請求書払いとは?利用方法やメリット・デメリットについてわかりやすく解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

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請求書払いとは?利用方法やメリット・デメリットについてわかりやすく解説

請求書

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「請求書払い」は経理に携わっていないと聞き慣れない用語かもしれませんが、簡単にいうと「後払い」のことです。企業間で採用されている「請求書払い」は、「後払い」すなわち「掛け売り」のことを指します。この記事では、請求書払いについて理解するために、請求書払いの基本情報、利用方法、請求側と支払い側のメリット・デメリット、請求書に必要な項目、請求書払いの注意点についてご紹介します。

請求書払いとは?

請求書払いとは、法人・個人事業主を対象とした後払い(掛け売り)の決済サービスのことです。商品やサービスを購入した時点ではなく、請求書を受け取った後に支払いをします。通販サイトで商品やサービスを購入する際の「コンビニ後払い」に似たものと考えるとイメージしやすいのではないでしょうか。「コンビニ後払い」も通販サイトから請求書が届いてから代金を支払うので、「掛け売り」に当たります。

BtoB(Business to Business:企業対企業)の取引の場合は請求書払いが一般的です。双方の信用のうえで成り立っている取引であることから、「与信取引」とも呼ばれます。ただし、新規取引先との取引の場合は、商品を購入した都度代金を支払う「都度払い」や前払いが採用するケースも少なくありません。

この取引は「与信取引」という言葉が示すように、相手の信用にかかっています。代金を受け取る前に商品やサービスを提供するので、代金を回収できないリスクを伴うからです。従って、信用関係が築けていない段階での請求書払いでの決済が不可の場合もあるということを念頭に置いておきましょう。

請求書払いを利用する方法

企業間で取引をする際に請求書払いを利用したい、という場合は「与信基準」をクリアしなければなりません。与信基準とは、受注側の企業が発注側の企業に対して、自社の商品やサービスなどを掛け売りしても問題ないと判断する基準のことです。受注側の企業は発注側の企業に対して「与信調査」を行い、自社が定める基準をクリアしているか否かを確認します。与信調査は、発注側の企業に直接資料提示を求める場合もあれば、第三者機関を通して行われる場合もあります。発注側の企業は、受注側の企業に対して支払い能力と支払う意思があることを明確に伝えることが重要です。

請求書払いのメリット・デメリット

ここでは、請求側と支払い側それぞれに生じる請求書払いのメリット・デメリットについてご紹介します。

請求側のメリット・デメリット

請求側が得られる最大のメリットは「請求と回収確認の効率化を図れること」です。月に複数回取引が発生する場合、請求・回収業務もその都度行わなければなりません。経理面に大きな負担がかかるとともに、ミスをするリスクも伴うでしょう。しかし、請求書払いであれば、1ヶ月など一定期間で発生した取引の代金をまとめて処理することができます。結果として、経理面の負担が軽減され、ミスを防げるので、請求・回収業務の効率化を図れるのです。また、月に数回程度の取引しかない場合でも、同様の企業が複数社存在するのであれば、経理の負担を軽減するためにも請求書払いが採用されることもあります。

一方、避けて通れないデメリットが「代金を回収できないリスクが伴うこと」です。万が一未回収が発生した場合、追加で回収業務を行わなければなりません。金額が大きい場合や複数回発生する場合は、資金繰りに悪影響を及ぼす可能性があります。また、取引先の経営状態に不安がある場合は、貸倒れリスクを避けるためにも、毎年の信用調査や代金の一部もしくは全額を支払ってもらうなどの対策を講じる必要があるでしょう。中には、請求書払いに応じる基準として、資本金や企業規模を重視する企業も存在します。

支払い側のメリット・デメリット

支払う側には「支払業務の効率化を図れる」「資金繰りに余裕が生まれる」これら2点のメリットがあります。支払う側も請求書払いであれば、都度払いよりも支払業務の負担を軽減できます。また、請求書払いの多くは商品やサービスに対する支払いを1ヶ月程度遅らせることができるので、資金繰りに余裕を持てるでしょう。翌月発生する費用を把握できるので、支払いの計画を立てやすくなるのもメリットのひとつです。

