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請求書の書き方とは?記載事項や注意点を分かりやすく解説!

請求書

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請求書はビジネスを行う上で必ず必要とされる書類です。ところで、請求書の書き方に明確なルールはないものの、マナーは存在することをご存じでしょうか。取引先に好印象を与え、スムーズにやり取りするためにも、請求書の正しい書き方を身につけておく必要があります。この記事では、請求書の基礎知識、書き方、注意点について分かりやすく解説します。

※目次※
1.そもそも請求書とは
2.請求書の書き方
3.請求書を書く際に注意すること
4.経理業務の自動化と一元管理なら「請求管理ロボ」がおすすめ!
5.まとめ

そもそも請求書とは

請求書とは、商品やサービスの代金を請求するための書類を指します。多くの場合、注文の詳細や支払情報などを記載しますが、法律で義務付けられているものではありません。とはいえ、請求書の発行は、取引先の支払忘れ防止や、何に対する代金をいつ請求したかの証明など、さまざまな役割を果たします。法律で義務付けられていないとはいえ、トラブルを未然に防ぐためにも、マナーを遵守した請求書を取引先に送るようにしましょう。

請求書の書き方

ここでは、請求書の記載事項、同封する送付状の書き方、封筒の書き方、送付方法について詳しく解説します。明確なルールがないからこそ、取引先の担当者が見やすく分かりやすいものを作成しましょう。

記載事項

1.文書のタイトル
送付した書類が請求書であることを伝えるために、タイトルとして「御請求書」と記載します。上部中央、あるいは左上の目立つ場所に大きめの字で記しましょう。継続して取引している相手には「202〇年〇月分請求書」と年月を入れると親切です。受領側にとって請求内容が一目で伝わるように心がけましょう。

2.宛名
タイトルの左下に請求書を送付する相手先の情報を記載します。住所、会社名、屋号、部署名、氏名を記載するのが一般的です。受領側の経理担当者が届いた請求書の請求先を判断しやすいよう、部署名も記載すると良いでしょう。

3.発行日
請求書の発行日は契約時に取引先といつにするかを決めておく必要があります。都度払いであれば書類発行日や納品日以降で問題ありませんが、多くの場合、発行年月日は取引先の都合に合わせます。取引先の会計締め日によって、支払われる期日が異なるからです。初めてやり取りをする取引先とは事前に都合の良い日付をすり合わせましょう。

4.管理番号
請求書番号あるいは通番などの管理番号を記載しておくと、請求書のデータを管理する際に役立ちます。エクセルシートなどを活用して請求書の管理をすれば、取引先が同じ場合、発注から支払いまでの業務管理を簡略化できるからです。また、取引先と打合せする際も固有の請求番号があると書類の特定がスムーズでしょう。 

5.請求者の情報
タイトルの右下に、請求者の会社の住所、会社名、電話番号、FAX、メールアドレスなどを記載し、社印を押印します。社印の押印は請求書自体と同じく法律で義務付けられているわけではありませんが、「会社が請求書を発行した」という証明になるため、押印するのが一般的です。また、社印の押印は偽造などの不正を防ぐ役割もあるので、トラブルを避けるためにも請求書を発行する際は社印の押印も行うと良いでしょう。

6.請求金額
税抜きの金額(小計)、本体金額に対する消費税額、消費税を含む合計金額、値引き額があればその旨を記載します。合計金額は受領側が支払うべき金額が一目でわかるように太字などにして目立つように記載するのがポイントです。エクセルで作成する場合は、ミスを防ぐために最初から数式を入力しておきましょう。

7.商品やサービスの詳細
依頼された商品名またはサービス名・日付・数量・単価を明記します。特に商品名やサービス名は受領側にしっかり伝わるように記載しなければなりません。略称や社内での通称などは誤解を招く可能性があるので避けておきます。

