請求書はメールで送っても良い?文例やポイントをご紹介 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

請求書はメールで送っても良い?文例やポイントをご紹介

請求書

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コスト削減や業務の効率化を図るために、メールによる請求書の送付を検討している方もいるのではないでしょうか。請求書はメールによる送付も可能ですが、送付前に取引先に確認して承認を得ておくなどのいくつか注意点があります。そこでこの記事では、請求書をメールで送付可能な理由や、紙媒体からメールに変更するタイミング、メールで送付する際の文例、送付時のポイントについて解説します。

※目次
1.請求書はメールで送付して良い?
2.請求書の送付をメールに変更するのに最適なタイミング
3.請求書をメールで送付する際の文例
4.請求書をメールで送る際のポイント
5.請求書送付も自動化!「請求管理ロボ」導入を検討してみませんか?
6.まとめ

請求書はメールで送付して良い?

請求書は電子データ化してメールで送付することが可能です。また、電子データ化することによって多くのメリットが得られます。

法律上は問題ない

請求書は発行自体に法律上の義務はないため、メールで送付しても問題ありません。しかし、取引先のなかには、取引が実際にあったか証明しづらくなることから原本でなければ請求書と認めない企業も存在します。まずは、取引先に請求書をメールで送付しても良いか確認しましょう。

電子データ化した請求書の保存方法

請求書などの国税関係の帳簿書類は紙媒体での保管が原則ですが、条件を満たすことで電子データ化して保存することも可能です。請求書を電子データ化してメールで送付する場合も、発行側・受取側ともに7年間の原本の保管を義務付けられています。

紙で保管していた書類を電子データによる保存に変更する場合は、事前に税務署長の承認を得なければなりません。変更する3ヵ月前までに申請書を提出し、文書の書類ごとに承認を受ける必要があります。なお、申請書は税務署の窓口あるいは国税庁のウェブサイトから取得可能です。原則として、課税期間の途中からの適用はできないため、注意しましょう。

請求書をメールで送るメリット

請求書をメールで送るメリットは以下のとおりです。

・郵送にかかる手間やコストを削減できる
郵送する場合、切手代やコピー用紙代、インク代を削減することができ、年間に換算すると大幅な経費削減につながります。また、請求書の送付準備に伴い残業が発生している場合は、残業代を削減することもできるでしょう。さらに、請求書を電子データ化して保存することによって、保存場所の節約や作業の効率化、環境問題対策などのメリットも得られます。

・トラブルを防ぐことができる
メールによる送付に切り替えることは、宛名や住所の書き間違いによる未着や切手不足によって取引先に配達料金が請求されてしまう、というトラブルを防ぐことができます。また、紙媒体で大量の請求書を出力する際にプリンタが壊れてしまった場合、業者による修理に時間をとられ、発行が遅れてしまう可能性もあるでしょう。請求書をメールで送ることは、手作業や紙媒体で起こり得るトラブルを未然に防ぐことにもつながるのです。

請求書の送付をメールに変更するのに最適なタイミング

今まで紙媒体で請求書を送付していた取引先に、送付方法をメールに変更させてもらうのはハードルが高い傾向があります。しかしながら、適したタイミングであれば取引先も納得して応じてくれるでしょう。ここでは、メールへ切り替えるのに適したタイミングをご紹介します。

料金変更

物価上昇や経済状況などの理由から、自社の商品やサービスの料金変更をせざるを得なくなったタイミングで、請求書の送付をメールに変更するのを相談・提案するのが最適です。

値上げする場合は、値上げすることになった経緯や、値上げ幅を最小限に抑えるように尽力した旨を伝えたうえで、請求書の郵送費用削減に協力してほしいと申し出ましょう。一方、値下げする場合は、顧客の利便性を高めるためにさらなる効率化を図りたいという理由で交渉することを推奨します。いずれにせよ、料金変更など何かしらの方針変更がある場合、それを理由にメールでの送付にシフトチェンジしやすくなります。

