Tweet

Pocket

「請求書払い」は経理に携わっていないと聞き慣れない用語かもしれませんが、簡単にいうと「後払い」のことです。企業間取引で採用されている「請求書払い」は、「後払い」すなわち「掛け売り」のことを指します。

この記事では、請求書払いについて理解するために、請求書払いの利用方法やメリット・デメリット、請求書払いの注意点などのトピックについて詳しくご紹介します。

【無料EBOOK】 請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説

請求書払いとは

請求書払いとは、法人・個人事業主を対象とした後払い（掛け売り）の決済サービスのことです。商品やサービスを購入した時点ではなく、請求書を受け取った後に期日を設けて支払いをします。消費者にとって身近なものとしては、「コンビニ後払い」などが挙げられます。こちらも通販サイトから請求書が届いてから代金を支払う手法のため、「掛け売り」に当たります。

企業間取引の場合、日本では請求書払いが一般的です。双方の信用のうえで成り立っている取引であることから、「与信取引」とも呼ばれます。与信取引という言葉が示すように、相手の信用のもとで成り立っている手法です。代金を受け取る前に商品やサービスを提供するため、代金を回収できないリスクを伴うからです。そのため、企業間での信用関係が築けていない段階での請求書払いでの決済に対応できない可能性があることを念頭に置きましょう。

請求書払いのメリット・デメリット

続いて、請求側と支払い側それぞれに生じる請求書払いのメリット・デメリットについてご紹介します。

請求側のメリット・デメリット

請求側が得られる最大のメリットは「請求と回収確認の効率化を図れること」です。月に複数回取引が発生する場合、都度払いでは毎回請求・回収業務が発生します。これでは経理面に大きな負担がかかるとともに、ミスが発生するリスクも高まるでしょう。

しかし、請求書払いであれば、1ヶ月など一定期間で発生した取引の代金をまとめて処理することができます。結果として、経理面の負担が軽減されることで請求・回収業務の効率化を図れるのです。また、月に数回程度の取引しかない場合でも、同様の企業が複数社存在するのであれば、経理の負担を軽減するためにも請求書払いが採用されることもあります。

反対に、避けて通れないデメリットが冒頭でも触れた「代金未回収のリスク」がある点です。万が一未回収が発生した場合、追加で回収業務を行わなければなりません。金額が大きい場合や複数回発生する場合は、資金繰りに悪影響を及ぼす可能性があります。また、取引先の経営状態に不安がある場合は、貸倒れリスクを避けるためにも、毎年の信用調査や代金の一部もしくは全額を支払ってもらうなどの対策を講じる必要があるでしょう。

支払う側のメリット・デメリット

支払う側には「支払い業務の効率化を図れる」「資金繰りに余裕が生まれる」という2点のメリットがあります。支払う側も請求書払いであれば、都度払いよりも支払業務の負担を軽減できます。また、請求書払いの多くは商品やサービスに対する支払いを1ヶ月程度遅らせることができるため、資金繰りにある程度余裕を持たせることができます。翌月に発生する費用を把握できることで、支払いの計画を立てやすくなるのもメリットのひとつです。

一方で、デメリットとなり得るのが「支払い忘れによる信用の損失」です。請求払いの支払い忘れは自社の信用を損なうため避けなければなりません。自社における信用の損失だけでなく、請求先の資金繰りの悪化につながる可能性もあり、取引先の資金計画にも影響が及ぶ可能性があります。
あとでまとめて支払う際の負担も考慮し、支払期日の管理は日頃から徹底しましょう。

請求書払いの流れ

では、請求書払いの取引は具体的にどのようなフローで行われるのでしょうか。一連の流れをご紹介します。

与信審査

先ほども触れたとおり、請求書払いは後払い制度のため、あらかじめ取引先がその代金を支払う能力が備わっているかどうかを判断する必要があります。公平な判断を実施するためには、「与信管理規定」に基づく「与信基準」に到達していることで初めて請求書払いの取引が可能となります。

与信管理規定は、与信管理に関するルールをまとめたもので、企業によっては独自のマニュアルやテンプレートをもって制定することもあります。取引の規模が大きくなればなるほど与信管理は大きな責任をもち、代金未回収といったリスク対応への重要性が高まります。

また、「請求書払いができるかできないか」という判断だけではなく、取引先ごとに与信限度額を設定することも非常に重要です。高く設定しすぎても不良債権のリスクが高まりますが、及び腰になり低く設定しても有益な取引を締結させられず、売上が低迷する可能性もあります。
取引先企業の事業成績や市場シェアなどを定期的にチェックし、企業ごとの指標として与信枠に落とし込みましょう。

