ネットショップや請求業務を担う事業者から多く聞かれるのが、「顧客から銀行振込で受け取る入金の管理をもっと効率化したい」という声です。注文データと入金データの突合作業は時間がかかるうえ、件数が増えるほどミスも起こりやすくなります。

こうした課題を解決する仕組みとして注目されているのが「バーチャル口座（仮想口座）」です。近年、ネットショップ・BtoB取引・サブスクリプション型サービスなど幅広い業種で導入が進んでいます。

そこで、今回は入金管理の効率化に役立つ「バーチャル口座」というシステムをご紹介します。どのような仕組みを持ち、導入によってどのようなメリットが期待できるのでしょうか。順に解説していきます。

バーチャル口座について

ここでは、バーチャル口座が具体的にイメージできるように詳しく解説します。

バーチャル口座とは

バーチャル口座（仮想口座）とは、インターネット上やシステム内で発行される振込専用の口座のことです。事業者は自社の法人銀行口座に紐づく複数の口座番号を銀行や決済代行会社から発行してもらい、取引先や注文ごとに異なる口座番号を割り当てて使用します。

たとえばネットショップなら注文ごとに、BtoB取引なら取引先ごとに異なる口座番号を発行することで、入金元を口座番号から識別できる点が従来の銀行口座との大きな違いです。

なお、ROBOT PAYMENTの「サブスクペイ」でもバーチャル口座の仕組みを活用した銀行振込決済サービス「バンクチェック」を提供しています。

預金の種類

バーチャル口座はあくまで振込専用のシステム上の仮想口座であり、普通預金や当座預金のような実体のある口座とは異なります。バーチャル口座に振り込まれたお金は、紐づけられている事業者の法人口座に送金され、その法人口座の預金の種類に基づいて運用されることになります。

なお、通帳を発行しないWeb口座（無通帳口座）とも性質が異なります。Web口座は通常の銀行口座をオンラインで利用する仕組みですが、バーチャル口座は1つの法人口座に紐づく複数の振込専用口座番号を発行できる点が特徴です。

同一銀行で開設可能な口座数

通常の銀行口座の場合、口座管理コストの削減や不正利用防止の観点から、同一銀行で開設できる口座数は1つが原則とされています。一方、バーチャル口座ではこのような制約がなく、取引実態に合わせて必要な口座数を開設できます。

契約時は500口座・1,000口座単位で申し込むケースが一般的で、月間使用口座数の4倍を目安に口座を開設しておくことを勧める銀行もあります。

大量の入金が発生する事業者向けには、専用の「バーチャル支店」を発行できる銀行もあります。

バーチャル口座の仕組み

バーチャル口座は、実際にはどのように運用していくものなのでしょうか。ここでは、バーチャル口座の種類と振込方法をご紹介して、バーチャル口座の仕組みを明らかにしていきます。

バーチャル口座の種類

バーチャル口座の運用方法は、2種類あります。

・注文ごとに口座番号を割り当てる方法
同一の取引先であっても、異なる日時での注文であれば別の口座番号を割り当てます。注文と口座番号とが1対1で対応しているため、入金時にどの注文に関するものかが特定できるメリットがあります。不特定多数の顧客からの注文が多いネットショップなどに向いた運用方法といえます。

・取引先ごとに口座番号を割り当てる方法
同一の取引先からであれば、何度注文を受けても振込先の口座番号は変わりません。取引先と口座番号が紐づくことにより、入金時の取引先特定が容易になるメリットがあります。BtoBでの利便性が期待できる運用方法となります。

バーチャル支店とは

バーチャル支店とは、事業者専用に発行される「振込入金専用支店」のことで、その支店内で大量のバーチャル口座を独占的に運用できる仕組みです。事業者ごとに独自の支店コードが割り当てられるため、膨大な口座数を自社の管理ルールで運用できます。

