経理の仕事で困った！数字が合わないときにすべきこと
膨大な請求書や伝票の類を扱う経理で、数字が合わないというトラブルはよくありませんか？ こうした数字が合わないトラブルに遭遇したら、どんなことをすればよいのでしょうか。
まずはケタが間違っていないか精査
経理の仕事で金額が合わない理由のひとつとして、桁違いがあります。
“300円”が“3000円”になっているような状況ですが、目で数字を見た時に0が続いていると3ケタか4ケタか分かりにくいものです。1000円単位の部分で桁カンマを入れるとか、桁をそろえて手書きするとかによって間違いを誘発しないようにしましょう。経理の仕事で、桁違いを調べるのは分かりやすいでしょう。なぜならデータで帳簿を確認し、数字がマイナス表示になっている部分や、経費を精算する時に精算できないくらい大きな立替金額になってしまっている場合がありがちだからです。
銀行口座の帳簿である預金出納帳は通帳とまったく同じ数字を入力すればいいので精査しやすいですし、クレジットカード決済も明細書に合計額が記載されているので数字の精査はしやすいです。経理の仕事で桁違いなどの数字の相違がうっかり発生するのは、現金払いの経費か決済されていない請求書関係だけといえるでしょう。
「6」や「9」の数字の見間違いはないか
経理部は数字ばかり長時間扱う仕事なので、数字の見間違いも多いものです。6と9の違いと、0と3、5と8は印刷でにじんでいると、文字がくっついてしまい、どの数字か分かりにくいですから注意しましょう。差額で逆算するか、拡大して確認します。
経理書類で桁数の大きな場合や何度確認しても気が付かないケースは、2桁目と3桁目の数字が逆に入力されていることも多くあります。たとえば、4536円と4563円では、目で追っているだけだと感知しにくいものです。そういう場合は、合計を出してズレた金額から間違いを探しましょう。経理書類は行の羅列なので、丸まる一行抜けていることもあります。その場合も合計から同じ金額がズレるので探しやすいでしょう。1件以上間違いがあると、見当をつけるのが難しくなるので、上から1つずつチェックしていくしかありません。そうした意味でも、経理の仕事は月単位や週単位など、区切りながらチェックすればトラブル時にも修正しやすく、取り組みやすいでしょう。
元の書類の数字も疑ってみる
経理が扱う書類は手書きの経費精算書などがあり、書き間違いや計算間違いがあるかもしれませんので、精算時にもう一度チェックしましょう。「エクセルでできた計算書なのになぜ合わないのだろう」という時もセルの指定が間違っていないかをチェックしましょう。シートをコピーして使っている場合など、挿入した行が範囲指定されていないことがよく散見されます。
まとめ
経理担当で数字が合わなくて困った場合、合わない部分がどの原資資料からきた情報なのかによってその調べ方が変わります。起こるミスは複数回発生しやすく、個人的な癖も出ますので改善方法は立てやすいでしょう。
経理として間違えたままで報告はできませんので、期限内に正すスキルを身につけましょう。
また、最近は入金消込などを自動化するソリューションもあるので利用するのもありです。