消費税の増税

一度逃してしまうとなかなか訪れない機会ですが、消費税の増税もメール送付に変更するのに適したタイミングです。消費税の増税に伴いメール送付に変更したいと相談するのが理想ですが、料金変更や消費税の増税のタイミングを逃してしまい、それでもすぐに切り替えたい場合は、請求書のメール送付が法律上問題ないことを伝えたうえで相談してみましょう。

案内を迅速化するためなどの顧客のための理由や、紙資源使用量の削減などの環境問題を理由にするのも有効です。このように、請求書をメールで送付することによって得られるメリットを説明することで、取引先に納得してもらいやすくなるでしょう。

請求書をメールで送付する際の文例


請求書をメールで送付する場合、メールが送付状の役割も果たすため、ケースに合わせて適切な文章を記載しなければなりません。いずれのケースも共通して、以下の項目を記載する必要があります。

・件名
・宛先
・日頃の御礼
・作成者の情報
・メールの要件
・添付内容(ファイル名)
・請求金額
・支払期日
・挨拶(よろしくお願い申し上げます、など)
・作成者の連絡先

ここからは、請求書送付時のメールに使える文例をご紹介します。

文例①:原本を郵送しない場合

原本を別途送付しない場合の文例は以下のとおりです。

件名:【ご請求書】〇月分請求書送付のご案内【作成者の会社名】
(※「〇〇に関する請求書送付について【作成者の会社名】」「請求書送付の件【作成者の会社名】」などの記載方法もあります。)

[相手先の会社名、部署名、氏名]様

平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
[作成者の会社名、部署名、担当者名]と申します。

(※普段から取引を担当している場合は「お世話になっております。[作成者の会社名、担当者名]です。」でも問題ありません。)

〇月分の請求書をメールにて送付させて頂きますので、ご査収の程、よろしくお願いいたします。

【添付内容】
・御請求書 ファイル名 1通
・請求金額
・お支払い期日

ご不明点や添付ファイルが開封できないなどの不都合がございましたらお手数ですがご一報くださいませ。

なお、誠に勝手ながら振込手数料は貴社にてご負担くださいますようお願いいたします。

また、請求書原本郵送の必要がございましたらお伝えください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

なお、手数料負担については請求書に明記してあるため、念を押す必要がなければ記載しなくても問題ありません。

また、ファイルにパスワードを設定する場合は、ファイル開封時に必要なパスワードを別途メールでご案内する旨を記載し、パスワードを記載したメールを別途で送付する必要があります。抜け漏れが生じやすい工程なので注意しましょう。

文例②:原本も郵送した場合

原本をすでに郵送している場合の文例は以下のとおりです。

件名:〇月分請求書郵送のご案内【作成者の会社名】

[手先の会社名、部署名、氏名]様

[商品名やサービス名]請求書を添付いたしましたのでご確認をお願いいたします。
なお、請求書原本もあわせて郵送いたしました。

本請求書に明記させて頂いた振込先へ
[支払期日]までにお振込みくださいますようよろしくお願い申し上げます。

不明点や添付ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、お手数をおかけいたしますが、ご一報いただきたく存じます。

何卒よろしくお願いいたします。


ご請求番号:○○
ご請求金額:○○
お支払期日:○○
添付ファイル:○○
以上

文例③:初めてメールで請求書を送付した場合

取引先へ初めて請求書をメールで送付した場合の文例は以下のとおりです。

件名:〇月分請求書郵送のご案内【作成者の会社名】

[相手先の会社名、部署名、氏名]様

平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
[作成者の会社名、部署名、担当者名]と申します。

このたびは、[商品やサービス名]のご依頼をいただきまして、誠にありがとうございます。早速ではございますが、請求書をメールにて送付させて頂きます。
ご不明点や添付ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、お手数ですがご連絡いただけますようお願い申し上げます。

