検収書って必要?混同しがちな関連書類との比較・書き方まで理解しよう | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

検収書って必要?混同しがちな関連書類との比較・書き方まで理解しよう

経理

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商取引では、ケースに応じて検収書の発行を求められることがあります。検収書は、納品に関して非常に重要となる書類で、取引をスムーズに行いトラブルを防ぐために発行します。しかし、検収書は必ずしも発行が必要な書類ではないため、取り扱ったことがない方も多くいます。そのため、検収書を求められた場合に記載すべき内容やフォーマットが分からないというお悩みを持つ方もおられることでしょう。

そこで、この記事では、果たして検収書の全般的な知識についてお伝えしたうえで、検収書と混同しがちな関連書類との比較や書き方をご紹介します。

※目次※
1.検収書とは
2.検収書の役割
3.関連書類との違い
4.検収書の書き方
5.発行の手順
6.請求業務の自動化なら「請求管理ロボ」がおすすめ!
7.まとめ

検収書とは

検収書とは、発注者が受注者に対して受け取った商品の種類・数量・内容などに不備がないか、あるいは商品にキズなどがないかを検品し、契約通りで問題がなかったことを証明する文書です。原則として、検収書を発行後にクレームを伝えるのは商取引上マナー違反となります。そのため、検収書は検品を入念に行ってから発行する必要があります。

法律上発行する義務はありませが、取引を行う当事者同士で信頼関係を構築して滞りなく取引を進めていくのに役立つため、発行することがビジネスの慣習になっています。

検収書の役割

検収書の役割は主に2つがあります。それぞれを詳しく見ていきましょう。

売上の計上

検収基準で計上処理を行っている会社では、検収書が非常に重要です。この場合、発注先が検品して、間違いがないことを確認した時点で売上と認識されるため、送られてくる検収書に記載されている日付で売上を計上します。

なお、検収基準となる取引は、品質の確認に一定の時間をかけた試運転が必要製な造業者間に多く、近年ITの普及によって増加しているITシステムの納品においても検収基準を採用するケースが多く見られます。

トラブル・クレーム防止

検収書は、発注者が納品物を検品して品質などを認めた証拠になるので、検収書の発行後は納品された商品やサービスに対してクレームを出すことや契約解除はできません。そのため、受注者にとって検収書は、トラブル・クレームを防止するための大切な書類となります。

特にITシステムのように無形の商品を販売する場合、検収書が発行されないと無料で修正作業にあたらなければならないこともあるので、納品に区切りをつける目的で検収書の発行を依頼するケースもあります。

関連書類との違い


検収書には関連書類がいくつかあります。ここでは代表的な関連書類をご紹介します。

納品書

検収書と混同されがちな書類に納品書があります。納品書とは、受注者が発注者に対して納品した商品の種類や数量などの明細を通知する書類で、商品と共に届くことが多いです。発注者は、送られてきた納品書をもとに商品の数量や内容を確認できます。検収書との大きな違いは、発行者が受注者である点と、検品した証明にはならない点です。

また、納品書は発注者に安心感を与える役割もあり、一般的に納品物と共に同梱するのが通例となっています。そのため、納品書を添えずに商品だけを送付してしまうと、発注者は品物が全て送られてきたのか不安を感じてしまう場合があります。

しかし、納品書があれば商品の種類や数量を確認することが可能となるため、注文した商品が全て届いたか確認作業が容易となり受注者の業務効率を高められます。さらに、金額を確認することもできるので、会社の経理と連携を取る際も重要な役割を果たす書類です。

請求書

請求書は、請求金額や納品された商品の数量に加え、支払期日や振込口座などの明細が記載された債権書で、受注者が発注者に対して送付します。もしもこの請求書を送らなかった場合は、発注者に対して商品を納品していても代金が支払われないこともあります。そのため、請求書の発行漏れや送付漏れには注意が必要です。

また、請求書は証憑(しょうひょう)書類という、取引内容や取引条件などの証明をする書類であり、企業は7年間保存することが義務付けられています。ちなみに、この7年間とは請求書の発行から7年間ではなく、法人税の申告期限日から7年間を意味します。

さらに、請求書の保存は原本の保存が原則とされています。これは、コピーによる請求書の偽造を防ぐためです。そのため、請求書を保存する際は、必ず原本を保存するようにし、電子データで保存する場合は別途手続きを行う必要があります。