次のような事業者に向いています。

・サブスクリプションで数十万人単位の会員を抱える事業者
・通販・ECで取引数が極めて多い事業者
・家賃入金管理で物件数が多い不動産管理会社

顧客コードや物件コードといった事業者独自のルールで口座番号を管理できるため、基幹システムとの連携もスムーズです。

振込方法

バーチャル口座を使った銀行振込は、振込側（購入者）から見れば通常の銀行振込と同じ手順です。事業者側で入金確認が自動化される点が従来との違いです。

通常の銀行振込の方法

商品・サービスの購入者が、提供者の預金口座宛てに振り込みます。企業間取引では月末に多数の顧客から売掛金がまとめて振り込まれるため、事業者側では「どの取引先からの入金か」を手動で突合する必要があります。

バーチャル口座を使った銀行振込の方法

1. 金融機関または決済代行会社が、事業者に対して複数のバーチャル口座番号を発行します。
2. 事業者は運用方法に従って発行された口座番号を割り当てた請求書を発行します。
3. 取引先は、請求書に記載されたバーチャル口座へ請求額を振り込みます。
4. バーチャル口座宛に入金されたお金は事業者の法人口座へ自動で送金され、同時にどの取引先・どの注文の入金かが自動で特定されて消込処理が完了します。

バーチャル口座の導入方法

バーチャル口座を使った銀行振込決済「バンクチェック」は、サブスクペイへのお問い合わせから導入・開始まで、4つのステップで完了します。

ステップ1｜お問い合わせ

お問い合わせ/資料請求フォーム・WEB審査フォーム・お見積りフォームにお問い合わせ下さい。

弊社担当から折り返しのお電話にて、お客様の販売製品、販売形態をヒアリングした上で、最適なプランをご提案いたします。プランが決まりましたら、お申し込みください。

ステップ2｜必要書類ご提出

申請書、弊社申込書、登記簿謄本を提出いただき、弊社を通してカード会社に審査を行います。お客様は、その審査の可否をお待ちいただくだけです。

ステップ3｜契約手続き

審査を通過したお客様は、そのまま本契約に移りますので、初期費用等のご入金をお願いします。

ステップ4｜導入・開始

ご入金確認後、システム接続・アカウント発行を行い、サービス開始となります。システム接続の動作確認もこのタイミングで実施します。

バーチャル口座のメリット

事業者がバーチャル口座を利用することで、さまざまなメリットを享受することが可能になります。ここでは、その中から特に利便性の向上に資する4つについてみていきます。

入金消込作業の負担軽減

同姓同名や別名義からの入金でも、バーチャル口座なら振込先の口座番号で区別できるため、従来の「振込名義と社内データを目視で照合する」作業が不要になります。

さらにチェックデジット機能（誤入力チェック）により振込時の口座番号入力ミスも検知できるため、誤入金の発生リスクそのものが抑えられます。

▼請求管理ロボのバーチャル口座による入金確認・入金消込のイメージ

取引先へのサービス向上

入金確認後に商品を発送するようなビジネスでは、消込作業のスピードアップにより商品発送までの時間が短縮できれば、それだけ取引先へのサービス向上に結びつくことになります。

また、先方の入金遅れや入金額の誤りなどの発見が容易になるため、督促などの素早い対応が可能になります。

経理データの即時作成

消込作業の即時かつ正確な完了により、経理データのリアルタイムでの把握が常時可能になります。企業にとって生命線となる売掛金の回収状況を管理しやすくなるので、キャッシュフロー計画が立てやすくなるメリットが見込めます。

専用口座の開設不要

バーチャル口座を利用すれば、専用の口座を開設する必要がなくなります。一般にオンラインショップでは、法人やショップの名義で口座を作ります。しかし、口座の開設には証明書類が必要になるなど、意外とハードルが高いものです。こうした手間や時間を省くことができるのも、バーチャル口座利用のメリットの1つだと言えるでしょう。