一方、デメリットとなり得るのが「支払い忘れによる信用の損失」です。請求払いの支払い忘れは自社の信用を損なうので避けなければなりません。信用の損失だけでなく、請求先の資金繰りの悪化に繋がる可能性や、あとでまとめて支払う際の負担も考慮し、支払期日の管理を日頃から徹底しましょう。

 


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請求書に必要な項目


請求書は、書き方や記載事項などの明確なルールは存在しませんが、代金の支払いを相手に求めるための重要なツールです。ここでは、いつまでにいくら支払えば良いのか、誰から誰宛の請求書か一目でわかるように、記載しておくべき項目についてご紹介します。

請求書発行者の氏名や名称

「請求書」というタイトルの右下あたりに、請求書発行者の氏名や名称、住所、電話番号などの情報を記載します。また、場合によっては社判や、担当者もしくはその上司の印鑑を押す必要があります。フリーランスであれば氏名もしくは屋号を記載するのが一般的です。請求書の訂正が発生した場合や、受領側から確認事項がある可能性も考慮して、電話番号は必ず記載しましょう。

請求書発行日

請求書発行者の氏名や名称の上に請求書の発行日を記載します。通常であれば、発行日は書類の作成日や印刷した日にしますが、請求書の場合、発行日は受領側の締め日に合わせます。締め日は企業によって異なるので、日にちによっては受領側の経理の処理月に影響してしまうからです。取引先と取引を開始する前に先方に必ず確認をとる必要があります。都度払いの場合は納品日以降の書類発行日で問題ありませんが、請求書払いの際は注意が必要です。

請求先

タイトルの左下あたりに、請求先の情報を記載します。請求書を送る際は、会社名や経理部、支払担当者名などを明記するのが一般的なので、取引先に宛名を誰にすれば良いか事前に確認しておきましょう。会社や部門、屋号宛てに送付する際は「御中」、担当者宛てに送付する際は「様」を付けます。「御中」と「様」の使い分けには注意が必要です。また、「株式会社」を記載する際は、前株と後株を間違えないようにしましょう。

取引内容

中央には「品目(商品名)」「単価」「数量」「金額」を記載し、どの商品をいくつ取引したのかを明記します。取引内容に単価が無い場合は記載する必要はありません。また、数量を「一式」と記載することも可能です。「日付」や「伝票番号」も併せて記載しておくと、より丁寧な印象になります。請求書はわかりやすく伝えることが重要なので、受領側の立場に立って取引内容を記載するように心がけましょう。

請求金額

請求金額の記載に関しても特に規定はありません。受領側が請求書を受け取った際に、どのような内訳でいくら支払えば良いか一目でわかるように記載します。そのために押さえておきたいポイントは以下のとおりです。

・3桁ごとにカンマを入れて読みやすくする
・「¥」で記載する場合は、「¥1,234,567-」というように金額の後ろに「-」を付ける
・「円」で記載する場合は、金1,234,567也というように金額の後ろに「也」を付ける
・内税(消費税込)か外税(消費税別)かを記載する
・「合計」「小計」「消費税」を分けて記載する
・「前月請求金額」「入金額」「繰越金額」「当月請求金額」「合計請求金額」を分けて記載する
・必ず請求額の合計を記載する

振込先情報

「銀行名」「支店名」「預金種別(普通預金、当座預金など)」「口座番号」「口座名義」などを記載します。これらの情報と併せて「金融機関コード」と「支店番号(店番)」を記載しておくと、受領側が振込処理をする際の入力が楽になるのでより丁寧な印象になるでしょう。振込先情報を記載する際は、以下の注意点に気をつける必要があります。
・「預金種別」と「支店名」がなければ振込ができないので、もれなく記載する
・「口座名義」はカタカナで記載する
・振込手数料をどちらが負担するか記載する(多くの場合、受領側が負担します)