受領書

受領書は、発注者が受注者に対して納品された商品を受け取ったことを伝える書類です。ただし、商品が届いたことのみを証明するだけなので、検収書のように商品を検品した証明にはならならず、後からクレームを伝えてもマナー違反ではありません。

また、取引先のフォーマットによっては金額を記載しないケースもありますが、トラブルを避けるために金額を記載する方が無難です。さらに、企業によっては指定のフォーマットで提出を求められる場合もあります。そのため、受領書を発行する場合は事前に先方に確認のうえ、取引先のフォーマットを使用して発行した方がスムーズにやり取りできるでしょう。

法律上、受領書の発行は義務付けられているものではありませんが、中には受領書を受け取った時点で売上の計上を行う企業も存在します。そのような取引先の場合は、受領書がないために先方の経理業務が滞ってしまうことがあるため、商品が納入されたら速やかに受領書を送付しましょう。

検収書の書き方

検収書は、決まった書式が存在しないため、比較的自由に作成することができます。しかし、検収書の書き方には決まりごとがいくつかあるため、基本的な記載事項を押さえて作成する必要があります。ここでは、検収書の書き方を詳しく解説していきます。

記載項目

検収書に記載する必須項目として、まず挙げられるのが会社名です。会社名には、受注者側と発注者側の2つを列挙します。また、発注者側の住所や電話番号も記載し、会社印も押しましょう。

次に、検収日を記載します。検収を行った日付に加え、商品の納品された日付を添えます。検収日と納品日の記載を間違えないように注意しましょう。

そして、検収者の氏名の記載と捺印も必要です。署名・捺印は、検収を担当した人が行うことで、検収済みであることを正式に証明できます。

最後に、商品名・数量・金額などを記載します。納品された商品と納品書の内容に相違がないことを示すために、検収した商品名・数量・金額などを正しく記載しましょう。受注者は発注者の作成した検収書を確認してから請求書を発行するので、滞りなく取引が完了できるように記載は正確でなければなりません。

記入例

検収書の記入例は以下のようになります。あくまでも1つの例であり、書式は自由です。いずれにしても先方に見やすい形式を心掛けて作成しましょう。

検収日:令和〇年〇〇月〇〇日

検収書

株式会社〇〇 御中

株式会社●● 生産管理部〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇
TEL:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

下記のように検収いたしました。

合計金額 ¥〇〇〇〇〇―(税込)

品名数量単位単価金額
小計
消費税
合計

検収印

備考

印紙の必要性

検収書には収入印紙は必要ありません。収入印紙は、印紙税法で課税文書のみ印紙が必要と定められており、5万円を超える領収書などに貼付しなければなりませんが、検収書は課税文書ではないので、印紙不要となるのです。

課税文書として印紙税法で20種類の文書が規定されていますが、主なものとしては不動産売買契約書・建築工事請負契約書・土地賃貸借契約書・金銭消費貸借契約書などが挙げられます。

発行の手順

検収書の発行の手順は、次の通りです。

まず、発注していた商品が納品されたら、発注者は検収を行います。検収では注文通りの内容で納品されているかと、納品書が正確であるかを確認します。上述したように、検収書の発行後では、たとえ商品に不具合が見つかったとしてもクレームを出すことはマナー違反になるので、注意深く検収しましょう。

検収を終えて納品された商品や納品書に問題がないと判断をしたら、検収書の作成に取り掛かります。

検収書が作成できたら、受注者に検収書を送付します。送付方法は、郵送またはメールがほとんどですが、基本的には発注者の自由です。ただし、無用なトラブルを避けられるためにはどのような送り方をするか、あらかじめ受注者側と相談をしておくと安心です。

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まとめ

この記事では、検収書の概要や書き方および関連書類との比較をご紹介しました。検収書は、法的には必要な書類ではありませんが、ビジネスにおいて取引先同士で信頼を構築するうえで根付いた慣習です。

また、検収書と関連する書類として、納品書・受領書・請求書がありますが、取引先を多く抱える企業では作成する数が膨大となり、少しのミスも許されないことから、書類の作成者にとっては大きな負担となっています。特に請求書は、作成や送付だけでなく入金管理などのプロセスもあるため、請求書の枚数が多いと業務の負担が増大します。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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