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会社の経理部門が必ず行う業務の一つに検収照合が挙げられます。取引に誤りがないか確認する重要な業務ですが、手間がかかるうえにミスをすればトラブルに発展する可能性のある大変な業務でもあります。

この記事では、検収照合業務の実施による負担や起こり得る主なトラブル、業務での注意点や負担の減らし方を紹介します。

検収照合とは

検収照合とは取引を行ったあとに、商品やサービスを受領する側の企業が行う確認作業のことです。取引した製品の数量や単価などを販売者と購入者で突き合わせて、自社が管理している「売上明細」や「出荷明細」、取引先が持っている「検収通知」とを比べてチェックします。

自社が発注した数と取引先から送られてきた数などを比較して、実際に送られてきた製品に問題がなければ仕入れの仕訳を帳簿に記載します。次に、請求書が届き次第、納品書と照らし合わせて問題なければ代金を支払い、帳簿に買掛金の仕訳を加えます。最後に、帳簿上の買掛金残高と実際の買掛金残高を比較し、差がなければ取引処理完了です。

検収照合は主に経理部門が行う業務で、取引する製品が多ければ照合する量も増えていきます。

照合作業が大変な理由

円滑な取引のために検収照合は欠かせませんが、多くの手間がかかる、ミスが発生するリスクが高いなど課題のある大変な作業でもあります。取引の内容によって増えるデータを処理するために手間がかかるうえに、ミスをすればそのフォローにさらに手間が増えるといった悪循環を招きかねません。

また、照合が進まないと取引自体に支障が出て会社のさまざまな活動に影響が出る可能性もあるため、業務の難易度だけでなく心理的なプレッシャーもかかってきます。

ここからは、検収照合が大変な業務である理由について以下で詳しく解説します。

多くの手間がかかる

検収照合では大量のデータを扱うため、取引の規模や会社の業務形態などにより多くの手間がかかります。特にファイルや紙を使ってデータを管理している会社では、クラウドサーバーなどで処理をデジタル化している会社と比べてなかなか業務効率を上げられません。

また、検収照合の業務は一般的な表計算ソフトなどのツールによる効率化が難しいという問題があります。細かい関数設定や取引先ごとにデータに含まれる情報やレイアウトが異なる点などが、一般的なソフトでの効率化を妨げているのです。そのため、照合に多くの時間と労力を取られてほかの業務に手が回らないばかりか、業務形態の改善に本腰を入れて取り組むこともできず、非効率な環境のままになっている企業は多く存在します。

さらに、取引先が卸商やメーカーなどの場合も照合作業の手間が増えます。一般的に卸商やメーカーとは1回または複数回にわたって大量の製品を取引するため、照合すべきデータの量も増えて時間がかかります。

記入漏れや差異が発生しやすい

大量のデータを扱う検収照合では、記入漏れや入力ミスによって差異が発生しやすくなります。目視での見間違いや入力時のタイプミスなどによりデータの間違いが発生してしまえば、ミスした箇所を探したり、データを修正したりするために必要以上の手間がかかります。

ミスを直さずにいると損失が発生したり、正しい会計処理ができなくなったりするため、発覚した時点で早急に対応しなくてはなりません。さらに、自分たちでなく取引先側がミスをしている可能性もあるため、取引先に確認をとったり、自社の仕入担当者に事実確認をしたりと、差異がある度に関係者へ確認する必要もあります。

検収でよくあるトラブル

製品の納品後、検収段階でさまざまな問題が発生することもあります。発注側にとっては納品物が契約と異なる製品や状態であること、受注側にとっては検収書が届かないことなどが主に起こりうるトラブルです。

あらかじめ起こりやすいトラブルと対処方法を把握しておき、取引の際に不手際を起こさないように心がけましょう。ここでは、検収業務で起こりやすいトラブルを詳しく解説します。

納品物が契約内容と異なる

納品された製品の種類や数量などが事前の契約と異なっていたり、製品に汚れや傷が付いていたりすることがあります。また、納品物の見た目ですぐわかる間違いだけとは限らず、使用時に正しく動作しないことが発覚するケースもあります。

検収書を発行することは「納品された製品に問題はなかった」と伝えることと同じ意味合いがあるため、検収書発行後に問題点を見つけても返品はできません。したがって、契約内容と異なる製品が納品された場合は、検収書を発行せず取引先に問題点を伝えましょう。問題がない製品を改めて納品してもらってから検収書を発行します。

検収書が先方から届かない

製品を取引先に納品してからなかなか検収書を受け取れない、という問題が発生することもあります。製品の納品後は検収を待ってから請求書を送る必要がありますが、検収書が送られてこないと費用の請求ができず、売掛金の回収もできません。

検収書が届かない理由には、製品に何らかの不備があった可能性や取引先が検収をしていない可能性などが考えられます。状況の把握や検収書の送付を促すために確認の連絡をしましょう。

