領収書の代わりに経費計上できるものとは？請求書でも代用可能なのかも紹介

経理 2024.02.10

Pocket

必要経費を会計処理で計上するためには、出費を裏付ける書類が必要になります。通常は領収書が証憑書類となりますが、「お店でもらい忘れた」「紛失してしまった」というときはどうすればいいのでしょうか。

今回は、会計処理をする際に領収書の代わりとなる書類について解説します。税務調査で不備を指摘されることがないように、正確な知識を身につけておきましょう。

【無料EBOOK】請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説

領収書の重要性

領収書とは、代金が支払われたことの裏付けとして、代金を受け取った相手が発行する書類のことです。売買を裏付けるもので、税法上では7年間保存しなければならないと定められています。

そもそも、どうして企業は領収書を保管しておかなければいけないのでしょうか。まずは、領収書の役割について見ていきましょう。

領収書の役割

領収書とは、収入を得るためにかかった費用（経費）を把握するための証憑書類で、サービスに対して金銭授受を行ったことの裏付けとなります。正確にお金の流れを把握しなくてはいけない企業会計において、領収書は非常に重要な役割を果たしているのです。受け取った領収書は下記のような場面で活用されます。

・会社経費の計上
・年末調整
・確定申告
・控除申請

上記のように、領収書は企業だけではなく従業員にとっても重要な書類です。企業は、日頃から従業員に対しては領収書の重要性を説明し、経費精算や各種手続きの際に必ず提出できるよう周知しておくことが大切です。

なお、企業によってはよりお金の流れを透明化するために、「宛名の入った領収書」と「明細がわかるレシート」の両方を保管しているケースもあります。経費精算については社内でルールを統一しておき、混乱やトラブルが起きないように体制を整えておくことが肝心です。

領収書がない場合に生じる不都合

先述したように、税法上のルールでは領収書を7年間保管しなくてはいけません。これは、企業に7年間の帳簿書類保存の義務があるためです。万が一、税務調査の際に領収書が提出できないときは、問題となってしまう恐れがあるため注意が必要です。

税務調査の際に領収書がなければ、業務のための出費を裏付けられません。そのため企業は経費を払ったことを証明できず、「不正会計をして脱税しようとしている」と判断されてしまう危険性があります。つまり企業は、企業会計の際に領収書がないと、適正な会計処理をしていないとみなされるリスクがあるのです。

領収書の代わりに経費となるもの

それでは、領収書が出ない出費があったときや領収書をなくしてしまったときは、どうすればいいのでしょうか。実は、出費を経費として計上する際は、領収書以外にも「代用できる書類」があれば問題ありません。基本的には、下記のような情報が明示されている書類であれば領収書の代用品として使えます。

・支払先
・日付
・金額
・支払内容

ここからは上記を踏まえ、領収書として代用できる書類について紹介します。

クレジットカードの利用明細書

利用明細書とは、クレジットカードを使ったときにレシートと一緒に渡される「クレジット売上票」と表記された書類です。利用明細書は、領収書の代わりとして経理処理のときに使えます。

クレジットカードの利用明細書について、詳しくは以下の記事で解説しています。
「クレジットカード決済の領収書が必要なときはどうすればいい？」
https://www.robotpayment.co.jp/blog/creditcard/3950/

銀行の振込金受取書（振込明細書）・預金通帳

銀行振込での取引の場合は、振込金受取書（振込明細書）が発行されます。これは銀行が発行するものであるため厳密には領収書ではありませんが、支払いの証憑として代用することが可能です。預金口座からの振込の場合は、預金通帳の記録で代用できます。

オンライン販売の確認メール・取引画面のキャプチャー画像

オンライン通販やダウンロード販売など、オンラインで取引したときは、確認メールや取引画面のキャプチャー画像が支払いの証明になります。ただし、納品書は領収書の代用品にはならないため注意が必要です。

ご祝儀袋の表書きコピー・香典返しの挨拶状など

お祝い金を支払ったときは「ご祝儀袋の表書きのコピー」、香典を支払ったときは香典返しの際の「あいさつ状（お礼状）」などが支払いの証明になります。パーティーの会費などについては、招待状や告知メールを保存して代用するといいでしょう。

