口座振替の導入手続きの流れとは?導入するメリットや手続き時の注意点なども解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

口座振替の導入手続きの流れとは?導入するメリットや手続き時の注意点なども解説

口座振替

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公共料金や保険料、家賃、NHK受信料、新聞購読料など決済手段として、最も多く使われているのが口座振替です。口座振替は、日本では半世紀以上前から用いられている決済手段であり、日本に住む人のほとんどが何らかの形で利用しているでしょう。

JCCA(日本クレジットカード協会)の調査によると、口座振替を使った決済取引規模は41.4兆円に達し、口座振替はクレジットカード決済に次いで多く利用されています。今や事業者が提供する決済手段としては、なくてはならないものになっているといえるでしょう。

この記事では口座振替の概要や導入手続きの流れ、メリット、導入する際の注意点などについて解説するとともに、口座振替決済代行サービスのROBOT PAYMENTをご紹介します。

※目次
1.口座振替とは
2.口座振替の導入手続きの流れ
3.口座振替のメリット
4.口座振替を導入する際の注意点
5.口座振替サービスを利用して導入手続きを効率化!
6.まとめ

口座振替とは


ここでは口座振替の概要を解説します。口座振替の特徴、口座振込との違い、顧客に喜ばれる理由についてみていきましょう。

特徴

口座振替の特徴は、商品やサービスの定期的な購入に対し、顧客の金融機関の口座から自動的に料金を引き落とす仕組みです。最初に引き落とし口座を登録すれば、事業者へ支払う代金が自動的に引き落ちるので、顧客は支払いの手間が省けるという点が大きな特徴です。事業者にとっても、支払い忘れや支払い遅れなどのリスクをなくし、料金回収の負担を軽減できるでしょう。

口座振替は全国の金融機関で利用できます。都市銀行や地方銀行をはじめ、信託銀行、ゆうちょ銀行、インターネット銀行、信用金庫、農協、漁連など、ほとんどの金融機関が対応しています。

口座振込との違い

口座振替と口座振込の一番の違いは、顧客による支払いのためのアクションが必要かどうかという点になります。
口座振替では、事業者と顧客の間で口座振替依頼書が交わされるか、もしくは口座振替Web受付サービスの口座登録が成立していれば、その後は決まったタイミングで自動的に引き落としが行われます。この場合、手数料は事業者が負担することが多いようです。
一方、口座振込では、顧客が銀行やATMに出向いて支払い手続きを行うか、インターネットバンキングを利用してパソコンやスマートフォンから振込手続きを行う必要があります。同一金融機関内であれば手数料がかからないケースもありますが、原則として手数料は顧客の負担になります。

顧客に喜ばれる理由

口座振替が顧客に喜ばれる理由には、以下のような点が挙げられます。

・支払処理が自動的になされるので金額などの間違いが起きないこと
・銀行やATMに出向く必要がないので労力が削減できること
・支払い忘れの心配がないので、支払締切日を意識しなくて良いこと
・継続振替の場合、毎月同じ日に引き落とされるので、家計の管理がしやすいこと
・手数料は事業者側が負担するので顧客側の出費が減ること
・個人情報を入力する必要がないのでセキュリティ面での不安がないこと
・公共料金のなかには、口座振替割引制度が利用できるものもあるので、利用料金が割り引かれる可能性があること

口座振替の導入手続きの流れ


ここでは、事業者が口座振替サービスを導入するにあたって必要な手順をまとめます。
エンドユーザーの口座からお金を引き落とすためには、大きく分けて5つのステップがあります。

収納代行機関あるいは決済代行会社と契約する

口座振替サービスを導入するには、金融機関毎に個別で契約を結ぶ方法と、多数の金融機関と提携している「決済代行会社」や「信販会社」と契約を結ぶ方法があります。決済代行会社や信販会社を利用すれば、事業者がたくさんの金融機関と個別で手続きをする必要がないため、事業者の負担は軽くなるといえるでしょう。
国内では約10社近くの企業が口座振替サービスを提供しておりますが、各企業により下記のような違いがあります。自社に都合の良いサービスを選択しましょう。

・振替日
毎月の引き落とされる日程が各会社により変わります。
(例:毎月10日・15日・26日・27日など)

