知らないと損？学会参加費と年会費はクレジットカード決済で

クレジットカード決済 2024.03.02

世界規模で消費額に占めるクレジットカード決済の割合が年々増えてきている昨今。顧客の利便性を高めるために、クレジットカード決済への対応を推進する企業数も増加傾向にあります。

この度は、私共決済代行会社にお問い合わせ頂くお客様の中でも、特にクレジットカード決済のご利用が進んでいる学会・国際会議運営事務局様に向け、知らす知らずのうちに損をすることのないよう、学会費徴収のクレジットカード利用についてお伝えしてまいります。

年会費の徴収や海外からの参加費決済にかかるコスト

①年会費徴収の隠れたコスト

多くの学会は、学会員からの年会費の徴収によって、学会運営を成り立たせています。年会費の徴収には主に郵便振替や銀行振込等の手段が利用されており、一見、金銭的なコスト面だけを見ると件数1件当たりの90円～130円台のみが手数料として発生する為、安価に利用できるようにも見えます。

しかし、実際に会員側の会費の支払いや学会側での会員管理にかかる作業工数という面に目を向けた時、隠れたままになっていた間接的なコストが浮かび上がってきます。例えば、会員が年会費の支払いをする際、わざわざATMや銀行窓口に支払に行く必要があり、振込の際にも支払い手数料が発生しています。

また、年に1度の支払いということもあり、学会事務局からメール等で連絡があったとしても、ついつい支払いを忘れてしまいがちです。その度に学会側では、期日までに振込が無かった会員一人一人に対して催促の連絡を行っています。連絡がつかない場合には、何度も学会側で会員に対して連絡を行う必要があり、学会の規定にて年会費の支払いが無い会員に対しては、別途退会処理を行うなど、別途事務作業が必要となります。

そもそも、学会側では会員1名に対し、請求書発行＋送付＋入金管理＋入退会管理＋会員名簿作成・更新などの一連の事務工数が発生しています。1名当たり20~30分程度としても、何百、何千と会員を抱える学会の年会費徴収においては数十時間もの間事務局員が拘束される試算となります。このように、郵便振替や銀行振込を利用している場合、事務局員の工数と発生する人件費は無視することのできない規模に膨れ上がっていることが多くあります。

②海外からの参加費決済の高額な手数料負担

もう一つ、学会費用の徴収において見過ごすことのできない課題として、海外からの学会参加者の決済処理が挙げられます。学会とは、専門的な研究の発表・共有の場として、定期的に開催され、日本国内に限らず、世界中の機関の専門的な研究家達が参加する国際的な会議の場のことを指します。

海外からの参加者は学会の参加費を日本円にて支払うケースが一般的です。しかし、日本の国際会議や学会は、そういった海外からの研究家から参加費を徴収する手段としてクレジットカード決済に対応できていないものも多く、参加者たちは余分な負担を背負い、会員管理と決済処理を行う事務局側も煩雑な作業に追われる状況となっています。

では、実際にどのように決済が行われているのでしょうか。現在、日本国内において海外からの決済時に使用される手段は2つに大別されています。

1つには、海外から参加費を事務局宛てに送金する方法です。海外の銀行口座から日本国内の銀行口座へ送金することになります。海外送金における最大の課題は、支払う個人に対して発生する高額の手数料負担です。日本国内ではメガバンクやシティバンクと呼ばれる銀行が主に対応しており、手数料の負担額も、三菱や三井などのメガバンクで3,500～5,000円と、相場が5,000円～7,000円の学会参加費の半分、もしくは同額の負担を強いられているのがで現状です。

2つ目には、現地での支払いが考えられます。日本国内の学会参加時に、外貨を1度日本円に両替し、現金にて学会窓口にて支払う方法となります。両替の手間や手数料、現金を持ち歩くリスクが懸念されています。このように、日本国内での海外からの決済においては、海外の会員個人への負担割合が高く、また、支払いに多くのの手間を要するものとなっています。

なぜ、学会事務局は今すぐクレジットカード決済を検討すべきなのか？

それでは、学会運営におけるクレジットカードでのお支払いにはどのようなメリットがあるのでしょうか？ここでは年会費徴収と海外からの参加費決済に焦点を当て、解説してまいります。

①年会費の支払い/徴収にかかる手間を削減

参加者の利便性という観点からは、わざわざ銀行まで振込に行く手間が無くなるという点がメリットとして考えられます。クレジットカード決済の場合、Webサイト上での作業だけで決済が完結する為、会員が年会費の支払いの度にわざわざATMや銀行窓口に行く必要が無くなります。また、銀行口座への振込の場合、支払い金額が間違っていた際は再度銀行に支払に行く必要が出てきますが、クレジットカード決済の場合、その場で学会側で定められた金額を決済できる為、振込の人的ミスが生じることはありません。

