教室を運営している事業者は生徒の指導や教材の準備などで日々忙しいため、月謝はできるだけ手間をかけずに回収したいと思われるでしょう。

月謝の回収手段としては、現金を使った月謝袋が代表的ですが、銀行で振り込む銀行振込、払込票をもとにコンビニで支払うコンビニ決済もあります。他にも、クレジットカード決済やスマホ決済サービスなどもありますが、何かと利便性の高い方法が口座振替です。
本記事では、口座振替で月謝を徴収するメリット・デメリットについて解説します。

なお、気になる口座振替の導入方法や、口座振替サービスの導入で発生する手数料については、以下で詳しく解説しています。

口座振替の導入手続きの流れとは？手続き時の注意点なども解説

口座振替の振替手数料・口座振替サービスにかかる費用とは？

口座振替で月謝を徴収するメリット

ここでは月謝を口座振替で徴収するメリットを4つ挙げて解説します。

未回収リスクの軽減

月謝を口座振替で徴収するメリットとして一番に挙げられるのは、未回収リスクが低いことです。

教室を運営していて避けたいことの一つは、受講者が月謝を滞納したり払い忘れたりすることでしょう。口座振替であれば最初に登録手続きが必要ではあるものの、一度登録を済ませてしまえば、毎月決まった日に月謝代金が自動的に引き落とされます。

なお、当社の「月謝ペイ」であれば、継続的な月謝の支払いと単発での都度支払いを、自由にカスタマイズが可能です。
口座残高不足などで引き落としができなかった場合でも、決済リトライが自動で2回まで可能なため、未回収リスクを軽減できます。

▼月謝ペイと他社サービスの違い

事務作業の負担軽減

月謝袋を使って現金で月謝を回収する場合では、月謝袋を受け取るたびに金額が合っているかを確認し、受講者名簿とは別に起こした管理台帳で受領状況を管理しなければなりません。釣銭が必要な場合は小銭の授受が発生し、金額を間違いなく管理するのにも工数がかかります。月謝が未納になっている受講者に対しては個別に督促を行わなければなりません。
口座振替であればこれらの管理や事務的な手間が合理化されて、事務作業の負担が大きく軽減されます。

実際、当社の「月謝ペイ」をご利用いただいた結果、「事務処理を簡素化できた」という以下のようなお声をいただいております。

IT製品・Saasレビューサイト「ITreview」より一部抜粋

利用継続率の向上

月謝袋や銀行振込、コンビニ決済の場合、受講者側で都度の支払い手続き（現金の用意、ATM/窓口/ネットバンキングでの振込、コンビニでの支払い等）が必要になり、負担に感じられることがあります。
毎月継続的にしなければならないとなると、面倒だと感じる受講者も少なくないことでしょう。

多忙な受講者であれば支払いの手間を嫌って受講するのをやめてしまったり、継続する意思があっても未納が続いて退会処分になってしまったりすることもあり得ます。

その点、口座振替であれば、最初に登録をした後は受講者が支払い手続きに煩わされにくくなり、利用継続率向上の可能性があります。

当社の「月謝ペイ」では、一度登録すれば毎月自動で引き落としが行われるため、受講者は銀行やATMに出向く手間がなくなり、支払いの煩わしさによる退会を減らせる可能性があります。

また、事業所側は、課金日・周期・回数・金額等を細かく設定でき、毎月の決済作業を自動で処理することで、担当者の負担を削減します。

▼月謝ペイの継続課金システム

トラブルの回避

月謝袋を使った現金による回収では、いつ、誰が、いくら支払ったかを管理台帳に手作業で書きつけて管理しなければなりませんが、手作業にはどうしても人的ミスが付きものです。例えば、受講者が月謝を支払ったのに未だ支払っていないと間違えて督促をしてしまったり、支払っていないのに支払い済みと間違えて未回収のまま放置してしまったりすることもあり得ます。

口座振替であれば、通帳の記帳内容やインターネットバンキングで入金状況を見ることができるため、支払った・支払っていないといったトラブルを回避することが可能です。

なお、当社の「月謝ペイ」では、決済情報に紐づいた生徒管理データベースによって、生徒情報の管理も行うことができます。「エクセル管理、引き落とし設定などをもっと効率化したい」といったご希望にお応えでき、トラブルにつながるミスも減らすことが可能です。