8.振込期限
振込期限は事前に取引先に確認してから記載する必要があります。契約をする前に見積書で支払い条件を提示し、取引先との条件をすり合わせるのが一般的です。トラブルを防ぐためにも契約内容や振込期限を書面に明記しておくことを推奨します。振込期限は月末締めの翌月末、または翌々月末払いが多い傾向にあります。他にも20日締めの翌月10日払いなど、取引先によって異なる場合があることも念頭に置いておきましょう。

9.振込口座
振り込んでほしい口座を記載します。ひとつの口座のみ、あるいは複数の銀行口座を記載することが可能です。複数の銀行口座を記載すると、取引先が都合の良い銀行を選べるのでより親切でしょう。また、取引先の担当者が振り込みやすいように銀行コードや支店コードも記載しておくことを推奨します。

10.振込手数料
振込手数料は支払う側とサービスを提供する側のどちらが負担するかは企業によって異なります。いずれにしても双方で事前に取り決めをし、請求書に「恐れ入りますが、振込手数料は御社負担でお願いいたします」「振込手数料は弊社で負担いたします」などと明記することが重要です。

請求書に同封する送付状の書き方

請求書に同封する送付状は、請求先の間違い防止やビジネスマナーとしての役割を持ちます。送付状には「宛先」「送付日」「差出人情報」「本文」「書類内容と枚数」これら5項目を記載します。ただし、メールで請求書を送付する場合は、メールの本文が送付状に近い役割を果たすので、送付状を同封する必要はありません。

1.宛先
送付状の最上部に相手先の会社名・部署・役職・氏名を記載します。個人名はフルネームで書くのが基本ですが、下の名前が不明な場合は苗字だけでも問題ありません。

2.送付日
書類を投函する日の日付または書類作成日の日付を上部に記します。

3.差出人情報
請求者の会社の住所、会社名、電話番号、FAX、メールアドレスを送付日の真下に記載します。個人事業主の場合は、個人名や屋号が必要です。送付状にも社印を押印することが推奨されています。

4.本文
タイトルに「書類送付のご案内」「請求書送付のご案内」などを記載します。続いて、挨拶文である「前文」、請求書送付の案内である「主文」、まとめである「末文」で構成するのが一般的です。「拝啓」「敬具」などの頭語と結語は用いますが、請求書の送付状では「時効の挨拶」は用いられません。

5.書類内容と枚数
同封している書類内容と枚数を記載することによって、必要書類の同封し忘れや、誤った書類の同封などのミスを防ぐことができます。また、ミスがあれば先方がすぐに気がついてくれる可能性が高まるのでトラブルを未然に避けられるでしょう。

請求書の封筒の書き方

請求書の封筒の表面に記載する項目は以下のとおりです。
・相手先の住所、社名、部署名、担当者名
・「請求書在中」の文言

取引先の企業が一目で請求書入りの封筒だと判断できるように、「請求書在中」の文言は必ず記載しましょう。封筒が縦書きであれば表面の左下に縦書きで、横書きであれば表面の右下に横書きで記載します。記載方法は手書き・スタンプのどちらでも問題ありません。毎月多くの請求書を発行するのであればスタンプを用意しておくと良いでしょう。手書きの場合は黒、赤、青のいずれかで書き、四角い枠で囲って目立たせる必要があります。ただし、赤は「赤字」を連想させるという考えもあるので、できるだけ避けた方が良いでしょう。

請求書の封筒の裏面に記載する項目は以下のとおりです。
・送り主の住所、会社名、氏名
・送付日
・〆(封じ目)

裏面に継ぎ目がある場合は、右側に住所、左側に氏名を記載します。一方、裏面に継ぎ目がない場合は住所と氏名を左下に寄せて記載するのが一般的な書き方です。日付はいずれの場合も裏面の左上に縦書きで記載します。

請求書の送付方法

請求書の送付方法は、郵送、FAX、PDFをメールで送る、などが挙げられます。なお、郵送の際はメール便ではなく、普通郵便で送らなければなりません。メール便での信書の送付は違法行為にあたるからです。請求書は、原本を郵送または手渡しするのがマナーですが、データを早急に送ってほしいと先方から依頼された場合は、FAXで送付してから原本を郵送するとより好印象を与えられます。FAXでの送付が取引先と合意した方法であれば、FAXのみでも問題ありません。PDFも同様に取引先との合意があれば、仕入税額控除の適用を受けることが可能です。

