適格請求書とは？発行の条件や仕入税額控除についても紹介

請求業務 2023.12.10

「適格請求書」は、適用税率や税額が明記された請求書のことです。「インボイス」とも呼ばれます。2023年10月1日に開始されるインボイス制度に伴い、課税事業者は適格請求書の発行と保存が必要になります。仕入税額控除の申請条件にも変更があるため、注意が必要です。

また、免税事業者であっても、課税事業者との取引がある場合インボイス制度は無関係ではありません。

そこでこの記事では、適格請求書の概要と発行条件、仕入税額控除の要件などをご紹介します。

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適格請求書とは

「適格請求書」は、適用税率や税額が明記された請求書です。別名「インボイス」とも呼ばれ、記載事項については法令で明確に定められています。
一方、様式については法的な定めはなく、必要事項が記載された帳票であれば、手書きであっても適格請求書として利用できます。また、不特定多数を対象に販売等を行う事業者は、一部記載内容を省略した「適格簡易請求書」でも対応可能です。
ここからは、従来の請求書との違いや適格請求書が必要になった背景についてご紹介します。

従来の請求書との違い

以前の「請求書等保存方式」では、請求書に記載が必要な項目は「取引年月日」「取引内容」「取引価額」「受領者の氏名または名称」「発行者の氏名または名称」の5つのみでした。

しかし2019年10月1日の軽減税率制度開始に伴い、これらに加えて「軽減税率対象品目である旨」と「税率毎に区分した対価の額」の明示が義務付けられました。これを「区分記載請求書等保存方式」と言います。現在、私たちが普段小売店などで受け取るレシートなどもこの方式で発行されています。

ただし、区分記載請求書等保存方式はあくまでも経過措置であり、2023年10月1日からは「適格請求書等保存方式」が新たに開始されます。適格請求書等保存方式はインボイス制度とも呼ばれ、区分記載請求書の記載事項に加え「インボイス制度の登録番号」と「適用税率および税率毎に区分した消費税額」の記載が必要です。記載事項が増えることによる経理業務の煩雑化や、業務フローの変更も見込まれるため、早めの対策が重要です。

適格請求書が必要になった背景

現在、消費税の標準税率は10％ですが、「酒類・外食を除く飲食料品」と「定期購読契約が締結された週2回以上発行される新聞」は軽減税率の8％となっています。増税と軽減税率制度の実施に伴い「複数税率」となったため、取引対象の商品が標準税率の10％なのか軽減税率の8％なのかを明示する必要が生じました。そのため、適用税率とそれぞれの税額を明記する「適格請求書等保存方式」が採用されることになったのです。

また、適格請求書は「仕入税額控除」にも影響を与えます。仕入税額控除とは、生産と流通の段階で取引の度に発生する消費税を、最終的な売上げに係る消費税から控除する仕組みです。
様々な部品や原材料を仕入れて商品を生産している事業者は、そのままだと課税売上げと課税仕入れの二重課税が発生してしまいます。この二重課税を解消するために、仕入税額控除は設けられました。
しかし複数税率では、仕入れ先が多岐に渡る場合、仕入時にかかった税率の不正申請が発生する恐れがあります。そのため、仕入時にかかった税額を証明できる適格請求書の保存が必要不可欠です。

適格請求書の発行条件

適格請求書はあらゆる事業者が自由に発行できるものではありません。適格請求書を交付できるのは「適格請求書発行事業者」に限られます。適格請求書発行事業者となるためには、所管の税務署に登録申請を行い、審査を受ける必要があります。なお、登録申請を行うことができるのは課税事業者に限られるので注意しましょう。

適格請求書発行事業者として認められると、適格請求書を交付できるようになります。一方で、「取引相手の求めに応じて適格請求書を交付する義務」「交付した適格請求書の写しを保存する義務」などが課せられます。

ここからは、適格請求書発行事業者の登録までの流れと申請期間をご紹介します。

登録申請に必要なステップ

適格請求書発行事業者となるためには、納税地を所管する税務署長に対して登録申請書を提出し、所定の審査を受ける必要があります。

まず、申請書を作成しましょう。申請用紙は税務署で取得するか国税庁のウェブサイトからダウンロードしてください。パソコンやスマートフォンをお持ちの場合は、e-Taxによる電子申請も可能です。電子申請を行うには、マイナンバーカードなどの電子証明書と、利用者識別番号が必要です。

電子申請はe-Taxソフトから行うことができ、パソコンにインストールして利用する「e-Taxソフト」、ウェブブラウザを経由して利用する「e-Taxソフト（WEB版）」、スマートフォンにインストールして利用する「e-Taxソフト（SP版）」が用意されています。

しかし、SP版から申請できるのは個人事業主のみのため注意しましょう。なお、SP版では代理申請も認められていないため、代理申請を行いたい場合は通常のe-TaxソフトまたはWEB版を利用してください。

申請が認められると「登録番号」が発行・通知されます。登録番号は、法人番号がある場合は「T＋法人番号」、個人事業主などで法人番号がない場合は「T＋13桁の数字」となります。適格請求書には登録番号を記載する必要があるため、実際に適格請求書を交付できるのは登録番号が発行された後です。

なお、適格請求書発行事業者に認定されると「公表サイト」で事業者の概要が公表されます。

法人については、「法人番号公表サイト」で法人番号を検索した上で適格請求書発行事業者公表サイトを利用すれば、適格請求書発行事業者かどうかを確認することが可能です。

登録申請までの期間

適格請求書発行事業者の登録申請は、2021年10月1日からスタートしています。登録申請後は審査に一定の時間を要するため、インボイス制度が開始となる2023年10月1日から認定を受けるには、原則2023年3月31日までの申請が必要です。しかし、特段の事情があり期限までに申請が困難な場合は、2023年9月30日までの申請でも可能な場合もあります。

