毎月の売上代金を回収するために、経理では請求書の発行を行い、入金日には売掛金の消込業務を行わなくてはなりません。このときに予定通り入金があれば良いものの、代金が未払いだった場合は、入金の催促を並行して行う必要があります。

今回は、請求書の未払いが起きてしまったときの催促方法や督促状の記載項目について解説します。また、未払いリスクを軽減するための工夫についても併せて紹介します。

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請求書に対して未払いが発生する3つの理由

まずは、請求書に対して未払いが発生する主な理由を3つ紹介します。

理由1：自社のミス

まず、自社のミスが原因で未払いが発生することがあります。自社のミスとしては、例えば以下のようなものが挙げられます。

・経理が受注を把握していなくて、請求書が送られていなかった
・請求書を別の取引先に送ってしまった
・支払期日を間違えて記載してしまった

代金が入金されていなかったからといって、いきなり取引先に連絡すると印象を悪くしてしまいます。まずは、自社に不手際がないか確認しましょう。

理由2：取引先のミス

取引先のうっかりミスで入金されないこともあります。具体的には、以下のようなミスが考えられます。

・支払期日を勘違いしていた
・請求書が正しい部署に届いていなかった
・間違って請求書を捨ててしまった

相手のミスが判明した場合は、催促するとともにいつまでに入金できるかを忘れずに確認しておきましょう。

理由3：故意によるもの

ケースとしては多くないものの、故意に支払いを拒否される場合もあります。
このような場合は最終的に貸倒れとして処理することになる可能性があります。

催促は気が重い仕事ですが、取引先が倒産や資金ショートしてから対応するのでは手遅れです。なかには「何回請求しても払ってくれないため、直接訪問したら事務所が廃屋になっていた」という事例もあります。
また、明確な悪意を持って入金をしない企業も存在しています。後ほど紹介しますが、こういった悪質な企業との取引を避けるためにも、経理では与信管理を徹底することが重要です。

具体的には、新規取引の開始時に信用調査機関を利用して取引先の信用情報を確認する、既存の取引先についても定期的に財務状況をチェックする、取引先ごとに与信限度額を設定して定期的に見直す、といった対策が有効です。

請求書の未払いへの催促方法

請求書の未払いは、単なる入金遅延にとどまらず、企業のキャッシュフローに直接的な悪影響を及ぼします。売上が計上されていても現金として回収できなければ、仕入代金や人件費の支払いに充てる資金が不足し、最悪の場合は帳簿上黒字でも倒産に至る「黒字倒産」を招きかねません。こうしたリスクを避けるためにも、未払いを発見したら早期に対応することが重要です。

ただし、未払いだからといっていきなり取引先に催促するとトラブルの原因となります。「自社の不備などを確認する」「メールや電話で連絡する」「催促状を送付する」「督促状を送付する」「法的措置を取る」という手順で、段階的に対応を進めましょう。

手順1：自社の不備などを確認する

まずは、念のため自社に不備がなかったかどうかを確認しましょう。請求書が未払いの際に、自社で特に確認すべき項目は以下の3つです。

①請求書の宛先間違いがないか
「宛先を間違えてしまった」「請求先の部署を間違えてしまった」というミスが生じることがあります。また、請求先が多くの拠点を構える大企業の場合、誤った支店に請求書を送っている可能性もあるでしょう。
念のため宛先に誤りがないかを確認しましょう。

②日付の記載ミスがないか
日付の記載ミスも、よくある不備です。例えば、月締めの翌月末払いで請求書を出した場合、請求日と支払期日は以下のようになります。

請求日：11月1日→支払期日：12月31日
請求日：11月30日→支払期日：12月31日
請求日：12月1日→支払期日：1月31日

このように、請求日と支払期日を取り違えてしまっている可能性もあります。

③請求書の送り忘れがないか
「請求書を送り忘れていた」というケースもまれにあります。特に月末などの繁忙期中だと、うっかり請求書を送り忘れたり紛失したりしてしまうことはゼロではありません。
請求書の作成と送付の担当者が別の場合などは、注意しましょう。

手順2：催促メールや電話を入れる

自社に不備がないことを確認したら、請求先に連絡しましょう。

最初はメールで連絡することをおすすめします。
なぜなら、催促の証拠が残るうえに高圧的な印象を与えにくいためです。
単なるうっかりミスで入金を忘れているという可能性もあるので、まずはメールで連絡したほうが相手の心理的な負担になりにくいでしょう。

また、電話は「言った・言わない」のトラブルを招く恐れがあります。メールでの催促に応じなかった場合のみ、電話して直接話すようにしましょう。

メールや電話をする際には、強い言い方で伝えるのではなく、まずは丁寧に事実を伝えるとともに、相手の状況を確認するのがポイントです。

手順3：催促状を送付する

催促メールや電話をしても入金されないときは、次に催促状を送りましょう。

催促状とは、取引先などに向けて定められた期間、売掛金やサービス、商品ほか代金の入金がなかった場合に支払いを促す文書です。

なお、催促状・督促状ともにそれ自体に法的拘束力はありません。

ただし、支払いを求める意思表示を行ったことが民法150条の「催告」に該当する場合、時効の完成が6か月間猶予されます。この効果を確実にするためには、後述する内容証明郵便の利用が重要です。

催促状の文面例は以下のとおりです。

ポイントは、請求書番号・金額・支払期日を明記して、どの請求に対する催促かを取引先がすぐに特定できるようにすることです。

手順4：督促状を送付する

催促状を送っても入金されないときは、督促状を送りましょう。

督促状とは、期日までに代金が支払われなかったことに対し、入金するよう促す書面のことです。催促状との違いは、支払いに応じない場合に法的措置を検討する旨を明記する点にあります。

売掛金の消滅時効は、権利を行使できることを知った時から5年です（民法166条1項1号）。時効が完成すると、取引先が時効を主張した場合に代金を回収できなくなります。

なお、催促の一環として請求書を再発行するケースもありますが、請求書の再発行だけでは時効の進行は止まりません。時効の完成を猶予するには、上記のとおり内容証明郵便による催告や、裁判上の請求といった法的手続きが必要です。

前述のとおり、催告による時効猶予の効果は6か月間で一度限りのため、督促状は内容証明郵便で送付し、催告の事実を証拠として確保しておくことが重要です。

内容証明郵便については、以下で詳しく解説しています。
未払いの請求書に内容証明は有効なの？

督促状の記載項目

督促状には、以下の項目を記載します。
・宛先
・発行日
・差出人
・表題
・支払要求
・法的措置の告知

督促状の各項目の詳細やテンプレートについては、以下の記事をご覧ください。

督促状とは？書き方や例文、送り方や未払いへの対処法も紹介

手順5：法的措置を取る

督促状を送っても請求先が支払いに応じない場合は、法的措置も視野に入ってきます。法的措置には、以下のような手段があります。

・支払督促（裁判所を通じて支払いを命じる手続き）
・少額訴訟（60万円以下の請求を簡易的に審理する手続き）
・民事調停（裁判所で話し合いによる解決を目指す手続き）

これらの手続きで得られた判決や決定に基づき、相手が支払いに応じない場合は、強制執行の申し立てを行うことも可能です。

ただし、専門的な知識がない場合は弁護士の協力が必要となり、費用もかかります。法的措置は企業にとっても大きな負担となるため、あくまで最終手段として考えておきましょう。

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払い忘れや故意の未払いについても、「自動催促メール機能」で即時通知を徹底できるため、未入金の取引先に迅速なアクションを起こすことができます。
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