎に専用の請求書が作成可能
電子化サービスのシステムを利用すれば、自分でエクセルやワードで請求書を手作りすることなく、取引先別で個別の請求書フォーマットで作成することができます。
請求管理業務の効率化
請求書電子化・発行といった単純作業を効率化でき、再発行、即時発行にも対応が可能です。
請求書データの保存管理
過去の請求書データをクラウド上でいつでも確認でき、保存管理がしやすくなります。
保存スペースの確保や検索性にも優れています。
電子帳簿保存法に対応した請求書電子化なら「請求管理ロボ」
電子帳簿保存法に対応した請求書電子化をお考えの担当者様は、請求管理ロボをご検討ください。
電子帳簿保存法（電子取引データ保存等）の要件に沿った請求書の管理が可能です。
・請求書の検索機能：発行済みの請求書を「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索でき、可視性の確保の要件に対応します。
・更新履歴／操作ログの確認機能：請求書を「いつ・どのユーザーが・どのような操作（発行／編集／再発行／繰越）を行ったか」を記録・参照でき、真実性の確保の要件に対応します。
・法定保存期間での保管：契約期間中は税法上の法定保存期間（7年、最長10年）にわたり請求書データを保存でき、保存期間中はデータが改変されません。
請求管理ロボは、JIIMA「電子書類ソフト法的要件認証」を取得しており、電子帳簿保存法の要件を個別に確認することなく、最新の法令基準に対応したソフトウェアとして安心して導入・利用できます。