なお、免税事業者が適格請求書発行事業者の申請を行うには、課税事業者へ転換しなければなりません。申請期限を逆算した上で、計画的に行いましょう。

課税事業者に転換しなくても事業を存続することは可能ですが、課税事業者を対象としたBtoB での取引を中心に行っている場合、適格請求書を発行できないことを理由に取引を断られるケースや値引きを要求されるケースも考えられます。自社の商材や取引先を考慮した上で、慎重に判断しましょう。

適格請求書における仕入税額控除の要件

先述したように、インボイス制度が施行されると、適格請求書が仕入税額控除の申請に不可欠になります。ここからは、仕入税額控除を受けるための要件を詳しくご紹介します。

帳簿の記載事項

仕入税額控除の要件として、一定の事項を記載した帳簿および適格請求書などの請求書等の保存が求められます。現行制度では区分記載請求書の保存が必要でしたが、インボイス制度では適格請求書に置き換わります。帳簿には区分記載請求書等保存方式でも適格請求書等保存方式でも変わらず、「課税仕入れの相手方の氏名または名称」「取引年月日」「取引年月日」「対価の額」の4点の記載が必要です。

請求書等の範囲

帳簿と合わせて保存が必要な請求書等には、下記の帳票が含まれます。

●適格請求書または適格簡易請求書
●仕入明細書等（適格請求書に準ずる事項が記載されており、相手方の確認を受けたもの）
●卸売市場において、委託を受けて卸売りの業務として行われる生鮮食料品等の譲渡、および農業協同組合等が委託を受けて行う農林水産物の譲渡について、受託者から交付を受ける一定の書類
●上記書類に係る電磁的記録

適格請求書以外でも、適格請求書に準ずる事項が記載されている書類であれば仕入税額控除を受けることが可能です。また、これらの書類では様式などは定められておらず、紙媒体か電子媒体かも問いません。あくまでも、適格請求書の必要事項が漏れなく記載されていることが重要です。

帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合

何らかの事由で請求書等の交付を受けることが困難な取引は、帳簿のみの保存でも仕入税額控除が認められる場合があります。例えば、船舶・バス・鉄道など公共交通機関による旅客の運送や自動販売機により行われる取引などが該当します。ただし、いずれも3万円以下の取引に限る点には注意が必要です。また、郵便ポストに差し出された場合のみ、郵便切手を対価とする郵便サービスも帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。
他にも、適格簡易請求書の記載事項を満たす入場券等が使用の際に回収される取引や、適格請求書発行事業者でない者から再生資源または再生部品（棚卸資産に限る）を購入する取引などは、適格請求書がなくても申請可能です。

適格請求書に対応するための準備

インボイス制度開始後は、原則適格請求書発行事業者からの課税仕入のみ、仕入税額控除を受けることができます。今後の商取引では適格請求書の発行を求められる機会が増加すると予測されるため、なるべく早く準備を進めておきましょう。適格請求書発行事業者の登録申請が完了したら、下記の対応も併せて行う必要があります。

レジの導入

現在利用しているレジが現行の「区分記載請求書等保存方式」にのみ対応している場合、そのままでは「適格請求書等保存方式」に対応できません。ソフトウェアの改修で対応できる場合はソフトウェアのアップデートをしましょう。ソフトウェアの改修では対応できない場合は、レジそのものを買い替える必要があります。今後の制度改正を考慮し、ソフトウェアアップデートに対応したPOSレジを導入することがおすすめです。

受発注システム、請求書管理システムの導入

インボイス制度によって請求書の記載事項が変わるため、社内で運用している「受発注システム」や「請求書管理システム」の改修も必要です。
クラウド型のソフトウェアを利用している場合は、ソフトウェアメーカーによるアップデートがあれば、問題なく対応することができるでしょう。
しかし、企業毎にカスタマイズ可能なオンプレミス型のソフトウェアを利用している場合は、メーカーに改修を依頼する必要があります。オンプレミス型ソフトウェアの改修には一定のコストがかかります。さらに、現行のサーバーでは対応できない場合はハードウェアの入れ替えも必要になるかもしれません。

適格請求書に対応するなら請求管理ロボを導入しよう！

インボイス制度が施行されることで、経理業務の煩雑化が予想されます。また、現行のシステムがインボイス制度に対応できない場合は新たなシステムを導入する必要があり、対応にはコストや時間もかかるでしょう。なるべく手間を抑えてインボイス制度に対応したい方は、ROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」のご利用をぜひご検討ください。

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ソフトウェアの改修も自動で行われるため、適格請求書等保存方式にもシームレスに対応可能です。また、導入フェーズでは専任担当者が3ヶ月かけてオンボーディングを行い、確実に運用できるようサポートするので、初めての方でも安心してご利用いただけます。

まとめ

適格請求書はインボイスとも呼ばれ、適用税率と税額が明示された請求書のことを指します。課税売上げから課税仕入れに係る消費税を控除できる仕入税額控除を受けるには、適格請求書の交付・保存が必須となります。そのため課税事業者との取引がある場合は、適格請求書の交付を求められる機会が増えるでしょう。適格請求書を交付するには、適格請求書発行事業者として登録を受ける必要があります。直前に慌てることのないように、事前に手順やスケジュールを確認し、早めに登録申請を進めましょう。
併せて、既存のレジや受発注システム、請求書管理システムなどの見直しも必要です。