事務局側としても期日切れ入金の催促・管理のオペレーションが大幅に簡素化されるという点は大きなメリットです。通常の銀行振込では未入金があった場合、学会側で会員に催促した後、会員の銀行振込が完了するまでに時間がかかります。また、会員は学会側で指定した期日までに銀行へ振込に行き、ATMまたは窓口で手続きをし、学会側は銀行に入金があったかどうかを口座情報を確認し、振込人名義と会員名簿との付け合わせ作業をする必要があります。

しかし、クレジットカードの場合、学会側での催促の連絡後、会員はその場でWebサイト上から決済をすることができます。さらに学会側もクレジットカードの有効期限が切れていたり、クレジットカードが使用できない場合を除き、確実に定められた金額を徴収することができるため、さらに後々振込があった際の金額の確認作業を行う手間が無くなります。

以上のように、クレジットカードでの支払いの場合、会員の手間・学会側での管理の工数を削減することができます。会員の負担、学会側での管理工数を考えると、クレジットカードを利用する場合とそうではない場合で生まれる工数の差はとても大きなものとなります。

②海外からの会費徴収とクレジットカード決済は相性抜群

それでは、海外からの決済におけるクレジットカードでの支払いではどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは簡単に4つに絞って解説していきます。

何よりも海外からの送金に比べ、手数料負担が圧倒的に低いということです。通常、日本国内においてはVisa,Mastar等の国際ブランドにおいて個人が負担する割合は、海外からの決済においては為替レート等の関係上、事務手数料1～2％程度と負担割合はとても低くなっています。

2つ目には、手間がかからないということも考えられます。クレジットカードを持っている方であれば想像できるかもしれませんが、クレジットカード決済はカード番号等の必要な情報さえあればその場で決済が可能です。学会のWebサイトにて、カード番号等の情報を入力し、決済ボタンを押すだけで参加費のお支払は完了させることができます。

3つ目は、参加者側にもリスクが無いということです。個人が現金を持ち歩く際、盗難や紛失のリスクが高まります。事前にカード決済で参加費の支払いを済ませておけば、カードの持ち歩きすら必要ありません。その為、盗難や紛失等の心配をすることも無くなります。

4つ目は事前に決済を済ませておくことで、当日の学会参加のための余計な不安を解消することが出来るという点です。訪日の際、日本円に両替をしたりする手間や、もし参加できなくなったりした場合の返金の手間などが、Webサイト上でクレジットカード決済を海外滞在時に済ませておくことで解決できます。当日は不要な心配事を抱えることなく、学会に集中することができることが、参加者側からはクレジットカード決済の要望が多く挙がる最大の理由となっています。

以上のように、クレジットカードによる海外からの決済では利便性が高まり、リスクが軽減されるというメリットがあります。また、はじめにお伝えした通り電子決済化がグローバルスタンダードとなりつつあることから、未だに現金での決済や送金等の手間がかかるということに対して海外の会員から不満の声が寄せられたため、クレジットカード決済の導入を検討する事務局もあるほどです。

学会や国際会議の決済には、クレジットカードのご利用がおすすめ

学会や国際会議の中には、会員管理とその決済処理に多大な時間を浪費していたり、事務局運営そのものを外部に委託していたりしています。また、ご相談いただいたお客様の中には、サービスの質の低下やトラブル対処の遅れが頻発する既存の運用のせいで、せっかく入会してくれた会員の離脱率も上がってしまうため、業務プロセスを見直したいというお声をいただいております。

人件費や委託費用がかさんだ上、学会に登録している会員もどんどん離脱してしまっては、本来の目的である、研究や研究結果の共有の場が充実したものではなくなり、本末転倒です。

クレジットカード決済の利用を検討する上では私共、決済代行会社と呼ばれる、会費の徴収を代行する企業も多数あり、各社特徴は様々です。中にはシステム会社と連携をして、演題管理や査読に対応したシステムをパッケージとして提供している会社もあり、会員登録から決済まで、運営の一元化に成功している学会も多数あります。

お金周りに関して新しいシステムを導入することには多少の不安や心配がつきものです。多くの成功実績を持つ決済代行会社をお探しの上、相談ベースで一度連絡してみることもおすすめです。

著者プロフィール
高山将平

Cloud Payment入社後、決済サービス営業部へ配属。
これまで100団体以上のNPO法人や学会におけるオンライン決済システムの導入に携わる。現在は、寄付金や会費徴収の運用における課題の解決を中心に、日々新規顧客の課題解決に取り組んでいる。