【添付内容】
・請求書 ファイル名 1通
・請求金額
・お支払期日

何卒よろしくお願い申し上げます。

請求書をメールで送る際のポイント

請求書をメールで送付する前に、3点のポイントを押さえておきましょう。

取引先の承諾を得る

前述したとおり、取引先のなかには原本でなければ請求書を受け付けない企業も存在するため、事前にメールで送付しても良いか取引先の承諾を得なければなりません。また、その承諾を口頭で得た場合、関係者にその旨が伝わっていない可能性もあるため、文書やメールで詳細を記録しておくことが重要です。請求書を電子データ化してメール送付にする、メール本文に原本を郵送しない、など取り決めの詳細を明記しておきましょう。

メールによる送付の承諾を得た場合、送信者側のミスやサーバーエラーなどの送信失敗のリスクを想定して、念のためにメール送信後に取引先に確認の電話を入れておくことを推奨します。「受け取った」「受け取っていない」ということにならないように、確実に送付できているか確認することもポイントのひとつです。

押印形式を確認する

電子データ化した請求書で問題となるのが印鑑の取り扱いです。押印形式には一度印刷した請求書に押印してスキャナーでPDFとして取り込む方法、または印鑑をデータ化させた電子印鑑を使用する方法があります。電子印鑑は使い勝手が良いものの、法的効力がないことから取引先によっては認められない場合もあるため、電子印鑑を用いた押印は事前に取引先の合意を得ておかなければなりません。

電子印鑑には、印影を画像化したものと、印影に作成者・使用者・タイムスタンプなどの情報をデータとして保存したものがあります。前者はあまり重要でない社内文書など、印影の有無に重きを置かない文書向けです。ただし、容易に複製ができるため、無断使用や画像データの流出などのリスクがあります。

一方、後者の印影に情報が保存された電子印鑑は、自分で捺印した場合と同等の効力を持ち、社内文書はもちろん、社外文書にも使用できます。

電子印鑑を導入する際は、画像化したものと情報を保存したものの仕組みの違いを把握し、どのように管理するかをしっかりと取り決めておくことが重要です。

分かりやすい件名・ファイル名を心掛ける

請求書をメールで送付する際は「〇〇月分ご請求書の送付お知らせ」などのように、メールを開かなくても請求書だと判断できる件名にしましょう。件名で請求書だと判断できない場合、他の社内外のメールに埋もれてしまう可能性があるからです。

ファイル名も件名と同様に開かなくても請求書と判断できるようにする必要があります。「請求書であること」「請求先」「件名(商品やサービス名)」「請求年月」を記載しておくと、受取側がいつの・何の請求書であるかひと目で分かるでしょう。また、請求書を作成した側も、このように詳細を記載しておくと管理しやすくなります。どのような順番で、何を記載するかをあらかじめルールを決めておくことがポイントです。

請求書データはPDF形式で送る

請求書をデータ化する際は、修正されづらく、ほとんどのパソコンに対応している「PDF形式」にしましょう。

ExcelやWordは容易に修正できるため、意図せず数字を消してしまったり、改ざんされてしまったりするリスクがあるからです。また、バージョンによっては開けないことやレイアウトが崩れる可能性があるため、請求書の送付には適していません。

なお、情報漏えい対策や機密保持のために、PDFにパスワードを設定することを推奨します。たとえば、文章を開くパスワード、権限パスワード、添付ファイルを開くパスワードなどです。PDFファイルにパスワードを設定して取引先に送付する場合は、請求書を添付したメールとパスワードを記載したメールを2通に分けて送信しましょう。同じメールに記載してしまうとパスワードを設定した意味がなくなってしまうため、注意が必要です。

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まとめ

この記事では、請求書はメールで送付しても問題ないことと、送付時の文例やポイントについてご紹介しました。請求書をメールで送付する際は、取引先に事前に承認を得たうえで、記載内容や押印方法などを書面で取り決めておくと良いでしょう。請求書の作成を始めとした請求業務を自動化するなら「請求管理ロボ」にお任せください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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