振込先情報に誤りがあると、入金が遅れたり、問い合わせが必要になったりするので、くれぐれも間違えのないように記載しましょう。

支払い期日

最後に支払い期日を記載します。支払い期日は一方的に決めるのではなく、受領先の支払いルールに則って契約書を基に記載します。トラブルを防ぐためにも、支払い期日を過ぎた場合は延滞利息を課す、など契約書に明記しておくと良いでしょう。取引を始める前に支払い期日を取り決めておかないと、会計上は売上高が上がっていても手元に現金がない「黒字倒産」も起こり得るので、あらゆる事態にも対応できるような契約書を作成しておく必要があります。

【関連記事】請求書の書き方とは?記載事項や注意点を分かりやすく解説!

請求書払いの注意点


ここでは、請求払いの注意点を4点ご紹介します。

印鑑の捺印を忘れない

原則として、請求書に印鑑の捺印は不要です。とはいえ、印鑑を捺印することは、請求書の偽造を防ぐことに加え、信頼度も高まります。また、中には印鑑の捺印がない請求書は受け取らない企業もあるので、押印をしておいた方が無難でしょう。多くの場合、請求書には書類の発行者が会社の書類と認める際に使われる認め印としての役割を持つ角印が用いられます。請求書で印鑑を捺印する場所は、請求書を発行する会社名の右部分の一部にかぶせた位置です。角印を押すのが一般的なものの、念のために押したい場合は認印やシャチハタでも問題ありません。

内税か外税かを確認しておく

内税と外税の表記が異なるのは、増税したことで受領側に商品が値上がりしたと誤解を招かないための措置の意味も込められています。従って、内税・外税どちらの表記を選んでも問題ありません。ただし、自社が扱う商品が内税か外税か確認しておく必要があります。
中には内税と外税が混在して、消費税の計算が複雑な場合があるからです。特に、会計ソフトを利用する際は注意しなければなりません。内税と外税に合わせて消費税設定を変更しなければ、総額が異なってしまいます。また、繰り返しになりますが、内税か外税か受領側が一目で判断できるように、明確に記載しておくことも重要です。

支払い期日をすり合わせる

取引先と契約を結ぶ際に、支払い期日をすり合わせておく必要があります。これは、後々トラブルを防ぐためです。多くの場合、月末締めで翌月末もしくは翌々月末に支払いとしています。独自の期日を設けることも可能ですが、一般的な期日と異なると支払いミスも起こり得るので、先方に確認しておかなければなりません。請求側はなるべく早く回収したいという希望もあるかもしれませんが、あまりにも期日が厳しいとかえって回収不能に陥る可能性が出てくるので、なるべく一般的な期日を採用することをおすすめします。

振り込み手数料の負担を取り決めておく

契約する際に振込手数料を請求者側と支払い側のどちらが負担するか取り決めておきましょう。明確な決まりはありませんが、多くの場合、支払い側が負担します。しかし、企業によって考え方が異なる場合もあるので、念のためにも事前に話し合いをしておくことが推奨されています。また、支払い側に負担してもらう際は、請求書に振込手数料の負担をお願いする旨を一筆書いておきましょう。担当者が変わる場合も想定して、請求書を送付する都度、振込手数料の負担するのはどちらか記載しておく方が無難です。

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ここまで、請求書払いや請求書に記載する項目についてご紹介しました。請求業務には多くの工程が必要で、経理担当者の負担は計り知れません。
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請求業務の効率化を図るためにも、ぜひ「請求管理ロボ」をご検討ください。

まとめ

請求書払いは、「後払い」すなわち「掛け払い」を意味することをご紹介しました。掛け払いのため、この決済方法を利用するためには「信用関係」が重要です。きちんと代金を回収するためにも、受領側がいくら支払えば良いか一目で分かる請求書を作成しましょう。
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