他方、自分が製品を発注した側である場合は、相手を困らせないようになるべく早く検収を済ませて検収書を送ることが大切です。

検収業務の注意点

ここでは、検収業務を行う際の2つの注意点について詳しく解説します。

下請法の支払期限を守る

親会社が子会社から製品の納品を受けたときは、下請法により支払期限が決められています。同法第二条の二によると、「下請代金の支払期日は、（中略）親事業者が下請事業者の給付を受領した日（中略）から起算して、六十日の期間内において、かつ、できる限り短い期間内において、定められなければならない」とされています。そのため、親会社は納品から60日以内に費用の支払いを子会社に済ませなくてはなりません。遅れると支払遅延になります。

検収業務の遅れは、下請法に抵触する結果を招く可能性があります。検収は取引の規模によりある程度時間がかかることもあるため、極力余裕を持った処理を心がけましょう。

検収後にクレームを伝えるのはNG

検収が済み取引先に検収書を送った場合、あとから納品物についてクレームを伝えたり返品・交換を申し込んだりすることは原則としてできません。検収は納品物に問題がないか確認する作業であり、検収書の発行は要求どおりの製品が納品されたという意思表示になります。したがって、検収書を送ってから問題に気付くようなことがないように、検収業務は念入りに行う必要があります。

検収では、製品の種類の相違がないか、傷や動作不良などがないかといった確認を漏れなく行いましょう。ただし、製品の特性や契約内容によっては、検収後に見つかった不具合でも受注者が修補・賠償の義務を負うケースもあります。

照合業務の体制を強化する方法

照合は会社運営に欠かせない業務ですが、社員に大きな負担がかかりやすいという問題があります。極力負担を減らしながら照合するためには、いくつかの方法が挙げられます。ここでは、照合業務を行う体勢を強化するための方法を3種類紹介します。自社に合った方法を導入し、より良い会社経営に役立てましょう。

人材の補強

経理部門の人材を増やして、より多くの社員で照合業務に取り組む方法があります。照合の高い技能を持っている社員を登用できれば、手早く業務の進行速度を上げられます。しかし、人材を増やすとその分人件費が増えてコストがかさみます。

また、もう一つの問題として業務の属人化が挙げられます。照合業務に適した人材がいると業務の多くを同じ社員に任せやすくなり、その社員が忙しかったり退職したりして対応できなくなると対応できなくなってしまいます。

外注

照合業務の代行を請け負っているほかの会社に外注することも可能です。手間のかかる照合業務を社内で行わないため、人員をコア業務に回して生産性の向上を図ることもできます。

照合業務を外注する欠点は、セキュリティ面でのリスクです。仕入れた個数や内容など、社内の重要な情報を他社に共有することになるため、情報漏洩が起きれば大きな問題へ発展してしまいます。対外的にも信用が落ちてしまうため、取引を打ち切られてしまうケースもあるでしょう。

また、照合業務の外注は長期的にコストが大きくなる傾向があります。さらに、社内に検収のノウハウが蓄積されなくなるというデメリットもあります。

外注する際はセキュリティ面で信頼できる会社を選ぶ必要があり、検収ノウハウを社内でどのように維持していくかも検討しておかなければなりません。

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自動化

RPAやAIなどが発達している現在では、照合業務を人手に頼らず自動化することも可能になっています。照合は大量の定型的な業務を早く正確に行う必要がありますが、このような業務はRPAの得意分野です。また、仕分けや買掛金などを帳簿に記帳する作業をAIとRPAを組み合わせると人力よりはるかに早く正確に行えます。

業務を自動化させると社員の負担が減るため、人間が得意な自動化できない業務に集中して取り組めるようになります。「請求管理ロボ」も請求業務の自動化をかなえるクラウドサービスです。請求書の件数が増加しても作業時間が増えることなく、むしろ件数が多いほど機能効果を実感していただけます。

ただし、照合業務を自動化するためにはツールの扱いに慣れる必要があります。同時に業務内容を洗い出して自動化できるように整理していく必要もあり、自動化のためにはある程度手間がかかります。

また、事前に設定した作業しかできないRPAはイレギュラーな事柄への対応ができません。AIでも判断しきれなかったり、間違った判断をしたりすることがあるため、適宜人力でのチェックが必要になります。

「請求管理ロボ」で請求業務に割く人的リソースを低減しよう！

検収照合は会社の取引に欠かせない業務であり、現代では自動化によって効率良く行えるようになりました。しかし、自動化のためには新しいツールを導入して扱い方を習得しなくてはならず、ツールにも多くの種類があります。どのツールが自社に合っているかわからない方や、効果的に業務を自動化できるか悩んでいる方は、私たちROBOT PAYMENTが提供している「請求管理ロボ」の利用をご検討ください。

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まとめ

この記事では、経理部門で行う検収照合業務が負担の大きい大変な業務である理由やよくあるトラブル、体勢を強化する方法などについて解説しました。検収照合はほかの会社と取引をするために欠かせない業務ながら大きな負担がかかるため、少しでも担当社員にかかる負担を減らすことができれば取引の活性化と会社経営の健全化に繋がります。より良い会社経営を実現するためにも、請求管理ロボの利用をご検討ください。