月謝の経理作業は効率化できる!メリットや注意点についても徹底解説

経理

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はスクール経営における重要な収入源であるため、毎月の確実な回収が求められます。しかし、教材の準備や生徒の指導といったコア業務に力を注ぎたい運営側からすれば、できるだけ手間なく済ませたい業務でもあります。

そこで、このコラムでは月謝の回収手段のご紹介を手始めに、月謝の経理作業を効率化する方法やシステム導入のメリット・選定ポイントまでを徹底解説していきます。

※目次※
1.月謝の回収手段とは?
2.月謝の経理作業における注意点とは?
3.月謝の経理作業を効率化する方法とは?
4.システムを導入するメリットとは?
5.システム選定のポイントとは?
6.請求管理ロボで月謝の経理作業を効率化しよう!
7.まとめ

月謝の回収手段とは?


現在月謝の回収に使われている手段には、いくつかの種類があります。ここでは、それぞれの特徴やどのようなメリット・デメリットがあるのかをみていきましょう。

月謝袋(現金)

お稽古や習い事の月謝を回収する方法として、古くから使われてきたやり方です。受領の際に封筒に設けられた領収印スペースに押印して、回収状況を管理していきます。

メリットとしては、月謝袋を購入するだけですぐに回収を開始できたり、手紙を入れて連絡帳代わりに使えたりする利便性の高さが挙げられます。

一方、月謝袋で確認できるのは押印の有無に過ぎません。別に名簿を作り、受領のたびに回収すべき額が月謝袋の中にきちんと入れられているかを、都度確認していかなければならず、回収に関わる作業は煩雑化しがちです。

銀行振込

運営側が指定した銀行口座に月謝を振り込んでもらう方法です。銀行口座があればすぐに回収が始められる導入のしやすさに加え、生徒側がいちいち現金を持参する必要がなくなることから、特に子供向けの教室などでは安心感を与えられるでしょう。また、振込手数料は支払う側が負担するのが一般的なことから、運営側のコスト削減も期待できます。

デメリットとしては、その都度通帳記帳して支払い状況を確認しなければならなかったり、振込時の入力ミスが生じたりで、月謝袋同様に入金確認に手間がかかりがちであることが挙げられます。

口座振替

生徒側が事前に銀行口座を登録し、毎月自動的に引き落としていく仕組みです。生徒側の積極的な支払い行動を待たずに回収が図られるため、未収や支払遅延案件の大幅な削減が実現します。

他方、口座登録に要する手続きの手間が生徒の数だけかかったり、登録完了までのおよそ1ヶ月~2ヶ月間は銀行振込などで回収を代替しなければならなかったりするデメリットがあります。また、口座振替の都度かかる手数料は受領側負担が一般的なため、生徒数が多くなるほどコスト増になることには注意しておく必要があります。

クレジットカード決済

事前に登録してある生徒のカード情報から、毎月自動的に決済していく方法です。WEB上で登録を完結できることから、初期登録の手間が要らなくなる点が大きなメリットといえます。
また、口座振替と比べても決済が失敗する確率が低くなることから、未収金リスクや回収に要する人的負担を少なくできる効果も見込めるでしょう。

一方では、コストの増加がデメリットとして挙げられます。初期導入費用や維持費はもちろん、決済手数料の負担を覚悟しなければなりません。

コンビニ決済

運営側が支払い番号などが記載された払込票を発行し、それを受け取った生徒が最寄りのコンビニエンスストアに持参して支払う仕組みです。生徒側の支払情報を即時に判別して管理画面上で確認できるメリットがあります。

デメリットとしては、毎月払込票を発行する手間のほか、1件あたり300円程度かかる決済手数料や払込票の送付にかかる郵送代などを負担しなければならないことなどが挙げられます。

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月謝の経理作業における注意点とは?


毎月の経理作業は正確に、欠かさず行っていく必要があります。では、月謝の経理作業ではどのようなことに気をつければよいのでしょうか。ここでは、必ず押さえておくべき注意点について解説していきます。

月謝の徴収は前払いが一般的

月謝に関しては、前払いで徴収するのが一般的です。月謝の後払いを認めると、品物などの形として残らないというサービスの性質上、一旦提供してしまうと返してもらうことができず、結果として対価を得られなくなる可能性が出てきます。

また、未収の月謝が多くなると資金繰りが悪化し、サービスの提供にかかる運営費や人件費などを捻出することが難しくなってしまうかもしれません。月謝の前払い制は、こうしたリスクを避ける趣旨から採用されていると考えられます。

