フリーランスや個人事業主の方で、取引先からの仕事依頼を受けた際、電車賃や高速代を立て替えることがあると思います。
こういった場合、請求書に交通費を含めて請求していいか、どんな書き方で請求すべきか、迷われた経験はありませんか？

そこでこの記事では、交通費請求の範囲や、請求書への交通費・消費税の書き方について解説していきます。

【無料EBOOK】 請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説

請求書に交通費を含めても問題ない？

請求書に交通費を記載しても問題ありません。
ただし、請求できる範囲や注意点があるため、下記で詳しく解説します。

交通費請求ができる範囲

仕事の発注元企業と受注者（フリーランスや個人事業主の方）の間で合意があれば、交通費を請求書に含めて請求しても問題ありません。

請求書に記載できる交通費には、取引先との業務で移動にかかった電車賃・バス代・タクシー代・高速代・駐車場代などが該当します。具体的には、委託された業務を遂行するために出張した際の新幹線代や、長距離移動で生じた飛行機代などを請求する、といった形です。

なお、大掛かりな移動を伴わない打ち合わせなどで発生した日常的な交通費は、請求しないことが一般的とされています。

交通費を請求する際の注意点

交通費を請求書に記載する際の注意点は、「記載内容の不備」「領収書の添付忘れ」「交通系ICカードを利用した場合の移動証明」です。

請求書で交通費を請求しようとしても、実際に移動したことを証明できなければ、取引先で請求書を受理してもらえません。
大雑把に「交通費」と書くのではなく、後述する「交通費の請求書への書き方①：品目・金額」の内容に沿って、不備のないように請求書への交通費記載を行いましょう。

また、請求書にただ交通費の発生について記載しただけでは、移動の証明には不十分です。
窓口や券売機で乗車券を購入した場合はその場で領収書を受領し、ネット購入の場合は領収書データをダウンロードして保存しておきましょう。請求書を発行する際に、その領収書を添付して提出してください。

なお、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用する場合は、入金時の領収書は移動の証拠にはなりません。交通系ICカードで買い物等もできるため、交通費に利用したとは限らないからです。
そのため、移動にかかった交通費の証明には、券売機で利用明細を発行するか、専用のアプリなどから利用情報を控えておく必要があります。ただし、一定の件数・期間を超えると履歴が消えてしまうため、利用明細の発券・控えはこまめに行うことが大切です。

交通系ICカードを利用した場合と乗車券を現金購入した場合では、かかる金額も異なってくるので、交通系ICカードを利用した場合は1円単位まで正確に記載しましょう。

交通費を含む請求書の書き方は？

交通費の請求書の書き方は、品目や消費税に注意して記載する必要があります。
以下で詳しくみていきましょう。

なお、交通費の請求書は手書きでも構いませんが、当社のサイトでは、ビジネスですぐ使えるフォーマットの請求書テンプレート（エクセル）を、PC・スマホ等から【無料ダウンロード】できますので、ご利用のうえでパソコンで作成いただくと、手間がかからず簡単です。

交通費の請求書への書き方①：品目・金額

交通費を請求書に書く際、まず取引内容の品目部分には「交通費」と記入します。
このとき、交通費が発生した理由・日時・交通手段・移動区間などの内訳を併記しましょう。その横に数量や単価を記載します。
なお、原則、期間内の交通費を合算して記入するのではなく、品目ごとに一つもしくは一単位あたりの金額を記載しましょう。

交通費の請求書への書き方②：消費税

電車賃やバス代、高速代などの料金には、すでに10%の消費税が含まれています。このため、請求書にも消費税込みの金額をそのまま記載します。他の品目と同じように交通費に消費税を計上しないよう、注意しましょう。

また、交通費を含む請求書では、「消費税〇％対象」「内税（税込み）」に分けた内訳を添えると分かりやすくなります。

交通費の請求書への書き方③：交通費＋宿泊費

宿泊を伴う仕事を行った際は、請求書の品目に交通費・宿泊費の順で記載すると見やすくなります。この場合も交通費は内税となりますが、宿泊費は「税抜き金額」を記載します。

交通費の経理処理方法は？

交通費は取引先との取り決めにおいて、報酬に「含まれるか・含まれないか」により経理の処理方法が異なります。

交通費を「立替金」として計上する場合

移動時の交通費を立て替えた場合は、取引先に実費精算を依頼しますが、実費精算は報酬には含まれないため「借方を立替金・貸方を現金」として仕訳します。入金の確認後は「借方を現金・貸方を立替金」として経費に計上し、立て替えた金額の消込作業を行います。

交通費を「売上」に含めて計上する場合

交通費を「立替金」として処理する場合は課税対象外（不課税）となりますが、報酬として請求する場合は課税の対象となるため、源泉徴収されます。この場合、収支の帳尻が合わなくなるため、経理上では「旅費交通費」として計上し、差額分の相殺を行うこととなります。

交通費を含む請求書の作成・発行も「請求管理ロボ」にお任せ！

請求処理	請求書の自動発行／単発請求（1回毎）／定期定額請求（繰り返しの定額）／定期従量請求（繰り返しの変動）／請求予約（未来分の一括作成）／ロゴ・印影・レイアウト・フォント変更／メール送付（自動・手動）／郵送代行／送付スケジュール設定／送付履歴・既読（DL）確認／請求周期の柔軟設定／明細単位のスケジュール管理／前受金対応・按分計上・取り崩し／繰越請求／インボイス制度対応／電子帳簿保存法対応
集金・決済管理	バンクチェック（銀行振込・バーチャル口座）サービス／クレジットカード決済サービス／口座振替サービス／コンビニ決済サービス 払込票方式（請求書払い）／継続課金・自動集金／複数口座・複数決済手段の一元管理／決済失敗時の切替・繰越設定
入金消込・入金管理	自動入金消込／AI消込学習機能／自動合算消込／入金データ自動取得／CSV取込／入金繰越（過少入金の次月合算／過剰入金の次月相殺）／入金状況のダッシュボード表示／仕訳データの自動生成／売掛金残高管理／顧客別・期間別レポート／請求履歴の一覧管理・送付履歴の一覧管理
債権管理・催促	未入金の自動特定／未入金一覧の可視化／回収状況の全社共有／自動催促メール（期限前通知＋期限後催促）／催促文面の編集・タイミング設定／複数請求書への一括催促／繰越請求・再発行のワンクリック切替
外部連携	Salesforce API連携／kintone API連携／会計ソフト連携／郵送代行サービス連携

詳細を見る 料金表をもらう

交通費のように品目・内訳を分けて記載する請求書は、体裁を整えつつ正確に発行する必要があります。

請求管理システム・債権管理システムの請求管理ロボは、標準テンプレートのほか、ロゴ・印影・レイアウト・フォント・配置などの基本的なデザイン変更に対応します。自社の体裁に合わせて請求書のレイアウト・表示内容を整えられます。

請求管理ロボでは、スポット的な取引や一度きりの請求にも、顧客ごとに単発・定期定額・定期従量の請求タイプを選んで発行できます。立て替えた交通費の請求にも柔軟に対応します。

請求管理ロボはこれまでに1,000社以上の企業に導入され、月間10万件以上の請求処理に対応しています。

導入をご検討の際は、資料請求をご利用ください。

※一部サービス提供元の運営記事です／PR