請求書番号とは、発行元が各請求書を識別・管理するために割り振る「通し番号」のことです。
請求書番号があると請求書の管理がしやすくなり、業務の効率化や取引先との円滑なやりとりにつながることから、多くの事業者で請求書番号が使われています。

そこで、この記事では請求書番号とは何かという基本から、請求書番号を付けるメリット、請求書番号を付ける際の注意点（請求書番号の重複を防ぐ方法を含む）のほか、請求書番号と混同されやすいインボイス制度の登録番号についても、その違いを解説します。

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請求書番号とは

請求書番号とは、発行元が各請求書を識別・管理するために割り振る「通し番号」のことです。

▼「請求書番号」の記載イメージ（「請求管理ロボ」発行の請求書の場合）

インボイス制度開始後の適格請求書や、免税事業者が発行する適格請求書以外の請求書においても、書面の右上などに記載されるケースが一般的です。

請求書番号の付与は義務ではない

請求書番号の付与は義務ではありません。
そのため、「請求書番号の記載がないから、その請求書が無効」になるということはありません。

インボイス制度の登録番号との違い

「請求書番号（通し番号）」と「インボイス制度の登録番号（Tから始まる適格請求書発行事業者登録番号）」は別物になるため、混同しないよう注意しましょう。

インボイス登録番号は、適格請求書発行事業者の登録を受けた際に通知されるT＋数字13桁を指します。
適格請求書では、インボイス登録番号は必須記載項目となります。

▼「インボイス登録番号」の記載イメージ（「請求管理ロボ」発行の請求書の場合）

インボイス制度に対応した適格請求書の書き方については、別記事「請求書の書き方とは？インボイス対応の記載項目や請求書のタイトル（件名）について解説！」をご覧ください。

請求書番号を付与するメリット

前述の通り、請求書番号の付与は義務ではありませんが、記載することで以下のようなメリットが期待できます。

見積書や納品書などと合わせて管理ができる

請求書番号は、同じ取引内で使用される見積書や納品書などの関連書類と同じ番号を付けることが一般的です。

こうすることで、証憑書類を相互に関連付けながら事務処理ができるようになり、請求漏れや重複請求の防止につながります。

取引先との円滑なやりとりにつながる

請求書番号を付与しておくと、取引先から問い合わせがあった時に、該当する取引に関する請求書を素早く特定することができます。

問い合わせに対して迅速かつ正確に対応できれば取引先も安心感を抱き、信頼してもらえるようになります。

過去の請求書を検索しやすい

法人税法等により、請求書を含む取引の事実を証明する書類（証憑書類）は一定期間の保存が義務付けられています。
また、消費税（インボイス制度）の運用上も、仕入税額控除等のために、適格請求書等の保存が必要となる場合があります。

加えて、請求書を電子データで保存する場合（特に電子取引データの保存）には、税務調査等に備えて「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できる状態にしておくことが要件とされています。

請求書番号をあらかじめ付与しておくことは、保存してある過去数年分の請求書データを検索する際にも、効率化につながります。

なお、請求管理ロボのインボイス制度対応機能では、発行した適格請求書が電子データで保存され、検索することができます。

電子取引データの保存方法については、以下の国税庁ホームページもあわせてご確認ください。

参照：国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」

請求書番号の付け方

請求書番号の書式には決まったルールはなく、管理しやすい方法を選択できます。代表的なパターンは以下の通りです。

取引先コードは、甲社はA、乙社はB、丙社はCといったように、取引先ごとに識別用の英字や番号を割り振るイメージです。

なお、請求書が2枚以上の複数枚にわたる場合の請求書番号の付け方については、「請求書が2枚以上の複数枚にわたる場合の書き方とは？合計金額の記載方法や角印について解説」で詳しく解説しています。

請求書番号を付ける際の注意点

請求書番号を付ける際には、以下の2点に注意しましょう。

見積書や納品書などと同じ番号を付ける

請求書番号と見積書番号・納品書番号を別にしてしまうと、効率的な照合と管理ができなくなってしまいます。
請求書番号だけ独自の番号を付与しないよう、気をつけましょう。

請求書番号の重複を防ぐ

請求書番号は請求書ごとに固有の番号を付与し、請求書番号の重複を避けることが重要です。

請求書番号が重複すると、同じ請求書番号で取引内容が異なる請求書が複数存在することになり、あとから確認する際に必要な請求書を特定しづらくなります。

対策としては、請求書番号の採番ルールを社内で設けるほか、発番後に重複が起きていないか確認するフローを設けるといいでしょう。
また、当社の「請求管理ロボ」のような請求管理システムを導入することで、ルールに則って自動的に請求書番号を付与することが可能です。これによって、担当者に負担をかけずに重複を防ぎやすくなります。

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請求書番号は、あとから請求内容を検索・特定するための管理番号で、インボイス制度の登録番号とは役割が異なります。手作業で採番すると、番号の重複や付け忘れが起こりやすくなります。

請求管理システム・債権管理システムの請求管理ロボでは、請求書番号が「請求書を作成した年月（YYYYmm）-請求先コード-月毎の連番」の形式で自動採番されます。請求先コード・請求先名を設定すれば採番ルールに沿って番号が付与されるため、担当者の手を煩わせずに重複を防げます。

さらに、請求先情報をCSVインポートで一括登録でき、複雑な企業構造の請求先も整理して管理できます。番号で採番されているため、過去数年分の請求書を検索する際も探し出しやすく、取引先からの問い合わせにも該当の請求書を素早く特定できます。

請求管理ロボはこれまでに1,000社以上の企業に導入されています。請求書番号の付与や重複防止の手間を減らしたいご担当者様は、資料請求をご利用ください。

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