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請求書の電子化で見えた課題!電子化するためのポイントを押さえてペーパーレス化推進へ!

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ビジネスで必ず発生する取引先への請求。最近は、メールなどで電子化された請求書を送ることも多くなってきました。本記事では請求書の電子化の概要やメリット・デメリット、請求書電子化の課題などについて解説し、併せて請求書電子化の強力な味方「請求管理ロボ」をご紹介します。

※目次※
1.請求書の電子化とは
2.請求書電子化によって得られるメリットとは
3.請求書電子化の課題とは
4.請求書を電子化するためのポイントとは
5.請求書の電子化なら請求管理ロボにおまかせ!
6.まとめ

請求書の電子化とは


ここでは、請求書の電子化について法的な取り扱いと電子請求書の将来性の2点を解説します。

電子請求書は法的に問題ない

結論から言うと、請求書をPDFファイル形式などの電子データにしてメールなどで送付することは、法的に問題ありません。

ただし、請求書を発行する側(請求側)は、電子請求書のメールの送信履歴やクラウドシステム上での保存履歴などで「請求をした意思表示」を証明する必要があります。

一方、受け取る側(受領側)は、電子帳簿保存法とe-文書法で定められた要件を満たせば請求書の電子保存が認められます。具体的には3ヶ月前までに所轄の税務署長から承認されていること、真実性が確保されていること、そして可視性が確保されていることが条件です。

電子請求書の将来性

電子請求書は今後の普及拡大が見込まれています。その背景には、2023年に導入が予定されているインボイス制度、作業効率向上による働き方改革の実現などがあります。

インボイス制度は政府主導で導入が進められている制度で、2019年に消費税が10%に増税された際に食品などを8%とする軽減税率が導入されたことで、二重化した税制度において正確な税率を確認し、不正やミスを防ぐことを目的としたものです。インボイス制度の導入に伴って負担が増えると予想されている請求書発行作業を効率化するために、電子請求書の導入が急がれています。

また、新型コロナウイルス感染拡大対策として急速に広まったテレワークに対応する際にも、電子請求書は大きな役割を果たします。特に、紙の文書を扱うことの多いバックオフィス業務のテレワーク化には、請求書の電子化は必須といえます。

請求書電子化によって得られるメリットとは


請求書を電子化することによって様々なメリットが得られます。ここでは6つのメリットをご紹介します。

請求処理の時間を短縮できる

紙で請求書を発行しようとすると、請求書の印刷や封入、郵送などの様々な手間と時間を要します。しかし、請求書を電子化すれば封入や郵送の手間がなくなり、請求処理作業を大幅に効率化して時間を短縮できます。特に、毎月の請求書発行負数が多い会社は大きな効果が期待できるでしょう。

また、受け取る側も封筒の開封作業や管理台帳への転記、ファイリング作業などを省略することができ、業務効率が向上します。

人的ミスを削減できる

請求書を手作業で取り扱っている場合には、人的ミスはつきものです。請求金額を間違えたり、請求漏れがあったりといったミスが発生することは珍しくありません。請求書を電子化すれば、請求書添付文面の作成、宛名書き、送り状作成の自動化によって人的ミスが起こりにくくなります。

また、電子請求書管理機能を持ったシステムを利用すれば、請求件数、未請求件数、入金予定額を画面に表示させて管理し、請求漏れがないかを確認することができます。さらに、請求書の金額を集計する際も、システムによってはデータの取り込みと仕分けを自動化できるものもあり、これらの機能を使えば手入力にありがちな転記ミスも発生しません。請求でミスをしてしまうと、企業の信用を著しく損ねてしまう可能性もあるため、人的ミスの削減は企業としての信頼維持にも役立ちます。

バックアップ体制を強化できる

請求書を電子化してデータをバックアップすることで、自然災害や火災などの緊急事態に遭遇した時でも資産の損失を最小限に留め、事業の継続と早期復旧を可能にするためのBCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)対策を行うことができます。

電子化されたデータは紙の書類とは異なり劣化することがありません。万が一使用している端末やサーバーが故障、盗難の被害にあっても、クラウドシステムを用いていればバックアップデータを復元することができます。

保管場所をとらなくなる

請求書を電子化することで、パソコンの中に保存することができ、紙で保管する必要がなくなります。また検索機能などを活用すれば確認が必要になった際に容易に検出できます。

コストが節約できる

請求書を印刷すると用紙、インク代をはじめ、切手や郵送の諸経費のコストが節約できます。また、請求書を電子化することにより、税務上の課税文書の定義からはずれて印紙税が必要なくなります。電子データでも印刷したら紙なので印紙が必要なのでは、と思われがちですが、電子データの場合は、データが「原本」になり印刷した紙が「コピー」という扱いになりますので印紙税は必要なくなるのです。

会計ソフトとの連携ができる

クラウドサービスなどにより請求書データが会計ソフトと連動している場合は、請求データを売上データに結び付けるだけで、(借方)売掛金(貸方)売上高を会計上計上できます。また、請求データを入金後に消込ことで債権管理の機能と結び付けることができ、経理業務の効率化につながります。

