企業間で取引を行っていると、期日になっても取引相手から代金が支払われないということも起こり得ます。取引が発生した時点で、売り手側には債権が発生しているため、早めの対処で回収を行いたいものです。代金を回収する際に重要な役割を果たすのが、速やかに支払いを促すために取引先に送付する「督促状」です。

この記事では、督促状はどのような体裁で書けば良いのか、督促状を送っても支払いが行われなかった場合はどうすればいいのか、といった督促状にまつまわる情報をまとめて解説します。ぜひご一読ください。

督促状とは

督促状とは、期日までに代金が支払われなかったことに対し、入金するよう促す書面のことです。

督促状は紙媒体の書類として送られることが一般的ですが、「紙媒体でなければならない」といった法律は存在しません。
そのため、メールやインターネット上の管理システム、SNSなどを利用した場合も督促としての性質を有しているということになります。
ただし、この場合、発信者・受信者、そして督促の内容が明確であるということが前提条件となります。

催促状と督促状の違い

督促状と混同されがちな書類として、「催促状」があります。
催促状とは、取引先などに向けて定められた期間、売掛金やサービス、商品ほか代金の入金がなかった場合に支払いを促す文書です。

督促状との違いとしては、催促状は「穏やかな支払いの依頼」という性格が強く、あくまで未納の代金の入金に対しての催促のみを通達する文書です。
一方、督促状はより強く支払いの未納について言及することができ、支払いがなかった場合は支払督促などの法的措置をとる旨を記載できます。

支払い期日に遅れたことが発覚した場合はまず「催促状」を送付し、それでも支払いの動きがみられなかった場合は「督促状」を送るという流れが一般的です。

督促状と催告書の違い

もう1つ、督促状と混同されがちな書類として、「催告書」があります。

催告書とは、債務者に対してなされる履行を請求するという債権者の意思表示を記載した書面です。
これは民法上の「催告」を書面化したもので、債務者に対して債務の履行を求める正式な通知書です。

催告書には、債権の内容と金額の特定・履行期限の明示・債務者の特定を明記する必要があります。
催促状や督促状と比べて、より正式で法的な性格が強い書面といえます。

督促状に法的な効果はある？

通常の督促状自体には、直接的な法的効力はありません。
しかし、以下を押さえることで、時効に関して一定の法的効果を生じることがあります。

時効の完成猶予

督促状が民法150条に規定される「催告」の要件を満たす場合、時効の完成を6か月間猶予する効果があります。

ただし、これは時効期間をリセットするものではなく、6か月の猶予効果が一度に限って認められるにとどまります。
根本的な解決には、6か月以内に「支払督促」等の裁判上の請求が必要となります。

支払督促については、以下で詳しく解説しています。

支払督促とは？手続きの流れや支払督促作業を減らす術なども紹介

内容証明郵便による証拠化

民法150条に規定される「催告」の要件を満たす督促状を送付する際には、その事実を証拠化するために内容証明郵便を用いることが重要です。
これにより、催告を行った日時と内容を客観的に証明できます。

内容証明郵便については、以下で詳しく解説しています。

未払いの請求書に内容証明は有効なの？

督促状の書き方

次に、実際に督促状を送付するという場合にどのように書類を作ればよいのか、書き方をみていきましょう。

宛先

企業間取引の場合、宛先は会社名としますが、ケースに応じて支店名や部署名を記載します。
また、個人宛で会費や商品代金の支払いを促したい場合は、個人名を記載するのではなく「◯◯会員様」とすることで形式的な印象になります。

発行日

日付に関しては、督促状の発行日または送付日を記載しましょう。
これは先方からお詫びや支払いに関する連絡があった場合に、督促状の指定が容易になるためです。

差出人

会社名、担当部署、担当者および上役の記名と捺印をしましょう。
記載する位置は督促状の最上部右側です。

表題

「督促状」と表記するとインパクトがあるうえに、やや事務的な印象を与える効果がある一方で、心理的なプレッシャーを感じさせる効果もあります。
もう少し柔らかい雰囲気で送付したい場合は、「お支払いのお願い」などと表記するとよいでしょう。

支払要求

「何の件についてか」「いくら未払いがあるのか」「支払いの期日はいつだったか」を具体的に書き記します。
これらの情報は特に間違いのないよう、事前によく確認しておきましょう。

法的措置の告知

今回の督促状の送付をもってしてもなお支払いがなかった場合、法的措置をとることも考えられます。
そのため、こちらが検討している次のステップについて督促状にて告知しておきましょう。
同時に、場合によっては遅延に際してかかった再請求などの費用も明記しておきましょう。

督促状の例文・テンプレート

督促状の作成において気をつけるポイントは、丁寧な表現でわかりやすく明記することです。
支払いをうっかり忘れていたなど相手に非がある場合でも、あくまで事務的に督促を行い、文中は節度ある内容を心がけましょう。

以下では督促状の例文をご紹介します。
このような文は、テンプレートとして作成しておくと何度も作り直す手間が省けます。一度作成したら社内でひな形として共有しておくと便利でしょう。

督促状の送り方・同封する書類

督促状は、一般的には普通郵便で送付します。

また、督促状を送る際には、督促を要求する該当案件の請求書のコピーも同封しましょう。
このとき、請求書には「再発行」という印を押しておくと、先方の二重計上を防止できて親切です。

封筒の表書きには、こちらも内容物を明確にするために「督促状」「お支払いに関するお知らせ」などの朱書きをします。

督促状を出しても支払いがない場合の対処法

もし、督促状を送付しても支払いがなかった場合は、法的措置を検討することになります。

ます、前述の「内容証明郵便による証拠化」を行いましょう。これによって、「督促状が届いていない」という言い逃れはできなくなります。

次に、それでも支払いがない場合は、「支払督促」を行いましょう。
支払督促とは、売掛金や貸金の支払いに応じない取引先に対して、簡易裁判所の書記官を通じて金銭の支払いを命じる手続きのことです。自社の申告に基づいて支払いを命じるため、通常訴訟と比べて手続きの手間がかからないという利点があります。

支払督促に対しても効果がない場合は、裁判や差し押さえといった強制執行に移ります。
強制執行で財産の対象となるのは、預金や商品、車両、生命保険の解約返戻金、貸金庫の内容物などです。
そのため、事前に財産の有無を確認してから法的措置を講じる必要があります。

また、裁判の判決が出る前に資産を隠すことを防ぐために、仮押さえを行う必要があります。
しかし、民事訴訟などの裁判を起こすには時間と費用がかかるため、回収が見込める金額と比較しながら対応を検討する必要があります。

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経理担当者であれば、取引先に対して督促を行わなくてはならないこともあるでしょう。
ただし、場合によっては関係悪化のリスクもあり、督促状を書く業務負担や精神的なストレスも大きくなります。

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