バーチャル口座のデメリット・注意点

バーチャル口座の導入にあたっては、以下の点にも留意が必要です。

導入・運用コストがかかる

バーチャル口座の利用には初期費用と月額料金が発生します。月額費用は数千円〜数万円が相場で、月間の振込件数が少ない場合はコストに見合わない可能性があります。導入前に費用対効果を十分に検討しましょう。

振込手数料・決済手数料の発生

バーチャル口座への振込手数料は原則として振込側（購入者・取引先）の負担となります。加えて、事業者側にもバーチャル口座サービスの決済手数料が発生するため、少額取引が多い場合は手数料負担に注意が必要です。

バーチャル口座の活用が適している企業

どのような業種でバーチャル口座の利便性が特に期待できるのかをご紹介します。

ネットショップ

インターネットが生活に浸透するのに伴い、ネットショップの売上が急速に伸びています。ネットショップでは、たしかにクレジットカードがメインの決済手段となってはいます。しかし、商品・サービスの性質から幅広い層をターゲットとする必要があるのであれば、決済手段の拡充は必須の戦略といえます。

また、実店舗や複数ECサイトなどを多店舗展開しているのであれば、入金管理の煩雑化への対応も考えておかなくてはいけません。

バーチャル口座を活用すれば、銀行振込決済を使いたい若年層や年配者を顧客に取り込むことが期待できます。そして、多店舗展開にかかる消込作業など売掛金管理の効率化や資金繰り状況の明確化などのメリットが見込めるでしょう。

中高齢者向けの通販会社

ネットショップと同様に、中高齢者向けの通販会社の場合にも、バーチャル口座の活用は高い効果が期待できます。

たとえばテレビ通販であれば、パソコンに慣れていない中高齢者であっても電話で気軽に購入を申し込むことができ、行きつけの銀行で振り込むだけの購買システムは利用しやすいものです。

バーチャル口座を導入することによりこうした中高齢者層をターゲットにすることができるだけでなく、振込時の入力ミスなどにより煩雑化しやすい消込作業を正確かつスムーズに処理していくことも可能になります。

入金管理が煩雑な事業者

不動産管理業務では、毎月の家賃入金を物件・部屋ごとに追跡する必要があります。

バーチャル口座を部屋ごとに割り当てれば、入居者が変わっても口座番号はそのまま引き継げるため、管理台帳の更新や入金元の再確認といった煩雑な業務から解放されます。

加えて、入金遅延を即座に検知できるため、未回収債権の早期発見にも役立ちます。

サブスクリプション・教育サービス

また、サブスクリプション型のサービスを提供する事業者にも、バーチャル口座は有効です。月額課金の入金管理を顧客ごとの口座番号で自動化できるため、継続的な取引の消込作業を大幅に効率化できます。

さらに、教育・学習サービスを提供する事業者も、受講者ごとに専用のバーチャル口座を発行することで、受講料の入金管理をスムーズに行えます。

バーチャル口座の導入なら「サブスクペイ」にお任せ！

バーチャル口座の導入を検討されている企業には、「サブスクペイ」の「バンクチェック（銀行振込・バーチャル口座）」がおすすめです。

バンクチェックは、バーチャル口座の仕組みを利用した銀行振込のサービスで、各取引先ごとにIDを付与したバーチャル口座を生成し、入金ごとに紐付けを行います。サブスクペイではクレジットカード決済・口座振替・コンビニ決済も同じ管理画面で運用できるため、わざわざ銀行の画面で入金情報を確認する必要がなく、複数決済でも管理画面は1つで済みます。

ECサイトでの導入事例では、「クレジットカードや口座を持っていない方でも、銀行やATMでお支払いいただける決済サービスとして、老若男女問わずご利用いただきやすくなった」という声もいただいています。

バーチャル口座の導入や決済環境の整備をご検討の企業のご担当者様は、お気軽にサブスクペイまでお問い合わせください。