前払費用の仕訳方法とは？長期前払費用との違いも徹底解説
会計処理で扱う勘定科目に「前払費用」というものがあります。一定期間発生するサービスに関して使用する科目で、仕訳の際にはいくつか気を付けるべき点があります。似たような名前の科目もあるため混乱しますが、それぞれの定義をしっかり理解すれば使用する科目に迷うことはなくなります。
この記事では、前払費用の概要や仕訳方法などについて解説します。
前払費用とは
前払費用とは勘定科目の一つで、一定期間の間受けるサービスの費用のうちまだ提供を受けていない分の費用で、サービスの期間中に決算を挟むと発生します。ここでは、前払費用の概要を詳しく解説します。
前払費用の条件
前払費用は、法人が継続的に受けている役務の提供に対して支払った費用のうち、年度内でまだ提供されていない役務に対応するものを指します。支出した時点では資産に、役務の提供を受けたら損金として扱われます。
年度の途中に契約期間が1年間の保険を契約し、契約と同時に一括で保険料を支払った場合を例に挙げます。年度末の時点では保険契約から1年経っておらず、提供される保険サービスが残っている状態です。しかし、支払った費用は1年分であるため、年度末時点で残っている期間分に該当する保険料は費用ではなく前払費用として計上します。
前払金との違いとは
前払金は商品やサービスなどの提供を受けていない段階で支払う費用で、一定期間受けるサービスに対して支払う前払費用とは異なります。前払金には広告料・手付金・前払いの給料などが、前払費用には保険料・家賃・会費などが該当します。1回の提供で完了するものが前払金、継続して受けるサービスが前払費用と覚えると分類しやすくなります。
ただし、税理士の顧問料は前払金に分類されます。税理士の仕事は月ごとに質や量が異なるため、毎月決まった質・量のサービスを受けているわけではありません。そのため税理士の顧問料は前払金として扱われます。
前払費用の仕訳方法
サービスを契約する際に支払った金額のうち、決算時点で役務提供を受けずに残っている分の費用を前払費用として借方で翌期に振り替えます。翌期を迎えたら期首で前払費用を貸方に振り戻しましょう。
3月31日が決算日の会社で、1年分の保険料30万円を10月1日に一括で支払い普通預金に振り込んだ場合を例に挙げます。支払った時点で帳簿の借方に保険料、貸方に普通預金で30万円を記入します。決算の際に契約した10月1日から3月31日までの6ヶ月間を契約期間の1年間から引き、残りの期間である6ヶ月分の保険料15万円を借方に前払費用、貸方に普通預金で記入します。年度が明けた期首に、前払費用にしていた15万円を借方に保険料、貸方に前払費用で記入すれば仕訳は完了です。
長期前払費用とは
前払費用に該当するサービスの残り期間が1年以上あり、次の決算にもまたがる場合もあります。この場合は「長期前払費用」という科目を使用して、12ヶ月以上先の費用を固定資産として計上します。ここでは長期前払費用について解説していきます。
長期前払費用の条件
長期前払費用は、前払費用のうち期首からさらに1年以上続くものを指します。賃貸オフィスを2年間の契約で借りた場合の例では、合計24ヶ月分の賃料を最初に一括払いすると決算の時点で残っている12ヶ月分以上の先払いした賃料を長期前払費用として計上するのです。
長期前払費用の特徴としては、資産として流動せず固定である点が挙げられます。これは、決算の翌日から1年以内に現金化・費用化されるものを流動区分に、1年以上かかるものを固定区分に計上する、という基準が設けられているためです。
長期前払費用の仕訳方法
まず、決算日の時点で役務の提供を受けていない分の費用を前払費用として計上します。このうち、翌年度を超えても未消化のサービスとして残る分を長期前払費用に分けましょう。翌期の期首で前払費用を振り戻し、長期前払費用を新しく前払費用として計上します。まだ12ヶ月分以上残っている場合は、次の12ヶ月分を前払費用にして残りの長期前払費用を繰り越します。
3月31日が決算日の会社で、2年分のオフィス賃料240万円を10月1日に一括で支払い普通預金に振り込んだ場合を例に挙げます。支払った時点で帳簿の借方に賃借料、貸方に普通預金で240万円を記入します。契約した年度の決算時に、契約した10月1日から3月31日までの6ヶ月間を契約期間の2年間から引きます。残りの期間である18ヶ月のうち、年度内の残り期間である6ヶ月分の賃料60万円を前払費用と、翌年度分の12ヶ月分の賃料120万円を長期前払費用として借方に記入します。貸方には18ヶ月分の賃料である180万円を賃借料として記入しましょう。
そして、翌年度の決算時に、長期前払費用として繰り越された120万円を借方に前払費用、貸方に普通預金で記入します。
「請求管理ロボ」なら柔軟な決済手段にも対応できる！
ユーザーが利用しやすいように決済手段を複数用意すると、手続きのさらなる複雑化が起こります。継続的に提供するサービスを極力少ない手間で運用できれば、自社業務の大きな助けになることでしょう。多様な決済手段に対して柔軟な対応を取りたいと考えている方は、「ROBOT PAYMENT」が提供している「請求管理ロボ」の利用をご検討ください。
請求管理ロボは請求管理や債権管理をまとめて自動化できるシステムで、請求書の発行や入金の催促など毎月行う業務を自動でこなします。リカーリング分野においては、単発・定期定額・定期従量などさまざまな課金パターンに合わせた料金の自動請求が可能です。
ユーザーによるサービス利用料の支払いも管理しやすくなるため、各ユーザーの需要に合わせた幅広い決済手段を気軽に用意できます。顧客満足度を向上させて月間経常収益を高めることにより、リカーリングビジネスの規模拡大が期待できるでしょう。請求処理に割く労力が低減されるため、より重要な業務にリソースを集中させられます。これにより、小規模な企業でも充実したサービスを提供しやすくなるのです。
請求管理ロボはこれまでに多くの企業で導入されています。導入後は「運用中の他ツールと連携させて請求業務を自動化できた」「Web上で受け付けた情報をそのままシステムに反映させて工数を大きく削減できた」「SaaSモデルに適した運用で毎月の業務を効率化できた」など、確かな効果を実感いただいております。
請求管理ロボできめ細かいサービスと快適な業務を両立し、ユーザー・社員の満足度を向上させてみませんか。
まとめ
この記事では、会計処理で必要になる前払費用の概要や処理方法、関連する長期前払費用などについて解説しました。決算を挟んでサービスを受けると会計処理が複雑になりますが、同様に継続的なサービスを提供する側にも煩雑な処理が発生します。
しかし、現在各分野に広がっているリカーリング・サブスクリプションサービスは、今後も広がりを見せていくことでしょう。そこで、企業の可能性を広げるために、柔軟な決済方法に対応できる「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。請求管理ロボは、人の手で処理するよりもミスなくスピーディに請求業務を完遂いたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。