・導入スケジュール
利用前に指定の収納代行機関や収納代行会社の審査が必要になります。各会社により審査期間や提出書類が異なりますので注意しましょう。

・利用料金
1件あたりの手数料や振替依頼書の発行費などがあります。

振替依頼書の記入を顧客にしてもらう

金融機関や決済代行会社との契約が済んだら、顧客に口座振替依頼書を送付して必要事項を記入してもらいます。記入事項には、金融機関名、口座番号、預金種目(普通預金か当座預金か)、口座人名義(法人の場合は代表者名とその役職名)と振り仮名(カタカナ)、住所、電話番号などがあります。

必要事項を記入後、金融機関に届けている印鑑の捺印が必要です。口座振替依頼書は通常3枚つづりになっており、用紙がカーボン紙になっているので1枚目に記入した内容は2枚目と3枚目に転写されますが、印鑑は3枚とも捺印する必要があるので注意しましょう。記入・捺印が終わったら3枚目は顧客用の控えとして切り離して保管します。

振替依頼書を収納代行機関に送付する

顧客から記入してもらった振替依頼書は、指定の収納代行機関や決済代理会社に郵送します。その際に、下記2点に注意しましょう。

・到着期限の確認
指定した振替日ごとに、到着期限が違うため注意しましょう。
詳細の期限は、各収納代行機関や決済代行会社が発表しているスケジュール表で確認しましょう。

・依頼書の控えを取る(コピーまたはスキャン)
口座振替の設定に口座情報の入力が必要なため、控えは必ず保管しましょう。

口座振替依頼書を記載する際に、重要なポイントをまとめています。
【関連記事】:口座振替依頼書とは?依頼書の書き方や注意点を解説!

引き落とし結果を待つ

口座振替の振替結果は、振替日から数日後に確認ができる収納代行機関や決済代行会社が多いようです。顧客側によるなんらかの原因で引き落としができなかった場合、原因の調査や督促方法をどのようにするかは、収納代行機関や決済代行会社によって違うので確認しておきましょう。

口座振替のメリット


口座振替のメリットは、顧客側だけにあるのではなく、事業者側にもあります。以下に事例を示して解説します。

顧客の利用継続率の向上

顧客に商品の購入やサービスの継続的な利用をしてもらうには、さまざまな決済手段を用意しておくことが重要です。以前は、商品を購入するために銀行やATMに出向いて振込手続きをしたり、現金を持参したりする方法が一般的でした。しかし、現在はさまざまな支払い方法が普及しているため、従来のやり方だけでは顧客は離れていってしまうでしょう。
実際に、ソフトバンクペイメントサービス社の調査によると、ECサイトを利用する際に、自分の望む決済手段がないと他のサイトへ行ってしまう顧客が60%以上に及ぶことが分かっています。

また、顧客側の口座が残高不足にならない限り、自動的に引き落としがされるので、顧客が決済を面倒と感じることはありません。さらに、クレジットカードを所持していない人は多いものの、銀行口座を持っていない人は少ないことから、より多くの人が利用できる決済手段といえます。

コストの削減

口座振替は、少額決済を除けば手数料は他の決済手段と比べて安価に設定されています。手数料は、決済件数や収納代行機関などによって幅があるものの、1件当たり100円から150円程度が相場であり、クレジットカード決済の手数料率と比べても安く済む傾向があります。

例えば10,000円の商品を購入する場合、クレジットカードの平均的な手数料率3.5%で計算すると、手数料は350円です。一方、口座振替であれば手数料が100円から150円で済み、クレジットカード利用の場合と比べると半額以下です。
ただし、少額決済の場合は、クレジットカードの方が有利になるケースもあります。例えば2,000円の商品を購入する場合、クレジットカードでは手数料が70円であるのに対し、口座振替は件数あたりの手数料なので、100円から150円と倍になってしまいます。

これらのことから、決済手段を導入する際は、自社の製品やサービスの代金相場を考慮して、手数料がどれくらいかかるかを把握しておく必要があります。また、口座振替でも、半年分や1年分をまとめて決済すれば手数料が安くなる方法もあるので、収納代行機関や決済代行会社のサービス内容をよく確認しましょう。

回収率の向上

銀行振込やコンビニ支払いのように、顧客が主体となって決済する方法では、代金の未回収が生じやすいという問題があります。顧客が支払い能力を持っていても、支払い手続きをしてもらえなければ、いつまで経っても代金の未回収は解消しません。