請求書電子化の課題とは


請求書の電子化はメリットだけではなく、解決すべき課題もあります。以下に具体例を挙げて解説します。

視認性を確保する必要がある

多くの方が文書はパソコンの画面で見るよりも、紙に印刷した方が見やすいと考えているのではないでしょうか。パソコンの画面上で請求書を見ながら作業すると、紙の請求書を使用する場合よりも作業効率が落ちてしまう可能性があります。

電子データ特有のリスクがある

まず、過去の請求書を紙媒体で保存していた場合は、それら全てをデータ化するのに膨大な作業量が必要となってしまいます。これは非常に時間がかかる作業になります。
また、請求書を全て電子データで保存していると、万が一サーバーが落ちてしまった場合に、それらのデータを閲覧することができなくなってしまいます。特にデータ化された請求書を送った後でサーバーが落ちてしまった場合は、請求される側に大きな迷惑を掛けてしまうことでしょう。

情報漏洩の可能性がある

紙媒体で保管されている請求書に比べて、電子化された請求書は第三者に情報が抜き取られる可能性が高くなります。
最低限の対策として、請求書の閲覧時に、閲覧者にIDとパスワードの入力をお願いすることが必要になります。そのため取引先が増えれば増えるほど、請求書とそれに対応したIDとパスワードを管理しなければいけなくなります。

請求書を受け取る側の手間が増える

請求書を電子化してペーパーレス化することで、発行する側としては紙の請求書の作成・郵送コストを削減できます。しかし、受け取る側の社内ルールによっては、受け取った電子請求書のPDFファイルを印刷する必要があることも多く、印刷コストが掛かりメリットが少ないというケースもあります。

真正性の証明が難しい

電子化された請求書の真正性を証明するためには、以下の表示や技術が付与されている必要があります。

・電子署名
・暗号化通信
・電子署名の証明を組み合わせた電子認証
・時刻認証局(TSA)によって付与されるタイムスタンプ

真正性は、電子請求書に記載されている内容が正しくかつ真実であることを証明するための要件であり、電子請求書が信用できるものであることを担保する条件として欠かせません。

電子認証やタイムスタンプを有効化するためには、前もって取引先とデジタルIDの証明書を交換し、信頼済み証明書として信頼済み証明リストに追加してもらう必要があります。この作業を経て有効な書類として保存することができなければ、送付した電子請求書のデータをそのまま国税申告などに使うことはできず、紙として印刷して保管しなければなりません。

電子請求書は紙の請求書よりも利便性が高いものですが、改ざんや消去の可能性が否定できないのも事実です。そこで、そのようなことが行われていないことを確認・検証する必要があり、その点で紙の請求書よりも真実性の証明が難しい一面があります。

請求書を電子化するためのポイントとは


請求書を電子化するためにいくつか押さえるべきポイントがあります。以下に具体的に解説します。

請求先との協力関係を築く

請求書を送付する側がせっかく自社内で請求書を電子化する体制を整えても、取引先から紙で郵送するように要求された場合は請求書を紙で発行しなければなりません。また、取引先が電子請求書に対応していても、送付する側が請求書を電子化してメールで送る方法が分からないということもあり得ます。これでは請求書を電子化してもやり取りがスムーズにいかず、請求処理や支払処理が滞ってしまいます。そのようなことを未然に防ぐには、請求書の電子化への移行をする際に取引先との協力関係を築くことです。

請求書の電子化が成功するかどうかは、どれだけ多くの取引先に受け入れてもらえるかが鍵を握っています。取引先へは、事前に請求書を電子化する前に案内文を送付しておくとスムーズに移行できるでしょう。問題が発生した場合は、可能な限り取引先をフォローすることが大切です。

ITリテラシーが低かったり、新しい取り組みに積極的ではなかったりする取引先には、請求書を電子化することによって得られるメリットを説明し、電子化への理解と協力を取り付ける努力が必要です。取引先にとっては今までの業務手順の変更を求められることもあるため、電子化を一方的に強行するのではなく、相手を理解して歩み寄る姿勢を心掛けましょう。

請求書の電子化を明示した案内文を書く

請求書を電子化することが決まったら取引先へ案内文を送ります。余裕を持った案内を心掛け、移行開始時期の3ヶ月位前から案内を開始するのが望ましいでしょう。案内文には次の3点を盛り込むとこちらの意図がよく伝わります。

1点目は、請求書の電子化は決定事項であるということです。お願いやお伺いという形で案内すると「面倒だから対応しない」「よく分からないからやめておく」などと積極的に対応してもらえない可能性があるので、はっきりと社の方針であることを明示します。

2点目は、電子化は社会の趨勢であるということです。現在の日本社会は全体が電子化へ向かって進んでいます。電子帳簿保存法の改正による要件緩和や、脱ハンコの流れを見ても分かるように、紙社会からペーパーレス化社会・電子化社会への動きは明らかです。今対応しないとこの動きに乗り遅れてしまう、これからは電子化する会社がどんどん増えていくといったことを伝えるようにします。

3点目は、双方にとってメリットがあるということです。発行する側の業務効率向上、コスト削減などのメリットだけでなく、受け取る側にとっても開封作業が省略できること、担当部署との迅速な共有ができることなどのメリットを明示し、導入を後押しします。

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まとめ

請求書の電子化は、保存と発行を電子化しただけではメリットを最大化することはできません。送付や消込、督促までを自動化してはじめて人の手を必要としない請求業務の構築が可能となり、電子化のメリットを最大化することが可能となります。
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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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