「上様」でもらった領収書がNGな理由
資料となる本を買ったときや、得意先との食事をした際にもらう領収書。宛名を聞かれて会社名を説明するのが面倒だったり、「連れの人を待たせてまでもらうのもなぁ」と躊躇してしまったり……。思わず「名前なしで」「上様でいいよ」などといって、もらっていませんか？
領収書の記載の不備は、税務調査でトラブルの原因になります。今回は、領収書をもらう際の注意点について解説します。
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知っておきたい「宛名」の正しいルール
領収書は「日付、宛名、金額、領収者」の4つの記入が必要です。いわゆる「白紙の領収書」以外で、金額を書かない領収書は論外ですが、宛名については意外と無記名であったり“上様”であったりします。会計後、領収証をもらう際に「“上様”でいいですか？」と店側から言われることも……。
領収書に宛名がないと、一体何が問題になるのでしょうか。領収書に宛名がないと、個人的な支出を会社の経費として申請していてもわからないからです。
しかし、レジが混んでいるホームセンターやディスカウントショップでの買い物では「ご自分で書いてください」といわれて、宛名の無い領収証を渡されることも多いといいます。問題があると知らずに、自分で書き加えている社長さんは、気をつけてください。自分の字で加筆することは、なお「怪しい」という印象を持たれます。「もしかしたら金額も書き足して、改ざんしていないか」と疑いの目で見られてしまいます。ただし、領収書の裏や端に、内容の詳細について書き加えるのならば問題はありません。
また、よくある“上様”と書く領収証ですが、実は“上様”と書いてもらうよりは、短縮した会社名でも社名を書いてもらう方がベターです。これは、法人税法上の損金扱いのためだけでなく、消費税法上も課税仕入れにするために領収書の記載ルールがあるからです。ただし、3万円未満の少額経費については例外的措置があります。
但し書きを「お品代」にするのはだめ？
但し書きという、金額の下の部分に内容を書くスペースがあります。ここを「お品代で」というと、話が早いですし混雑したレジで記入してもらう作業も早く済みます。しかし、専門店であれば購入したものが想定できますが、デパートだと個人的な衣服か仕事用の消耗品か「お品代」では客観的に判断がつきません。これも税務調査の際のトラブルの原因のひとつになります。
既に「お品代」と書いてしまった領収書があったら、内容のわかるレシートを一緒に保管しておくか、領収書の裏に何を買ったか記載しておくなど、尋ねられたら返答できるようにしておきましょう。
「お品代＝不認可」という扱いにはなりませんが、普段の業務で使わないお店でもらうような高額の領収書は、できるだけ詳しく記載してもらった方が客観性がでるのです。
どうすればいい？領収証をレシートでもらう場合
レシートでも、証憑書類になりますので領収書ではないからと、経費計上をあきらめる必要はありません。飲食店では、レシートの方が時間や人数などの記載があるので、より具体的で安心感を与えるケースも多いのです。
経理書類としては、レシート上に支払日や支払先、支払内容、支払金額が明記されているか確認しましょう。こうした内容の記載がされているレシートであれば、取引内容が確認できて、経費の証明として使えます。
ただし「領収書の方がよい」という支出もあります。数万円以上と金額の大きいものや、通常の業務にでてこない商品のものです。購入した際は、商品のパンフレットのような資料も一緒に保管しておくことをおすすめします。
まとめ
領収書やレシートは、会社の経費を証明する重要な書類です。うっかりなくしてしまいそうな書類かもしれませんが、経営者にとっては税金対策の大切な書類。日々のしっかりとした管理と、何の支払いか、内容をきちんと把握できるような保存方法を心掛けましょう。