月謝を売上計上すべきタイミング

学習塾であれば、授業料を前払いで受領した時に売上として計上してよいとも考えられます。しかし、実際には仕訳のルール上は、月謝を受け取った時点ではまだ授業というサービスの提供が済んでいないため、売上として計上することはできません。

そこで、月謝の会計処理で使われるのが「前受金」と呼ばれる勘定科目です。前受金を使った月謝の会計処理の仕方を次に解説していきます。

前払いされた月謝の会計処理の仕方

前払いで受領した月謝は、一旦「前受金」として処理します。前受金とは、文字通りサービスを提供する「前」に先んじて受け取ったお金のことです。そして、その月の授業やレッスンなどの提供が終わったタイミングで、この前受金を売上計上します。以上のように月謝として受領した収益については、2段階のプロセスを踏んで会計処理していくことになります。

たとえば、月謝を現金で7,000円前払いで受け取った場合の一般的な仕訳処理は、次の通りです。

1. 受領時
(借方)現金:7,000円 (貸方)前受金:7,000円

2. サービス提供完了時
(借方)前受金:7,000円 (貸方)売上高:7,000円

ただし、月謝の入金からサービスの提供までが全て同月内に完了する場合には、単純に入金されたタイミングで売上を計上して構わないケースもあります。

月謝の記帳方法

月謝の記帳方法に関しては、同じ月に徴収した授業料である限り、生徒全員分を合算した額をまとめて記帳しても、個別に記帳しても、どちらでも問題ありません。

一方で、個別記帳は手間がかかりますが、将来生徒ごとに月謝の単価や受講月数などを分析する際の基になるデータとして即活用できるメリットがあります。

月謝の経理作業を効率化する方法とは?


ここまでみてきたように、月謝に関わる経理作業では、仕訳や記帳の際に手間のかかるプロセスが生じることが珍しくありません。そこで、ここでは月謝の経理作業を効率化する3つの方法をご紹介していきます。

エクセルを活用する

毎月の処理が欠かせない月謝の経理作業では、エクセルの活用が役立ちます。たとえば、SUM関数やSUMIF関数を使って合計値を出したり、IF関数により未収月謝の総計を把握したりといった使い方により、月謝の経理作業を効率化できます。

また、マクロを扱うことができれば、もう一段上の効率化の実現も射程に入ってきます。たとえば、状況を区別するための色分けや、繰り返されることの多い特定のデータ抽出などはマクロ機能を使って自動化できれば、作業にかかる手間と時間の大幅な削減も可能になるでしょう。

アウトソース化する

決済代行会社などの外部リソースに経理作業をアウトソース化するやり方も考えられます。月謝の入金管理のみならず経理作業全般の効率化が実現するため、経理担当者の負担軽減はもちろん、教室運営の維持・発展に欠かせないコアコンピタンスの確立に向けた取り組みに、より一層注力できるメリットも得られます。

決済代行会社は経理業務に特化したスキルやノウハウを持つため、専門的な視点からのアドバイザー的役割が期待できます。加えて、代行会社の多くがさまざまな支払い方法に対応したサービスを展開しているため、新規利用者の開拓はもちろん、既存利用者の利便性向上や離脱防止効果も期待できるでしょう。

システムを導入する

システムの導入によっても、月謝の経理作業を効率化できます。すでに活用している会計システムとの連携性に重きを置くものから、広範囲の経理業務をカバーできる汎用性に優れたものまで、多種多様なサービスがラインナップされています。

自社の経理業務にふさわしいシステムを活用することにより、投資コストを上回る効率的、かつ精度の高い経理作業の達成が期待できるでしょう。

システムを導入するメリットとは?


月謝に関わる経理作業をシステム化することにより、どのようなメリットが期待できるようになるのでしょうか。以下、3つの効果について解説していきます。

ヒューマンエラーを削減できる

入金消込作業を目視で実施する場合には、思い込みや見間違いによるチェックミスが起こることは珍しくありません。こうしたヒューマンエラーは自社運営の先行きに直結する金銭的な損害をもたらすのみならず、入金済みの生徒らに誤って督促してしまうと信頼関係を損なうリスクも孕んでいます。

システムの導入により作業を自動化できれば、特定の時期に集中しやすい入金案件がどれだけ多くなっても心配は要りません。手作業では膨大な手間となる消込での照合作業も、正確かつスピーディーに実行できるようになります。

経営状況をリアルタイムで把握できる

適切な意思決定を下すために欠かせないのが、現時点での自社の経営状況を把握することであり、特に経理では金銭的側面からの現状把握がその役割となります。

システムを活用して経理作業を自動化することで、キャッシュフローのデータ化と可視化が実現します。資金繰りを含む経営状況をリアルタイムで把握できるようになるため、時宜にかなった意思決定・経営判断をスピーディーに打ち出していくことが可能になるでしょう。