 


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請求書を書く際に注意すること

ここでは、請求書を書く際に注意すること5点についてご紹介します。

「御中」「様」の使い分け

「御中」と「様」の使い分けを間違えるとマナー違反になるので注意しましょう。会社や部署など、組織宛てに請求書を送付する場合は「御中」を用いて以下のように記載します。
・〇〇株式会社 御中
・〇〇株式会社 経理部 御中

一方、担当者宛に請求書を送付する場合は「様」を用います。「殿」は目上の人が目下の人に対して使う敬称なので、請求書には用いない方が無難でしょう。マナー違反を防ぐためにも「様」を用いることを推奨します。また、〇〇株式会社御中✕✕様のように、会社名と担当者名の両方に宛名を付けるのは誤りです。この場合は担当者名に「様」を付けるのが適しています。

さらに気をつけたいのは、株式会社を(株)と略すことや前株と後株を間違えることです。会社名を略すことや株式会社の位置を間違えるのは失礼に当たるので、注意する必要があります。

封筒の選び方・折り方

請求書の封筒や折り方は決まりがあるので注意しましょう。
請求書に使用できる封筒は以下の2つの規格です。

・長形3号(長3)
120mm×235mmのサイズで、A4サイズの書類が三つ折りで入ります。

・角形2号(角2)
240mm×332mmのサイズで、A4サイズの書類がそのまま入ります。

請求書の封筒の色は、取引先が一目で請求書が入っている封筒だとわかるように、白か薄い青の封筒を使うのが一般的です。また、A4サイズの請求書を送付する際は、多くの場合、長形3号のサイズの封筒を使用します。

続いて折り方ですが、開いた際に「請求書」と書かれた面が一番上に来るように三つ折りします。まずは、下から折り、次に上から折るのがポイントです。請求書を封筒に入れる際は、書類の上端が右にくるように入れましょう。

押印の仕方

押印は署名の最後のひと文字にかかるように押すようにしましょう。署名にかかっていないと無効になってしまう可能性があるからです。また、法人が請求書に押す印鑑は正方形の「角印」を使うことが多い傾向にあります。角印は「認印」に分類され、書類に対しての”確認”や”承認”を行ったことを証明できます。一方、個人やフリーランスは「丸印」や「角印」ではなく、請求書には普段から用いている印鑑を用いるのが一般的です。信頼性を高めるために事業用の印鑑を用意することも推奨されています。

メールで送付する場合の注意点

最近、請求書をメールで送付するケースも増えていますが、取引先に確認せずにいきなりメールで送付するのはマナー違反にあたります。メールで請求書を送付するのであれば、必ず先方にメールでの送付の可否を事前に確認しましょう。また、メールで送付する場合はPDFに変換することが重要です。また、件名に「202〇年〇月分請求書送付のご連絡」というように請求書送付のメールであることを記載しておくと良いでしょう。

請求書の保存期間

請求書を含む証憑書類は、法人は7年間、個人事業主は5年間の保存期間が法律で定められているので、必ず控えを保管しておくようにしましょう。保存方法は、原則として「紙」であることが指定されています。ただし、保存期間の最後の2年間は、規定のマイクロフィルムリーダもしくはマイクロフィルムリーダプリンタの設置によってマイクロフィルムでの保存が可能です。また、要件を満たせば電子データでの保存も認められます。電子データでの保存を希望する場合は、備え付けを開始する日の3ヶ月前までに申請して税務署長の承認を得ましょう。

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まとめ

今回は、請求書の書き方や記載事項、注意点についてお伝えしました。請求書の書き方は明確なルールがないからこそ、読みやすく工夫して作成する必要があります。経理担当者の負担とミスを減らして請求業務を効率化するためにも、ぜひ「請求管理ロボ」をご検討ください。

 
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