会社の存続にも影響?!売掛金の未回収リスクとその対策

経理

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貸倒れを防ぐ!未払いの売掛金を回収する方法

売掛金とは、商品やサービスを提供した際、対価として代金が未回収の金額のことで、一般的に「ツケ」と呼ばれるものです。しかし、入金日が月末などスポット的に集中する傾向にあり、この重要な売掛金管理に十分な数の人員が配置されていないのが現実です。だからと言って、売掛金の管理が杜撰な場合、本来手に入る代金が永遠に回収されず、会社の存続を危うくすることもあります。

ここでは、売掛金の未回収リスクとその対策についてお伝えします。

今、誰にいくら貸しがあるか、すぐ言えますか?

企業間における商品・サービスの提供について、提供時点ではまだ対価を受け取っていないことが多いです。いわゆる「掛け」という状態です。これは、取引先のことを信用しているからこそ、対価を受け取る前に商品・サービスを提供していて、掛けが発生している状態です。言い換えると、「貸しがある」ともいえますね。

みなさんは、今、会社がどの取引先に、いくらの掛け売りをしているか、すぐに確認できますか?自分のことに置き換えてみると、たとえば飲み会の代金を自分で立て替えていたとして、誰からいくらもらわなければならないか把握していなければ、全額回収することができませんよね?会社も同じことです!

売掛金は、受け取る権利のあるお金です!

「掛け」で売っているのですから、この代金は受け取ってしかるべき代金になります。この権利について、相手と金額を会計上、記録したものが「売掛金」となります。誰にいつ、いくら売掛金が発生して、いつ返してもらったか、あるいはいくら返してもらえていないかをわかりやすくしておきましょう。
たとえば会計ソフトを利用して管理するならば、相手別の補助科目をたてたり、摘要に対応する請求書番号を記しておいたりすると、売掛金の内訳や性質が見えやすくなりますね。

売掛金の回収は迅速に

売掛金で大切なことは、「漏れなく確実に回収すること」です。支払期日を1日でも過ぎたら、すぐに連絡を入れましょう。そして、入金があるまで粘り強く連絡を取り続けることが大切です。期限を経過していくごとに、回収できる見込みが減っていくため、しつこいくらいに、プッシュしましょう。督促をさぼると、相手先は、「払わなくてもいいんだ!」という判断になる可能性もあり、また、請求・督促が来ていることにも気がつかず、永遠に支払いをしてこないこともあります。ですから、「この会社はちゃんと支払わないと、嫌なくらい催促してくるぞ…」と思わせた方がよいのです。そしてその際に、「2か月分の料金をお支払いただけていません」ではなく、「○月発行した○円の請求書について、期限が~日過ぎております」と明確な督促ができないと、確実な回収がないという訳です。

売掛金が溜まっている、ということは、その分だけ本来、手元にあるべきキャッシュがないことに等しいです。売掛金の回収有無にかかわらず、会社の経営には様々な支払いをする必要があり、その分、会社のキャッシュが減ることになります。すると、節約を強いられ、事業活動への投資ができなくなったり、払うべき請求や人件費を支払えなくなったり、というケースまで想定されます。つまり、最悪の場合、売上も利益もあるのに、会社が回らなくなる黒字倒産へと追い込まれます。
1件1件の売掛金は小さくても、積み重なれば大きな損失であり、会社の存続にまで関わる問題に発展しかねません。そのため、日頃より売掛金をわかりやすく管理したうえで、回収業務も面倒くさがらずに行うことが大切です。

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未回収の売掛金は1~3年で消滅時効に

売掛金の回収が多少遅れていたとしても、本当に資金が必要になった時に回収すれば大丈夫だと思っていませんか。入金予定を過ぎて支払われていない売掛金は、売掛金の種類にもよりますが、1~3年間経過した場合に消滅時効を迎えます。

消滅時効は、債務者である取引先が時効であることを主張することによって成立します。1~3年が過ぎたからと言って債権が消滅するわけではありませんが、請求した際に取引先が時効を理由に支払いを拒否すれば債権が消滅することになります。

売掛金を回収するための方法

売掛金の未回収が発生した場合、まずは先方の担当者に対して支払日の確認を行うことが大切です。故意の未払いではなく、先方のミスや手違い、締め日などの事情で次月の支払い予定になっているなどの可能性があるためです。一方で故意の未払いの場合は、以下のような手段で督促を行います。ケースに応じて督促方法を選ぶのが大切です。

(1)内容証明による督促
内容証明郵便とは、送付する文書の内容を郵便局が確認し、証明してくれるものです。督促を行う際、まずは内容証明で督促状を送付するのが一般的です。

(2)支払督促制度を利用する
支払督促とは、支払いを命じる督促状を裁判所から債務者へ送ってもらえる制度です。債務者の住所を管轄する簡易裁判所に申し立てを行います。債務者が督促状を放置して2週間が経過すれば強制執行が可能になります。

(3)少額訴訟
未回収の金額が60万円以下の場合は、少額訴訟の制度を利用するという方法もあります。原則として1回の審理で判決が出ます。債権者または債務者の住所地を管轄する簡易裁判所に提訴します。

(4)通常訴訟
債務者との間で争いがない場合には支払督促か少額訴訟を利用するのが一般的ですが、争いがある場合には通常訴訟を起こすことになります。売掛金の金額が140万円以下であれば簡易裁判所、140万円を超える場合は地方裁判所に提訴します。

未回収を減らす売掛金管理の仕組みづくり

月々の請求件数が、50件、100件を超えてくると、属人的な売掛金の管理は限界になり、請求管理のやり方を見直す必要が生じてきます。特に、回収漏れは会社のキャッシュフローや取引先との信頼関係にも影響するため、先手先手の対応が求められます。限られた人数の中でスケジュールを管理して、スピーディーに回収を行っていくことには限界があります。請求件数が増える前に売掛金管理のシステム化を検討すべきでしょう。

売掛金管理を万全にするためには、システム化による業務の省力化を行い、会社のパワーを問題点に集中させるような仕組みづくりが重要です。売掛金管理に関して言うと、入金消込や会計仕訳といった人間の判断が不要な作業的な処理をシステム化します。そして空いたリソースを、得意先との確認作業や入金漏れのチェックにあてます。

売掛金管理の目的は、入金を正しく記録するだけではなく、素早く入金を確認して、回収漏れを無くすことです。そして、こうした社内の仕組みづくりを進めることで、経理業務もスピードアップするでしょう。

 

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請求管理ロボは、請求書の発行から集金、消込、催促を自動化するクラウドサービスです。特にクレジットカード決済や口座振替という料金回収の手段を持ち合わせているため、確実な売掛金の回収を実現します。また仮に未収が発生した場合でも、取引先への催促や自社担当者への通知を自動で行うため、期日の過ぎた未回収の売掛金に対して迅速な対応を後押しします。また売上、未収状況も一目で確認することができるため、売掛金管理の煩雑さを解消し、作業のスピードアップに貢献します。

売掛金の未回収リスクには、正しい売掛金管理にあります。そして売掛金管理の目的は、入金を正しく記録することにあるのではなく、素早く入金を確認して、回収漏れを解消することにあります。売掛金の未回収や管理にお困りの方は、是非クラウドサービスを活用することも検討してみてください。請求管理ロボをもっと知りたい方

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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