多くの経理作業を自動化できる

教室運営では、教材費・人件費から教室を借りるための家賃まで、さまざまな費用に関する会計処理を経営者を兼ねる教師自身が行っていることも珍しくはありません。

手作業でこうした現状に対処していくのは簡単なことではありませんが、システムを導入すれば、月謝の回収だけでなく、その他多くの経理作業の自動化が実現できます。

また、イレギュラーな事態が起きても的確に対応できるメリットもあります。たとえば、名義の不一致により消込がなされずに残された口座名義を記録しておき、次回消込時に履歴情報の参照を促すことで、以降の自動消込ができるようになるといったサポートが期待できるでしょう。

システム選定のポイントとは?


現在、さまざまなタイプのシステムが存在しています。導入効果の最大化を図るためには、自社に合ったものを選ぶことが大切になってくるでしょう。ここでは、システム選定のポイントを4つご紹介します。

導入目的を明確にする

まずは、システムを導入する目的を明確にしておきましょう。システムにより自動化できる範囲や得意とする作業は異なります。単に月謝の回収を効率化できればよいのか、それとも蓄積された生徒の入金データを経営判断に活かすことまでを想定しているのかなど、解決したい課題は運営主体により必ずしも一様ではありません。

システムの導入目的を可能な限りクリアにしておけば、導入後に想定通りに効率化・省力化が進んでいないといった事態に陥るリスクを避けることができるでしょう。

導入するシステムの種類を検討する

現在システムの種類は、インストール型とクラウド型の2つに大別できます。

インストール型の利点は、ランニングコストが基本的にかからないことや、ネット環境に左右されないためシステム障害が起きにくいことなどが挙げられます。しかし、一方ではバージョンアップやデータのバックアップを自社内で行う必要があったり、ライセンス上1つのデバイスでしか使用できなかったりする難点があります。

この点クラウド型であれば、システムをデバイスにインストールする必要がないので、ハードディスクなどの容量を消費する心配がありません。また、法改正への対応をお任せにできたり、複数端末での操作が可能になったりするメリットもあるため、大幅な利便性の向上が見込めます。

システムの機能性や拡張性・連携性などを確認しておく

自社ビジネスが成長・拡大していけば必要となる機能もより高度なものになっていくことが予想されるため、拡張性や他ソフトとの連携性に優れるシステムを選んでおくと安心です。

教室数を拡大したり、他業種に進出したりなどのポジティブな事態が将来生じた場合にも、システムを一から見直すことなしに的確に対処していくことができるでしょう。

制度変更への対応度やサポートが充実しているシステムを選ぶ

柔軟性に欠けるシステムでは、導入当初はともかく、長期的な使用に耐えることは難しくなります。

また、分からないことが出てきたり、トラブルが起きたりした際に速やかにサポートを受けられないと、業務が滞る恐れも出てくるでしょう。無料トライアルを利用するなどして、マニュアルやサポートの充実度をチェックしておくことをおすすめします。

請求管理ロボで月謝の経理作業を効率化しよう!

請求管理ロボ
煩雑化が必至の手作業による月謝の回収作業の効率化・省力化に向けては、システムの活用が有効です。そして、ROBOT PAYMENT が提供する「請求管理ロボ」であれば、月謝の経理作業の効率化が実現できます。

請求管理ロボを使って作業を自動化することにより、これまで月末に少なくない日数をかけていた入金確認を最大で10分にまで短縮することが可能です。また、万一消込に失敗した時でも通知や一覧で確認できるため、事後の速やかな対応に活かせます。

他のシステムとの連携性の高さも特長の1つです。他社のさまざまな会計ソフトに対応した消込データを出力できることから、手間のかかる転記作業にかかる負担を軽減できます。

さらに、金融機関やカード会社などから自動で入金情報を取得してリアルタイムで一元管理化できるため、月謝の経理作業の大幅な効率化が図れます。

まとめ

月謝の回収作業は、教室運営を続けていくうえで欠かすことのできない業務の1つです。しかし、手作業で進めるとなると、煩雑になりがちな会計処理にしばしば手間や時間がかかり、ヒューマンエラーを誘発することも珍しくはありません。

優れた連携性を備えるROBOT PAYMENTの「請求管理ロボ」をご活用いただければ、手間のかかる月謝の経理作業を自動化できるだけでなく、法改正時や将来の事業拡大にも対応できます。ぜひ、導入をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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