合計請求書の種類と作成方法について解説！インボイス制度における対応方法も紹介

請求書請求業務 2023.12.19

合計請求書は複数の取引情報をひとつにまとめたもので、経理業務の効率化を図る方法として用いられている書類です。近年ではインボイス制度対応の合計請求書を作成できる請求管理システムが広く流通しており、インボイス対応を目的として請求管理システムの導入を検討している方が少なからずいるかと思われます。

この記事では合計請求書の概要や作成するメリット・デメリット、インボイス制度への対応対応方法について解説します。

合計請求書とは

合計請求書とは複数の請求書を合算した書類で、一定期間内の請求書や入金伝票をまとめて作成します。表計算ソフトや請求管理システムを用いて作成し、発行時には対象となる請求書番号を自社データベースからピックアップして記載することが一般的です。ここでは合計請求書の主な種類、メリット・デメリットを紹介します。

合計請求書の種類

合計請求書には表紙（鑑）を付けて作成するものや請求明細書として作成するものなどがあり、使用するシステムによって具体的な記載項目や様式は異なります。

請求書に付与する表紙は鑑という場合があり、取引先への挨拶や発送日、支払期日などを記載します。請求書とは別に主要な取引情報を記載した鑑を添付しておくことで経理上のミス、不手際を防ぐ効果が見込めます。

請求明細書として作成する場合、提供した品目やサービスなどの内容を記載することで適格請求書（インボイス）として取り扱えるようになります。

合計請求書のメリット

請求書の件数が多い、支払期日が分散している場合などには合計請求書が用いられることがあります。受領側、発行側にとってのメリットをそれぞれ紹介します。

受領側のメリットとして、複数の請求情報をまとめて発行することで請求金額の合算、残高確認など経理業務にかかる工数を削減できます。取引件数や取引先の種類が多い場合などには経理担当者の負担が増加するので、合計請求書として受け取ることで経理業務の負担軽減を図れます。

発行側のメリットとしては一定期間内に発行した請求書の支払期日、請求残高をまとめて記載できるので、支払い忘れや二重請求といった経理上のミスを防ぐ効果が見込めます。

合計請求書のデメリット

・適格請求書として扱えない場合がある
・適格請求書として発行する場合は請求明細書を用いる

合計請求書は経理業務の効率化に効果が見込めますが、明細を記載していない書式で作成すると適格請求書としては扱えないという問題があります。インボイス対応の合計請求書を発行したい場合は請求明細を記載する、又は対象の取引情報を記載した納品書を合わせて発行するなどの方法があります。

ただし、納品書と合計請求書を併用することでインボイス対応する場合、発行側が適格請求書発行事業者として認定を受けている必要があります。

合計請求書の作成方法

合計請求書の作成は請求管理システムや表計算ソフトを用いることが一般的です。請求管理システムは提供元のメーカーによって操作方法やフォーマットが異なるので、ここでは表計算ソフトを用いた作成方法を紹介します。

最初に請求書番号や金額などを記載した一覧表を作成し、対象とする請求書情報を合計請求書とする一覧表と同じ又は他のシートにピックアップすることで合計請求書を作成できます。手軽さを重視する場合には表計算ソフト向けの請求書フォーマット、業務効率を重視する場合には請求管理システムを利用することをおすすめします。

請求情報のピックアップ

最初に自社の取引情報を取りまとめた表を作成します。取引日時や品目などの他、取引先ごとに検索用番号を割り振っておくことで合計請求書を効率的に作成しやすくなります。

請求書のデータ化

紙媒体の請求書をデータ化する際にはスキャナーやAI-OCR（光学的文字認識）などを組み合わせて自動的に取り込む、もしくは担当者が手入力でデータ化する手法が一般的に用いられています。

スキャナーやOCRなどを用いる場合はデータ化作業を自動化できる部分が多く、作業の手間を軽減する効果が見込めます。一方でAI-OCRの文字認識精度は一般的に9割ほどなので、データ化した後にミスがないか手作業で確認する必要があります。

手入力でデータ化する場合は誤入力を防ぎやすくなるので、請求書の件数が少ない場合は手入力でデータ化したほうが作業時間を軽減できることがあります。

合計請求書の作成

次に、取引情報の一覧表から対象とする請求書番号を取りまとめて合計請求書を作成します。エクセルを用いて作成する際にはVLOOKUP関数、IFERROR関数などを使用することが一般的です。

また、合計請求書を電子メールやクラウドストレージなどでやり取りする場合にはPDFデータを用いることが一般的です。紙媒体からメールの送受信に切り替える際には取引先から了解を得ておくと業務上のトラブルを防ぎやすくなります。

インボイス制度における合計請求書の対応方法

インボイス制度は2023年10月1日から開始されたもので、適格請求書を発行、保管することで仕入税額控除を受けられる制度です。合計請求書は単体だと適格請求書としては発行できませんが、他の書類と合わせて発行、保管することで適格請求書として扱える場合があります。

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