▼月謝ペイの生徒管理データベースの例

月謝徴収に口座振替サービスを導入する場合の注意点

月謝徴収に口座振替サービスを導入する場合には、注意すべき点がいくつかあります。以下でそれぞれについて解説します。

受講者に合わせた複数決済手段と一元管理ができるか

多くの事業者では多様な受講者を取り込むために、複数の決済手段を用意することが一般的です。口座振替は利用開始のハードルが低いことから幅広い層の受講者に受け入れられやすいものの、クレジットカード決済などを好む受講者も一定数います。

複数の決済手段を用意する場合、それらを一元管理できるかどうかで事業者の負担は大きく変わってくるものです。決済手段ごとに異なる入金管理画面を見なければならなくなると、入金情報が複数個所に散在してしまうため管理が面倒になってしまいます。引き落とし状況の確認や滞納している受講者のチェックなどをスムーズにするためにも、一元管理できる状態が理想的です。

なお、当社の「月謝ペイ」では、毎月の決済の自動化できるクレジットカード決済や口座振替が利用可能です。複数の決済手段を利用しつつ、1つの管理画面で月謝の回収状況の見える化ができます。そのため、決済手段ごとに異なる入金画面を確認する必要がなく、事務作業の負担を軽減します。

またクレジットカード決済や口座振替の手数料は、業界最安水準の提供で、収益を最大限に高めることにも貢献します。

▼月謝ペイで利用できる決済手段

開講に間に合う導入スピードか

教室などをこれから始めようとする場合、決済手段の一つとして開講時から口座振替を取り入れたい方もいらっしゃるでしょう。

口座振替を導入するまでのプロセスとしては、金融機関もしくは決済代行会社に口座振替を開始したい旨を問い合わせ、必要書類を提出し、審査を通過したら運用を開始するのが標準的な流れです。審査の基準はケースバイケースで異なることもあるため、運用を開始できるまでの日数も異なり、数日で済むこともあれば1ヶ月程かかることもあります。

口座振替登録をWebサイトで行う場合は、Webサイトと事業者のWebサイトを連携させるための開発も必要です。できるだけ少ない時間で審査を通過してスムーズに口座振替を導入したいのであれば、決済代行会社の利用がおすすめです。

なお、当社の「月謝ペイ」であれば、最短1週間で導入完了できます。サイトオープン前でも審査・ご契約が可能です。ぜひお気軽にお問い合わせください。

▼月謝ペイ導入までの簡単4ステップ

セキュリティ対策は万全か

月謝徴収に口座振替サービスを導入する場合、手数料や手軽さだけでなく、セキュリティ対策が最重要です。顧客の重要情報を預かるため、情報漏洩は信頼失墜に直結します。国際基準PCI DSS準拠、SSL暗号化通信の導入、不正利用対策などの有無を確認しましょう。

なお、月謝ペイでは、口座振替サービスにおいて以下の表にまとめたセキュリティ基準に準拠しております。

▼月謝ペイの口座振替サービスが準拠しているセキュリティ基準

受講者の口座情報などがデータ化できるか

口座振替登録手続きをオンラインで済ませてWeb上の管理画面で引き落とし状況をモニタリングする場合でも、決済や引き落としに関する連絡のために受講生へ書類を郵送することもあるでしょう。そのような時に口座情報や引き落とし情報などがデータ化されていれば、郵送作業を簡略化することが可能です。

必要情報がデータ化されていれば受講者の管理や検索、閲覧などの事務的業務がスムーズになるだけでなく、受講者の個人情報を紛失したり外部に漏洩させてしまったりするリスクを低減できます。また、データ化によって受講者から問い合わせがあった際にも迅速に対応できるようになります。

なお、当社の「月謝ペイ」では、受講者ごとの決済状況や決済履歴が管理画面上でデータ化されており、検索・閲覧が可能です。また、口座登録の手続きがオンラインで完結するWeb口座振替にも対応しており、書類の郵送や手入力の手間を削減できます。

▼月謝ペイのWeb口座振替・クレジットカード決済で集金・管理業務を効率化

月謝を徴収するなら「月謝ペイ」にお任せ！

口座振替で月謝を徴収をお考えでしたら、毎月の入金管理業務を一元化できる決済代行会社の「月謝ペイ」の導入をぜひご検討ください。
導入スクール様からは「入会と退会が自動化できるので、教室の運営に集中できる」「おかげさまでレッスンの受講者が増えています」など、好評価をいただいております。

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