どのようなものが会社の「経費」になる？
節税するための方法として、経費を増やすことを真っ先に浮かべる人も多いでしょう。では、いったいどんなものが経費になるのか、どのように書類を保存すれば税務署に経費として認められるのでしょうか。経費を増やすためには、「お金を使う」という発想のまえに、現に使っている支出のなかで経費になるものかどうかを知ることが大切です。
経費になるもの、ならないもの
経費は、特別なものではなくて、売上を上げるための支出のことをいいます。経費になるか否かは「会社の事業に関係しない支出は経費にはならない」という基準で考えると判断しやすく、経費にする理由もつけられるでしょう。
「これは経費になる？」という疑問がわきやすいものを、勘定科目ごとにみていきましょう。
1.交際費＆会議費の誤解
「飲食費は会社の経費になる」という説明をすると、とにかく飲食関係のお店の領収書やレシートを捨てないでとっておく人がいますが、よくレシートの中身を見てください。当たり前ですが“お子様ランチ”と記載があるレシートが経費として認められるのはとても難しいのです。なぜなら、日本のビジネス界では子どもが一緒のテーブルについて会議をすることは考えられないからです。
2.旅費交通費の誤解
会社の経費で最後に検討されるのが、旅費交通費ではないでしょうか。領収書がなくてもOKな唯一の経費です。取材のための旅行とか、企画を考えるためになど、何かしら会社の経費としての理由がつけられます。しかし、この場合も「子ども2名」などと書かれているものはNGです。考え方、理由は交際費＆会議費と同じです。
3.福利厚生費の誤解
福利厚生費は社員への慰労のための支出科目です。サラリーマン経験のある社長だと、会社員時代に福利厚生費として会社の経費を使っていた経験から、社長と奥様しかいないのに「福利厚生費」という科目を使いがちです。
人間ドックなどの検診、フィットネスなどのスポーツ施設利用料やマッサージなどリラクゼーション系の支出を考えてみましょう。人間ドックは会社からの支出ならOKですが、個人で支払ったもので、個人名の領収書の精算ではダメということになっています。フィットネスは法人契約ならよいのですが、個人契約のものは会社の経費にはできません。マッサージは、事業の種類によっては認められる可能性があるものです。個人事業でシステム開発をしている場合など、過度な疲労がたまる事業者にはマッサージ費用は経費として認められているからです。
4.消耗品費の誤解
悩ましいコンビニの領収書について考えてみましょう。ほとんどが自分のコーヒー、弁当、雑誌、お菓子といった項目で、ついでに「たばこ」という人もいるのでは？
美容室や病院の待合室などに置くための雑誌や、お客様や来訪者へ提供する飲み物のペットボトルならば会社の経費になりますが、事務職の場合は個人的な支出とみなされてしまうでしょう。つまり、経費としてはNGです。
工事現場で働く人の場合、職人さんには朝早くから集合してもらう分、朝ごはんの弁当や10時と3時のお茶の時間に、コンビニか領収書の出ない自販機でお茶を大量に買うということもあるでしょう。これらは会社の経費になります。つまり、事業主だけではなく、事業に関係する他人が加わった支出は総じて会社の経費になるのです。
税務署にも通る、書類の保管方法
税務署の調査があったときに、領収書の保管の有無を確認されます。そのため、7年間は領収証はすべて保管しておきましょう。袋に詰めた状態でも、キレイに貼った状態でも保管してあればいいのですが、キレイにファイリングされていると「仕事も丁寧だな」という心証は与えられるようです。
発行した請求書の控えについては、請求管理システム・債権管理システムの請求管理ロボを使えば、請求書電子化により電子帳簿保存法の要件を満たす形式のPDFデータをクラウド上で管理・検索できるため、調査で求められた請求書を紙の中から探し出す手間を減らせます。
税務署が確認する書類の種類は、次のようなものです。よい心証を与えられるよう整然とまとめておきましょう。
- 契約書ファイル
- 請求書ファイル
- 領収書ファイル
- 人件費関係（源泉徴収簿）
- 会計帳簿（申告書決算書ファイル、総勘定元帳）
- 議事録など役員報酬改定の確認がとれる内部資料
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