請求書発行・送付

請求金額が確定したら、実際に請求書を発行する段階に入ります。
請求書の作成は、Excelなどのソフトウェアを利用して企業独自のフォーマットで作成する場合もあれば、請求書作成システムや会計システムなどで自動作成する方法もあります。
請求書のフォーマットには、主に以下の要素を含めた内容が記載されます。
・請求書の発行日
・企業名や担当者名
・取引年月日
・具体的な商品、サービス名
・請求単価、数量
・振込先金融機関名、振込金額、振込期限

請求書を発行する前には、記入漏れやミスがないか再度改めて確認しておきましょう。
取引先に請求書を送付するには、紙媒体として出力し郵送する方法や、PDFなどのファイルに電子化してメールで送信する方法、クラウドサービスにアップロードして共有する方法などが挙げられます。
電子データとして請求書を送付する場合は、電子印鑑や電信署名のシステムを用いてデータの透明性を担保しているケースが一般的です。

入金消込

続いて、代金を受け取る側のフローに入ります。
請求書払いをはじめとした後払いのシステムでは、取引の成立時には代金の入金がなく、売上が直接手元に入るまではある程度の期間が空きます。このとき、経理上ではまだ売上が回収されていない代金として「売掛金」の処理をします。

その後、期日内に代金を回収できた際には実際の入金が正しく行われているかを照合し、売掛金としてのデータを取り消す工程が必要になります。このことを入金消込と呼びます。
この工程を踏むことで、「請求書通りの入金が済んでいるか」「正しい債権残高になっているか」を確認できます。

なお、入金消込のフローはExcelを利用した管理方法が一般的です。
しかし、売掛金の項目と実際に入金された金額との突き合わせは担当者の目視で行われるため、取引件数が多いほど煩雑になりがちな作業と言えます。
そのため、入金消込の工程における生産性を向上させるために、消込作業を基幹システムによって自動化させているケースもあります。

督促・代金回収

設定した期日までに入金が完了していればそれで問題ありませんが、何らかの理由で入金が完了しないケースも考えられます。この場合、未回収リスクを少しでも軽減するために迅速に行動するようにしましょう。

まず、取引先に支払いの意志があるのかを確認します。本来あってはならないことですが、ミスや勘違いなどで入金されていなかった、もしくは入金の期日を忘れていた、などの理由があれば事実確認がとれ次第すぐに入金してもらうように催促をします。

また、売上不振などで支払いができない、故意に支払いをしようとしないといった場合には、督促状の送付や最終手段として法的手続きをすすめる必要があるでしょう。
督促状は入金の確認や催促などに応じなかった際に、強く支払いを促す意味を込めて送付されるもので、それ自体には法的効力はありません。

しかし、「入金がなければ法的手段を検討する」といった文言を追加することにより、支払いのない取引先に対してより強い効力を示すことができます。

督促状の送付後も事態が進展しない場合は、確実な代金回収に向けて支払い督促や差し押さえといった法的措置に臨みます。

請求書払いの注意点

請求書払いのフローを踏まえたうえで、取引のポイントとなる注意点を確認しておきましょう。

印鑑の捺印を忘れない

原則として、請求書に印鑑の捺印は不要です。とはいえ、印鑑を捺印することは請求書の偽造を防ぐことに加え、信頼度も高まります。また、中には印鑑の捺印がない請求書は受け取らない企業もあるため、法的には問題がないとしても押印をした方が無難でしょう。

多くの場合、請求書には書類の発行者が会社の書類と認める際に使われる認め印としての役割を持つ角印が用いられます。請求書で印鑑を捺印する場所は、請求書を発行する会社名の右部分の一部にかぶせた位置です。角印を押すのが一般的なものの、念のために押したい場合は認印やシャチハタでも問題ありません。

内税か外税かを確認しておく

内税と外税の表記が異なるのは、増税したことで受領側に商品が値上がりしたと誤解を招かないための措置の意味も込められています。したがって、内税・外税どちらの表記を選んでも問題ありません。ただし、自社が扱う商品が内税か外税か確認しておく必要があります。

なかには内税と外税が混在しており、消費税の計算が複雑な場合があるからです。
特に、会計ソフトを利用する際は注意しなければなりません。内税と外税に合わせて消費税設定を変更しなければ、異なった総額が算出されるからです。

支払い期日をすり合わせる

取引先と契約を結ぶ際に、支払い期日をすり合わせておく必要があります。これは、後々トラブルを防ぐためです。多くの場合、月末締めで翌月末もしくは翌々月末に支払いとしています。すべての企業がこのタイミングにならう必要はありませんが、一般的な期日と異なると支払いミスも起こり得るため、先方に確認しておかなければなりません。

