毎月の売上代金を回収するために、経理では請求書の発行を行い、入金日には売掛金の消込業務を行わなくてはなりません。このときに予定通り入金があれば良いものの、代金が未払いだった場合は、入金の催促を並行して行う必要があります。

今回は、請求書の未払いが起きてしまったときの催促方法や督促状の記載項目について解説します。また、未払いリスクを軽減するための工夫についても併せて紹介します。

【無料EBOOK】 請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説

請求書に対して未払いが発生する3つの理由

まずは、請求書に対して未払いが発生する主な理由を3つ紹介します。

理由1：自社のミス

まず、自社のミスが原因で未払いが発生することがあります。自社のミスとしては、例えば以下のようなものが挙げられます。

・経理が受注を把握していなくて、請求書が送られていなかった
・請求書を別の取引先に送ってしまった
・支払期日を間違えて記載してしまった

代金が入金されていなかったからといって、いきなり取引先に連絡すると印象を悪くしてしまいます。まずは、自社に不手際がないか確認しましょう。

理由2：取引先のミス

取引先のうっかりミスで入金されないこともあります。具体的には、以下のようなミスが考えられます。

・支払期日を勘違いしていた
・請求書が正しい部署に届いていなかった
・間違って請求書を捨ててしまった

相手のミスが判明した場合は、催促するとともにいつまでに入金できるかを忘れずに確認しておきましょう。ただし、このとき高圧的に催促することは絶対に避けてください。「請求書が分かりにくい書式だった」「期日が書いていなかった」といった問題が自社にもあったかもしれませんし、何より会社の印象を悪くします。たとえ相手に非があったとしても、ビジネスマナーを守って真摯に対応しましょう。

理由3：故意によるもの

ケースとしては多くないものの、故意に支払いを拒否される場合もあります。
このような場合は最終的に貸倒れとして処理することになる可能性があります。

催促は気が重い仕事ですが、取引先が倒産や資金ショートしてから対応するのでは手遅れです。なかには「何回請求しても払ってくれないため、直接訪問したら事務所が廃屋になっていた」という事例もあります。
また、明確な悪意を持って入金をしない企業も存在しています。後ほど紹介しますが、こういった悪質な企業との取引を避けるためにも、経理では与信管理を徹底することが重要です。

請求書の未払いへの催促方法

先述したように、未払いだからといっていきなり取引先に催促するとトラブルの原因となります。
そのため、請求書の未払いへの催促方法は、「自社の不備などを確認する」「メールや電話で連絡する」「催促状を送付する」「督促状を送付する」「法的措置を取る」という手順で確認を進めましょう。
それぞれの対応方法について、以下で詳しくみてきましょう。

手順1：自社の不備などを確認する

まずは、念のため自社に不備がなかったかどうかを確認しましょう。請求書が未払いの際に、自社で特に確認すべき項目は以下の3つです。

①請求書の宛先間違いがないか
「宛先を間違えてしまった」「請求先の部署を間違えてしまった」というミスが生じることがあります。また、請求先が多くの拠点を構える大企業の場合、誤った支店に請求書を送っている可能性もあるでしょう。
念のため宛先に誤りがないかを確認しましょう。

②日付の記載ミスがないか
日付の記載ミスも、よくある不備です。例えば、月締めの翌月末払いで請求書を出した場合、請求日と支払期日は以下のようになります。

請求日：11月1日→支払期日：12月31日
請求日：11月30日→支払期日：12月31日
請求日：12月1日→支払期日：1月31日

このように、請求日と支払期日を取り違えてしまっている可能性もあります。

③請求書の送り忘れがないか
「請求書を送り忘れていた」というケースもまれにあります。特に月末などの繁忙期中だと、うっかり請求書を送り忘れたり紛失したりしてしまうことはゼロではありません。
請求書の作成と送付の担当者が別の場合などは、注意しましょう。

手順2：催促メールや電話を入れる

自社に不備がないことを確認したら、請求先に連絡しましょう。

最初はメールで連絡することをおすすめします。
なぜなら、催促の証拠が残るうえに高圧的な印象を与えにくいためです。
単なるうっかりミスで入金を忘れているという可能性もあるので、まずはメールで連絡したほうが相手の心理的な負担になりにくいでしょう。

