領収書の代わりとなる書類とは?再発行の手順についても解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

領収書の代わりとなる書類とは?再発行の手順についても解説

経理

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領収書がない場合、代わりになる証拠書類とは

必要経費を会計処理で計上するためには、出費を裏付ける書類が必要になります。通常は領収書が証憑書類となりますが、「お店でもらい忘れた」「紛失してしまった」というときはどうすればいいのでしょうか。

今回は、会計処理をする際に領収書の代わりとなる書類について解説します。税務調査で不備を指摘されることがないように、正確な知識を身につけておきましょう。

※目次※
1.領収書とは
2.領収書の代わりとなるもの
3.領収書を紛失してしまった場合の再発行の手順
4.出金伝票の作成方法
5.請求書の発行なら「請求管理ロボ」がおすすめ!
6.まとめ

領収書とは


領収書とは、代金が支払われたことの裏付けとして、代金を受け取った相手が発行する書類のことです。売買を裏付けるもので、税法上では7年間保存しなければならないと定められています。

そもそも、どうして企業は領収書を保管しておかなければいけないのでしょうか。まずは、領収書の役割について見ていきましょう。

領収書の役割

領収書とは、収入を得るためにかかった費用(経費)を把握するための証憑書類で、サービスに対して金銭授受を行ったことの裏付けとなります。正確にお金の流れを把握しなくてはいけない企業会計において、領収書は非常に重要な役割を果たしているのです。受け取った領収書は下記のような場面で活用されます。

・会社経費の計上
・年末調整
・確定申告
・控除申請

上記のように、領収書は企業だけではなく従業員にとっても重要な書類です。企業は、日頃から従業員に対しては領収書の重要性を説明し、経費精算や各種手続きの際に必ず提出できるよう周知しておくことが大切です。

なお、企業によってはよりお金の流れを透明化するために、「宛名の入った領収書」と「明細がわかるレシート」の両方を保管しているケースもあります。経費精算については社内でルールを統一しておき、混乱やトラブルが起きないように体制を整えておくことが肝心です。

領収書がない経費が発生するケース

通常の買い物で領収書が出ないということはまずありませんが、たとえば下記のようなときは領収書が発行されません。

・電車やバスの運賃として支払った交通費
・関係先のお祝いやご不幸でのご祝儀や香典などの出費
・移動中などに自動販売機で購入して振る舞った飲み物代
・個人のクレジットカード決済でダウンロード購入したアプリケーションの代金

また上記以外にも、「なくしてしまったため提出できない」というケースも考えられます。

領収書がない場合に生じる不都合

先述したように、税法上のルールでは領収書を7年間保管しなくてはいけません。これは、企業に7年間の帳簿書類保存の義務があるためです。万が一、税務調査の際に領収書が提出できないときは、問題となってしまう恐れがあるため注意が必要です。

税務調査の際に領収書がなければ、業務のための出費を裏付けられません。そのため企業は経費を払ったことを証明できず、「不正会計をして脱税しようとしている」と判断されてしまう危険性があります。つまり企業は、企業会計の際に領収書がないと、適正な会計処理をしていないとみなされるリスクがあるのです。

領収書の代わりとなるもの


それでは、領収書が出ない出費があったときや領収書をなくしてしまったときは、どうすればいいのでしょうか。実は、出費を経費として計上する際は、領収書以外にも「代用できる書類」があれば問題ありません。基本的には、下記のような情報が明示されている書類であれば領収書の代用品として使えます。

・支払先
・日付
・金額
・支払内容

ここからは上記を踏まえ、領収書として代用できる書類について紹介します。

クレジットカードの利用明細・請求明細

クレジットカードを使ったときに発行される利用明細は、領収書として代用できます。また、請求時にカード会社から送付されたりWeb上で確認できたりする請求明細書も、支払いを裏付ける書類として認められています。

ただし、請求明細書は取引先ではなくカード会社が発行するものなので、領収書と同等には扱えません。領収書か利用明細を保存しておくことを基本ルールとして、請求明細はどうしてもほかの書類が用意できない場合の最終手段だと考えておきましょう。

銀行の振込金受取書(振込明細書)・預金通帳

銀行振込での取引の場合は、振込金受取書(振込明細書)が発行されます。これは銀行が発行するものなので厳密には領収書ではありませんが、支払いの証憑として代用することが可能です。預金口座からの振込の場合は、預金通帳の記録で代用できます。

オンライン販売の確認メール・取引画面のキャプチャー画像

オンライン通販やダウンロード販売など、オンラインで取引したときは、確認メールや取引画面のキャプチャー画像が支払いの証明になります。ただし、納品書は領収書の代用品にはならないので注意が必要です。

ご祝儀袋の表書きコピー・香典返しの挨拶状など

お祝い金を支払ったときは「ご祝儀袋の表書きのコピー」、香典を支払ったときは香典返しの際の「あいさつ状(お礼状)」などが支払いの証明になります。パーティーの会費などについては、招待状や告知メールを保存して代用するといいでしょう。