請求側はなるべく早く回収したいという希望もあるかもしれませんが、あまりにも期日に余裕がない場合はとかえって回収不能に陥る可能性が出てくるので、なるべく他社と合わせた期日を採用することをおすすめします。

振り込み手数料の負担を取り決めておく

契約する際に振込手数料を請求者側と支払い側のどちらが負担するか取り決めておきましょう。明確な決まりはありませんが、多くの場合、支払い側が負担することが一般的です。
しかし、企業によって考え方が異なる場合もあるので、念のためにも事前に話し合いをしておくことが推奨されています。

また、支払い側に負担してもらう際は、請求書に振込手数料の負担をお願いする旨を一筆書いておきましょう。担当者が変わる場合も想定して、請求書を送付する都度、振込手数料の負担をするのはどちらか記載するとより親切です。

請求書払いのデメリットを防ぐなら後払いサービス事業者を利用しよう

このように、請求書払いには注意点がいくつかあるものの、メリットも大きく企業間取引においてはよく用いられる手法です。しかし、あえて請求書払いを避けるケースもみられます。

請求書払いの導入が進まない背景

請求書払いの取引を認めないケースとして、「作業プロセスの煩雑化」と「与信管理の難しさ」という2点が背景にあることが挙げられます。

先ほど請求書払いにおける一連のプロセスをご紹介しましたが、1件ずつ堅実にこなせるのであればそれほど問題にはなりません。しかし、取引先や取引回数が増加するごとに、それぞれの取引相手に対して請求書の発行や入金消込、与信管理をしなければならないと考えると、非常に手間と時間がかかります。さらに、売上に直結するためミスが許されず高い正確性を求められるため、効率を意識すれば良いというわけでもありません。

また、与信管理そのもののハードルが高いという面もあります。取引先を調査するといっても、ある程度のノウハウがなければ何をどのように調べたら良いのか見当もつかないといった事態になりかねません。
また、与信基準を設ける際は限度額が高すぎても低すぎてもデメリットが大きくなるため、バランスの良い采配をとるには担当者の経験が求められることもあります。

後払いサービス事業者を利用するメリット

これらの課題を解消する方法として、BtoBビジネス向けの後払いサービス事業者と提携するという方法があります。具体的なサービスや機能は各事業者によって少しずつ異なりますが、基本的には請求書の作成から発行、与信調査・審査、消込業務などを代行してくれるというプランが一般的です。

・明確な与信管理規程が定められておらず、与信管理のノウハウがない
・経理担当者の人的リソースが足りない
・未回収リスクへの不安が大きい

これらの業務的な負荷やノウハウ不足を抱えており、請求書払いを導入できない場合は、ぜひ代行業者を検討してみましょう。

請求書払いを延長したいなら「1click後払い」がおすすめ

請求書払いをはじめとした与信取引は、取引締結前に定められた入金期間に支払いを完了させることが原則です。たとえやむを得ない事情であったとしても、今後の取引に影響が出るかもしれませんし、信用問題に少なからずとも傷がついてしまうことは避けられません。

とはいっても、銀行融資は審査や手続きの期間が長いために急な資金繰りは難しく、期日が迫っている支払いに間に合わせることは難しいでしょう。
また、企業間取引において締め日が統一されているわけではないため、タイミングによってはキャッシュフローが回らないケースも考えられます。

そこでぜひおすすめしたいのが、無理に資金繰りをすることなく、請求書払いでの入金を最大60日間延長できるROBOT PAYMENTの「1click後払い」のサービスです。

本サービスはクレジットカードを利用し、カード決済を実施することで取引の支払いを延長させるものです。期日までの請求元への銀行振込は当社が代行し、キャッシュフローの改善をサポートします。振込名義はご利用者さまの指定が可能ですので、請求元には本サービスを利用している旨を知られることなくご利用が可能です。

また、複雑な手続き・審査の必要がなく、クレジットカード1枚さえあればご利用できるため、銀行融資やファクタリングなどの資金調達を実施することなく振込が完了します。
最短5営業日後での振込が可能ですので、期日までに余裕がないケースでも対応が可能です。

まとめ

請求書払いをはじめとした後払いを用いた取引は、期日までに支払うことが企業としての信用問題に大きくかかわります。しかし、突然のトラブルや出費などによってキャッシュフローが回らず、支払いが難しくなるケースもあるかもしれません。
取引先への支払いを期日内に遂行しつつキャッシュフローを改善したいと考えている方は、ぜひ「1click後払い」をご検討ください。