口座振替であれば、顧客側が何もしなくても、銀行口座から自動的に引き落とすことができるため、回収率は非常に高くなります。回収率が高ければ、督促などをする手間もなくなり、事業者の負担は軽減されます。
ただし、顧客の銀行口座が残高不足になっている場合などは口座振替ができないため、回収率は必ずしも100%にならないことには留意しておきましょう。それでも、銀行振替の回収率は一般的に90%以上とされており、さまざまな決済手段のなかでも、高い水準にあるといってよいでしょう。

口座振替を導入する際の注意点


口座振替の導入にあたっては、いくつか注意すべき点があります。以下のような内容を考慮して、最適なサービスを選びましょう。

他の決済手段との一元管理が可能か

多くの事業者では、顧客の利便性のためにいくつかの決済手段を用意していますが、他の決済手段との一元管理が可能かどうかで事業者の負担は大きく変わります。利用する収納代行機関や決済代行会社のサービスが、口座振替の他にも銀行振込やクレジットカードなどに対応しているか、またそれらを一元管理できるかどうかについて、確認しておきましょう。
入金管理画面がバラバラだと、それぞれの決済手段について、管理の負担が大きくなってしまいます。

問い合わせから導入までのスピードが早いか

会社によって審査基準が違うこともあり、運用開始までに要する日数は異なります。数日で済む会社もあれば、1ヶ月程度かかる会社もあるようです。
個人事業者や小規模事業者の場合は、財務体制の審査が厳しくなるケースもあり、余裕を持って申し込みをした方が良いでしょう。決済代行サービス会社のなかには、申請内容について助言が得られるサービスもあり、積極的に利用することで導入までのスピードが早くなる可能性もあります。

導入まで時間がかかると、その分ビジネスチャンスを取り逃がしてしまうことも考えられるので、複数の決済手段を計画的に導入していくと良いでしょう。

自動継続システムは搭載されているか

定期購入や利用料の徴収などの毎月発生する支払いがある場合、自動継続課金システムが搭載されていると、経理担当者の毎月の作業負担を軽減することができます。
収納代行機関や決済代行会社のサービス内容によっては、定期的な口座振替サービスを契約している場合でも、引き落としのたびに顧客に支払いの同意をする与信処理が必要になる場合があります。

しかし、自動継続システムが搭載されていればそのような手間を省くことが可能です。また、毎月請求額が変動する従量課金でも、自動継続システムが有効なサービスを選ぶのがおすすめです。

口座振替依頼書のデータ化が可能か

決済に関する連絡などで顧客への郵送業務が発生する場合も、口座情報などがデータ化されていれば送付作業を簡略化することができます。

また、データ化によって顧客の管理・検索・閲覧がスムーズになる他、顧客情報の紛失や情報漏洩のリスクも軽減できます。顧客からの問い合わせや、事務処理にも迅速に対応できるようになるでしょう。

口座振替サービスを利用して導入手続きを効率化!


口座振替決済代行サービスの導入を検討中でしたら、12,000社以上の累計導入実績と年間300億円の取り扱い実績のある、ROBOT PAYMENTにお任せください。通常5営業日から10営業日かかるといわれる審査期間が、ROBOT PAYMENTなら最短2営業日で完了します。手数料は業界最安値の1件あたり95円と大変リーズナブルな価格設定です。

また、便利なサブスクリプションサービスや従量課金制にも対応した自動引落システムも搭載している他、他の決済手段との一元管理も可能です。各金融機関での口座振替結果は、専用Webサイトで一括して確認できるので、管理業務の工数減につながるでしょう。

ROBOT PAYMENTは、事業者様の利便性を追求した口座振替決済サービスで事業をサポートいたします。

まとめ

この記事では、口座振替について、メリットや導入方法について解説しました。口座振替は事業者に利用継続率の向上やコスト削減効果、回収率の向上といったメリットをもたらします。多くの企業でキャッシュレス決済が導入されているなか、口座振替はさまざまな決済代行サービスが確立されていることから、導入しやすい決済手段といえるでしょう。

口座振替の決済代行サービスをお探しの企業は、ROBOT PAYMENTまでぜひご相談ください。

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