【毎月の業務量が1/3に？】請求書業務をクラウドに切り替えるべき理由
各種サービスを利用すればそれだけ経費も掛かるし、それなら現行通りでのほうが面倒がない。こんな風に考える経営者も多いかもしれません。
しかし、コストを削減しながら大きな効果を得ることができ、セキュリティ向上も叶えるサービスがあれば、やり手経営者なら使わない手はないでしょう。
今回は、毎月の業務量を3分の1に削減し、売上向上にもつながるクラウド請求管理サービスを導入すべき3つの理由について解説します。
クラウド型請求書でできること
クラウド型請求書を導入するだけで、次のようなことができるようになります。
- 請求書の電子化
PDF形式の請求書を作成し、請求業務のペーパーレス化を促進させます。 - 請求書の発行・送付
郵送、メールどちらでも請求書をワンクリックで発行・送付できます。郵送代行も行っているため、請求書にまつわる業務負担をとことん減らすことができます。 - 継続請求
いわゆる「お得意様」に対しての請求業務において、請求書の送付、決済形式も顧客別に好みの方法を記憶し毎月決まった日に請求書を送付してくれます。 - 販売管理・会計ソフトとの外部連携
利用するサービスによって外部連携できるソフトは異なりますが、これまで使ってきた販売管理・会計ソフトと外部連携を行うことで、売掛金に関する業務を自動化することができます。 - セキュリティの強化
自社管理していた売掛金に関する一連のデータをクラウド請求に切り替えることで、顧客の口座情報や会社情報を高セキュリティ下で管理することができるようになります。自社でのバックアップも必要ないため、データの保存管理においても安心です。 - 多様な手段による決済も一元データ管理
口座振替だけではなく、コンビニ決済にクレジットカード決済、様々な決済手段を導入している会社では、それぞれが別々にデータとして存在してしまうため、入金管理が大きな負担となっています。
クラウド請求管理サービスを利用すると、すべてのデータが一元化され、入金もリアルタイでに閲覧可能になります。
クラウド型請求書が支持される３つの理由
導入するだけで様々なメリットのあるクラウド型請求書、このサービスが多くの会社で支持されるのは次の3つの理由があるからなのです。詳しくみていきましょう。
客単価アップに貢献できる
請求書1つで客単価がアップするかもしれない、そう聞いてもすぐにはピンとこないでしょう。請求業務をクラウドに切り替えることで、便利になるのは利用している会社だけではなく、取引している顧客も同じなのです。
わかりやすく間違いのない請求書が毎月きちんと届く。これによって顧客との信頼関係も強固なものになり、取引を増やす要因になり得ます。
新規顧客開拓の際にも、クラウドサービスを利用していることは自社をアピールする一つの材料になるでしょう。営業担当が請求業務の一部も行っているような会社の場合、「どれだけ発注されても請求業務の手間がない」ことで、強気の営業にもつなげることができます。
請求業務の負担をなくすことで、自社にとってこのようなプラス効果が期待できるのです。
業務量減少でヒューマンエラーを防止
何度も何度も確認しているのに、一向に減らない請求業務のヒューマンエラー。その原因は、請求にかかわる業務負担がバックオフィス担当者にとって重すぎるからかもしれません。
月末にバックオフィスでやるべきことはたくさんあります。請求業務だけではなく、入金管理、売掛金にかかわる一連の業務、未収金の督促、これらを月末から月初めの数日だけでやりきるのですから、ミスが出て当たり前なのです。
請求業務をクラウドに切り替えることで、請求、集金、売掛金の消込、督促までを一気に任せてしまうことができます。これで憂鬱な月末作業も大幅に減少し、請求業務はアウトソースするためヒューマンエラーもなくなります。
外部連携ですべてのデータが自動化できる
このほか、クラウド請求管理サービスは「既存ソフトと外部連携可能」という点が優れています。有名会計ソフトや顧客管理ソフトと連携することで、決算が楽になるだけではなく、これからの経営戦略にも役立つデータが簡単に入手できるのです。
これまで、バックオフィスで管理され、経営陣まで届くのが遅れていた売上データも、クラウドサービスからいつでも閲覧可能になります。リアルタイムで売り上げ情報がわかることで、「伸びそうな企画・商品」がわかりやすく、売り上げ予測を即座にたてられるようになるのもクラウド請求管理の魅力です。
まとめ
クラウド請求管理サービスは、顧客数が右肩上がりに増えている成長中の企業や、コンビニ決済やオンライン決済を取り入れている企業、ECサイトなどでコスト削減に大きく貢献することでしょう。
これからの時代、データを細かく人間が管理しチェックしていくのはますます難しくなっていきます。IT関連企業、インターネット販売を行う企業にはクラウドサービスは必須のものとなります。これから起業を考えている方も、請求管理サービスを検討してみてはいかがでしょうか。