レシート

実はそこまで金額が大きくないときは、レシートも証憑として代用できます。ホームセンターや文房具店などで細々としたものを購入したときは、基本的にレシートを保管しても構いません。

ただし、レシートに経費以外の購入品が載っているときは、別途計上する経費のみの金額を抜き出した報告書を購入者に作成させるなどの対策が必要です。また、感熱紙タイプのレシートは印字が消えやすいため、保管するときは注意しましょう。

出金伝票

出金伝票とは、事業を営んでいる者が現金を支払った際に書き起こすメモのようなものです。ほかの書類が用意できないときは、出金伝票を残しておけば証憑能力をもたせることができます。

ただし、「金額だけを書いている」「何に使った金額なのか不明」というときは、信憑性が下がってしまうため注意しましょう。必要事項をしっかりと記録して、税務署が調査したときにひと目で内容が理解できるように情報を残しておくことが重要です。

文房具店などで購入した専用の用紙はもちろん、Excelなどで作成したものを使っても構いません。

経費として計上できるものとそうでないものの違い

国税庁ではホームページで経費として計上できるものとそうでないものについて公開しています。経費として計上できるものの例としては、従業員の給与や福利厚生費などの人件費、出張時に使った交通機関の旅費交通費、文房具やコピーなどの消耗品費、飲食店の利用費などの交際費などです。他にも事業を営んでいくうえで直接必要となる費用は経費として計上できます。

個人事業主の場合では光熱費や通信費などが業務用なのか個人用なのかが混在しがちなため、業務用の割合を按分することが必要です。経費として計上できないものの例としては、個人に対する社会保険料（健康保険料、年金保険料）、納税の義務がある法人税や法人住民税、私的な買い物の費用、まだ使っていない消耗品などです。他にも仕入れや製造に直接必要ないもの、事業の収益に結びつかないもの、利益を上げるため以外に支払ったものなどは経費として計上できません。

請求書が領収書の代用として使える場合も

請求書と領収書は目的も発行する時期も異なるため本来であれば請求書は領収書の代用として使うことはできませんが、場合によっては代用が認められることもあります。以下に認められるケースについて解説します。

支払い方法によって領収書は不要

銀行振込やクレジットカード決済で支払いを行った場合は、請求書と支払いの事実が確認できる明細書がそろっていれば領収書がなくても経費精算することが可能です。クレジットカード決済の場合では本来であれば決済時にはまだ支払いが完了していない段階であるため、お店が代金を受領したことを証明する領収書は発行できません。

しかしながらクレジットカードを利用したことを証明するレシートや利用明細書があれば支払いの事実を証明することができます。ただしクレジットカードを利用したお店の名前、商品を購入した日時、購入した商品の内容、クレジットカード決済した購入金額、購入した人の名前の5点が記載されていることが条件です。他にも交通系ICカードを利用した場合は領収書が発行されませんが、この場合ではパソコンで利用履歴を印刷することで領収書の代わりとして経費精算が可能です。

領収書との兼用の請求書も存在する

請求書の中には「代済」「相殺」「了」などと分かりやすい形で請求書と領収書を兼ねる形式のものがあります。国税庁ではこのようにすでに支払いがなされていることが記載されたものは受取証書として支払いの事実を証明する証拠書類となるとしており、領収書との兼用の請求書として経費精算が可能です。企業間取引では請求書を月末締めなどでまとめて発行して翌月末などに支払う掛け取引が主体で領収書との兼用の請求書を使うことは一般的にありません。

一方で、請求と同時に支払う個人の買い物や病院での支払いなどでは兼用したものが多く使われます。書類の形式としては同じ紙の中で上段が請求書、下段が領収書になっているもの、請求書の中に領収書の欄があるものなどいくつかの種類があります。