また、電話は「言った・言わない」のトラブルを招く恐れがあります。メールでの催促に応じなかった場合のみ、電話して直接話すようにしましょう。

メールや電話をする際には、強い言い方で伝えるのではなく、まずは丁寧に事実を伝えるとともに、相手の状況を確認するのがポイントです。

手順3：催促状を送付する

催促メールや電話をしても入金されないときは、次に催促状を送りましょう。

催促状とは、取引先などに向けて定められた期間、売掛金やサービス、商品ほか代金の入金がなかった場合に支払いを促す文書です。

次に登場する督促状との違いとしては、催促状は「穏やかな支払いの依頼」という性格が強く、あくまで未納の代金の入金に対しての催促のみを通達する文書です。

具体的には、「〇月〇日に連絡をしましたが、〇月×日時点で入金の確認ができておりません」「〇月△日までに、ご連絡または入金をお願いいたします」といったことを記載するイメージです。

ちなみに、催促状に法的拘束力はありません。

手順4：督促状を送付する

催促状を送っても入金されないときは、督促状を送りましょう。

督促状とは、期日までに代金が支払われなかったことに対し、入金するよう促す書面のことです。

なお、通常の督促状自体には、直接的な法的効力はありません。
しかし、督促状が民法150条に規定される「催告」の要件を満たす場合、時効の完成を6か月間猶予する効果があります。
ただし、これは時効期間をリセットするものではなく、6か月の猶予効果が一度に限って認められるにとどまります。

また、民法150条に規定される「催告」の要件を満たす督促状を送付する際には、その事実を証拠化するために内容証明郵便を用いることが重要です。

内容証明郵便については、以下で詳しく解説しています。

未払いの請求書に内容証明は有効なの？

督促状の記載項目

督促状には、以下の項目を記載します。
・宛先
・発行日
・差出人
・表題
・支払要求
・法的措置の告知

督促状の各項目の詳細やテンプレートについては、以下の記事をご覧ください。

督促状の正しい書き方とは！例文や送り方、支払いがない場合の対処法も紹介

手順5：法的措置を取る

督促状を送っても請求先が支払いに応じない場合は、法的措置も視野に入ってきます。法的処置には、以下のような手段があります。

・裁判所からの支払督促
・民事調停申し立て
・強制執行申し立て
・少額訴訟

ただし、専門的な知識がない場合は弁護士の協力が必要となり、費用もかかります。法的措置は企業にとっても大きな負担となるため、あくまで最終手段として考えておきましょう。

請求書の未払いリスクの軽減におすすめな「請求管理ロボ」

請求書の未払いが起こるリスクを軽減する最も効率的な方法は、「請求管理システムの導入による自動化」です。
なかでも、当社の「請求管理ロボ」は請求書の未払いリスクのお悩み解決におすすめです。

「請求管理ロボ」であれば、1度の登録で請求書発行・送付を自動化でき、明細単位でスケジュール管理が可能なため、請求書の送付漏れや送り先ミス、支払期日の未記載が生じません。

加えて、「請求管理ロボ」を導入すると、請求書受取側の請求先にも、大きなメリットがあります。
オプションのマイページ機能をご利用いただくと、請求書受取側は発行元に都度問い合わせることなく請求書の管理・照会・ダウンロードが可能となります。
マイページ上で請求書が確認できるため、メールや郵送による請求書が届かないといった問題が防げます。

払い忘れや故意の未払いについても、「自動催促メール機能」で即時通知を徹底できるため、未入金の取引先に迅速なアクションを起こすことができます。
メール送信を決済期限「前後」で設定できるため、事前の入金漏れ防止にも効果的です。

毎月の請求業務を最大80％削減できる「請求管理ロボ」は、人口減少によって人材確保が難しくなるこれからの時代状況にもマッチしたシステムです。

▼請求管理ロボの自動催促メール機能の編集画面の例

請求書の未払いへの対策は「請求管理ロボ」にお任せ！

請求書業務を行う中で、未払いへの対応は避けては通れないものです。もしも催促などの業務を負担に感じているのであれば、ぜひ株式会社ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

導入企業様からは「日次で未収管理ができるため、催促の迅速化にもつながっています」「現在では、支払期限の経過後、即催促を行っているため、未収率も大きく変わりました」といった好評価をいただいております。