請求書が2枚にわたる場合の書き方とは？角印や管理方法なども解説
請求書の発行は、企業にとって日常的に行う業務なので、特に意識しなくても普段通りの書き方で作成していけば別段困ることもないでしょう。しかし、時にはイレギュラーな対応が発生する場合もあり、経理担当者は臨機応変に対応する力が求められます。そのような中で多く発生する問題の1つに、掲載する項目の数がいつもより多く、請求書が2枚以上にわたってしまうケースがあります。
会社で使っているフォーマットが2枚以上書くことを想定していない場合は、混乱してしまう方も多いことでしょう。そこで、この記事では請求書の書き方の概要や2枚にわたる場合の書き方、角印の扱い、管理方法などについて解説します。
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請求書が2枚にわたる場合とは
ここでは請求書が2枚にわたる場合について、なぜそうなるのかと2枚になった場合の書き方について解説します。
なぜ2枚になるのか？
請求書が2枚になる場面としては、取引する企業数が増えたり、取引量が多く掲載する項目が多くなったりして1枚では書き切れないケースが挙げられます。
また、取引先の締め日、自社の計算期間、経理処理上の都合やタイミング、金融機関の営業日の都合で当月分の請求が翌月にずれ込んだ場合なども請求書が2枚にわたる原因です。年末年始やゴールデンウィークの時期に発生しやすい事例で、会社によっては請求項目が多い場合に1枚目は合計金額だけ書き、2枚目にその内訳を書くことがあります。
2枚になった場合の書き方
請求書が2枚以上になった場合でも、基本的な書き方や記載項目は1枚の場合と同じですが、請求書番号、備考欄、送付状の3つを工夫する必要があります。
請求書番号については、請求書番号の末尾に連番を振ると分かりやすくなります。例えば請求書番号が123456なら、1枚目の請求書にはそのまま1234567と書き、2枚目の請求書には123456‐02と記し、以後‐03、‐04と連番番号を増やしていく方法です。1枚目と紐づけられていることが直感的に分かるため、バラバラになってしまった場合も紐づけやすくなるメリットがあります。
備考欄については、複数枚になっていることを示すために2/3枚目、3/3枚目というようにページ番号と総ページ数を記入しておきましょう。
送付状については、「請求書は3枚になっています」などと書いておけば、取引先の担当者が複数枚になっていることを把握しやすくなるでしょう。
なお、請求書の基本的な書き方については、以下の記事をご覧ください。
「請求書の書き方とは？記載事項や注意点を分かりやすく解説！」
請求書が複数枚になる際の角印について
請求書には、それが真正のものであることを示すために角印を押すことがあります。以下に請求書が複数枚になる際の角印の取り扱いについて解説します。
角印とは
角印とは、押印した印影の形が四角くなっている印鑑を指します。角印には「〇〇株式会社」あるいは「△△商店」などのように法人では会社名、個人事業主では屋号が彫られるのが一般的です。角印は社印や角判などとも呼ばれ、会社で使われる判子の総称として社判と呼ばれることもあります。角印は見た目が立派なため、会社の代表を示す判子だと思われる方もいますが、実際には日常の業務の中でよく使われる認め印として位置付けられるものです。
請求書の他に見積書や納品書、注文書、領収書などの社外宛てのビジネス文書にも押印されます。角印を押す理由の1つは、押印された書類が対外的に正式なものであると見なされるビジネス上の慣習があるためです。
ただし、角印は認め印であるため、代表印や銀行印のように社長や管理職でなければ押せないものとは異なり、基本的にはどの社員でも押すことができます。そのため、濫用を防止する管理体制を敷いておく必要があります。
2枚にわたる場合の角印はどうすべきか
請求書が2枚以上になる場合、角印を2枚目以降にも押す必要があるかどうかについて、特段の決まりはありません。一般的には、請求書の1枚目に記載されている会社所在地の部分に角印を押し、2枚目以降のページが同じタイミングで請求したものであることが分かるようにホッチキスなどで綴じ込んであれば問題ないとされています。
しかし、場合によっては2枚目以降にも角印を押さなければならないケースがあります。例えば、取引先が請求書の全てのページに角印を押すこと希望している場合は、2枚目以降にも押す必要があります。なお、角印を押す位置について法的に決められている場所はなく、請求元と請求先の間で合意が取れていればどこに押しても問題ありません。
請求書が数百枚単位の場合はどうすべきか
請求書が数百枚単位に及ぶ場合、全てのページに角印を押すのは膨大な手間がかかります。このような場合、押印の手間を省く方策として押印をデータ化して請求書の元データに貼り付ける方法が有効です。
角印をデータ化するには、押印された用紙をコピーして使う方法の他、紙に押印したものをスキャンして取り込む方法もあります。最近では、パソコンにインストールされているペイントツールなどで簡易的な角印を作る方法もあります。
送付した請求書の管理方法
送付した請求書の管理方法として、Excelを活用して管理する方法と請求管理システムを活用して管理する方法の2つがあります。以下にそれぞれについて解説します。
Excelを活用して管理する
最低限のコストで手軽に管理するならExcelがおすすめです。Excelには関数やマクロを使って特定の動作を自動処理できる機能が標準仕様として搭載されているため、定期的に更新することの多い管理業務も効率化できます。
しかし、容量が増えると読み込みに時間がかかって処理速度が低下してしまう、手入力によるミスが発生しやすいといったデメリットもあります。そのため、事業の拡大が予想される場合は、次項で解説する請求書管理システムを導入するのがおすすめです。
請求書管理システムを活用して管理する
事業規模が小さいうちはExcelによる管理でも問題ありませんが、取引先や取引品目が増えてくると遅かれ早かれ限界が来てしまいます。一方、請求管理システムであれば、管理する件数が増えても動作が重くなったり、情報が探しづらくなったりすることはありません。
請求管理システムを使うメリットとしては次のようなものが挙げられます。
1つ目は、業務効率の向上です。請求管理システムによっては、請求書の作成から始まって発行、承認、入金消込に至るまで請求書にまつわる一連のプロセスを自動化することが可能です。
2つ目は、リアルタイムで請求業務の確認ができることです。クラウド型の請求管理システムであれば、請求書に入力した内容はもちろんのこと、取引先からの入金状況もリアルタイムで確認できます。
3つ目は、検索性が高いことです。特定の取引先や特定の取引時期を指定すれば、その検索条件に合った請求書を一瞬で探し出すことができます。
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まとめ
請求書を発行して売掛金を回収することは、企業にとって基本的かつ非常に重要な仕事です。しかし、請求書には必要な項目を漏れなく記載し、分かりやすい表記を心掛けるなど、注意すべきポイントがいくつかあります。
また、請求業務は、取引先の数が少なければそれほど手間はかかりませんが、取引先が100社、200社と増えてくると膨大な業務量になります。請求業務に関するお悩みは、ぜひ「請求管理ロボ」までご相談ください。導入から運用までしっかりサポートさせていただきます。