請求書を領収書代わりにする際の注意点

有価証券を受け取ったり金銭を受け取ったりした時には原則として領収書の発行が必要で、さらに5万円以上の取引では収入印紙を貼り付けて印紙税を納付する義務があります。そのため領収書との兼用の請求書を発行した場合も5万円以上の取引については収入印紙を貼り付けなければいけません。

ちなみに収入印紙と混同されやすい収入証紙は国ではなく地方公共団体に支払うものであるため区別が必要です。なおオンライン取引などのように電子請求書を発行して紙に出力せずに領収書として使用するのであれば収入印紙は不要です。ただし電子請求書を領収書も兼ねるものとして紙に出力した場合は収入印紙が必要になります。

仕入れ税額控除のためには領収書が必須！

仕入れ税額控除の適用を受けるためには領収書等を保存することが法的に義務付けられています。以下に詳しく解説します。

消費税法によって定められている

仕入れ税額控除では制度上課税仕入れに関わる消費税額の控除の適用を受ける条件として、支払いの事実を証明する区分記載請求書の保存を求めています。法人税法や所得税法では領収書の保存を絶対的な条件としていません。

しかし消費税法上では区分経理に対応した帳簿と共に請求書の保存が必須としており、領収書が発行されない取引では請求書を保存しなければなりません。その際、請求書には書類の作成者や送付する宛先、支払い年月日などの必要な事項が記載されていなければ領収書としての効力を持ちません。なお小売店業や飲食店業などのように不特定多数を相手にする業種では記載事項の一部省略が認められています。

領収書がなくても仕入れ税額控除が適用される条件

仕入れ税額控除では控除を受ける条件として領収書の保管を義務付けていますが、例外として税込み30,000円未満の取引については領収書がなくても控除の対象になるとしています。しかしながら2023年10月からインボイス制度が施行されると30,000円未満でもインボイス（請求書や領収書）を保存していなければ控除の対象でなくなることは注意が必要です。

ただし30,000円未満の鉄道乗車賃を払ったり自動販売機で飲料を購入したりした場合は帳簿に一定の要件を記載することで領収書がなくても控除の対象になります。また30,000円以上の取引でも請求書が交付されなかったことに関してやむを得ない理由があれば領収書がなくても控除の対象になります。例えば家賃を口座振替で受け取っていて請求書と領収書のいずれも発行されないといったケースが対象です。このような場合では帳簿に理由と相手方の居住地などを記載せねばならないとされています。

請求書の発行なら請求管理ロボを導入しよう！

必要書類の用意や帳簿への記入など、経費の管理には多くの手間がかかります。経理業務を担当している部署は、こういった経費管理だけではなく請求管理まで行わなくてはならないケースが多いため、その業務量は膨大な量になっているかもしれません。

こういった経理業務の負担を軽減したい担当者様は、ぜひ「請求管理ロボ」をご検討ください。「請求管理ロボ」は、煩雑な請求・集金・催促などの作業をすべて自動化し、請求業務を最大で80％削減できるクラウド型請求管理システムです。

「請求管理ロボ」を使えば、請求書の発行や送付、消込などをすべて自動化できます。可能な限り人的作業を排除できるため、ミスを防いで効率的な経理業務を実現いたします。

さらにSFAとの連携が可能で、自動で行われた請求業務の内容は会計システムに反映することも可能です。無駄なコミュニケーションの削減やお金の流れを可視化し、手間のかからない請求業務と企業会計の透明化をサポートいたします。結果的に、会計や帳簿付けにかかる時間と人的コストが大幅に削減されれば、従業員がコア業務に専念できる環境が整えられます。

現在「請求管理ロボ」は約500社以上の企業に導入されており、年間取引請求金額は約1,750億円を誇ります。経費の管理や帳簿付け、請求業務に追われている企業の担当者様は、ぜひお気軽に多くの企業に導入されている「請求管理ロボ」までご相談ください。

まとめ

経費を計上するために必要な領収書ですが、もらえなかったときや紛失してしまったときは、ほかの書類で代用して保管することで証憑書類として取り扱うことも可能です。場合によっては再発行が可能なこともありますが、再発行を断られるケースもあります。その場合は、出金伝票を作成することで証憑書類とみなすことができます。