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コスト削減や業務の効率化を図るために、メールによる請求書の送付を検討している方もいるのではないでしょうか。請求書はメールによる送付も可能ですが、送付前に取引先に確認して承認を得ておくなどのいくつか注意点があります。そこでこの記事では、請求書をメールで送付可能な理由や、紙媒体からメールに変更するタイミング、メールで送付する際の文例、送付時のポイントについて解説します。

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請求書はメールで送付して良い？

請求書は電子データ化してメールで送付することが可能です。また、電子データ化することによって多くのメリットが得られます。

法律上はメールで送付しても問題ない

請求書は発行自体に法律上の義務はないため、メールで送付しても問題ありません。請求書の役割は「取引の証明」であるため、送付方法が書面かメールではなく、取引の証明として請求書を発行・送付した事実が重要なのです。
ただし、取引先のなかには、メールによる請求書の送付を認めない企業も存在します。まずは、取引先に請求書をメールで送付しても良いか確認しましょう。

請求書をメールで送るメリット

請求書をメールで送るメリットは以下のとおりです。

・郵送にかかる手間やコストを削減できる
郵送する場合、切手代やコピー用紙代、インク代を削減することができ、年間に換算すると大幅な経費削減につながります。また、請求書の送付準備に伴い残業が発生している場合は、残業代を削減することもできるでしょう。さらに、請求書を電子データ化して保存することによって、保存場所の節約や作業の効率化、環境問題対策などのメリットも得られます。

・トラブルを防ぐことができる
メールによる送付に切り替えることは、宛名や住所の書き間違いによる未着や切手不足によって取引先に配達料金が請求されてしまう、というトラブルを防ぐことができます。また、紙媒体で大量の請求書を出力する際にプリンタが壊れてしまった場合、業者による修理に時間をとられ、発行が遅れてしまう可能性もあるでしょう。請求書をメールで送ることは、手作業や紙媒体で起こり得るトラブルを未然に防ぐことにもつながるのです。

請求書の送付をメールに変更するのに最適なタイミング

今まで紙媒体で請求書を送付していた取引先に、送付方法をメールに変更させてもらうのはハードルが高い傾向があります。しかしながら、適したタイミングであれば取引先も納得して応じてくれるでしょう。ここでは、メールへ切り替えるのに適したタイミングをご紹介します。

料金変更

物価上昇や経済状況などの理由から、自社の商品やサービスの料金変更をせざるを得なくなったタイミングで、請求書の送付をメールに変更するのを相談・提案するのが最適です。

値上げする場合は、値上げすることになった経緯や、値上げ幅を最小限に抑えるように尽力した旨を伝えたうえで、請求書の郵送費用削減に協力してほしいと申し出ましょう。一方、値下げする場合は、顧客の利便性を高めるためにさらなる効率化を図りたいという理由で交渉することを推奨します。いずれにせよ、料金変更など何かしらの方針変更がある場合、それを理由にメールでの送付にシフトチェンジしやすくなります。

インボイス制度の開始

一度逃してしまうとなかなか訪れない機会ですが、インボイス制度の開始もメール送付に変更するのに適したタイミングです。インボイス制度の開始に伴いメール送付に変更したいと相談するのが理想ですが、タイミングを逃してしまった場合は、請求書のメール送付が法律上問題ないことを伝えたうえで相談してみましょう。

案内を迅速化するためなどの顧客のための理由や、紙資源使用量の削減などの環境問題を理由にするのも有効です。このように、請求書をメールで送付することによって得られるメリットを説明することで、取引先に納得してもらいやすくなるでしょう。

請求書をメールで送付する際の文例

請求書をメールで送付する場合、メールが送付状の役割も果たすため、ケースに合わせて適切な文章を記載しなければなりません。いずれのケースも共通して、以下の項目を記載する必要があります。

・件名
・宛先
・日頃の御礼
・作成者の情報
・メールの要件
・添付内容（ファイル名）
・請求金額
・支払期日
・挨拶（よろしくお願い申し上げます、など）
・作成者の連絡先

ここからは、請求書送付時のメールに使える文例をご紹介します。

文例①：原本を郵送しない場合

原本を別途送付しない場合の文例は以下のとおりです。

なお、手数料負担については請求書に明記してあるため、念を押す必要がなければ記載しなくても問題ありません。

文例②：原本も郵送した場合

原本をすでに郵送している場合の文例は以下のとおりです。

文例③：初めてメールで請求書を送付した場合

取引先へ初めて請求書をメールで送付した場合の文例は以下のとおりです。

請求書をメールで送る際のポイント

請求書をメールで送付する前に、3点のポイントを押さえておきましょう。

分かりやすい件名・ファイル名を心掛ける

請求書をメールで送付する際は「〇〇月分ご請求書の送付お知らせ」などのように、メールを開かなくても請求書だと判断できる件名にしましょう。件名で請求書だと判断できない場合、他の社内外のメールに埋もれてしまう可能性があるからです。

ファイル名も件名と同様に開かなくても請求書と判断できるようにする必要があります。「請求書であること」「請求先」「件名（商品やサービス名）」「請求年月」を記載しておくと、受取側がいつの・何の請求書であるかひと目で分かるでしょう。また、請求書を作成した側も、このように詳細を記載しておくと管理しやすくなります。どのような順番で、何を記載するかをあらかじめルールを決めておくことがポイントです。

請求書データにパスワードを設定して送付する

メールの誤送信や盗聴などの情報漏えい対策や機密保持のために、請求書ファイルにパスワードを設定することを推奨します。このとき、zipファイルにパスワードを設定する方法（PPAP）はセキュリティ上問題があることが指摘されているため避けましょう。権限パスワード、添付ファイルを開くパスワードなど、PDFなどのファイル自体にパスワードを設定する方法がおすすめです。
またファイルにパスワードを設定して取引先に送付する場合は、請求書を添付したメールとパスワードを記載したメールを分けて送信しましょう。同じメールに記載してしまうとパスワードを設定した意味がなくなってしまうため、注意が必要です。請求書ファイルとパスワードを別メールで送るか、パスワードは電話やチャットなど別の方法で伝えるといった方法で対応する必要があります。

請求書送付も自動化！「請求管理ロボ」導入を検討してみませんか？

請求書はメールでも送付可能ですが、なかには郵送でなければならない企業もあります。手作業で企業ごとに対応するのは労力や時間を要しますが、当社の「請求管理ロボ」はいずれの送付方法でも自動化を実現いたします。

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・設定した期日と周期に合わせて自動送付する
・「請求管理ロボ」を操作して手動送付する
・請求書ダウンロードリンクを記載したメールをオンラインで送付する
・紙の請求書を郵送にて送付する

資料請求・無料相談など、まずはお気軽にお問い合わせください。

まとめ

この記事では、請求書はメールで送付しても問題ないことと、送付時の文例やポイントについてご紹介しました。請求書をメールで送付する際は、取引先に事前に承認を得たうえで、記載内容や押印方法などを書面で取り決めておくと良いでしょう。請求書の作成を始めとした請求業務を自動化するなら「請求管理ロボ」にお任せください。