レシート

実はそこまで金額が大きくないときは、レシートも証憑として代用できます。ホームセンターや文房具店などで細々としたものを購入したときは、基本的にレシートを保管しても構いません。

ただし、レシートに経費以外の購入品が載っているときは、別途計上する経費のみの金額を抜き出した報告書を購入者に作成させるなどの対策が必要です。また、感熱紙タイプのレシートは印字が消えやすいため、保管するときは注意しましょう。

出金伝票

出金伝票とは、事業を営んでいる者が現金を支払った際に書き起こすメモのようなものです。ほかの書類が用意できないときは、出金伝票を残しておけば証憑能力をもたせることができます。

ただし、「金額だけを書いている」「何に使った金額なのか不明」というときは、信憑性が下がってしまうため注意しましょう。必要事項をしっかりと記録して、税務署が調査したときにひと目で内容が理解できるように情報を残しておくことが重要です。

文房具店などで購入した専用の用紙はもちろん、Excelなどで作成したものを使っても構いません。

領収書を紛失してしまった場合の再発行の手順


領収書をなくしてしまったときでも、前項で紹介したものであれば企業会計の際に証憑書類として代用できます。しかし、なかにはきちんと領収書を残しておきたい場合もあるでしょう。

実は領収書を一度なくしてしまっても、再発行してもらえるケースがあります。ただし、再発行は不正使用されるリスクが高いため、基本的には断っている店舗も少なくはありません。つまり再発行についての可否は、相手側の判断に委ねられるのです。

必ず応じてもらえるわけではありませんが、領収書を再発行してもらえる場合があります。ここからは、その手続き手順について詳しく説明します。

支払い証明書の準備

まずは、支払いを裏付ける証明書を準備する必要があります。支払証明書となるのは、レシートやクレジットカードの明細書などです。これらの書類で出費を確実に証明できれば、領収書を再発行してもらえる可能性が高まります。

消費税法においては、領収書は「支払先」「日付」「金額」「支払内容」「宛名」などの情報が確認できる書類であることが定められています。そのため、あらかじめ以上のような情報が証明できる書類をそろえておきましょう。

支払先に再発行の依頼

支払証明書が準備できたら、実際に支払先に再発行の依頼をしましょう。証明書を渡すだけではなく、「何を購入したのか」「いつ頃購入したのか」「なぜないのか」「なぜ必要なのか」などを説明できると、相手も対応しやすくなるでしょう。

単に「再発行してほしい」とだけ伝えてしまうと、不信感を抱かれて不正使用や二重計上の可能性を疑われてしまう恐れがあります。必ず上記の内容を踏まえて、誠実に再発行の必要性を説明するように心がけましょう。

再発行された領収書の受け取り

もらった情報を見て相手側が妥当だと認めたときは、領収書の再発行が行われます。なお、このときにもらえる領収書には「再発行」と記載があるケースがほとんどです。企業会計上には何ら支障のない情報ですが、二重計上や不正を防ぐために記載されます。

ただし、取引先が再発行に応じる義務はないので、上記のような手順で手続きをしても再発行できないことは十分に考えられるでしょう。こういった場合は、レシートやカード明細、出金伝票などで代用して経費を計上することになります。

出金伝票の作成方法


「再発行ができなかった」「レシートも明細書もない」というときは、出金伝票を作ることで経理処理をしていくことになります。出金伝票には決まった形式があるわけではないため、メモ書きなどであっても「お金が出ていったこと」を証明できれば、会計処理に使えます。

しかし、税務署が調査に入ったときのことを考えると、複式簿記の原則に従った形式の出金伝票を作っておいたほうが信憑性は高まるでしょう。ここからは、証憑能力の高い出金伝票の作成方法について解説します。

出金伝票の書き方と要件

まずは、出金伝票を作っていきましょう。出金伝票として成立させるためには、下記のような情報を明記する必要があります。

・支払った日付
・支払先の名称
・金額
・勘定科目
・摘要

出金伝票は文房具点や書店で手に入れられます。決まった形式はないので、Excelで自作したものやインターネットで配布されているテンプレートを使っても構いません。

この際、出席したセミナーのパンフレットやパーティーの案内状などがあれば、セットで保管しておくと信憑性が高まります。

現金出納帳との併用

一概にはいえませんが、領収書やレシート、明細書などがもらえなかったということは、現金で支払った取引である可能性が考えられます。現金の取引をした場合は、現金出納帳にも取引内容を記載しておくことで、出金伝票の信憑性を高めることが可能です。

現金出納帳とは、現金の出金や入金の時系列を記載して、帳簿の残高と一致しているかどうかを確認する帳簿のことを指します。適正な流れで出金伝票が起こされた証憑になるため、可能であれば併用しておくことをおすすめします。

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まとめ

経費を計上するために必要な領収書ですが、もらえなかったときや紛失してしまったときは、ほかの書類で代用して保管することで証憑書類として取り扱うことも可能です。場合によっては再発行が可能なこともありますが、再発行を断られるケースもあります。その場合は、出金伝票を作成することで証憑書類とみなすことができます。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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